如何妥善追蹤加班時間以确保遵守法律

• 雙倍時間 ——某些州(例如,加利福尼亚州,每天12小時以上,或连续7个工作日)或某些假日工作。
• 公有部門的雇主通常不能提供加班時間。 公有部門的雇主在特定情況下可能有不同的規矩。 公有部門的雇主通常會在公有部門的公有部門中找到工作。
• 邦恩斯和佣金 — — 在计算正常的薪率時,必須包括某些獎金(例如:不隨機的生產獎金、班差和回溯性加薪),這會影響加班率。 如果同一薪期内存在多重獎金類型,重新计算可能很複雜。
• 通常的工薪率是按工薪的1比0的乘以率。 工薪率和日薪率[ – 這些員工有特殊的計算方法。 正常工薪率的推算法是,除以工作總時數,加班的薪率是40周以上每小時的正常工薪率的一半。

計算正常费率是最常见的 FLSA 違反規定。 任何未被 FLSA 明确排除的補償必須包含。 被排除的項目包括禮物、 隨意獎金、 支出偿还以及某些福利計劃的缴款。 如有疑問, 請向聘雇律師或使用自動處理正常费率計算的薪資軟體 。

不遵守的后果

無法正确追蹤和支付超時薪水會對您的組織造成嚴重影響。 了解可能會受到的懲罰更突出了為什麼精确追蹤不只是行政上的便利,而是法律上的必然性。 其風險遠不止於簡單的薪工單校正。

法律处罚和退款

违反加班法可以使勞工部代表雇员提出诉讼。雇主可以被命令支付不付加班的回薪,加上等值的 清偿的赔偿金[。利息也可以累积。如果發現违法行为是故意的,法定时效由二年到三年,而且加重了处罚。在有些州,每犯一次违法行为,可判以额外的民事处罚。例如,在加州,每一次初次支付期,如果有违法行为,可判以100美元罚款,而以后每一次200美元。

集体訴訴案的風險越来越大。當系统性超時侵害影響多位员工時,原告律師常常會在FLSA下采取集体訴求。這些案件可以导致价值数百万美元的和解或判決。光靠国防成本就能打碎小生意。 最好的辯護就是有准确的時間記錄支持的积极主动遵守。

名誉损害和雇员道德

反之,公平薪酬做法的名聲有助于吸引和留住高超人才。 在劳动力短缺的企業,合规性可以成為競爭的優點。 求职者在Glassdoor等平台上越来越多地研究雇主的評論,而工资爭議是负面評論中常见的主旨。

增加审计風險

一個單位的工資單會被稱為「工作單位」。 一個單位的資金單位會被稱為「工作單位」。 數位工資單的調查員會檢查所有工資單位, 不只是對抱怨的員工。 記錄不全或系統錯誤會導致全體的拖欠支付單位。 一個稽核會需要數月, 並且打亂正常的運作。 除了DOL的稽核, 國家勞工局會會自行進行調查。 多國雇主會面临多個司法管辖区的同時稽核, 每個地方都有不同的紀錄要求和懲罰结构。

選擇時間追蹤方法

選擇正確的系統是超時遵守的基本。 方法必須精确地記錄工作時數, 防止舞弊, 並與您的薪工單流程整合。 以下是常用的選擇, 按可靠性和精度排序 。 正確的選擇要依您的勞動員數、 業務和預算而定 。

手動時表

紙面或工作表的時數表成本低廉, 但容易出錯。 員工可能會繞圈、 忘記記錄起止時間、 或故意偷取時間。 主管員也會犯數據輸入錯誤。 手動方法需要持續檢查, 且不建議任何有數人以上的組織使用。 如果您必須使用, 請執行嚴格的政策, 要求員工和經理員每天簽署。 使用預數表來追蹤已發出和回復的時數表。 手動表會比照其他記錄, 如安全徽章刷卡或電腦登入/ 登出日志 。

生物測量系統

指紋、面部認證或視网膜掃瞄器消除了好友的拳擊,并确保了對的人的時機。這些系統非常精准,但需要前期投資。隱私問題和規定(例如伊利諾伊州的生物量信息隱私法)必須在员工的明确同意和數據處理政策下加以解决。有些州要求具体披露生物量學資料的存储、使用和毀滅方式。在任何员工加入生物量學系統之前,要取得书面同意。要保持加密和存取控制,以阻止資料被破壞。

集成數位平台

現代的基于雲的時間追蹤軟體會自動回彈、旗子缺失的擊擊以及实时計算超時。 许多平台也管理 PTO 、 排程轉移, 並直接整合到ADP 、 Gusto 或 QuickBooks 等的薪工單提供商。 例如 [[FLT: 0] 副、 TSheets 和 鎖定 [[[[FLT: 1] 。 要新增符合, 尋找在批准後鎖定時表的功能, 并保持一個無法編輯的審查小徑。 系統應支持不同雇员群和位置的多個支付規則。 錯誤的擊或接近超時阈值的自动通知可以幫助管理者在遵守問題發生前介入 。

移动和远程追蹤

使用 GPS 地理邊緣的手機應用程式可以記錄工作站點的時間。 這會阻止員工要求不工作的時間, 也有利于追蹤不同位置之間的行程。 確保應用程式記錄所有的編輯和時間戳, 以免原始資料被無蹤地覆寫。 對於跨過多時區的員工, 系統必須記錄員工的當地時區, 轉換到雇主的時區發薪。 有些州要求遠端的員工在回應電子郵件或接通正常時間的工作電話的時間都得到补偿。 机动追蹤可以捕到這本不隱形的工作。

准确加班跟踪的最佳做法

建立系統只是戰鬥的一半。 您必須執行每天推动守法的政策和程序。 持續的執行是守法組織和那些受到懲罰的組織的分別。

明确政策和雇员培训

寫一份详细加班政策, 包含在員工手冊中。 其應包括:

• 加班的規定(例如,某些州每周40多小時,每天8小時)。
• 加班需要事先批准。
• 工作超時(仍需要薪水,
• 如何報告時表錯誤和更正的截止日期 。
• 禁止任何要求停工的 工作及報告程序

訓練管理員和員工每年要遵守這些政策。 強調所有工作時間都必須記錄 [[FLT: 0] , 即使它不是事先批准的。 如果雇主知道或應該知道工作已經完成, 仍不能記錄它是否必須支付。 如果您的勞工多樣性, 提供多語种的訓練。 試驗用短考試, 并保留至少三年的訓練記錄 。

定期审计和调节

每個薪期結束時, 請將時間與時間表、 專案紀錄及任何其它記錄相對 。 尋找反常: 員工在開工時常在時間上時刻趕超、 午餐休息缺漏、 或是在小時內大跳。 使用報告工具來產生例外報告供审计 。 [[FLT: 0]] 人力资源管理部建議至少每季度進行正式的稽核。 在稽核中, 檢查加班計算是否正确, 豁免是否正確, 以及是否符合紀錄保留要求 。 記錄每項稽核的結果與整改行動 。 向高级領導人分享總結結果, 以顯示遵守性努力 。

自動通知

建立時間追蹤系統, 以便在员工接近加班门槛時通知經理員和員工。 這可以進行积极主动的調整, 例如重新指派工作或提醒員工停止工作。 有些系統甚至可以讓您要求經理員批准, 才能讓系統在某一小時內進行超時。 顯示工作時間的实时儀表盘可以幫助經理員做出明智的人事決定。 在工作量波动的行业中, 這些警示在控制勞動成本的同时, 尤其有價值。

處理未經批准的加班

根據《联邦劳动保障法》,雇主必須支付所有工時的工資,即使工作是未经授权的。 补救措施不是扣薪,而是教訓雇员或調整未來的工期。 您的政策應該明确這一點。 絕不要求雇员"下班" —— 這是直接的違法行為, 并會招致官司。 如果您發現了未经授权的加班, 請在下一個正常的工資周期中支付。 然後與雇员就你的期待進行談話。 記錄討論和任何纪律处分。 在所有雇员中一致地执行政策是至关重要的。 某些雇员的分開, 可能导致歧视申請。

法律考量和保存记录

适当的文件是您在 DOL 調查或員工官員官司中最好的辯護。 確切地知道要保持什麼, 以及要保持多久。 記錄的不當會產生一個假設, 有利于員工申請的工時 。

保存紀錄多久

《联邦法》要求雇主至少保存[]3年的薪水和時間紀錄。與工資計算有关的紀錄(例如時間卡、工作表、扣除)至少保存2年。有些州有更長的留存要求——檢查你的本地管理条例。如果有报复性索赔或其他法律行動,限制更長,保存紀錄更加安全。如果你們组织要遵守政府合同,保存紀錄的要求可能延長到7年。制定紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄,并依此紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄紀錄被销毁,那么就按书面政策和文件來記錄。

要保持的紀錄

對於每名非免費的員工,請保持:

• 姓名、地址、職業和社保號碼
• 出生日期(如果不满19岁)。
• 工作日總工時和每工作周總工時。
• 正常的工時率和每天/每周的直率收入总额。
• 工作周加班收入总额。
• 工資增加或扣除的
• 每一薪期和薪期的薪水总额。
• 任何關於加班其他计算方法的书面協議。

這些紀錄必須以不可變更的方式保存。 數位系統有審查紀錄的紀錄是最佳的。 如果您使用紙, 請將它們儲存在鎖定的內閣中, 用時機印記備份。 對遠方的員工, 請保留指定工作地點的紀錄, 以及任何可以赔偿的旅行時間 。

處理爭議

當員工對他們的時間表提出質疑時, 請迅速調查。 讓員工和經理員每一次審查爭議時間, 提供證據( 安全錄像、 電子郵件記錄、 GPS 資料 )。 如果需要改正, 請調整薪資, 記錄原因。 [[FLT: 0]] 絕不因雇员提出遵守問題而對他進行报复[[[FLT: 1] —— 法律保护告發者。 追討要求可以造成额外的懲罰和損失, 和基本工資要求分開。 建立明确的解決爭議的程序, 并通知所有員工員。 鼓励員工員提前報告, 以便在工資期结束前解決差异 。

遵守的技术和自动化

時間追蹤科技的进步使得遵守性更加容易。自动化可以減少人性的錯誤,并釋放HR和薪工資工作人员完成高價值的工作。在評估科技解決方法時,要优先安排直接支持管理要求的功能。

实时加班

現代時間追蹤系統在員工的時鐘上下時实时計算加班。 這讓管理者立即看到勞動成本和遵守狀態。 而不是在薪酬期結束時發現加班的違法行為,你可以在薪酬期間介入。实时計算也自動處理複雜的情景 — — 例如加州的每日加班或紐約的分班。 尋找一個系統,在员工在同一薪酬期不同司法管辖区工作時,可以同步适用多重薪酬規則。

与薪金和人力系统整合

時間追蹤與薪工單系統之間的人工資料轉移會引入錯誤與延遲。 整合平台會自動將已批的工時推向薪工單, 減低錯誤計算的風險。 整合還會精简紀錄, 所有時間和付費資料都包含在一個可稽核的系統中。 在對整合作評估時, 確認系統能處理您的特定薪酬規定, 包括班次差、 獎金和扣費。 整合會先與小組一起試驗, 然后再向全組織推出。

自动警示和通知

系統產生的警報可以幫助您排在遵守問題的前面。 設定警報的用途為:

• 雇员接近超時限值。
• 錯失了鐘表或者鐘表
• 薪期末的時表不全 。
• 可能表示時間失竊或四舍五入錯誤的異常模式 。
• 某些角色需要的許可或許可證或許可證到期。

這些警報應該傳送到員工和他們的管理員。 有些系統讓管理員直接從他們的手機裝置中應答警報, 以便能实时解析。 定期檢查警報紀錄, 以找出需要變更流程的重複問題 。

管理不同工作队伍的加班

加班規則依工作關係的性別而不同。 理解這些細節有助于避免誤解與違背。

非全时工和临时工

兼职雇员可享受与全职雇员相同的加班,一周工作超过40小时(或其他适用的限值)。由人事机构提供的临时工和季节工是独特的挑戰。在许多司法管辖区,人事机构和客戶雇主共同承担加班的遵守责任。你与人事机构的合同应当明确规定工時守時责任、薪酬率和加班的責任。當临时工人在同一周被安置在多个客戶工地,协调所有工作的工時至关重要。

独立承包者

錯誤將雇员歸為獨立承包商是日益強化的一個方面。 國稅局和國稅局等机构使用多因素測試來決定正確的分類。 如果您聘用獨立承包商, 請確保他們真正經營獨立的企業, 并控制自己的工期。 需要簽署的合同、 发票和經營執照的證明。 如果獨立承包商專門為你工作, 并遵守您的工期, 就可以重新划分為雇员的加時責任。

非免薪雇员

有些有薪雇员不免付,而且有加班的权利。他們的正常薪水是用他們每周的薪水除以他們要付的工時(一般是40)來算。任何40以上的工時,必須按此正常薪水的1.5倍來付。有薪非免付的工時跟按時的工時一樣重要。很多雇主誤以為,支付薪水自動提供免税,這造成了高昂的後付責任。

建立遵章文化

遵守不是一次性的計畫,而是一項持续性的承諾。 建立珍視精确時間追蹤和公平薪酬的文化會保護你的組織,增强员工的信任。

領導人收買

遵守始于最高層。當高管們表示致力于精确的時間追蹤和加班薪酬時,管理員和員工會效法。在定期的領導報告中加入遵守的尺度。在商業評論中討論加班成本和遵守狀態。當領導者把遵守工作當做优先而不是行政負擔,訊息會連續到組織。

连续改进

每年都要檢查時間追蹤和加班政策。 更新以反映法律、勞動員和技術的變化。 要求員工和經理對哪些工作有效果和哪些不起作用作出回應。 使用例外報告和稽核結果來找出需要改进的方面。 持續改善會保持你的做法, 降低造成大规模違法的系統錯誤的風險 。