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為何新業務的超時遵守
開發企業需要關注產品發展、客戶收购和建立团队。 在这些优先項中,工資和時刻管理系統往往得不到应有的關注。 滥用加班法是常有的困難,它會困擾起步企业和小企业。 公平劳动标准法[[FLSA] — — 管理加班、最低工资和童工的联邦法 — — 适用于年收入在50万美元以上的大多数企业,以及几乎所有从事州际商業的雇主都[。 即使是在這個门槛以下經營的公司,也必须遵守通常符合或擴張聯邦要求的州法。
不遵守的後果遠比欠下的工资還大。 勞工部(DOL)可以施加 与拖欠的工資等值的清算損失, 有效地把雇主的責任翻了一番。 原告律師常常以有计划的誤分类或加班為理由, 要求律師付费和附加法定的懲罰。 對於一個年輕的公司, 六位數的判決可能會在經濟上造成損失。 然而, 遵守可以提供實際利益, 而不是避免诉讼。 它能建立员工的信任, 减少营业额, 從第一天起建立職業文化。 這個擴展的檢查表提供了新的企業主的實際框架, 以便從地上建立一個符合超時要求的組織。
第1步:在FLSA下掌握加班的基本原理
联邦法规定,非免費工薪[按每工作周40小时以上工作的所有小时的正常工资的1倍半]领取加班费。 聯邦法不限制成年人可以工作的工时,也不要求一天工作8小时以上工作需要加班,除非州法或工会合同另有规定。 " 工作周 " 是固定的、经常性的、168個连续工时——7個连续24小時的工期,雇主可以安排在任何一天或任何小時開始。
計算正常的工資比使用基時薪更複雜。 工資部要求正常的工資包括 所有工資 ,包括不隨機獎金、佣金、班差和某些工資獎金。 例如,如果一個工資每小時收入20美元的員工在工作45小時的一周中得到100美元不隨機出勤獎金, 正常的工資就變成(800美元基數+100美元) + + $45小時= $20.00/hr。 加班的工資是正常工資的半數(10.00美元)乘以5個加班工資, 额外增加50美元。 支付工資時的正常工資率不計算是最常的遵守錯誤之一。
加州法律可能规定了更嚴格的要求。 加州每天规定工作日加班8小時以上,12小時以上加班12小時以上。 科羅拉多州要求工作日加班12小時以上,即使每周總計仍低于40。 新業主必須檢查聯邦和州的标准,在一些城市,地方法令,對每名雇员适用最高标准。 加州DLSE网站[提供了一個有用的參考,供有扩大保護的州使用。
第2步:把雇员正确列为免予或非免予处罚
錯誤的分类是新雇主可能做出的最貴的錯誤。要符合加班豁免條件,雇员必須完成 三种不同的考驗[ :
- 工薪基考核:[ 雇员必须领取预先确定和固定的薪水,根据所完成的工作的质或量不能降低。
- 工資水平考核:[ 截至2025年,免職地位的最低周薪是684美元,相当于每年35,568美元。國務院已提出在目前面临诉讼的規則下大幅提高此门槛。高薪的员工,如果符合最低職務要求,每年收入107,432美元或更高,就有资格享受免稅。
- 工資的經營、行政、專業、電腦員工、或外銷等。
給員工發薪并不自动使他們免薪。 初發企業的一個共同錯誤是指定接待員、低級会计师或一級IT支持為「行政支持 」 , 而不需要確認其職責是否包含獨立的判斷和裁量。 法律部的規定是,免薪行政工作必須包括「在重要事務上行使裁量權和独立裁決 」 。 简单地把一個角色標示為「管理者 ” , 而沒有實權雇用、放火或设定工時,并不能滿解行政豁免。 新的企業在處理第一個工資之前,應有一位就业律師或合格的HR顧問來审查所有的分類。
避免的通常分類陷阱
- 許多州都使用「ABC測試」, 假設工員是員工, 除非企業能證明他們不受控制,
- 工資企不能直接標榜為無酬實習生, 以為公司提供利益。
- 每日费率和零碎费率的混亂:[ 支付平日费率并不排除加班义务。雇主必須把每日费率轉換成每小时等值,并支付40周以上工作的加班費。
第3步: 使用准确可靠的定時系統
工時、正常的時薪、加班收入总额和工資支付基礎等都由雇主來管理。 這些紀錄至少要保存三年,并可供DOL檢查。 未能保持准确的記錄,就可能會產生一個假設,有利于雇员在工資爭議中回憶工時。
人工時間表或工作表有重大的遵守風險。 四舍五入、缺漏的打擊時間和非正式的「弹性時間」安排會損及薪工單記錄的精確性。只要四舍五入的操作是隨時間而變的, 且不總算少。 然而,四舍五入或只用四舍五入來減少加班的時間, 都违反《法外法》。
投資可靠的數位時間追蹤解决方案是新業務可以采取的最有效的遵守措施之一。小工商管理所建議自動時間記取[,作为薪资准确性的最佳做法。有效的系統應該:
- 記錄精确的開始和停止時間 以及有條審查線索 防止事后編輯
- 依據公司工作周定義及可适用的加班乘數,
- 允許員工在工資處理前 審查及批准自己的時間卡。
- 包括查詢電子郵件、回應訊息、或在正常工時外做與工作有關的工作等。
第4步: 制定和傳送书面加班政策
书面加班政策會建立一個遵守框架,有助于防止誤會。 政策中应当明确规定,在FLSA下,仍然必须支付[ 未经批准的加班,即使雇员未事先批准就工作。 DOL的“現在工作,後來悲傷”原则意味雇主不能只因雇员未取得批准而拒絕支付工時。 然而,政策可以而且應該概述那些一再违反事先批准程序的雇员的渐进性纪律。
全面加班政策应涉及下列各部分:
- 資格: 清楚列出豁免和不豁免的工作類別。
- 事前批准程序: 加班前需要經理人批准.
- 工作周定義: 指定公司固定工作周的起始日期和時間。
- 超時率: 表示速率是時半,或州法律要求的雙時.
- 解釋員工該如何記錄時間與報告不符。
- 說明假冒時間記錄或工作時數的懲罰,
政策在上岗及更新時會傳送給所有員工。 讓每位員工簽署收據的證件。 政策會在員工手冊中加入, 由有工資與工時法經驗的雇工律師來審查。
第5步:加班守法的教練和主管
許多加班違章事件都源于不理解法律的善意經理。 主管要求按時上班的员工「早到」或「晚到」而不記錄時間, 使公司陷入危險。 經理也時常不正確地認為有薪員工根本不符合加班資格。 訓練必須直接解決這些誤解。 經理訓練的基本題包括:
- 豁免角色與非豁免角色的分別,
- 如何在時間系統內 正常地授權和追蹤加班
- 包括要求員工在家或休息時不記錄時間,
- 州內每日加班規則
- 公司對四舍五入的政策及其法律限制。
記錄所有訓練, 保持出勤人數、訓練材料、考核結果。 該文證表明, 在DOL 審查或員工官訴案中, 校方會遵守诚信。 每年或當公司擴展到一個不同加班要求的新狀態時, 都應進行重新訓練。
第6步: 計算和超時支付
基本公式——工时半長40小時——似乎很直接,但有几种方案很複雜。當一名雇员在同一工作周內不同工作時,每小时收入不同,雇主必须計算[ 混合正常费率。所有费率的补偿总额除以工作总小时,加班保险费是加班费率乘以加班的混合费率的一半。例如,一名雇员以每小时20美元、每小时15小时、每小时30美元工作30美元,其薪酬总额为1 050美元。混合正常费率是1 050美元=每小時23.33美元。40年5小時的加班保险费是0.5×23.33×5=58.33美元。
工作周法 周薪率是雇员的另一种可允许的方法,每星期工作時間不一,而雇员的固定薪水要涵盖所有工作時間。在這個方法下,正常的工時率隨著增加而降低,加班的保险费只比正常工時高0.5倍,而不是1.5倍。然而,工作周法的波动带有特定的要求和風險——雇员必须明白這項安排,雇主必须确保工资足以支付每周多小時的最低工资。有些州完全禁止工作周法的波动。
加班收入必須包含在工薪期的薪 中。一般不允許加班到下一薪期,除非有有限的情况,例如集体谈判协议有不同的工期。不按时支付加班可引起州法下的额外等待期处罚。
第7步:监测修改加班的法律和条例
超時法不是静止的。 工資部定期調整免職員的薪水底限,而該署提出的規定(目前受到法律挑戰 ) , 就會把最低限值提高到每周1000美元以上,每三年建立一次自動更新。 州立立法院也定期修改加班規則、最低工资要求以及與加班計算相關的带薪休假法。
新企業主應建立監控管理變更的程序。 簽署DOL Wage and Hour Division的更新是實際的起点。加入人資管理協會(SHRM)或國家獨立商聯盟(NFIB)等業務協會,提供遵守警示和專家分析。 工資提供者和专业用戶組織(PEOs)可能提供管理更新, 但企業不只依靠第三方,雇主對遵守负有最终责任。 安排正式审查所有可适用的工資和工時法,至少每年一次,并在公司營運地有任何變更後。
第8步:定期对加班做法进行内部审计
遵守要求持续注意,而不是一次性安排。
- 抽查非免費員工的時間卡, 確認加班的計算和付酬是否正确,
- 查詢員工工作近40小時或完全40小時的情況,
- 確認所有新聘員都被正确归类為豁免或非豁免,
- 以查清差异。
- 找找可能表示全天候工作的樣式,
- 分析各區的加班分配,
某些州在控告前自愿還本付息, 或支付預算的赔偿金, 可能減少额外懲罰的風險。 記錄每項改正及防止重犯的措施。 向國務院自報錯誤及自願還本付息, 都顯示了良好信用, 并可能限制之後調查中的責任。
第9步:需要時咨询就业法專家
工作法中包含一些灰色的方面, 甚至有經驗的HR專家也覺得有挑戰性。 保留一名 工作律師以接受審查, 也就是為一場工薪和工時的官司辯護的一小部分。
- 起草或更新雇员手册和加班政策。
- 設計一份不免費的員工佣金或獎金計劃,
- 接收國務院的稽核通知或內部雇员對工資行為的控告。
- 雇用多個州的員工,
- 取得另一家公司,并统一各工作大眾的分類制度。
- 共工安排可以造成工資違法的共擔責任。
許多工作律師提供固定的薪酬合规性稽核,其中包括對分類、時間管理做法和政策文件的審查。 對於新的業務,這項投資提供了平靜的心靈和強大的基礎,可以提升工作大眾。
第十步:自第一天起建立遵章文化
超時遵守反映了企業的價值。當員工看到領導人尊重他們的時間,公平支付他們薪水,他們就更投入,更不可能提起诉讼。 相反,對時空工作或侵略性的分類的放任态度會削弱信任,並引發监管審查。
建立遵章文化的实用战略包括:
- 行為模式 經理和經理人應該遵守時間規定, 即使他們可以免費。 如果領導人不隨時工作, 這表示遵守不是优先。
- 建立清晰、匿名的機制, 供員員員員員員報告時間守時差或關注於下班的問題。 包括不報酬政策,
- 認定遵守 : [[FLT: 1]] 包括管理員的绩效審查中遵守目的。 認定那些保持精確的時間守時并表明對公平排程的承諾的部門 。
- 公司在上任和團隊會議中分享公司遵守的承諾。
建立守法文化并不需要昂贵的倡議。 它需要一致的訊息、責任心和真正對待員工的承諾。 初進到遵法文化中的创业者會更容易地在不引起很多正在發展的公司付出的工時責任的情况下,建立守法文化。
完成:您的正進行中的遵守
超時遵守不是一次性的。 它需要注意細節、 訓練、 警惕等, 需要用此清單做活的文件, 定期重讀:
- 教育自己和你的領導人 了解FLSA和州加班法
- 每個員工都歸為免費或免費的律師審查
- 部署一個強大的數位時刻系統 具有審查追蹤能力
- 寫下一份明確的 全面加班政策
- 訓練所有主管和HR員工 超時規則和共同的陷阱
- 工資多時的工資混合。
- 監督聯邦、州和地方法律更新。
- 一年至少做兩次內務稽核,
- 找個律師來定期審查
- 公平透明地融入你的公司文化中。
人們會在工作上尊重並尊重工作場所。 今日在遵從方面付出的努力會為法律上的平靜和長期的生意穩定帶來利益。