全面的雇员手册是一個組織和勞工團體之間明确交流的基石。它规定了期望、規劃了權利,并确保了法律的遵守。其中最重要的政策包括家庭与醫務假政策,它提供工作保障假,以配合家庭和健康方面的考量。 将这项政策适当纳入您的手册中,不仅履行了聯邦和州法律的法律义务,而且表明在生活中最重要的事件上支持雇员。 了解休假權的员工更可能信任雇主、保持生产力、重新有信心地工作。這本指南將帶給你一些基本成份和最佳做法,以纳入既合法又方便雇员的家庭和醫務假政策。

了解家庭和病假法

美國的國家和國家都必須在法律上遵守法律, 才能讓美國人了解家庭與醫療假的規定。 主要的聯邦法律是《家庭與醫療假法》, 但許多州都制定了其他的保護措施,

《家庭和病假法》

1993年颁布的《FMLA》要求受保雇主每年向符合条件的雇员提供12周的不带薪工作假,原因特殊。受保雇主包括所有公共机构、公立和私立中小学,以及半徑75英里內有50名或50名以上雇员的民營雇主。要符合此條件,雇员至少必须为雇主工作12个月(不需要连续工作)、在休假前12個月至少有1 250小時的服务,并在雇主在75英里內至少有50名雇员的地方工作。

假假的可定性理由包括:

  • 出生後12個月內 生下孩子 和新生的小孩結合
  • 安置儿童供收养或寄养。
  • 造成员工不能工作。
  • 照料有重症的配偶、子女或父母。
  • 家庭服现役的急迫要求
  • 照顧身患重傷或疾病(最多26周)的被包護人。

美國勞工部提供包括模擬表格和海報在内的詳細指引, 供雇主参考。 參觀DOL FMLA頁面[最新更新。

州家庭及醫務假法

美國的國際醫療法也實施了一些措施。 包括加州、紐約、馬薩诸塞州、華盛頓和新澤西州在内的十多個州都制定了带薪家庭假和醫療假方案。 这些法律常常提供通过扣除雇员工资而供资的有薪福利,可能涵盖小雇主(如5名或更多雇员)的员工,并允许因非FMLA 以外的原因,如照料家庭伴侣或兄弟姐妹等,而休假時間也有所限制。 有些州也提供工作保障,以保障休假时间短,或者非FMLA 所涵盖的原因。

加入政策時, 您必須遵守所有可适用的法律。 在某些情况下, 您可能需要管理并行休假, 即 FMLA 和 國家休假是同時進行的。 不按國家特定要求來解釋, 可能會導致違章的懲罰。 請參考 SSHRM 國家休假法頁[ [FLT: 1] 。

与其他類型的假期互動

家庭及醫療假政策不存在真空。 雇员也可以享受病假、假期、個人日、短期殘障或工人的补偿。 您的手冊應該說明這些相互作用。 例如,雇主可能要求雇员在休不付的FMLA假的同时使用应计的带薪假。 相反,带薪育儿假政策可能与FMLA分开,以提供超出不付薪權的额外带薪假。 清晰的整合可以防止混淆,减少行政负担。

要把政策纳入您的手冊的步骤

制定清晰且符合法律的政策需要周密的流程。

法律要求

查詢您所應履行的聯邦法例, 以及國家與地方的規定。 考慮您有員工的領地, 因為有些城市( 如舊金山、西雅圖) 有自己的带薪休假權限。 協助律師確認覆盖范围的底限與資格規定。 全面審查可以確保您的政策不會不慎違反任何規定 。

定義資格標準

使用精确的語言來描述哪些人有资格休假。 例如 : [[FLT: 0]] ” 您可以享受此政策下的家庭和醫療假, 如果您被[公司名稱]雇用至少12個月, 在您休假前12個月至少工作了1,250小時, 并被分配到公司在75英里內雇用50名或50名以上员工的地方。 也應提及任何更宽泛的州立條例, 如那些适用于小雇主或工時短的員工的條例。

休假程序大纲

列出要求休假的工員必須遵循的程序。 指定通知要求: 对于可預期的休假( 如:計劃的手術或分娩) , 工員至少要提前30天通知。 如果不可能, 应尽快通知。 对于緊急或意料之外的休假, 口头通知, 之后在合理時間范围内书面确认是可以接受的 。

說明需要的檔案, 如醫療服務商的醫療證書、 家庭关系證明或軍事命令。 包括提交表格的截止日期及未提供足夠證書的后果。 也解釋員工如何重新申請持續或延假。 請提供清晰的聯絡方式, 供員提交文件及問問。

解釋工作保護和福利

工資與資訊都相當強烈, 也無妨於在工作、福利與條件上, 也提到休假不影響年齡或假期開始前所生的其他福利。

繼續提供福利:雇主在休假期间必須保持医疗保险的保值,其条件和雇员的工作相同。在人寿保險或伤残保險等其他福利方面,要解釋其是否繼續提供,以及保险费的處理方式(例如雇主支付、雇员支付或中止),如果雇员休假后不返回工作,雇主可以收回在休假期间支付的医疗保险金,这是法律允许的。

包含聯絡人資訊與資源

指定一位HR代表或休假管理員, 供员工聯絡援助。 提供電話號碼、電子郵件地址、辦公室時間。 此外, 包括外在資源的參考, 如國際勞工部的FMLA 招贴和國家勞工部網站。 考慮為在挑戰時期需要心理或支持的员工提供協助方案。

樣本政策語言

以下的樣本政策語言可以被調整並插入您的员工手冊。 將括弧內的占位符換成您的組織的特點 。

[公司名称]符合《联邦家庭和医疗假法》和适用的州和地方休假法。

  • 生、收养或寄养儿童。
  • 嚴重的健康状况使雇员不能工作。
  • 照料配偶、子女或有严重健康疾病的父母。
  • 具有軍事急迫性,例如當軍人被召去當值時,要處理家庭事務。]
  • 照料身患重傷或疾病(最多26周)的被包服務員。

資格要求您至少為[公司名]工作了12個月(不需要连续工作),在休假前12個月至少工作了1 250小時,在75英里內有50名或50名以上雇员的地方工作。您必須至少提前30天通知可以預期的假期。 对于緊急或未預料的假期,請在[數 工作日內通知您的經理人或HR。因健康狀況嚴重而休假,需要由保健提供者出具醫療證。

在FMLA假中,[公司名称]會按你正在积极工作的条件保住你的健康保险。您可以使用累积的带薪假(休假、病假、私人日),按照法律的规定,在不带薪假的同时工作。休假后,您會恢复原有职位或同等的角色,并享有同等的薪酬、福利和工作条件。如果您在休假后至少30天不返回工作,您可以被要求向公司偿还休假期间支付的医疗保险保险费,除非不返回的原因是由于严重的健康状况或您无法控制的其他情形。

回答問題或請假,請以[電話]或[電子郵件地址]聯繫人力資源部,其他信息可到美國劳工部[link]和[州立工務部連結]。

其他政策考量

也應處理家庭及醫療假等特殊情況。

中間和下排休假

FMLA 允許間歇性休假( 分別時間) 或醫療需要時的休假( 例如非全日工作) 。 您的政策應該解釋, 雇员必須試著安排這種假期, 以免不适当地打亂工作。 要求雇员在可能時提供預期的間歇性休假。 為追蹤目的, 用人单位可以要求雇员報告每一次FMLA 缺勤。 包括一個注意, 12周的休假權是根据雇员的工時數计算的; 例如, 非全日工時表使用比例計算 。

家事假

軍事護理會的兩項特殊規定适用于軍事家庭。 具有條件的紧急休假(最多12周)包括參加軍事儀式、安排保育、處理財政或法律事宜、以及軍事員服现役或被召去值班時的心理咨询等。軍事護理會的假期最多可长达26周,以照顧身患重傷或疾病的人。您的政策要明确提及這些權利,因为这些權利常常被忽略。

带薪假与未带薪假

許多雇主提供带薪育儿假或短期残疾,以补充或超过FMLA的不付保障。 明确解釋你的公司如何在休假期间支付工资。 例如: 如果您正在按照[公司名称]的政策享受带薪育儿假, 假期将与FMLA的假期并行。 带薪育儿假提供[數 周的全薪假期。 之後, 假期仍保持不付, 直到您用完FMLA的權利或返回工作。 。 也涉及国家带薪家庭假方案; 如果您的国家要求通过国家基金支付带薪假期, 請注意, 雇员可分別申請这些福利, 公司遵守适用的扣减和报告要求。

保存和遵守

保持所有 FMLA 請假要求、 憑證和批准 的 准确紀錄。 DOL 要求雇主至少保持這些紀錄三年, 并在工作區發送 FMLA 招贴。 確保保密性: 醫療文件必須分別保存, 保密檔案。 您的政策应包括隱私保護的說明, 例如 : [ [FLT: 0]] 。 「 与家事假和醫療假有关的所有醫療信息將保密, 并只與那些有合理需要了解的人分享, 如HR 工作人员和監督, 他們需要資訊以做出與休假相關的決定。

执行最佳做法

實施的確能讓員工與經理了解他們的角色與責任。

人事司

經理員通常在员工需要休假時是第一接触點。 他們必須知道如何認出可能要求的 FMLA 、 避免歧視或报复, 并立刻將员工直接帶往HR。 HR 員工應接受授權要求、追蹤方法以及聯邦法律與州法律的互動等訓練。 定期的复习訓練有助于防止可能导致官司或合规審查的錯誤。

明确宣傳政策

上任時會向所有员工發送手冊, 并在任何政策變更發生時提供更新。 考慮舉行簡介會議或發送全公司電子郵件, 總結家庭及醫療假政策關鍵點。 员工們亦應收到一份DOL海報( 以及任何州立同樣的) 副本, 或以體面或數位方式。 使政策容易使用, 可在壓力時建立信任, 并減少混亂 。

定期審查和更新

法律常有變化。新州薪假方案被制定,聯邦規定定期修正。每年安排一次由律師做政策審查,以确保您的手冊語言保持現實。 此外,如果你的公司擴大到新州,那么這些州休假法就將融入你的政策。 呆滞的政策會造成遵守漏洞,削弱员工的信心。

一個寫得通的政策不僅符合法律要求, 也传达出你對工作-生活平衡的承諾, 也尊重不可避免會發生的個人挑戰。 需要時間來制定一個清晰、全面、符合公司價值的政策, 你的勞動員會以忠誠和信任來應付。