理解您的合同

協議中的具体語言管束了從價格和交付表到質素标准和終止權等业务交互的几乎方方面面。 在簽署任何合同之前, 要仔细讀讀每條条款。 專注於界定履约义务、付款条款、不可抗力事件和争端解决机制的章节。 精心起草的、有明确、毫不含糊的条款的條件可以降低誤會的風險, 并为在争议發生時的解決提供路线图。 尤其要注意那些明确规定违约补救办法的条款, 如违约赔偿金、治療權和終止權。 如果合同使用像“合理努力”或“最大努力”等模糊的語言, 考慮商谈更具体的履约衡量标准,以避免在這些条款的含义上再發生爭議。

也看看管辖法律和司法權条款。 这些条款決定了哪些州或國家的法律會适用于合同,以及任何诉讼必須在何地提出。 对于跨州或國際的經營商,這會對任何法律行動的成本和複雜性有重要影響。 很多合同中也包含一個「不放棄”条款, 指出不一次實施某項權利, 不會在未來放棄此項权利。 了解這些条款如何與您在爭議中的行为相關。

另外, 尋找标准合同樣本中的隱藏条款。 通常被忽略的条款包括:自動续約条款、阻止你依赖合同前承諾的「完全協議」条款、限制供應商暴露于合同价格的赔偿责任限制。 如果你發現了赔偿条款, 請檢查它是否相互以及它是否包括供應商產品产生的第三方索赔。 早日商討這些點可以防止以后的昂贵诉讼。

文件

适当的文件是保護您在供應商爭議中的利益的最有效方式。 建立一個系統化的流程來保留每封书面通信,包括電子郵件、信件和短信。 保留所有訂购單、发票、合同、修正、交货收据、檢查報告和缺陷商品的照片。 即使是電話對話中非正式的筆記,如果包含承認或協議,也可以成為有价值的證據。

當有問題時, 開始為這項爭議建立專案檔案。 記錄每項互動, 注明日期、 時間、 涉案人姓名及討論的內容。 發送回證實口述協議或意識的電子郵件。 例如, 在一個賣家同意取代有缺陷的貨品的電話之后, 發送一封簡訊 : “ 感謝您確認您會在星期五之前發送重置訂單 。 ” 這會建立協議的书面記錄, 防止另一方在之後拒絕。

按時序和主題排列文件。 數位儲存的版本控制和可搜尋的標籤讓您在需要時很容易取回特定紀錄。 在诉讼或仲裁中, 保存良好的文件追蹤可以顯示您的專業精神和诚信, 也可以是證明您的要求或辯護的决定性因素。 考慮使用基于雲的文件管理系统, 以自動的時間印記檔案和登記使用者的活動。 这不仅會保留中繼資料, 也會向法庭或仲裁人展示您為保存證據而采取了勤勉的步徑 。

供应商争端的常见类型

交付延后和不履约

晚交會打亂了生产日程, 並且可能連續到無法履行自己客戶的承諾。 當供應商未能如期交付時, 請檢查合同的寬限期、 不可抗力例外以及可用的补救办法, 如遮蓋權( 買賣代用商品) , 并收取供應商的差价。 立即發送延遲的书面通知, 記錄這項對您的生意的影響。 如果延误是由不可抗力事件造成的, 如天災、 大流行或政府行動, 檢查合同, 以查看供應商是否需迅速通知此事。 许多法院都严格执行了這些通知要求, 而未及时通知您的供應商可能失去其不可抗力的辯方 。

质量和符合性

接收不符合合同规格或行业标准的商品是另一常見的衝突。 根据美國的《统一商法典》, 買家一般有在合理时间内檢查商品并通知賣家任何不符合同情形的义务。 不檢查, 可以放棄你拒絕貨品或要求損失的权利。 保留详细的檢查報告、照片, 以及就缺陷與供應商的通信。 在复杂的供應鏈中, 考慮建立正式的质量接收檢查表, 并要求供應商在装运前簽署。 這會改變举证责任, 使供應商更難於声称缺陷是在交货后發生 。

价格上涨和支付爭議

供應商可能單方試圖提高物價, 或者他們可能聲稱您沒有按照商定的條件付款。 相反, 您可能認為供應商已經為未提供的服务多收或收費。 總是提到原始的合同價格、任何价格的調价条款以及付款时间表。 任何未经授权的物價和只按照您的合法權利而扣付的, 公開扣付本身可能就是違約。 许多供應協議包括「現在付費, 爭論」 条款, 要求您在抗議中支付发票上的数额, 然后通过正式的爭議程序要求退款。 在您采取行动前要了解這些機制, 因為這項錯的動作可能會讓你面临反訴利息或逾期的費費。

明確而專業的交流

開放、尊重的交流常常在成為法律爭議前解決爭議。 從非正式的談話開始, 不管是用電話還是用人來澄清問題, 了解供應商的觀點。 很多爭論都是由於簡單的通訊或對合同語言的不同解釋。 如果非正式方式不能達成解決, 請發出正式的书面通知。 這個通知應該清楚說明事實, 提及相关的合同条款, 描述你遭受的具体傷害, 并提出合理的补救办法。

保持專業的語氣。 避免指控性言語或威脅, 可能使緊張度升高, 並且破壞長期關係。 相反, 將您的交流設定為合作的要求, 以解决共同的問題。 如果爭議涉及重複的問題, 請要求開會討論系統上的改善。 記錄所有交流, 包括非正式的交流, 所以您有完整的時間線 。

如果關係恶化, 也仍然無法解決, 合同可能要求您遵循一個特定的升級程序。 有些合同要求, 纠纷首先由指定的代表( 如帳戶管理者) 處理, 然后再轉介到更高级的管理层或律師。 遵循這些措施, 不仅會符合合同义务, 而且會給雙方多重機會, 在付出法律成本之前达成和解 。

起草正式的請求函時要簡化, 且要實際。 列出事態時間、 附上佐证文件、 以及指定答复的截止日期。 如果您的合同中包含通知条款( 例如, 所有通知必須用經證的郵件寄送) , 請跟隨信件。 不履行通知手续, 可能會給另一方提供程序辯護, 延遲解答。

了解你的法律权益

合同法因法域不同而不同,但有些核心原理被广泛公認。在美國,货物的銷售主要受]《统一商法典》[第2条的管束,除路易斯安那州外,各州都以某种形式通过了此法。UCC规定了合同订立、保修、违约和补救的缺省規。例如,它暗示了商業性保修(货物适合普通用途),以及如果卖方知道买方的具体需要,那么就可提供特定目的的适合性保修。 您可以在合同中放棄這些默示保修, 故當你仔细地审查你的協定。

國際交易中,[《联合国国际货物销售合同公约》(《销售公约》)通常在双方当事人均位于批准国的情况下自动适用。《销售公约》在多个方面不同于《销售公约》,包括要约和接受的要求、违约的补救办法和时效。要知道,哪一套法律管辖你的合同,因为违约规则可能大大地影响你的权利。例如,根据《销售公约》,如果买方在合理时间内不通知不符合同,那么它可能失去宣告合同无效的权利,而后者可能比《销售公约》所允许的短。

州和聯邦的規定可能也附加附加要求。 例如, UCC( 通過) 规定了特定通知期和拒絕货物的最后期限。 錯失這些期限會失去你返还有缺陷商品的权利。 協議一位熟悉你的司法權的律師來了解你必須遵循的具体时限和程序步骤。 在食品、 药品或航空航天等受管制的行业中, FDA 或 FAA 等机构的额外遵守义务可能超越標準的合同條款。

理解舞弊法的概念也非常重要。 许多国家要求出售价值超过某數(通常500美元)的商品的合同是书面的。 口述修改合同也可能是不可执行的。 保留每項修改的书面記錄, 甚至小修改, 以避免就所商定的事爭議 。

替代性争端解决

訴求是昂贵的、耗時的、公開的。 很多供應鏈爭議都更好的解決方式是其他的爭議解決方法,例如调停或仲裁。 合同中自始至終包含一個爭議條款,如果有爭議,可以省下大量時間和錢。

调解

调停中,中立的第三方會為您和供應商的協商提供方便。 调停者不強調決定,而是幫助双方找出共同的基礎,探索有创意的解决方案。 调停是自愿的,保密的,一般不如仲裁或诉讼。當您想要保持商業關係時,這就尤其有用,因為这一过程會鼓勵合作而不是對峙。 许多商業调停方案,如美國仲裁協會(AAAA)提供的,都简化了供應鏈爭議的程序,可以在數周內完成。

仲裁

仲裁比仲裁更正式,但通常比法院快,成本更低。 双方当事人同意向一位或多位仲裁员申請, 由他來做出具有约束力的決定。 仲裁可以按照AAA或国际商会等組織的规则进行。 关键的好处是終止性: 仲裁裁决很少可以依案情而上诉。 然而, 你失去了陪審團審判權, 可能發現有限。 有些合同要求仲裁, 也规定了位置、語言和管治法。 仔细审查這些条款, 因為这些条款可以使程序有利于一方。 例如,要求在供應商的本市中进行程序的仲裁条款可能有效地迫使你在他們的地盤上提起诉讼。

如果您的合同中沒有 ARDR 条款, 您仍可於 爭議 發生後提出 和解 或 仲裁 。 雙方可能同意使用 ARDR , 即使沒有事先的約定 , 尤其是他們會承認 诉讼會更會破壞性。 您也可以考慮 [[FLT: 0] 的 hybrid 方法, 您首先試圖 调解, 如果失敗, 便轉而 仲裁。 這個「 MED- arb ” 程序在國際供應協議中日益普遍 。

對於小到中大小的爭議, 有些仲裁机构提供快速程序, 降低費用, 更短的時間。 例如, ICC對不到200萬的訴求有快速的仲裁程序。 請在起草您的 ARDR 條款或爭議發生後選擇論壇時確保會評估這些選擇。

需要時寻求法律建議

許多供應商爭議可以直接協商解決, 但有些情況需要專業的法律指導。 您應該在下列情形中考慮請求律師:

  • 相關於您的企業資源,
  • 包括知识产权、赔偿义务或多当事方合同等。
  • 另一方已聘请法律顾问或威脅诉讼。
  • 你收到正式的請求信 控告或傳票
  • 爭議可能影響你跟自己的客戶 履行合同的能力
  • 你的內心解析努力已停止或被背信棄義地接受

商業律師可以幫助您估量您法律地位的力量, 估計潜在成本, 以及研判解決策略。 他們也可以處理正式公文, 依法定限制規定保護您的權利, 並代表您出庭或仲裁。 雖然法律費是支出, 但早期介入通常可以防止更大的損失。 许多律師提供低價或免費的初始協議, 讓您可以估量案件是否值得再支出 。

選聘律師時, 找個有資訊與資訊的律師, 最好能熟悉你的業務。 熟悉你部門的習俗與標準的律師, 如汽車、電子或零售, 更適合為您辯論。 也問其他的費用安排, 如特定工作或诉讼的預算費, 儘管大部分商業爭議都是按時開的。

保險和赔偿

商業保險在供應商爭議造成財產損失時可以提供安全網. 商業一般責任政策有時可以包庇與缺陷產品相關的訴求,但排除了違約損失。 考慮買入產品責任保險、商業中断保險或貿易信用保險等專業保險。 如果供應商未能交付你已付的貨品,或者供應商失業,商業信用保險可以保護你。這對缺乏資金储备的中小企業來說,是特別有價值的。

合同中的赔偿条款也可以轉移風險。 一份好文的补偿条款要求供應商為因它違反、疏忽或侵犯第三方權而造成的损失提供赔偿。 例如,如果供應商的部件违反了专利,赔偿条款可能要求供應商支付你的法律费用和你欠专利持有人的任何損失。 积极主动地商討这些条款,确保这些条款是相互的(在特殊情况下,双方同意相互赔偿),并明确界定其范围。

有些供應商要求免除间接損失, 也就是說, 你無法收回損失的利潤或生意中断成本。 如果您接受此免費, 請確保您有足夠的保險或價值調整以補償此風險。 相反, 如果你是提供商品的, 請試著把您的責任限制在合同价格上, 同时避免广泛的免費損失, 以免令您的客戶得不到保護。 平衡是關鍵的: 過份的補償要求會令談判無效, 但片面的免費會讓你暴露在外。

許多CGL保險政策包含「其他保險」條款, 以減低保險商的保險範圍。 与你的經紀人及律師協調, 確保您有合約保護與外保的權利。

啟動前步: 知道什麼時候走

并非所有供應商關係都值得省錢。 在把爭議升級為訴求之前, 要進行成本收益分析。 計算爭議的直接成本( 法律費、 內務時間、 產業損失) , 并将其與關注的金额或關係价值作比。 如果供應商有不履约或失信的樣式, 终止合同和找到替代可能比在法庭上的爭吵便宜 。

決定终止合同的, 照著合同的终止規定。 提供所需通知期、 治療機會與文件。 被不法解雇的供應商可能轉身控告你, 要求您損失, 將小問題變成更大的問題。 對於有自動续約條款的合同, 關注不延期的通知期限。 缺少一個30天的通知窗口, 您可能會被關入另一個不適合的條件中 。

許多州法院要求以要求函為某些類型的訴求的先例(例如,违反《Magnuson-Moss 消费品准許法》的保釋法 ) 。 即使不需要,精心設計的要求函也能引起和解討論,并向法官證明你是真心诚意的。

結 论

處理與供應商和供應商的爭議需要平衡的方法,既要小心地起草合同,要勤勉的文件,要專業的交流,又要牢牢了解你的法律權利。 采取积极主动的步骤,比如在簽署前审查合同,要保持完整的記錄,并加入其他的纠纷解決条款,可以降低嚴重衝突的可能性,更有效率地解決那些發生的衝突。必要时,不要猶豫地向合格的律師寻求法律建議。 投入在妥善準備中的时间和錢可以保護你的生意不受高昂的破壞,有助于保持你供應鏈中的宝贵關係。

關於合同法基本原理的更進一步的讀物,請參考 康奈爾法律信息研究所對UCC第2條的概述。关于争端解决方案的指导, 美國律师协会商法資源[ 提供了實際的洞察力。从事国际贸易的企業也可以從審查ICC仲裁規 和CISG的文本中獲益。 欲了解其他关于不可抗力条款及其在供应链爭議中如何应用的信息, 国际律师协会的不可抗力指南是有用的資源。