為何多元和包容政策屬於你的雇员手册

工資與資訊都相當強烈,

  • 一個政策定義了可接受的行為, 明令禁止歧視、騷擾、及报复。 工員了解違法行為的后果, 也懂得如何報復關注。
  • 包括DEIB政策, 多元性和包容性不只是口號, 而是嵌入於公司文化與運作中。 這與現任及未來的員工建立信任。
  • 法律合规性:[ 联邦和州法律,包括《民權法》、《美國残疾人法》和《就业年龄歧视法》第七篇,要求雇主保持工作场所不受歧视。 一本概述這些保障的手册有助于履行合规义务,并可作为在索赔中作出真诚努力的證據。
  • 2023年的格拉斯門調查發現, 超过四分之三的求职者和員工認為, 不同的工作大軍是評估公司的重要因素。 明确的包容政策可以改變招聘和雇员留用。
  • 政策提供了一套一致的框架,處理控告、住宿要求和懲罰。

第1步:评估您的目前政策和找出差距

寫作新政策前, 檢查您现有的手冊, 找出在多元性、 包容、 平等机会、 以及反歧視等方面存在的問題。 尋找已过时的語言、 缺少的保護類別、 或缺乏可操作的指導的模糊的語言。 共同的空白包括:

  • 無人提及性別、性別表示或性倾向(多個州都保護),
  • 失能、宗教做法或孕期的住宿政策缺失
  • 缺乏明确的骚扰或歧視的報告程序
  • 缺乏薪酬平等、包容性會議或无障碍交流的語言
  • 微侵犯、無知偏見或屬性等關鍵名詞沒有定義

由HR、律師、或多元性委員會(如果可能 ) 加入到審查中。 他們的觀點會顯露出盲點, 并确保政策能反映你工作的人間經驗。 考慮做一個保密的员工調查, 以了解员工感到最脆弱或最受排斥的地方。 資料會突出手册必须克服的空白。

第2步: 界定明确的多元性、公平和包容目的

手冊政策應該符合您的組織的 DEIB 策略。 首先要說明具体、可衡量的目的。 例如:

  • 三年來, 代表不足的團體在領導角色中的比例增加了20%。
  • 」「在年度雇员參與調查中,
  • 」「确保所有工作职位使用包容性語言,
  • 」「在12個月內把解決住宿要求的時間調低30%」。

它們是您所寫的,有助于员工理解規定背后的「原因 」 。 考慮在手冊中加入一個序言,阐述您的DEIB愿景,并将其與公司价值观联系起来。 強烈的序言可以把政策框架描述成不是懲罰性限制,而是對一個人人都能欣欣向荣的文化的承諾。

第3步: 寫入包容、尊重的語言

語言問題。 使用獨立或过时語言寫成的政策可以疏遠它要保護的員工。 使用這些指導 :

  • 使用中性詞:[ 用“he/she”取代“he”或重新排列句子。
  • ” ” 。 ” 。 ” 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。
  • 包括受保護的類別:[ 列出种族、肤色、宗教、性(包括孕期、性取向、性身份)、民族、年齡、殘疾、基因資訊和退伍者。如果您所在的州或城市有其他的保護,也包含這些。
  • 以「自閉症」為例, 許多社群(例如自閉症人)更喜歡第一語言。 疑問員工或向受人尊重的宣傳組織請求。

代名词使用和首选名稱

明确支持您手冊中使用個人代名詞和選取姓名。 說明員工可以在電子郵件簽名、名牌和會議介紹中分享代名詞, 以及同事要敬重使用代名詞。 包括一個注意, 經理人和HR會更新內部系統, 以体现員工的首選名稱, 即使他們的合法姓名仍保留在薪水單上。 這個小而有力的政策可以防止性别歧視和認證性别多元性。

考慮增加一個關鍵的DEIB名詞(多元性、公平性、包容性、屬性、微侵犯、無意识偏見)的簡表, 讓所有員工都分享共同的語言詞典。 一個詞典可以減少誤解, 使員工們能建设性地討論包容議題。

第4步: 消除歧視、騷擾和报复

有力的反歧视和反骚扰政策是任何DEIB部分的支柱,它应包括:

  • 強烈宣佈對歧視、騷擾或报复的零容忍。
  • 包括言語、體力、視覺、電子行為等。
  • 禁止行為的例子(流言、笑話、冒犯性評論、不想要的進步、威脅、微弱攻擊),
  • 由多個頻道(例如直接經理人、HR、匿名热线、專門的DEIB官員)來清楚的報告程序。
  • 保證對指控會迅速和秘密地进行调查,不會有报复。
  • 包括可能终止和酌情移交执法。

該政策應适用于所有員工、承包商、小商贩和訪客, 包括工作活動、數位平台、虛擬會議空間等。 因為偏僻與混亂的工作環境可能模糊邊界, 包括Slack頻道或Zoom呼叫時的騷擾評論等例子。

微侵犯和旁觀者干预

教員如何识别和處理微侵犯,也就是一些常常是无意的、使個人边缘化的微弱的侵害。 在手冊中,描述微侵犯(例如,“你如此清晰地描述...” ) , 并澄清,虽然他們可能不常被打擊,但會削弱包容。 提供一個框架來解決這些侵害:直接回報、向管理者报告、或采用旁觀者介入策略。 微侵犯的积极主动方式表明,该组织對微弱的偏見是認。

第5步:促进无障碍和公平机会

包容要求消除障礙。您的手冊應详细列出便利和公平使用。

  • 殘障便利: 參考ADA, 并解釋要求合理便利的交互程序。 提供指定協調者的聯絡方式。 指定便利可包括人工機械、 弹性排程、 手語譯者或辅助技術 。
  • 教會的規定是: 宗教的住宿: 教員如何要求宗教儀式的寬容度,包括時間的變更、休息或服裝規定的調整。
  • 描述假期、哺乳室及對懷孕員的無歧視保護。
  • 支付公平:[ 表示你對公平补偿的承諾, 并概述雇员在不害怕被报复的情况下提出薪酬的問題的程序。 參考任何适用的薪酬透明法 。
  • 包含會議和通訊: 鼓励使用字幕、可存取文件(例如,带有alt文字的PDF)和會議中的代名詞分享。 提供指南, 以建立可辨別的滑稽, 供色盲參加者使用, 并在可能的情况下使用簡易的語言 。

數位存取

遠距工作增加, 數位存取至关重要。 您的手冊應該要求所有內部和外部的通訊, 電子郵件、文件、 内联网頁面、 影片, 顯示WCAG 2.1 AA 標準, 其中包括提供音效內容的筆錄, 以及确保合作工具能與屏幕讀取器兼容。 指定一個存取冠軍定期審查數位資源 。

第6步:在补偿中纳入薪酬平等和反歧视

公平不僅僅僅僅是行為, 包括員工的薪酬。 很多州現在禁止雇主查詢薪水歷史,

  • 而不是以保護的特質為基礎。
  • 以及如何讓員工獲得其職責的薪資範圍。
  • 禁止對討論工資的員工进行报复(許多情况下都受國家勞動關係法保護)。
  • 概述提交薪酬公平申請的流程,包括HR中指定的聯絡人或第三方被封鎖的人。

考慮與您的組織的薪酬公平分析或承諾報告相連。 即使只是簡短的意向表達定期的薪酬審查,

第7步:起草过程中征求利益攸关方的意见

由各種利益方參與:

  • HR和Legal: 确保遵守聯邦、州和地方法律。
  • 提供社群意見與首選語言。
  • 管理者:[] 协助查明实施中的切实挑戰。
  • 通信隊:[]确保可讀性,并与品牌聲音一致.
  • 前线員工:[ 以小型跨功能團隊來實驗理解和适用性,進行焦點群或實驗政策.

記錄您收到的回應, 并解釋它如何塑造最终的政策。 修改流程的透明度會促进信任, 并顯示員工的聲音很重要 。

第8步:政策方面的管理員和工作人员

政策只有效於其执行和理解。

  • 新的DEIB政策的内容和其重要性
  • 如何認出和防止微弱的侵犯、無知的偏見和騷擾
  • 报告所涉的适当程序
  • 管理者特有責任,例如應付要求和建立包容性行為模型
  • 如何尊重對身份和包容的談話

提供多种形式的(活、錄、寫)和定期的訓練, 不只是在上任時。 使用現實世界的情景和角色扮演來建立技能。 根据 人力资源管理学会, 最有效的DEI訓練正在進行中, 并融入到领导力的培养中。 包含一個模块, 專門供管理者用, 如何應應住宿要求, 如何便利包容性的團體會議。

步骤9:有效交流政策

最好寫的條件如果被埋了, 也不會被注意。 讓您的DEIB 區域容易找到和參考 :

  • 包含一個與 DEIB 區域相關的目錄 。
  • 出版一份獨立的一頁摘要,
  • 及與每位员工分享 PDF 。
  • 上任時,
  • 特別是在發生了大事件或法律更新之後,
  • 建立快速參考卡, 包含關鍵聯絡人, 以及如何報告關注。 以數字和印刷形式在共同區域中傳送 。

也邀請員工在QQA直播會議中發表問題。

第10步:衡量效果和不断改进

建立衡量尺度以追蹤其有效性:

  • 歧視或騷擾的控告數量和類型(循環趋势)
  • 雇员的归属、公平及心理安全調查
  • 各级和部門的代表
  • 住宿要求的完成率和及时性
  • 完成率和保留知識
  • 按人口群体分列的雇员更替率

每年都或當法律有重大變化時, 檢查政策。 例如, [[FLT: 0]] 美国平等工作機會委員會[EEOC][FLT: 1] 常更新防騷和合理便利的指南。 迅速加入這些更新。 啟動ERG和雇员回報渠道, 了解什么是可行的,什么是需要修改的。 考慮發行一份公共的DEIB年度报告, 概述调查结果和計劃的改善措施, 这表明了對内外利益方的責任。

建立超越政策、

寫作政策是必要但不足以真正包容的。 要從遵守到文化, 就要把DEIB原理嵌入日常的習慣中 :

  • 領導人應該在全方位會議中提及DEIB政策, 以及使用包容性語言、承認自己偏見、公開支持的行為。
  • 認證程序:[ 慶祝超過和超過建立包容性環境的經理員和團隊。
  • 建立定期的觸點, 匿名調查、聽話、ERG圆桌会议等, 以收集员工對手冊效果及廣泛文化的投資。
  • 政策應具有足夠的灵活性, 以處理複雜的情況, 例如有殘障的黑人女性或需要宗教住宿的非二進制員。
  • 提供工具供提供和接收對包容性行為的回應。

一份哈佛商業評論研究發現,具有全面DEIB政策以及支持其文化的公司,都看到了更高的革新和较低的营业额。 政策本身是不够的;它们必須是每天活在大規模中的公平承諾的一部分。

法律合规考量

該指南涵盖許多法律基礎, 總要征求熟悉您所管辖法律的雇工律師的意見。

  • 1964年《民權法》第七篇[ 禁止基于种族、肤色、宗教、性别和民族的歧視。
  • 美國人「殘障法案」[ 要求合理便利,
  • 《就业歧视法》 - 保护40歲及以上工人
  • 《同酬法》-规定基本相似的工作的同酬
  • 《怀孕歧視法》——禁止基于怀孕、分娩或相关条件的歧视

州和地方法律可以增加受保護的类别(例如婚姻状况、犯罪史、信用史、軍事地位),并需要制定其他政策(例如带薪病假、投票假、反欺凌)。

結 论

將多元性和包容政策融入您的员工手册不是一次性的對話框。 它是一個不斷的目標,它會建設一個每個员工都能充分贡献和感到归属感的工作场所。您通過評估目前的空白、寫作包容性語言、處理歧視和无障碍、訓練员工、衡量結果以及定期更新政策,為公平的增長打下一個基础。

一本有強烈的DEIB政策, 精心設計的手冊可以保護你的組織免受法律風險, 吸引高超的人才, 並且向員工發明他們自己是受歡迎的。 從這些步子開始, 但不要就此止步。 讓您的手冊成為一個活的文件, 隨著你的組織學習和發展而進化。 需要更多的指導, 請參考參考參考[ [FLT: 0] 的 SPHRM 政策文庫 [[[FLT: 1] 的資源, 以樣式政策語言為主。 隨著意和持續, 你的手冊可以成為一個強大的融入工具, 不只是一個規則清單。