引言

人力部和財務部的警鐘很少會被敲響,比如劳工部超時审计通知。 調查員們可能會對工資記錄、雇员分類和時間管理做法的年數進行審查,但這並不是不可估量的。 只要有系統的整理、详尽的文件以及對公平劳动标准法的清晰理解,雇主們不但可以活下來,而且可以更強的遵守程序。 人力部的工資和工時司(WHD)負責實施聯邦的工資法,而且通常在三大方面都沒有做任何稽查:把工人适当分类為免費或免費,准确支付加班,以及保持完整和准确的記錄。 這本指南提供了一個深入的一步的路线图,以帮助您為DOL的超時审计做準備、导航和追蹤。

了解加班条例

任何審查辯護的基础都是對規定的牢牢把握。 FLSA要求雇主在一個工作周內支付40小時以上所有工作時數的正常工资率的1.5倍。 這似乎很直接,但那些"工時工作"的細微性,以及如何计算正常工资率,以及哪些人有资格免費,都造成了很多錯誤。 聯邦法律定下了一個基准,但很多州都规定了额外要求,比如每日加班、强制膳食和休息,或者更高的薪金底限。 完全遵守這就意味著了解适用于你們所在地的联邦和州規矩。

需要加班

  • 工作周定義: 工作周是168小時的固定、经常性的周期(连续7次24小时),加班是每工作周而不是每工作月的計算。您不能在兩周內平均花上幾小時,以避免加班。
  • 包括工時薪、佣金、非裁量性獎金、零工薪等大部分的工資,
  • 」 時間可以補償: 并非所有時間都是「工時」, 但DOL有很寬的定義。 等候時間、值班時間、工作日旅行、訓練、甚至花在裝備和脫下所需裝備上的时间, 都可能可以被補償。 DOL的《工時實錄》提供了详细的指導。

豁免對非豁免員工

失業是稽核中最常见和最貴的違章。 FLSA规定了行政、行政、專業、外部銷售和電腦員工的豁免,只要他們既符合薪金限值,也符合職位考核。 單靠工作名單永遠不能确定豁免。 例如,一位叫作“管理者”的員工,他花60%的時間做例行工作,非管理性工作可能不符合行政豁免。 定期審查每个被豁免职位的实际职责是不可或缺的。

為何DOL會進行加班稽核

了解會如何開發稽核, 有助于您在通知到來前解決問題。 WHD 調查有幾個原因, 有些雇主比其他雇主更可能被選中。

DOL 稽核的常用引數

  • 雇主或雇主都提供資訊, 包括工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、工作資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資、生活、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資訊、生活資、生活、生活資、生活、生活、生活資、生活資、生活資、生活資、生活資、生活、生活資、生活資、生活、生活、生活、生活、生活
  • 某些業務在歷史上有很高的违反FLSA率,包括建築、招待、保健、零售和農業。 如果你的企業在其中一個區域, 你將面临一個更可能隨機或有目標的審查。
  • 對於「FLSA」的違法行為, 也將在最初和解後多年進行追蹤。
  • 數據顯示, 數據系統的通訊系統在網路上已完全被使用。

收集基本文件

檔案是您最強的盾牌。 FLSA 要求雇主至少保持三年的薪水和時間記錄, 以及至少兩年的工資計算和集体協商協議等支持文件。 如果您不能提供所要求的記錄, DOL 會使用員工的估計, 而員工的估計很少會有利于雇主。 在開庭前, 組織以下材料。

要準備的核心紀錄

  1. 時間和出勤記錄: 每日紀錄顯示起止時間、休息時間和工作總時數。
  2. 薪帶紀錄: 薪帶、卡片摘要和算法, 顯示正常费率、加班保险费和任何特殊付款(套金、班次差)。
  3. 雇员分類列表: 所有雇员的名單、豁免地位和特定豁免类别(例如行政、行政、專業)。
  4. 工作描述 : [[FLT: 1]] 所有角色的详细位置描述, 尤其是豁免角色。 它們應該概述主要职责和花在每個角色上的时间的大概百分比。 确保描述符合实际的責任 。
  5. 雇员手冊和政策: 加班授权、工時安排、膳食休息和反报复規則的书面政策。
  6. 豁免确定記錄: 每一名被豁免工人,保存文件,表明您已檢查了薪金门槛和職責,其中包括在适用情况下的扣减薪金记录。
  7. 」 优先的稽核報告: 如果你有之前的DOL稽核或自我稽核,

保存记录的最佳做法

永遠不要改變原始的時間紀錄。 如果需要更正, 請在一個单独的字段或用一個說明改變原因和日期的附注來清晰地寫。 使用所有編輯都使用時間戳的薪工單和時刻記憶軟體。 對遠地和時機的員工, 實施一個在下班後、 接電話或完成家內文件的時刻工作記錄的系統。 DOL 常常要求旅行紀錄、 訓練出勤記錄和通訊紀錄, 以決定所有可赔偿時間是否都被記錄 。

雇员分類审查

分類錯誤是拖欠薪水的主要原因。 积极主动地檢查每名雇员的狀態,就能在他們出現在審查之前找出問題。 這不是一次性的任務;規定的改變,以及工作职责的演化。

如何进行分類稽核

  • 檢查薪金阈值: 截至2024年7月1日, 大部分白領豁免的最低工资是每周844美元(每年43 888美元)。 DOL 定期更新此數值。 使用目前的數值。 有些州, 如加州和紐約, 门槛更高 。
  • 以「行政」為例, 行政豁免要求雇员做與管理或一般營業直接相關的辦公室或非手動工作, 并在重大事件上行使裁量權和独立裁量權。
  • 重新分类, 需要: [[FLT: 1]] 如果雇员不符合所有标准, 重新分类為非免費, 立即開始追蹤和支付加班。 記錄改變的原因以顯示善意的遵守 。
  • 以 州 法 為例 : 。 許多州都有自己的加班和分類規定。 例如, 在 加州 , 職務 考驗 更嚴格 、 薪水 也 更高 。 您必須 遵守 最 適合 員工 的 律法 。

內部預審

自我審查是「DOL」到來前捕捉及改正錯誤的最佳方式。 至少每年排行榜一, 或是在兼并、所有權變更或重大管理更新等重大事件之後。

内部审计步骤

  1. 审查代表樣本 從至少過去兩年中抽取薪資記錄, 專注於包括獎金、佣金或其他不定期薪資的薪資期。 重新計算一些非豁免員工的加班, 并比照實際的薪水。 尋找系統性地誤判正常薪資, 尤其是有不隨機的薪資的週。
  2. 確認時間準確 : [[FLT: 1] 檢查所有工作時數都記錄在記錄中—— 包括早起、晚結束和短班。 如果您使用四舍五入政策, 它們就确保中性( 例如, 四舍五入到最近的15分鐘, 并加增和加增 )。 向下一致的四舍五入是紅旗 。
  3. 檢查 Off the Clock 工作:[[FLT: 1] 訪問管理員及審查電子郵件記錄, 以查清雇员在下班或下班前是否要上班。 常见的例子包括回應家用電子郵件、參加自願訓練、或無薪在工作站點之間旅行。
  4. 儘管聯邦法律不為大部分员工规定膳食休息(某些州法律或集体談判協議除外 ) , 但許多州都如此。 確保休息被采取、有文件记载、不能通過。 提供“工作午餐”的雇主可能會因此需要加班。
  5. 檔案更正 : [[FLT: 0] 。 如果您發現拖欠的薪水少, 請計算拖欠的薪水, 并自願支付。 DOL 視自愿還款為減輕的因子, 通常會減輕罰。 請保留這些還款的記錄, 以證明他們是誠實的 。

培训和交流

也無法讓這些人了解或遵循最佳政策。 訓練會減少意想不到的違法行為,

培訓中要涵盖的題目

  • FLSA 基本原理 : [[FLT: 1] 教導導人基本原理:什么算作可赔偿時間, 如何計算超時, 以及豁免角色和非豁免角色的區別。 使用您工作場所裡真實的世界例子 。
  • 以「 零 」 的標準來訓練所有員工, 以記錄每分鐘的工作。 解釋一下, 四舍五入的政策是中性的, 並且不能將自己的時間整齊。 強調禁止下班, 必須報告 。
  • 禁止的行為:[ 明确规定,未经批准的加班仍必须支付。
  • 提供一份文稿,供調查員突然出現時如何表達:「我將指示你找處理這些事情的人。 」
  • 紀錄保留: 确保薪工單和HR員員了解保留期, 以及如何快速取回文件。 執行一個模拟要求來測試您的系統 。

答复

人們在網路上發表了一個調查通知,

审计期间

  • 指定單一聯絡人: 這個人(HR主管、遵章督察或外部律師)會與調查員协调,收集文件,安排訪問。 限制聯絡會减少誤會。
  • 全面而迅速地合作: 提供所要求的格式和时限文件。拖延引起懷疑,并可能导致傳票。在宣布审计後,不要销毁或修改任何記錄。
  • 保持保密性: [[FLT: 1] 避免與員工討論審查, 除非有必要。 限制對應團隊的 DOL 通訊。
  • 參議員: 在訪談時請有一位職業律師。 他們可以保護你的權利, 幫助准确設計答案。 您的律師在提交文件前, 應先審查所有文件 。
  • [ [FLT: 0] 文件每一份要求 : [[FLT: 1]] 記錄調查員的每份要求、 提出日期和您提供答复的日期。 這會建立合作的明確時間線 。
  • 」 。 」 「不要自愿提供附加資訊 : [[FLT: 1] 」 只回答所問的問題。 如果調查員問到某位特定雇员, 不要對其他分類表示意見。 避免猜測 。

情報部的目光

調查員會審查時間記錄、薪水記錄和书面政策。他們通常會在網站上和電話上訪問現任和前任雇员的樣本。他們會檢查被豁免的員工是否真正履行豁免職責,以及非豁免工員是否會得到所有時間的薪酬。紅旗包括記錄的空白、四舍五入、下班的報告以及說他們在休息中工作過的員工。調查員也可以檢查您的薪工軟體設置和任何自動的守時規則。

后 审计跟蹤

調查後, 法律部會發佈一份书面決定。 這可能包括要求退工資、违约金、以及對有意或一再違法的民事罰金。 您如何處理後果會影響您的長期遵從紀錄 。

审核后要采取的步骤

  1. 仔细地审查結果: 讀取每一個被引用的違法。 需要澄清時, 請問。 您有權提出其他證據或辯論DOL誤解您的行為, 以爭論結果。 许多歧見都通過商議解決 。
  2. 立即還清工資: 如果國務院确定拖欠工資, 即刻支付拖欠工資。 自愿支付會減少或取消已清算的工資和懲罰。 确保員工得到拖欠工資, 並記錄收據。
  3. 更新的政策和做法 : [[FLT: 1] 實施變更, 以解决違法的根本原因。 例如, 如果午餐休息沒有正確的追蹤, 便會制定新的突破政策, 并更新您的手冊。 如果發現分類錯誤, 請重新分类, 并依此調整受影響的员工的薪酬 。
  4. Re ⁇ train 工作人员: 对所有經理和薪工單工作人员进行关于订正政策的强制性培训。
  5. 排期 自我考核:[ 在6個月內再次進行内部审计,以確認已采取了改正措施,而且沒有新的問題。

結 论

準備DOL加班审核不是隱藏問題,而是先找到和解決問題。 投資精准的時間守時、正確的分類、徹底的記錄保存和定期訓練的雇主會在審查中幸存下去,而且會經營更公平、更有效的生意。 DOL的目標是遵守,而不是懲罰;展示遵守的善意努力往往會使处罚更輕,更快的解決。 今天的准备工作由來审查你的目前記錄,并自審自決。 如今花在時間和资源上的成本遠低于引用、背面工资和以后的法律費。

官方指南請參考 DOL的加班薪資頁[和 加班薪資實表。