制定法律上健全的不歧视和反骚扰政策

有效的非歧视和反骚扰政策不只是一個選項。 它們构成了安全、包容和有產力的工作场所的法律和文化基础。 精心起草的政策可以保護员工免受傷害,减少一個組織受到昂贵诉讼的暴露,并表明真正尊重。 但制定既在法律上可执行又切实有效的政策需要小心注意法定要求、不断发展的判例法以及你工作队伍的具体背景。 指南涵盖了法律框架、重要政策成分以及有助于你建立健全方案的实施策略。

理解法律框架

不歧视和反骚扰法來自聯邦、州和地方的复杂法规。 在美國,主要的聯邦法律包括1964年《民權法》第七篇、《美國殘障法案》、《就业年龄歧视法案》和《同酬法案》。 这些法律禁止基于种族、肤色、宗教、性别(包括怀孕、性取向和性别认同)、民族、残疾和年龄(40歲及以上 ) 等受保护特征的歧视和騷擾。 许多州市都扩大了保護,以涵盖婚姻状况、基因信息、退伍者身份、性取向、性身份、甚至政治屬性等類別,有些時候遠超過聯邦法律。

联邦法律和机构指南

平等就业机会委員會(EEOC) 實施聯邦反歧视法,并發佈防騷擾的指南。根據平机会的選舉研究工作场所騷擾的特派員會[,有效的政策是全面防暴战略的重要组成部分。平等委建议政策包括明定禁止行为、多报告渠道和強烈的反騷擾条款。详细期望,请參考平机会的[《非法騷擾的强制指南》。 此外,司法部已发布了联邦法律下关于基于性别的歧视的指南,可在 公正.gov/crt/Sextinal discrimination 找到。

州和地區的變化

最常见的法律陷阱之一是沒有把各州和地方法律比聯邦法规更嚴格地规定了义务。 例如,加州公平就业和住房法(FEHA)禁止基于其他特征的騷擾,如醫療、政治派别、移民身份、軍事/維特人身份等。 紐約的《人權法》也扩大了保護。 在许多司法管辖区工作的雇主必须确保政策体现最高适用标准。良好做法是,包括符合聯邦要求的“保护底線 ” , 并按需要增加任何州或地方义务。 一些州,如紐約州和加州,也要求有特定的措辞,以了解性骚扰的定义、報告程序和年度訓練。 不纳入這些州特有要求,就可能導致罚款和增加責任。

不断变化的骚扰定义

美國最高法院認為, 騷擾必須是「嚴重或普遍」的, 才能造成不利的工作环境, 但下級法院已澄清, 即使是一件嚴重的事件, 如人身攻擊或嚴重的明顯威脅, 也有可能被提起訴。 根據2020年的里程碑式判決, Bostock诉 Clayton County[[[FLT: ]](590 U.S. ), 第七篇的“性”類目現在包括性取向和性别身份, 因此政策應反映出, 騷擾包括基于性取向和性别身份的歧视性行為, 不只是出生時的性行為。 此外, EEEOC和多家法院都認到, 以孕期、分娩或相關醫療条件为由的歧視也可能构成性歧視。 政策必須要足够宽泛, 以涵盖這些演化的解釋。

有效政策的关键要素

法律上合理的不歧视和反骚扰政策應該不只是一份被禁止的行為清單,它應該是一份活的文件,提供明确的指導,注入對報告程序的信心,并表明對报复的零容忍。 以下因素對遵守和文化影響都至关重要。

被禁行为的明确定义

政策必須用明確易懂的語言來定义什么是歧视和騷擾。 避免像“不恰当的行為 ” 那樣的模糊言語。 相反,提供具体的例子:种族污蔑、冒犯性笑話、不受歡迎的性進步、對残疾的贬低性評論、或對冒犯性影像的傳播。 包括身体和言語行為,并明确可以通過電子郵件、社交媒體、短信或其他電子通信來進行騷擾。 许多州立法规要求政策包括性骚扰的具体定义。 比如,加州要求雇主定义“報酬”騷擾(為性好處而冒充工作福利)和“敌对环境 ” 騷擾(不合理地干涉個人的工作绩效的行為 ) 。 也明智的是,要解決客戶、供應或客戶對雇员的「第三方騷擾 ” , 并澄清, 不管來源如何,組織都會采取适当行动。

政策的范围

指定政策涵盖的包括:所有員工、監督、經理、承包商、實習生、志愿者以及供應商或客戶等第三方。 明确政策不仅适用于實體工作,而且适用于与工作有关的外部事件、公司赞助的旅行、和與企业有关的社交媒體的互动。 如果您的組織有遠端的工作大體, 政策必須明确包含虛擬的互動性, 視頻呼叫、聊天平台、電子郵件, 以及可能發生的任何個人會議。 有些政策也涉及與組織有互动的非雇主, 如客戶或送貨人。 通過廣泛的延展, 組織可以減低在传统工作环境以外的灰色區發生的騷擾的風險 。

报告程序和保密

雇员必須知道如何在不害怕暴露的情况下報告違法事件。 政策應該提供多個報告渠道, 例如指定的人力资源代表、 遵守條件热线、匿名的網路入口和/或主管。 强调可以向其中任何一個人做報告, 并且组织會迅速采取严肃的行動。 保密性應明确: 盡可能保密, 但不能保證絕密, 因為調查可能需要在必要的基础上与有限的人分享信息。 確保雇员的身份會得到可行的保護, 不會因做一個善意的报告而遭到报复。 也宜加入一款, 鼓勵目擊打人員的員員員員員, 盡可能不直接目標, 也得報到此事。 這有助于建立共同責任的文化。

調查程序

概述一收到報告, 即將采取的一系列措施。 指出調查將是迅速、 徹底、 公正的。 描述誰會進行調查( 內部HR或外方經過訓練的調查員 ) 、 典型的時間線、 以及控告者和被指的騷擾者都有機會提出證據和目擊者。 包括將調查記錄下來, 并拿出一份书面報告。 政策中还应指出, 組織會在調查中采取临时措施保護控告者, 如: 必要时會更改行程或請假。 紐約等多個州現在要求把騷擾調查政策列入员工手冊。 為了顯示公平性, 政策應該解釋, 組織不會預斷結果, 并在決定中采用「 證據的預定」 标准( 即, 更可能而不是不曾發生政策違反常)。

纪律

指出違反政策的潜在后果, 包括言語或书面警告、訓練、以及咨詢等, 以及解雇。 政策應規定, 纪律不只可以适用于騷擾者, 也可以适用于知道行為和不行動的經理人, 也可以适用于參與騷擾的目擊者。 持續地采取纪律措施, 對法律遵守至关重要, 不相容的执法可能導致不同待遇的申請。 政策亦應注意, 違法行为可能會造成其他的补救办法, 如重新委任、失去監督權、禁止今后參與公司事件等。 不妨包括一份聲明, 指該組織保留采取其认为适当的任何行动的权利, 包括立即终止, 依行為的严重程度而定。

防止报复

強烈的反报复条款是不容商榷的。 报复要求是向平机会提出的最普遍指控,即使根本的歧视或騷擾要求沒有成功,也常常是成功的。 政策中应当明确禁止任何不利行為,包括解雇、降級、不合理的负面业绩审查、威胁或工作条件的微妙改變,任何告發、参与調查或反对不合法做法的人。鼓励雇员立即举报任何所見的报复。 此外,政策中应当规定,任何被發現从事报复的人,在被勒令终止之前,都要受到严厉的纪律制裁。 也明智的是,要提醒管理者和监督者,即使他們相信基本報告是沒有根据的,也絕不可以采取任何可能被视为报复性的行动。 記錄所有绩效评估和雇用決定都有助于抵御报复指控。

起草和执行政策的法律提示

擁有正確的內容只是戰鬥的一半;政策起草、分配和执行的方式决定了其法律有效性。 以下是制定和维持政策以接受審查的法律最佳做法。

就业法專家

每個組織都應有一位在就业法方面有經驗的律師來審查其不歧视和反骚扰政策,最好是了解该组织所營運的具体行业和州。 律師可以幫助它适应一些独特的風險领域,如复杂的報紙結構、工会環境或多州營運。他們也可以就可能影響政策可执行性的最近法院裁决或管理變化提供建議。 年度法律審查被建議保持政策現實。 此外,考慮由多元性、公平性和包容性的顧問來審查你的政策,以确保它符合超出最低法律要求的最佳做法。

定期更新反映法律變更的政策

工作法是动态的。 例如, 紐約州要求每年更新其性騷擾防控政策模式; 加州定期擴張其被保護的類別; 聯邦在#MeToo ⁇ era騷擾方面的指引仍在發展。 制定每年至少一次的審查政策时间表, 以及重大法律發展後。 當更新時, 向所有雇员明确告知變更, 并取得簽署的認證。 过时的政策可能是一种責任, 它們會造成不正確的遵從感, 并可能被用于對雇主的訴求。 例如, 一個未提及性别身份或性取向的政策可以被引申述為雇主不打算保護這些群体的證據, 即使聯邦法律現在要求如此。

提供全面且交互式的訓練

宣佈政策還不夠; 員工必須理解。 訓練是所有員工的必修課程, 對於有更多責任的主管和經理者, 需要分開更詳細的課程, 以预防和處理騷擾。 EEOC强调訓練應是「互動」、「假設」而非一場網路模組。 加入真正的世界範例(匿名化) 、 討論報告程序、 揭發關於报复的神話。 有些州授權特定訓練内容; 例如, 加州要求督导每兩年接受兩小時的性騷擾防控訓練, 而紐約要求每年要對所有員員員員員員进行培训。 記錄所有訓練課程, 包括提供出席記錄和材料。 考慮增加HR 員、法律顾问和高级領導員的特有角色模組, 以确保他們了解自己更重的應對付的責任。

保持政策分发和培训的清晰文件

法律申請中, 檔案是雇主最好的辯護。 保留所有雇员簽署的認證, 證實政策與訓練。 保留訓練完成的記錄, 包括日期、時間及內容。 如果有調查, 這些記錄顯示, 組織采取了合理的措施來预防和處理騷擾。 EEOC的指南強烈建議雇主至少保留這些記錄三年, 有些州需要更長的保釋期。 除了簽署認證外, 保留任何政策更新的記錄, 以及每版的生效日期 。

确保政策易于获取

雇员不能遵守或受益于他們找不到的政策。 政策應該在多處展示: 登入公司内联网, 包括在雇员手册中, 以入職包形式分发, 并在法律允许的普通地方實現。 對於工作大眾偏僻的組織, 確保數位存取, 以方便残疾人使用的格式提供政策, 如屏幕讀者兼容的PDF 或簡易的文字版本。 有些州要求政策翻译成雇员所說的主要語言。 例如, 紐約要求以英文提供性骚扰政策, 如有要求的, 以其他語言提供。 最佳做法是用你工作大眾所說的兩三种最高語言提供政策。

建立问责和一致性文化

全世界最好的政策是沒有價值的,如果领导不持續實施。 不一致的執行措施,例如,以騷擾手段懲罰低級雇员,但讓明星演員發出警告,就可能造成責任和失信。 高级管理层應該顯然地支持政策、模范尊重行為,并确保所有報告都受到认真的注意,不管被申请人的位置如何。任命專心守法的官員或建立工作场所文化委员会可以有助于建立问责制。定期的气候调查和回馈環路也可以揭示政策可能需要完善的领域。 此外,要考慮定期審查控告資料,以找出模式 — — 例如,如果某些部门提出更多的抱怨,它可能表明需要有针对性的訓練或更深层次的文化干预。

全球和跨部门的考量

現代的騷擾訴求通常會涉及交叉性,比如說,雇员因种族和性别、残疾和年齡等被保護的特征而遭到歧視。 單一轴的歧視政策可能無法充分保護那些面临多重偏見的人。 教練如何認清和妥善處理交叉性訴求。

結 论

實際上,在現今的法律和社会格局中,不歧视和反骚扰政策不是可選的,而是組織廉政、雇员福利和法律保护的根本。 以现行法律框架为基础,以清晰、全面的要素制定政策,并以深思熟虑的法律指南实施政策,各组织可以建立所有个人都感到受到尊重和重视的工作场所。 定期的審查、持續的执法和公开的交流确保这些政策保持效力和顺应不断变化的法律和工作场所动态。 總之,着力于强有力的政策,是一種有利于所有人的公平和尊重文化。

需要了解的是,EEOC的騷擾指南、SHRM的政策樣本工具[、以及 劳工部的性别歧视指南。