精心設計的申訴程序是一個組織可以實施的最關鍵政策之一。它可以作為正式机制,使员工可以不害怕报复而告發冤情、不端行为或不公待遇的關注。 如此程序完成后,不仅能解決個人問題,而且能加强透明度、責任心和尊重,加强工作室的整体文化。 全面指南可以讓你從基本原理到實際實施步態,從建立清晰和公平的申訴程序,确保您的程序符合法律标准,并增进信任。

為何明确的申诉程序是不可商榷的

許多組織都把申訴程序當做一個檢查的盒子,但精心制定的政策遠不止是一份遵守文件。 申訴是健康工作环境的基石。 沒有清晰、方便和公正的程序,员工可能感到無能於對诸如騷擾、歧視、安全侵犯或不道德行為等議題發言。 未解決的申訴可能會惡化,导致士氣低落、更替率高、法律责任增加。 美國平等就业机会委員會(EECO)指出,具有有效内部申訴程序的工作场所在升格為正式指控前,更可能解決問題,从而节省重大成本和名譽損。

更何况,一個清晰的程序表明,领导者會把雇员的顾虑當做大事。 它建立對管理的信任,并表明對尊重、公平的工作场所的承諾。 在今天的環境中,這尤其重要,因为雇员日益了解自己的权利,期望組織有健全的机制來處理不義之事。 缺乏這樣的程序會使雇主容易被指稱是疏忽或不能處理已知的問題。 因此,投入時間和资源來制定強烈的申訴程序不只是好的做法,而且是一种战略上的必要。

有效申诉程序的核心原则

必須先將您的程序建立在一套指導性原理中。

无障碍

申請程序必須容易理解,每個員工都可以使用,而不管角色、語言能力或殘疾。使用簡單的語言,避免法律术语,并考慮提供翻譯,如果你的勞工是多語語言。 確保文盲或視障的員工有其他方式可以提交申請(例如向指定的人做口述 ) 。 此外,應全天候地通过多渠道提供申請程序,如網路表格、電子郵件、電話热线或個人會議,以免任何人无意中被阻擋於申請。

保密

保密性對鼓励報道至关重要。 员工必須感到安全, 才能小心處理他們的訴求, 並且盡可能保護他們的隱私。 政策中應明确表達, 信息只會在需要知情的基础上分享, 且要讓參與者保持保密。 誠實地說, 某些限制: 在某些情况下, 正当程序可能需要向被告透露某些細節, 以便他們能做出回應。 實際的期待會在稍後減少誤解。

公正性

公平要求由中立且無利益冲突的个人來調查控告。這意味著要訓練指定的調查員,通常是HR或專業的道德部門,客观地處理控告。小組織可能需要利用外部第三方來確保公正。 政策中还应禁止任何參與控告的人与可能會有偏差的当事方建立私人關係。

及时性

任何東西都不能比一個不更新的訴求更快地削弱信任。 建立程序每一阶段的明确時間框架:承認收據(例如,在兩个工作日內)、完成調查(例如,在三十天内)以及最后解決。 如果拖延是不可避免的, 請立即通知控告人, 并提供修改的時間框架。 這表明尊重, 使程序繼續進行 。

防止报复

反擊是非法的, 也破壞了申訴程序的全部目的。 您的政策必須明确表達, 该组织禁止對善意申訴、參與調查或行使法律權利的員工的任何形式的报复。 包括禁止的报复的具体例子, 如降級、騷擾、工作職責的改變或不良的绩效審查, 以及概述任何經理或同事若从事报复, 以及此保障對鼓励举报, 特别是涉及性别歧视或吹哨等敏感議題的案情, 都至关重要。

建立程序:一步一步的指南

核心原理到位,現在該是概述你們員工將遵循的实际步骤的时候了。 一個结构完善的程序應該是合乎逻辑的、容易航行的和全面的。 下面是每一個階段的細節。

第1步: 清晰而简明的政策語言草案

該項政策應該從對尊重的工作场所和零容忍的宣佈開始。 然後描述該程序所包括的問題的類型(例如騷擾、歧視、不道德行為、安全顾虑、違反公司政策), 以及重要的排除(例如,其他政策已經解決的問題,例如出席率 ) 。 在政策本身(如雇员手冊中所示)中使用點數來讓它可以掃描。

第2步:指定责任方和渠道

找出哪些員工可以聯繫到一個申訴。 理想的办法是提供多种選擇:一個直接主管、一位專心的HR代表、一位督察官、以及一個匿名的热线(如果有的話)。 請確保每個指定的人或辦公室都有權力和培训, 處理申訴。 如果使用匿名的热线, 請解釋如何保持匿名, 同时也要讓大家繼續追蹤。 也澄清如何代表他人或團體提出申訴。

第3步:概述自始至终的申述程序

提供一份明確、數目的步數清單, 讓員工知道要期待什麼。 例如:

  • 雇员以书面或口头方式提交控告,并尽可能详细(日期、姓名、目擊者、事件描述)。
  • 承認: 指定的人或隊在兩个工作日內認收,并勾勒下一步。
  • 初始評估: 調查員決定控告的性质以及它是否属于政策範圍。如果不是,雇员可以被引向其他資源。
  • 調查:調查人面見了控告人、被告和任何有关的證人;审查文件;收集所有可用的證據。
  • 調查員會寫出一份书面報告, 概述結果, 并在指控成立後建議采取补救行動。
  • 監控員可定期與雙方通訊, 以确保不發生任何報復,

第4步: 使所有工作人员了解程序

訓練不是一次性的。 新聘員在上任時應學習申請程序, 所有員工應定期接受復习。 向經理員和調查員提供如何專業處理申請、强调保密性、認出報復的跡象的分別訓練。 使用現實的假想來說明申請程序。 沒有适当的訓練,即使最佳政策也將在實際上失敗。

第5步:交流程序

使用通訊網絡(breakroom, 公告板)的海報, 或與全國政策相關的QR碼。 确保所有的員工, 包括遠端或外地的工員, 都能輕易地取得。

第6步: 定期审查和更新

法律和最佳做法進展,你的政策也應該。 制定年度審查的日程,并在相关就业法(如州或聯邦騷擾指南、举报人保護)有變化時更新程序。 也收集員工及使用過此流程的人的回復, 是否滿足? 有什麼可以改进的? 利用這項投入來做持續的改善。

避免的常见錯誤

也有些陷阱需要注意:

  • [ [FLT: 0] 太多的決定點 : [[FLT: 1]] 避免層次的批準拖慢了行程。 保持鏈子簡單 。
  • 提供新的資訊, 也將不讓人知道,
  • 後調查監控對防止復發與报复至关重要。
  • 」() 過份宣示匿名:如果你不能保證完全匿名,那就這麼說。 否則, 員工在出細節時會感到被背叛。
  • 不上诉程序: 如果申诉人和被告相信程序有缺陷,提供一种方法,使其能质疑调查结果或结果。

法律和规章的考量

美國平机会提供導致工作場所無歧視與騷擾的指南,

  • 包括所有受保護的類別(种族、肤色、宗教、性别、民族、年齡、殘疾、基因信息,
  • 明确禁止报复,并一贯予以执行。
  • 包括一個绕過員工直接主管的渠道(如果主管是被指的騷擾者)。
  • 調查程序「即時、全面、公正」,

需要了解其他的指導, 例如EEOC的防止騷擾的可行做法或人力资源管理学会(SHRM)的示范政策[。 也檢查州內特定要求, 如加州、紐約和伊利諾伊州在性騷擾防控訓練和控告程序方面還有其他的任務。

處理複雜或敏感的投诉

有些指控將不可避免地比其他指控更複雜, 涉及高級領袖、犯罪活動或微妙的人际衝突。

  • 向最高管理层提出控告: 指定替代調查員(例如外部律師或董事)以保持公正。
  • 解釋你如何處理這些不名的訴求。
  • 要求: 報復: 如果雇员在提出控告后声称遭到报复,
  • 對於舞弊、安全違法或違法的報告, 確保程序符合举报人保護法,

培训和文化:进程的人的方面

政策只和支持政策的文化一樣有效。 除了程序措施外, 投資建立一個员工感到自在的提出关切的文化。 這首先要以開門行為為模式, 并迅速承認抱怨。 考慮定期進行「推進調查 」 , 以估量员工是否信任訴求程序。 如果評分低, 調查原因并做出調整。

經理人應提供劇本和最佳做法:不經審判就聽, 感謝員工的表達、解釋、强调不允許報復。 經理人絕不應試圖自己調查, 而不是立即將訴求提交HR。

對於員工來說, 訓練中要包括一個清晰的解釋, 一個有效的控告的範例, 以及誠實地報告的重要性(假的或惡性的申诉都受纪律约束 ) 。 角色扮演演習可以幫助正常的經驗, 引起關注。

衡量成功和持续改进

你怎么知道你的申訴程序是否有效?

  • 每季度提交的投诉
  • 平均分辨率
  • 依控告的种类分列(骚扰与歧視与他人)
  • 得到证实的投诉百分比
  • (通过后续調查)
  • 提交的报复索赔件数

或指員員不信任。 調查任何異常。 也請那些經歷過此过程的原告和被申请人提供回復。 使用此資料來完善你的程序、更新訓練材料、處理可能會再三引起問題的系統問題。

最后,要記住,申訴程序是工作大局政策的一部分。它應該配合行为守则、反骚扰政策和绩效管理系統。 當這些作品都合適時,你就會创造一个工作場所,在其中迅速而公正地解決問題,使員工感到被聽到和受到重视。