如何确保《雇员手册》符合联邦和州法律

其他重要的聯邦法律

• 20 年的工資收入是20 年的,
• 禁止要求或使用基因資訊(包括家庭醫學史)做工作決定。 您的手冊應說明基因資訊將不被收集或考量。
• 提供工作保護及福利。
• 該手册應該確認员工對無危險環境、經驗、以及不報復安全問題的報導權。 包括一個簡短的報告程序和緊急計劃。
• 校對:Soup

州法律增加复杂性和風險

州法律通常比聯邦法律提供更大的員工保護。 一個只包含聯邦要求的手冊在你的州可能不合规。 差异可能很大, 特别是在以下列出的區域。 如果您在多個州內操作, 您可能需要為每個地方分別的手冊或增编 。

最低工资和加班

許多州都制定了比聯邦的每小时7.25美元高得多的最低工资。 例如,截至2025年,加州的最低工資是16.50美元(快餐或保健工作者的工資是更高的 ) , 而華盛頓的工資是16.66美元。 紐約州也有區域工資(紐約市對高州 ) 。 您的手冊必須列出每個工作地點的正確的最低工资。加班規則也不同:加州每天需要1.5倍的正常工資(12年以上),加上连续七天的超時。阿拉斯加和內華達州有特定情况下的每日加班。 檢查州的工资和工時區分。

带薪病假和带薪家庭假

現時有十多个州和很多城市都规定了带薪病假。 应计率和使用规则不一樣:有些州每工作30小時需要1小時的假期(如俄勒冈州),而其他州每年的假期上限是上限。 您的手冊必須解釋应计、结转和允许的用途(包括家庭成员的) 。 带薪家庭假和醫療假方案也有所擴張。 美國如華盛頓、麻省、康涅狄格、科羅拉多和俄勒冈州都有由工資稅供资的州營運方案。 這些州和FMLA一起管理,通常提供部分工資替育儿假、照料和重病。 您的手冊必須注意州計劃、如何提交申請、如何與公司提供的假期相协调。

扩大的反歧视类别

州反歧視法通常包括聯邦法律不包含的受保護的類別,如性取向、性別身份、婚姻状况、軍事退伍、政治派别和醫療条件(包括某些州大麻使用 ) 。 加州的公平就业和住房法(FEHA)涵盖了所有這些及更多。 紐約的《人權法》也保護不因移民身份而受歧視。 您的EEO政策必須列出您有員工的州的所有可适用受保護的類別。 州法律所包括的受保護類別,若不包含在州法律中,即使雇员沒有真正受歧視,你也可能面临表面的歧视。

其他州特有政策

• 許多州要求有薪或無薪的投票假,
• 美國聯邦法律要求哺乳期休息時間和私人空間(不是浴室), 州法律可能會增加隱私、近距离或設備等特定要求。
• 許多州市禁止雇主在提供有条件的工作之前, 查詢犯罪歷史, 或限制如何使用犯罪記錄。
• 該手冊應該提到, 這種公布适用于所有工作廣告。
• 某些州严格限制或禁止無效條款, 尤其禁止低薪工人。 您的限制性協議手冊政策必須符合州法律。

不遵守的后果:不只罚款

一本过时或不完整的手冊可能會帶來嚴重的后果。 最直接的就是在诉讼中做出不利判決。 如果你的手冊保證進步的纪律,但你沒有遵循這些步骤就解雇了一個雇员,你可能會面临不法的解雇要求。如果你的反骚扰政策缺乏報告程序,平等委會發現你沒有采取合理的措施防止騷擾。州管局也會有审核手冊。 例如,加州的勞改委員會會會對缺失的所需政策(例如带薪病假通知、带薪家庭假或反虐待訓練要求)發行懲罰。 除了法律風險之外,不连贯或混淆的手冊會削弱雇员的信任,增加更替率。 诉讼和和解的成本遠超過全面審查的投資。

起草合約手冊的最佳做法

建立一本符合規定的手冊需要有條理、积极主动的處理方法。

1. 由地方律師的法律审查

網路上的通用樣本很危險。 就业法高度本地化。 不在您州行業的律師可能錯過一個關鍵的細節, 例如加州要求您在一般的行為規則之外加入「举报人报复」政策。 必須先由熟悉您州特定規則的經營律師來審查您的手冊, 然后再發行。

2. 包含一個清除的 Will 免责程式

在 at will 工作州( 除蒙大拿州外) , 您的手冊必須明确表明 工作在 {will , 且手冊不是一份工作合同。 此免责声明應該顯得突出, 通常在第一頁或引言中。 很多州要求它用粗体字和大寫字母。 有效的免责声明寫道 : “ 本手冊中任何物質都無法建立明示或暗示的雇用合同。 使用[公司名] 的免责說明, 意思是您或公司可以在任何时候、 是否在有原因或没有通知的情况下终止關係 。 ” 包含一個类似的免责声明, 以避免產生既得權 。

3. 使用精確、 特定語言

避免像「员工會受到尊重」或「纪律行動是适当的」等模糊的言論。 相反, 描述實際的流程:「騷擾应在事發後30天内向您的主管HR或匿名热线[數 報告。 公司會在5个工作日內承認收據,并在10个工作日內開始調查 。 特定性可以減輕歧視, 并表明對公平的承诺。 然而,避免過份僵化的言語被理解為可以保障特定結果(例如,“在3次口头警告之后,會發出书面警告 ” )。

4. 地址假相互作用和货币

工薪阶层的工薪阶层通常需要多種假期。 例如,休产假的工薪阶层可能有资格享受FMLA(不付薪)、国家带薪家庭假(部分工资替代 ) 和公司的短期残疾政策(全额工资替代 )。 您的手冊應該解釋這些假期是否可以同时运行。 手册还应澄清哪一种是主要称谓(例如FMLA与州假同时运行),以及工薪阶层如何申请州福利。 提供例子避免混淆 。 “ 如果您因相同原因既符合FMLA 和華盛頓带薪家庭假,那么您享受FMLA 的權利的休息時間就算在州方案上。 ”

5. 年度更新(和需要的

法律會迅速變化。 設定一個重複的行事曆提醒, 以每年至少一次重讀整本手冊。 向美國勞工部、你們的勞工部、以及像SHRM這樣有聲望的組織申請更新。 當新的法律生效時, 如带薪病假擴張或薪酬透明要求, 立即更新相关政策, 重新分送受影响的頁面或新版。 請保留一個變更記錄, 顯示每次變更的日期與性质 。

6. 取得簽名致谢

向所有員工(新聘員和現任員工)發佈手冊, 并需要簽署或电子認證。 簽署函應指出, 員工收到手冊, 同意遵循政策, 并明白手冊並沒有建立工作合同。 在工作期和解雇後的一段时期内, 保留每名員工的人事檔案中的表格( 如3–5年 ) 。 如果有官司, 簽署的認證書可以幫助確認員工員了解您的政策 。

建立責任的常见陷阱

也有可能有錯誤,

• 做出意想不到的承諾 — — 诸如“我們努力提供工作保障”或“你每年將接受一次绩效審查”等詞可以被理解為具有约束力的承諾。 必要时使用免责詞,避免使用绝对值 。
• ” 收買競爭者的手冊 – 他們的政策可能適合不同的州、行或公司文化。 對於他們有效的事可能違反你的司法。
• 以「請病假」為例, 若您在國家授權的病假中,
• – 在新狀態下開放辦公室而不修改手冊, 可能會直接造成該位置的不合规。
• 使用过时的名詞 , 用現代、尊重的名詞(例如“残疾者”、“無證工人”)取代“被感染者”、“智力迟钝者”或“非法外国人”等名詞。
• ) 引導公司實習 – 如果你的手冊說休假必須事先获得批准, 但你通常會允許即興休息, 员工可能會說政策是虛幻的。 把你的政策與實習相配合。

基本政策

包括工業、大小、位置等,

1. 包括控告程序、調查程序、不報酬的保障。
2. 道德與行為規則 – 專業行為、利益冲突、保密和公司資源使用等標準。
3. 包括FMLA、國家假、带薪病假、假期、假期和其他福利。
4. 工作地安全與健康 – OSHA遵守,緊急疏散計劃,傷病報告程序,以及工作地暴力预防。
5. ——加班規則、膳食休息、薪酬頻率、時間要求。
6. 資訊科技與社會媒體[ – 接受使用公司系統、私密期望、社交媒體指引與網路安全規則。
7. 工資的分類 – 豁免對非豁免的定義, 全職對非全職的定義, 临时工, 以及獨立的承包商政策。
8. 分拆和解雇——如果使用渐进式的纪律、立即解雇的理由和最后的薪酬程序。
9. 公司如何收集、使用及保護員工資料, 包括健康資訊及社保號碼。
10. 遠距工作、設備、報告時數、數據安全,

如何隨時保持手冊的相對性

遵守是一種常規。 将这些習慣建立在您的 HR 操作中 :

• 指派一個特定的人或團隊(HR和法律)來追蹤管理變更,
• 以對新法與內部做法的變化進行審查。
• 新的法律通過後, 估計它是否影響任何手冊政策。 如果有, 請立即修改, 並傳達改變 。
• 重新將整本手冊或更新的政策發布給所有員工,
• 保持版本歷史或變更紀錄。 注意日期、 改變了什麼、 原因。 如果後來使用舊版本, 這會避免混淆 。
• 法律進步, 案例法可以重新解釋現有的規定。

資源保持知情

可靠信息至关重要。