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陪審團的責任和公民責任政策
整合陪審團責任和公民責任政策是組織治理的重要组成部分。 这些政策界定了公司如何支持员工履行陪審團服務、投票和其他公民义务等法律义务。 精心制定的政策通过建立明确的期望、确保法律合规以及培育符合现代勞動力价值观的积极的公民文化,既保護雇主,也保护雇员。
許多員工都不了解自己在陪審團職務或投票的休息期方面的具体權利。 与此同时,很多雇主在模糊的假設下行事,而不是在明确的法律标准下行事,使自己面临巨大的風險。 沒有清晰的政策,組織可能會无意中違反聯邦或州的法律。 积极主动地把這些條款嵌入到員工手册中,表明他們對法律守法和社會責任的承諾,這直接影響了如雇员信任、合作和留用等重要企業的衡量标准。
公司价值對人才的取得和保留有重要影響,而正式的公民参与政策表明,公司尊重个人权利,积极支持社区参与。 這不只是一项遵從工作,而是公司名譽和與工廠關係的战略性投資。
陪審假的法律框架
陪審團的職責是公民的必備义务,而且几乎每個司法管辖区都為被召喚服役的員工提供法律保护。 主要的聯邦法规是 Jury System Superation Act(JSIA),它适用于聯邦法院服務,禁止雇主因陪審團服務而解雇、威胁或強迫員工。 州立法规相差很大,但大多都反映了核心保障,而且常常會擴大。 理解這個法律基础是起草符合法律的政策所必不可少的。
主要法律保护通常包括:
- 禁止因陪審團服務而解雇、威脅或強迫員工。
- 要求雇主在陪審團工作前幾天(例如加州、紐約、麻薩诸塞州)定期支付工資。
- 工資不能因行使服務權而面临負面的勞動行為, 例如減值、負面的绩效評論、或錯過升職機會等。
- 雇主可以要求提供陪審團服務文件, 但對雇员造成不适当的行政負擔卻被阻止,
美國官方公審委員會職責指南[是了解基准员工權利的一個极好的起点。
通知和文件要求
政策應明确规定雇员在接到傳票后如何通知主管或HR部門。 最佳的做法要求雇员在可行的情况下, 即刻提供陪審團傳票的副本, 通常是在收到后48小時內。 這可以讓組織為缺勤作計劃, 并探索延期或借口的選擇, 如果雇员的角色對一個時間性敏感的工程或公共安全操作至关重要。 政策还应规定,如果在工作日结束前被解除陪審團職責,雇员必须立即回報工作,除非州法律明令禁止。
公開的公文是公文, 包括出勤證或法院書記員的來信, 是確認所服務日的合理要求。 然而, 過份嚴格或可疑的確認程序會造成员工的負面經驗, 也有可能支持報復申請。 接受標準的公文而不過度審查是建議的方法。
带薪假和未带薪假规定
陪審團工作期间的补偿是这些政策中法律上最细致的方面之一。 聯邦法律不规定带薪假;它只禁止解雇或报复。 然而,約三分之二的州颁布了法律,要求雇主提供一定數天的补偿。 例如,麻薩诸塞州和紐約州要求前三天的全薪,而其他州要求固定的津贴。
跨多州營運的雇主應采取符合最慷慨的州際要求的政策, 一個共同的遵守策略是支付陪審團全職期的全薪, 并讓雇员保持每天發布的法院發布的薪水。 或者,有些政策要求雇员將法院的付款轉往雇主手中。 兩種方法在大部分司法體系中都是合法的,但所選取的方法必須在政策中明确,以避免爭議。
也有必要考慮陪審團的職責如何與豁免員工的公平劳动标准法(FLSA)相交。 一般来说,如果被豁免員在陪審團的一個工作周中做任何工作,他們必須得到預定的全薪。 然而,如果雇员在那一天不工作,雇主可以扣下全日的陪審團職務。 不訓練管理員的這些FLSA的細節公司可能會意外扣薪,从而危及雇员的豁免地位。 DOL的FLSA豁免指南 提供了一個處理這些情形的详细框架。
反报复保護
光是允許休假是不够的;雇主必須积极保持工作環境,避免公民職責的胁迫。 报复可能很微妙,比如把雇员排除在重要會議之外、拒絕提升、或在要求陪審團職責假后不久就给予负面的绩效審查。 政策必須明确表達對报复的零容忍态度,并为雇员提供清晰的渠道,使其不必害怕受到报复。
法律律師審查被強烈建議, 以确保政策符合國家法律的拼凑。 人資管理学会 保持更新的海圖, 追蹤國家陪審團的職責法例,
陪審團以外的公民责任
陪審團的責任是法定的法定义务,而其他公民的責任,尤其是投票,是积极主动的雇主應該支持的基本權利。 很多州的法律都要求雇主允許有時間投票,通常在提前通知和投票時間方面有特定條件。 強大的公民責任政策超越了這些法律最低限,可以大大增强雇员的信任和社区参与。
投票假政策
根據目前立法, 約一半的州要求雇主提供有酬或無酬的投票假。
- 通常只有在雇员工作時間之外缺乏充足的投票時間的情况下才适用。
- 要求工員提前申請休息,
- 明確地保護投票時間不受懲罰或工資扣除。
雇主應該參考全國立議會(NCSL)資源, 以對投票權法作詳細的概述。 即使是在沒有法定要求的州,提供數小時的有薪投票時間,這也是一個成本低、效果大、能加强民主價值和支持員工滿足的姿态。
鼓励更广泛的公民参与
進一步思考的組織正在拓展公民責任政策,把志愿工(VTO)纳入到更广泛的活动中。 其中包括當選員、加入地方政府委員會、或參與社区服務計畫。 例如,有些公司每年提供16小時的有薪VTO,以取得公民活動的資格。 这些政策通常都是自愿的,但大大提升了公司在社區雇主中的聲望。
起草這些擴展政策時,要包括資格活動的明確定義、簡單的审批程序以及合理的工時限制。 重要的是要避免把公民假期与绩效衡量或生产率目標挂钩,目的是支持公民身份,而不是建立另一性能杠杆。 此外,要注意,有些州有特定的法律來保護當選官的員工,通常需要为此目的制定单独的带薪假期规定。
与其他休假政策交集
陪審團的職責和公民假不存在真空。 陪審團和公民假常常會與其他類別的假期交集,如《家庭及醫務假法》、带薪假、病假和短期殘疾。 政策必須明确阐明陪審團的職位假是另外的權利,除非雇员自愿要求使用陪審團來補充不带薪假,而且州法律也允許。 例如,如果雇主只提供不带薪陪審團的職位假,雇员可以選擇使用陪審團來得到一周的全薪。 但是,如果国家法律要求有带薪假,雇主就不得要求采取这种做法。
也應依據薪工單系統的专用碼, 追蹤投票或社區服務的公民假期, 完全與病假或假期隔開。 這可以確保員工不因履行公民職責而受懲罰,
遵守法律风险和最佳做法
公司在政府中扮演了重要角色。 不遵守陪審團义务和公民責任法會使一個組織面临巨大的法律和财政風險。 不同的州會受到不同程度的懲罰,但通常包括拖欠薪酬、復職、法定罚款,在令人发指的案件中,還有精神痛苦的懲罰性損失。 公司在這些失敗是系统性的時,會面临集体诉讼或州立工業部協調調查。
遵守方面的常见缺陷包括:
- 也造成繁琐的排程障礙,
- 反對那些要求休職的 高級職務員工。
- 強迫員工在合法規定有薪假的州內,
- 不同地方、部門或轉移的不相符合的政策,
也提供年度訓練, 如何中立、尊重地處理陪審團和公民假要求。 報酬申請是向平等工作機會委員會[EEOC]提出的最常控訴之一, 且有文件可查、一贯适用的政策是抗議此項申請的最佳辯護。
執行和宣傳您的政策
政策只有在員工知道它的存在并了解如何使用它才有效。 最有效的方法是在員工手册中突出陪審團的職責和公民責任条款, 使用各類假期的分別。 使用直接、明晰的語言避免混淆法律术语。 包括人權代表或政策管理者的具体聯絡信息, 負責批准這些要求。
考慮這些實施步徑,
- 以法律顧問和HR領導人的投入建立政策。
- 以員工手冊及公司主要網路入口公佈政策。
- 訓練經理:[ 如何應應應要求,
- 透過電子郵件、團隊會議或全公司公示, 向所有员工宣佈新的或更新的政策, 解釋請假的理由及流程。
- 年检: 设定一個重複的年度審查周期, 以按照新的法律更新政策, 特别是在高規矩州, 如加州、紐約和伊利諾伊州。
對於偏僻或混血的勞工,重要的是要澄清如何确定司法管辖权。 偏僻的員工是根据他們的居住地而不是公司總部所在地來召喚的。 政策必須以慷慨的通用标准或建立州特有增编的方式,來應納不同的州要求。
拓展現代、多國劳动力
工作大眾分散的雇主面临一個明顯的遵守問題:单一的、统一的政策如果规定了更严格的要求或未能提供法定福利,可能會无意中違反州法律。 有效的策略是采取符合公司營運地州最慷慨要求的“底板”政策,同时明确规定政策将按照可适用的本地法律管理。 或者,在雇员保護特别有力的州,建立州特有附加方案。
科技在管理這項複雜性方面可以起重要作用。 現代的HR信息系统可以被配置成旗下陪審團職務和投票休假要求,以雇员所宣布的工作地点为基础,并自動适用正确的政策和薪酬要求。 這可以減低HR工作人员的行政负担,并确保全组织一致、符合要求的處理。 对于多州有员工的公司,利用專門多州守法的雇主或專業雇主組織(PEO),可以提供另外一层的法律保护和专门知识。
結論:建立公民参与文化
精心設計的陪審團义务和公民責任政策,不仅能确保法律的遵守,而且能积极反映一個組織支持其雇员成為完整公民的承諾。 雇主們清晰地勾勒出權利和责任,防范报复,以及积极主动地鼓勵參與民主程序,从而建立起了直接有助于长期企業成功的信任和忠誠的根基。
定期的政策評論、透明的交流以及持續的經理人訓練是有效方案的基石。 在有竞争力的人才市場中,員工日益要求雇主按照自己所表達的价值观行事,强有力的公民責任政策是有意义的競爭优势。 它表明公司尊重所有人,尊重他們在更廣泛的社會中的作用,而這正是吸引和留住高層人才的日益強大的動機。
需要更多經典性指南和樣本,請參考美国劳工部的州法概述[和的SHRM樣本陪審團職責政策[。 這些資源為制定既符合你的組織需要又符合你雇员生活和工作的社區的量身定做的各项政策提供了极好的基础。