以個人稅利報酬來申請企業支出可以大大降低你的應稅收入,在保持你的企業與國內稅務局的一致的同时,可以省下你的錢。 對小企業主、自由职业者、工作工人和自雇人士來說,了解什么是可扣稅支出,以及如何正确報酬,是金融健康和审计保護的關鍵。 這本指南全面考量了企業支出的扣除,從核心定義和文獻到最大限度減低合法注销的先进策略。

生意支出是什么?

營業支出是指您在正常的經營交易或生意过程中所付出的成本。 國稅局用兩個關鍵的考驗來界定它們: 支出必須是 普通(您的業務中常见且被接受]和[] 必要(對你的生意有幫助且適合) 。 普通支出不一定是不可或缺的, 它只需要是您工作的典型。 必要的支出是有益且适当的, 不一定需要, 而是符合合法商业目的的。

普通和必要的支出包括原材料、办公租金、員工薪水、軟體訂閱費和专业費用。 即使是在其他情况下似乎很不寻常的成本 — — 比如贸易或独特营销運動的专门工具 — — 如果符合工業特定标准,也有可能符合要求。 關鍵點是,支出必須直接與你的生意收入,而不是偽裝的个人成本相關。

也有必要注意的是, 啟動成本, 也就是你開始實施運作前的開發成本, 受到不同的處理。 通常, 您可以在第一年扣除最高5000美元的啟動成本( 剩下的分期偿还180個月 ) 。 正确將支出分類為現值或資本是另一個會影響您扣除時間和總數的微小因素 。

普通可扣减的业务费用

扣除的企業支出範圍很廣, 但並不是每個支出都符合要求。 以下是一份普通扣除的類別的扩大列表, 以及适用于每個類別的重要規則 。

办公室用品和设备

紙、筆、印表機、郵票等物品在買到的年份中可以完全扣除。 大型的設備, 如電腦、打印机、办公家具和機器, 可以通过折旧或第179款的開銷扣除。 第179款的扣除[ 使您可以扣除符合规定的設備的買入價格, 以达到一定的限额(2025年的限额是1 220,000美元,但须逐步淘汰)。

旅行和运输

公交車站的客運成本可以扣除, 包括机票、旅館、租車、餐廳的50%。 本地交通成本,如工作地之間的商务旅行或接觸客戶的里程, 可以用标准里程率( 2025年,每英里70美分)或實際的車輛支出( 汽油、石油、修理、保險、折旧) 扣除。 本地交通成本,如工作地間的通勤里程, 也可以用正常的商業地點來扣除。

商餐

根據目前的法律(《削减和工作法》),與客戶、前景或同事的營業餐通常可以扣除50%,只要他們直接與你正進行的營業活動有關或與你有關,而且您在餐會中也在场。2017年以后,娱乐費(音樂、體育、高爾夫球外出)不再可以扣除。每餐的日數、數量、營業目的和參加者都保持详细的記錄。

廣告和銷售

推廣你的企業的所有成本,包括網站發展、搜索引擎廣告、印刷廣告、社交媒體推介、名片和標誌等, 都完全可以扣除。 甚至當地活動的贊助費或提供企業福利的慈善捐款(例如,在社區慶典上建展台)也可以扣作廣告。

公用事业和因特网

如果您有專門的家用辦公室, 您的家用電源( 電、 煤氣、 水) 可以分給企業。 對於一個獨立的商業地點, 所有公用電源成本都百分之百可以扣除。 專門用于企業的網路和手機服務可以扣除; 如果您有一條單行線, 既可以打私人電話也可以打商, 只有企業使用率可以申請 。

专业

向会计师、律師、稅務預算人、顧問和其他專業人士支付的費用一般可以扣除。 這包括商業咨詢、合同審查和稅務計劃等費用。 開業或辯護企業的法律費用也可以扣除,但與資本相关的法律費用(例如買賣企業的地產)可能需要資本化。

保 保

工資保險的保金(責任、財產、失業、生意中断、工人的补偿)完全可以扣除。 个体工商户及其家人的醫療保险费可以扣作收入的調整(而不是附表C中的企業支出),只要此人不具有雇主补贴計劃的资格。

折旧和摊销

通常,在使用年限內,可以使用诸如MACRS等折旧法扣除你公司一年以上的建築、车辆、機器、電腦的有形资产。第179款扣除和獎金折旧(2025年,合格地產的80%)可以加速扣除。非物质资产,如專利和著作權,分15年分期摊销。

如何要求业务费用

索赔扣减始于保存良好记录,最后是准确的稅單。單位所有人和單位成員的有限责任公司的主要表格是表C(表格1040),商业利润或损失[。如果你是合伙者、S公司或C公司,则适用不同的表格(例如表格1065,表格1120S)。

步進行程

以確保您的聲明是正確和可辯護的:

  1. Gather All Document – 收集收据、发票、銀行對账单、信用卡對話、里程紀錄以及任何能證明你支出的記錄。只要數字副本清晰且清晰,就可以接受。
  2. 将每筆支出 归入IRS的公认类别(例如:廣告、汽車和卡車支出、佣金和費用、合同勞工、耗竭、折旧、雇员福利方案、保險、利息、法律和专业服务、办公支出、退休金和利润分享计划、租金或租金、修理和维护、用品、稅金和駕照、旅行、餐饮、水电、工資、工资和 " 其他 " 支出)。
  3. 總和每類 – 總和每類中的數量。 混合使用支出(例如, 用于商务和个人旅行的車輛) 只需計算商業百分比。 您必須保持時代里程紀錄, 以支援商業百分比 。
  4. 加入附表C 的總和 – 附表C第二部分列出支出類別。 輸入您的總和為適當的行。 如果您有表格上沒有的類別( 如「 軟體訂閱 ) , 請在第 27a 行( 其他支出) 上列出, 并在另外的分類中提供分類 。
  5. 与收入 相符合 – 减去收入毛额的總开支以得出净利得或損失。确保您報告的开支不超过您所得的收入(除非您可以结转净運輸損失)。
  6. 校准 – 雙重檢查所有數字是否符合您的記錄, 且您沒有申請任何個人支出。 只有在需要時才在您的稅單上附上文件( 例如, 家用辦公室的扣除, 表格8829必須提交 )。

保存记录的最佳做法

良好的記錄是您在審查中的最佳辯護。 國稅局不需要特定的系統, 但你的記錄必須清晰地顯示每項支出所涉及的人的數量、日期、企業目的和關係。 主要的最佳做法包括:

  • 使用分立的帳戶 – 保持专用的商務檢查帳戶和信用卡,以避免與個人交易相混.
  • 已接受數位工具[] – QuickBooks, Xero, 或 FreshBooks等核算軟體自動分類支出, 可以連結到銀行資源。 Expensify 或 MileIQ 等應用程式可以幫助抓取收據和里程 。
  • 國稅局的稽核期限一般是三年(或兩年後交稅), 以晚點為數。 資產的收據要保存到處理完。
  • 任何可理解為個人支出(如一餐或家庭網絡計畫), 都寫下簡介, 解釋企業原因。

支出索赔的特殊考虑

某些支出類型有獨有的規則會造成陷阱或機會。 理解這些會幫助你避免常见的錯誤 。

内政部

若您將部分房屋完全、定期地用作主要商業地, 您可以扣除部分房屋成本, 包括房屋抵押利息或租金、財產稅、保險、公用设施、修理和折旧。 國稅局提供兩種方法: [[FLT: 0]] 簡化方法 [[[FLT: 1]] 5 平方英尺, 最多300 平方英尺] 和 [[[FLT: 2] 常規方法 [ 以您家的商業百分比为基础的實際支出] 。 简化方法限制扣除1 500美元, 但需要少做記錄 。 要符合條件, 空間臥室只能用于公務; 改為辦公室是可以接受的, 但使用餐廳的空間桌子做不定期工作。

车辆支出

您有兩個選項可以減少車輛支出: 標準里程率 [[FLT: 1] 或 [[FLT: 2] 實際里程率 。 標準里程率 (2025年每英里70美分) 包括車輛的運行成本, 油、 修理、 保險和折旧, 也更容易計算。 實際上的成本法要求您追蹤所有車輛成本, 計算使用率。 您必須在使用車輛的第一年中選擇方法; 在後年, 您只能先使用標準里程率, 然后再切換到實際上( 但不會回) 。 任何方法都必須使用時程記錄( 紙或數位) 。

餐食娱乐

已提到, 營業用餐可扣50%。 娱乐費( 座椅票、 高爾夫球賽、 體育活動) 不再可以扣, 然而, 供您用戶( 或您的員工) 方便的膳食, 如果符合某些条件( 例如雇主提供值班工人的膳食) , 可能可以扣100% 。 客戶用餐仍是個扣款, 但您必須記錄餐食時的商業對話 。

折旧和第179款

179 條款不許在數年內折舊某項資產, 而是允許您在使用該資產的年份扣除全部成本, 但有限制。 2025年, 最大扣除额為1220,000美元, 總設備購買量超过3050,000美元時, 即將開始淘汰。 某些新舊財產可以享受到折舊的報酬( 2025年为80% ) 。 兩項方案都可以大大降低您在高收入年的应纳税收入, 但需要精心的計劃以避免觸發車輛的「 豪華汽車 」 限制。

最大化您的減少提示

盡量遵守, 盡量減少, 需要周密和慎重的平衡。 用這些策略來減少你的稅單, 而不升紅旗 :

  • 追蹤所有東西, 甚至小買家[[FLT: 1] – 10美元軟體訂閱和5美元停車費, 該年將增加。 建立一套系統, 立即登記支出 。
  • 完全分拆個人和企業支出 – 使用分立的帳戶和信用卡。如果你不小心從企業帳戶中支付個人支出, 应立即偿还企業帳戶, 并記錄還款。
  • ” 理解嗜好損失規定 – 國稅局可能將一項一直不盈利的企業重新定性為嗜好,禁止扣除收入盈余。 如果你顯示了多年的净損失,就準備展示盈利动机(例如,通过正式的企划、单独的紀錄和努力賺取收入 ) 。
  • 利用退休缴款 ——自营职业者可以向公共公共福利基金、Simple IRA或Solo 401(k)缴款,扣除缴款,作为对收入的調整(而不是商业支出 ) 。
  • 部分州會為小商業提供附加的扣除或信用(例如雇工信用、研发信用)。

避免的常见錯誤

即使是經驗丰富的小企業主也陷入了這些陷阱。 指揮這些錯誤, 以保持您的回報的准确性 和審查安全性 :

  1. 國稅局會檢查一些可以直接使用的物品, 例如電腦、手機、車輛、包括大量個人時間的「商業」旅行等。 只有商業使用部分可以扣除。
  2. 國稅局可能會拒絕扣除。 對於75美元以上的支出, 強烈建議提供详细的收據; 住宿需要酒店費。
  3. 成本的分類不正確 – 錯誤標示基建改善為修補(反之亦然)可以改變你的扣值時間。 延長資產寿命的大型一次性成本一般應該被折合。
  4. 使用標準里程率不正確 [[FLT: 1] —— 如果您在上一年申請了同一輛車的實用費, 或者您在業務中同时使用四輛以上車, 您就不能使用標準里程率 。
  5. 總結於其他的資金。 總結於2017年,
  6. 需要時不提交表C — 即使你的生意有損失, 您必須提交表C( 或适当的合伙公司/ 公司表格) 以報告收支。 不提交表C, 可能會受到懲罰 。

何时尋求專業幫助

許多小企業主都自缴稅稅,但某些情形需要專業援助。 複雜的問題如多州營運、國際交易、大宗資本資本購買、家用辦公室扣除和車輛支出、獨立承包商對雇员分類、研究或低收入住房的稅金抵免等,都增加了稽核的風險。 稅務專家(CPA或注册代理)可以幫助您在遵守法律的同时,安排你的扣除,以取得最大的利益。 此外,如果你收到國稅局的通知,專家可以在稽核中代表您。

參考 IRS 出版物 535 (商务支出) )] , 以提供本文中討論的幾乎每一份扣除數的官方指南。 關於家用辦公室的特有性別, 參考 IRS 出版物 587 (業務使用你的家) 。 這些都每年免费更新 。

人們會在税收上發表任何信息。 人們會用個人稅單來追蹤和申請你的營業支出, 降低你的應稅收入, 減少自雇稅負擔, 改善你的財政地位。 一年一整年的組織工作以及了解稅法的變化, 是通向平稳有利可图的稅季的最可靠道路。