起草您的雇员手冊時關鍵法律考量

起草您的雇员手冊時關鍵法律考量

一本员工手册遠不止是一項政策集;它只是你公司文化的基石,是员工期望的指南,也是降低法律風險的重要工具。 一本精心起草的手册可以保護組織及其工作队伍,确保所有人都了解他們的權利、責任和工作地規定。 相反,一本过时或寫得很差的手册可以讓你的生意面临诉讼、管理性罚款和广泛的员工不滿。 文章探讨了你起草或更新员工手册时必须涉及的基本法律因素,其中着重强调遵守聯邦、州和地方法律,以及偏僻的工作和數據隱私等新兴潮流。

法律遵守和公平就业法

該手册必須符合各領域中互不相同、日益完善的雇用法。 在聯邦, 1964年《民權法》第七篇、美國残疾人法、就业年龄歧视法、公平劳动标准法等基本法规都规定了每個雇主必须遵守的最低标准。 然而, 州和地方法律通常會分別要求, 包括带薪病假、带薪家庭假方案、以及更广泛的反歧视保護。 定期的對您手册的審查是不容商議的。 例如, 幾个州最近扩大了受保护的类别, 包括性取向、性身份和生育健康決定, 而其他各州也通过了限制使用非胜任协议或强制支付透明的法律。 然而, 不迅速更新您的政策, 可能導致嚴重的遵守差距和昂贵的诉讼。

建立正式的審查周期 — — 至少每年一次 — — 以纳入立法修改、法院裁决和機構指引。 此外,與專門在您雇员工作的每個辖区的律師合作。 随着遠方工作的兴起,多州的工作人员的手冊必須符合适用于各地的最保护性标准。 例如,德克薩斯州的雇主在加州有遠方的员工,必须遵守更严格的薪工時規定、休假法和反歧视法。 全面"遵循聯邦法"的做法會讓您暴露在外。

反歧视和騷擾政策

一個清晰、全面的反歧视和騷擾政策不只是第七篇及相關州法律的一個法律要求,它也是一個能促进尊重、包容的工作场所的积极主动措施。 您的政策應該明確禁止基于种族、肤色、宗教、性(包括孕期、性取向和性身份)、民族、年龄(40歲及以上)、残疾、基因信息以及适用法律下其他任何受保護的特征的歧視和騷擾。 如今,很多州也保護了婚姻状况、政治派别、軍事或退伍者身份。

有效政策的关键要素

• 提供禁止行為的具体例子,如流言蜚語、玩笑、不想要的觸摸、展示冒犯性影像、或對某人的保護性能做出贬低性評論等。
• 提供幾種方式讓員工報告所關心的問題, 包括指定的HR代表、保密热线、網路入口、或直接向任何經理人報告。
• 描述公司如何處理訴求,包括起訴的時間、保密措施(尽可能)、以及纪律处分的範圍,直至并包括解雇。
• 反復仇條款:[ 明確地指出, 嚴禁對任何報告騷擾、參與調查或反對非法歧視的人的报复。 復仇申請通常數量超過基本騷擾申請, 因此此條很關鍵。

依你所謂的業務與州, 您可能也需要包含強制性騷擾防控訓練的政策。 例如,加州、紐約、伊利諾伊州、康涅狄格州和特拉華州都要求所有员工每年接受互動性訓練, 并增加監督人的要求。 您的手冊應該提及這些义务, 并概述公司如何履行這些义务, 包括形式、頻率和所包括的議題。

工作与解雇政策

美國大部分州都存在「隨意」的用工, 指雇主或雇员可以隨時隨時、出于任何合法原因、隨時通知或不通知而終止關係。 在您的手冊中加入一份明确的隨意聲明, 對於保持此推定和避免建立可能限制您解雇權的暗示性合同至关重要。 法院有時會發現手冊中的語言, 如「員工只因原因而終止」或進步的紀律承諾, 都产生了合同义务。 精心起草的隨意聲明有助于防止這一點。

起草《友好声明》

以手冊的首頁或引言為主。 使用直截了當的語言 : “ 公司名的工資已到決, 這意味著您或公司可以隨時、無故或提前通知地终止雇用關係 。 ” 加入免责声明, 說明手冊沒有建立明示或暗示的雇用合同 。 例如 : “ 本手冊或任何其他公司文件都無一建立雇用合同 。 公司保留在不事先通知的情况下自行修改政策的权利 。

纪律和解雇程序

許多雇主都希望為工作或行為問題提出進一步的紀律程序。 但是, 注意: 如果手冊上寫明, 紀律會一直遵循特定序列( 如口头警告、书面警告、停職、解雇), 就可以被理解為合同承諾。 要減輕這項風險, 包括免予聲明, 該流程是條理, 公司保留無時可斷的權限, 而不遵循這些措施。 另外, 概述非自愿解雇的行政流程, 包括离职訪問、公司财产返还、以及最後的薪水檢查時間, 各州法律都不同(有些州要求立即支付, 其他国家則允許下一個定期的薪酬日 ) 。

工資法和工時法

公平劳动标准法(FLSA)和州類比法(Professional Conventional)规定了最低工资、加班、膳食休息、休息和紀錄。 您的手冊必須明确表達您的薪酬做法,以确保遵守和降低工資申請的風險,而這都是最常见的工資訴求。 單一誤解分类就可能導致FLSA或州法律下的成本高昂的群訴。

要包含的主要政策

• 解釋加班的計算方式, 一般是工作週工作40小時以上正常工時的1.5倍。 注意一些州, 如加州, 要求每天加班( 每天8小時以上), 12小時以上加倍加班。 也提到「全天候」工作: 必須記錄所有時間, 經許可的加班必須由主管批准。
• 美國的食品和食品加起來的價格是: 食品和休息: 指出供餐時間和時間(通常為每4小時30分鐘的值班)和休息時間(通常為每4小時10分鐘 ) 。 在加州等州,供餐時間必須不斷,且在特定窗口內提供;不能提供及时的供餐休息會引起溢价。有些州需要支付休息時間,不能与膳食休息相配合。
• 時刻保持和紀錄: 解釋要求准确記錄所有工作時刻,包括禁止加班、四舍五入的做法(如果有),以及及时提交時表的重要性。强调假造時刻記錄是遵守纪律的理由,直到結束。
• 薪工資和最后薪工資: 指定薪工資的频率(例如,每两周、半月)、薪工資的交付方法(直接存款、薪工卡、活查)以及辞职或解雇后领取最后薪工資的時間。州法律各有不同,有些法律要求解雇后立即付款,有些法律则允许在下個定期薪工資日之前付款。包括提及州內特定要求。

實際上, 參考美國勞工部局的FLSA概述, 以及你州勞工部的網站。 考慮參考勞工統計局的地區工資資料。

家庭和病假政策

协调休假政策是因聯邦、州和地方法律相互作用而形成的最複雜的雇用法领域之一。 您的手冊應該應涉及聯邦家庭及醫療假法(FMLA ) 、 美國殘障人員法(ADA)合理住宿义务以及州內的带薪家庭假方案(例如加州、新澤西、紐約、華盛頓、馬薩诸塞州、科羅拉多、康涅狄格州、俄勒冈州等地區的)等。 如果不能妥善整合这些法律,就可能造成休假權的重叠、政策不一和責任。

FMLA 覆盖范围

FMLA 向符合资格的員工提供每12個月最多12周的不带薪工作保護假,原因包括特定家庭及醫療原因(生產或收养孩子、雇员或直系亲属的重症健康、軍事照料者假期、以及符合條件的紧急假期 ) 。 您的手冊應解釋資格標準(12個月的服務期和前12個月的1,250小時的工時 ) 、 “嚴重的健康状况”的定义以及請假的程序,包括必要的通知和醫療證明。 并澄清FMLA 与其他休假權利,如公司付薪病假、国家带薪假或短期殘疾,并列。對軍事家庭,包括符合條件的假期(例如,做出保育安排、參加軍事活動)和軍事照料者假期(最多26周 ) 。

州和地方休假法

許多州現在都规定了带薪病假、带薪家庭假或带薪醫療假。 您的手冊必須整合這些要求,并澄清他們如何與FMLA互动。例如,紐約州,员工可以接受通过扣薪而得到的带薪家庭假,華盛頓州,带薪家庭和病假方案提供部分薪酬替代。 您的政策應該规定期限、薪酬水平(工资或法定上限的百分比 ) 、 申请程序以及与其他福利的协调。 此外, 考慮軍事假、陪審團職責、投票假、休丧假以及家庭暴力假的政策 — — 即使不需要,提供慷慨的假期可以提升士氣和留用。 某些州,如明尼蘇達州,現在规定支付病假和安全時間,以涵盖与家庭暴力、性侵或盯梢有关的缺勤。

符合 FMLA 的一個极佳資源是 。 國務院的 FMLA 頁面 [[[FLT: 1] 。 關於特定國家的更新, 請參考全州立法院議會或法律顧問。 此外, 考慮休假法和 ADA 的相互作用: 如果员工因残疾而耗盡 FMLA 但仍需要休息, 您可以被要求提供附加的不带薪假, 除非它造成不适当的困難 。

保密和資料保護

在今天的數據化工作場所,保護机密信息既具有法律必要性,也具有实用必要性。 您的手冊應該概述公司在專有信息、商业秘密、客戶數據和員工個人信息方面的期望。 这项政策也有助于您遵守不断发展的數據私密法,如加州消费者隱私法(CCPA ) 、 通用數據保護管理(GDPR) 、 以及州內違章通知法(Dtsa) 。 即便沒有特定法规,也有必要在《防禦贸易秘密法》和州內法律中保护商业秘密。

核心构成部分

• 包括金融資料、戰略計畫、知识产权、客戶名單、商業秘密、軟體代碼、薪水資訊、以及任何非公有商業資訊。
• 包括社會媒體的具体規則, 员工不得公开商业秘密、內部通訊或客戶資料, 也不得在私人帳戶上公布。 也應處理使用個人裝置( BYOD)及在遠距工作時需要取得資料等問題。
• Data 安全實驗 [ 需要強固的密碼、多元件認證、便携式裝置加密、远程存取公司網路時使用VPN, 以及立即報告任何疑似資料違反或未经授权存取。 提到公司可能監控其系統, 以及雇员對公司所有裝置或網路的隱私不抱任何期望。
• 包括提醒公司也可以依《數據法》寻求法律补救, 規定扣押被盜的商業秘密與損失。

考慮加入一份由員工簽署的保密或不披露協議(NDA),但手冊政策應該概述這些义务。 欲了解更多數據保護最佳做法,请參考 公平贸易委的數據安全指引。 此外,如果你處理敏感的健康信息,就确保遵守HIPAA;如果你在歐洲有員工,就纳入GDPR原理。

其他基本法律政策

該名員工手冊應該討論其他幾項法律議題,

平等就业机会声明

包括一份聲明, 肯定你們對机会平等和不歧视的承諾。 這是對聯邦承包商的要求(行政命令11246), 并強烈建議所有雇主。 另外, 也注意到, 基于逮捕或定罪記錄的歧視可能受很多州市的「禁用」法律的限制, 也就是說, 在雇用过程的後期, 您不能查詢犯罪史。

残疾人住宿和宗教做法

概述要求安裝符合《美國公共法》和州法律合理便利的程序。 解釋一下,员工應與HR聯繫,討論他們的需要,公司將進行交互性的程序 — — 雇主和雇员之间的对话,以找出有效的便利。 类似地,在第七篇下,應處理宗教便利,例如灵活安排安息日的守夜、修改服裝規則或提供祈禱時間。 美國最高法院在2023年[] Groff诉 DeJoy 一案的裁决澄清,除非住宿在做生意中造成“大幅增加成本 ” , 雇主必須包容宗教实践, 而这要求比先前的“最低成本考驗”更严格的分析。

工作场所的暴力与安全

根據《职业安全和健康法》和州同等法律,雇主有普遍义务提供不存在公認的危害的工作场所。 包括禁止工作场所暴力、威脅、恐吓和騷擾的政策。 概述報告程序(例如通知主管或HR,如果即刻威脅就呼叫安全),强调所有事件都將受到調查。參考安全訓、緊急行动计划以及公司對無危害环境的承诺。 有些州(例如加州)要求制定具体的工作场所暴力防范计划,特别是在醫療环境中。

行为守则和道德守则

對於公有公司, 通常需要這種政策。 包含接受供應商或客戶的禮物、外聘和政治活动等規定。 也涉及內聘交易者, 获取非公共信息的人不得交易公司股票或向他人披露信息。 包括外聘和政治活动, 包括了利益相爭、禮物、內幕交易和遵守反贿赂法(例如《外国腐败行为法》)的行为守则,但并不严格合法。

电子通信和社交媒体

澄清公司電腦、電子郵件和網路存取主要出于商业目的,并受到監控。 如何妥善使用社交媒體,雇员可以就工作相关问题作出評論,但不得透露保密信息或宣傳污蔑性内容。 平衡監控政策尊重雇员的私生活權和《國家劳动關係法》下关于协同活动的保護。 在國家劳动關係法下,雇员有權與同事討論工资、工時和工作条件,即使是在社交媒體上,只要通信不污蔑或騷擾。 您的手冊不应禁止這種受保护的討論。

远距离和混合型

隨著遠距和混合工作安排的擴張, 您的手冊應該專注於現實的法律问题。 開頭要制定明确的遠距工作政策, 列出資格( 全職、兼職、不定期) 、 工作時間、 交流的預期, 以及保持安全及工效家庭辦公室的責任。 包括一個強制要求, 要求遠距员工遵守所有可适用的工資法和工時法, 包括准确的時機管理及加班审批。 此外, 也應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應應

起草和更新您的手冊的最佳做法

法律遵守不是一次性的工程。 工作法會經常變化, 您的手冊也會隨時變化。 以下是一些最佳的操作, 以保持您的文件有效且可辯護:

• 工作律師在發行前及每次重大更新後, 都應先審查您的手冊, 找出空白、 语言已过时或意識外的合同責任。
• 使用簡單的語言。 [[FLT: 1] 避免使用合法語言。 雇员應該能毫不含糊地理解他們的权利和责任。 如果需要法律术语(例如「免費的員工 」 、 「合理住宿 」 、 「不應有的困难 」 ) , 則要清楚界定它們。
• [ [FLT: 0] 加入一份認證表。 [[FLT: 1] 每個員工簽署一份表格, 以確認他們收到、讀取、理解手冊, 以及他們同意遵守自己的政策。 这份文件是關鍵的證據, 如有爭議, 可在人事檔案中儲存簽署的表格, 并保留數位副本 。
• 每年更新, 并在法律大變更之后。 [[FLT: 1] 安排每年的審查, 以纳入新的立法、法院裁决和公司政策變更。 當您更新手冊時, 通知所有雇员, 要求他們簽署新的認證。 考慮使用變更摘要來突出更新的內容 。
• 提供无障碍格式。 保證手冊以數位和印刷格式提供。對残疾的員工,提供大字本、屏幕讀取兼容文件或口述展示等替代格式。多語語工作大員,考慮把關鍵政策翻譯成你們員員口語。
• 使它具有生命性。 [[FLT: 0] 手冊不要在架子上收集灰塵。 在登船、 訓練和表演對話中參考它。 鼓励經理者用它做為資源, 定期對員工們做重要政策測試, 以强化理解。

結 论

一份雇员手册是制定期望、促进公平以及保護你的組織不受法律責任的有力工具。 關注關鍵法律因素的反歧视政策、隨時工作、工資和工時遵守、休假管理、保密、數據保護、以及遠端工作的微妙性, 您會建立一份既能為您工作大眾服務又能為您底線服務的文件。 記住遵守是目前的一项承諾; 定期更新您的政策,并与法律專家磋商,以适应不断变化的法律風貌,例如新的州法,如带薪假、薪酬公平和數據隱私。 精心設計的手册不仅符合法律要求,而且會建立透明、尊重和问责的文化,使全組織中所有人受益。 花點時間和资源,避免後來再犯成本高昂的錯。