导言

准确的法律收费不仅仅是一项行政任务,而是客户信任、公司盈利和道德合规的基石。 每次入帐、发票和收费说明都反映了公司的专业精神和对细节的关注。 然而,收费错误仍然是客户争议和收入流失的最常见来源之一。 工作人员在收费程序方面的适当培训有助于防止这些错误,减少争议,提高整体效率。 训练有素的团队可以及早发现差异,遵守客户准则,并产生更快速的付款发票。 该条提供了切实培训你的工作人员从基本概念到持续监测和技术整合等准确的法律收费程序。

计费错误的成本

在进入培训方法之前,了解利害攸关因素至关重要。 不准确的开账单直接影响到律师事务所的底线和声誉。 常见的后果包括:

  • 客户的不满和信任丧失[ – 客户收到混乱或夸大发票更有可能质疑它们,延迟付款,或到别处做生意.
  • 注销和降低利润 — — 公司经常注销或注销无法充分说明理由的工时,从而削弱实现率。
  • 道德风险和合规风险 — — 许多法域都要求根据职业行为规则开明、准确的账单。 违反规定可能导致制裁、充公费用或渎职行为。
  • 废旧的行政时间 – 纠正计费错误消耗了可用于客户工作或业务开发的时数.

为了更深入地研究计费所涉道德问题,请参考ABA关于收费的示范规则1.5和关于合理性和沟通的相关评论。

查明常见的帐单错误

有效的培训必须解决工作人员所犯的实际错误。 虽然每个公司都有自己的痛点,但下列问题在法律账单中却普遍存在:

  • Block billing — — 将多个任务合并为一个没有具体细节的单一时间条目(例如“正在处理案件”而不是详细列出每项活动 ) 。 这就使得客户或审计师几乎无法评估合理性。
  • Vague或cryptic scription[ –使用不能够传达所完成的工作的词组,缩写,或不完整的短语.
  • 径行错误 – 绕行时间大于公司的政策(如四舍五入6分钟至15分钟),膨胀了账单.
  • 不正确的利率应用 – 对某一事项应用错误的计费率,特别是在处理混合费率,年资等级,或客户特定折扣时.
  • 未录时间 – 未能捕捉到在某件事情过程中加起来的电话,电子邮件,或快速任务的时间.
  • 重复条目 – 两次计费相同的任务,常常是因为多个工作人员输入重叠的时间.
  • 不遵守客户计费准则 – 许多公司客户对何时可以计费任务有严格的规则,要求的叙述格式,以及最大增量.
  • 费用分配 ——收取应作为间接费用匀支的付款,或未就大笔费用获得预先书面同意。

培训应包括每个错误类型的实例和发现和纠正这些错误的实践练习。使用您所在事务所的真(匿名)样本条目,使学习具有相关性。

建立一个基金会:工作人员的核心概念

记时最佳做法

准确的计费从准确的时间捕捉开始。每个记录时间的工作人员必须了解同时进入的重要性——等待到一天或一周结束,就会引起猜测和遗漏。主要做法包括:

  • 使用公司指定的计时软件或定时器在完成任务后立即录制时间。
  • 用法律领域以外的人能理解的简单语言描述工作。避免内部的短手。
  • 使用一致的,经批准的任务代码(如UTBMS代码),只要客户或公司政策要求.
  • 将大量时间细分为针对每项不同活动的离散条目(例如,“审查25项发现答复”,而不是“整天在发现方面进行工作”)。
  • 了解最低计费递增和四舍五入是可以接受的——许多公司使用6分钟递增,但有些客户需要1分钟递增.

关于现代计时做法的一个有用资源是律师的Clio时间跟踪指南,该指南提供关于一致性和准确性的建议。

客户账单协议

工作人员必须了解公司使用的不同收费安排以及每种收费如何影响开单。

  • 4⁄4 – 要求准确记录时间,并正确适用律师/律师助理的商定费率。 工作人员在进入时间前必须检查客户的收费费率表。
  • Flat company — — 可能需要跟踪时间进行盈利分析,但不会发生计时计费。 工作人员必须知道不按小时开具定额收费发票。
  • 支付费用 ——计费推迟到结算或判决;工作人员应记录时间和费用,但不定期发出发票。
  • 留存者 — — 工作人员必须区分挣得的留存者(适用于未来账单的留存者)和未挣得的留存者(在获得之前由信托持有 ) 。 适当的信托会计至关重要。
  • ” ” ” ” ” ” — — 可能包括预算、基于任务的账单或成功奖金。 ” 工作人员需要了解预算门槛,以及何时提醒监管律师注意超支。

培训应包括审查公司的标准收费函和聘金协议,使工作人员知道在哪里找到收费条件。

收费准则和道德规则

专业行为规则直接影响着账单的开单。 大部分州通过的美国律师协会示范规则要求收费必须合理和明确沟通。 此外,许多客户,特别是保险公司和公司法律部门,提供了工作人员必须遵循的详细账单准则。 这些准则往往规定:

  • 每条条目最长时间递增(例如,每任务0.1小时)
  • 禁止的任务(例如行政工作、内部会议)
  • 必要的叙述结构(例如“动词+对象+理由”格式)
  • 提交截止日期和发票格式(PDF、LEDES、eBilling中枢)

工作人员应接受培训,在进入时间或准备发票之前始终检查适用的准则,不遵守规定可能导致发票被拒和付款被推迟,为了进一步阅读,全国法律助理协会的资源 NALA]提供了道德收费做法的出色摘要。

制定综合培训方案

评估工作人员的技能水平

一种一刀切的培训方法很少奏效,新雇用人员可能没有开账单的经验,而有经验的工作人员可能需要更新软件或客户准则,首先进行技能评估——调查、简短的测验或审查最近的开账单准确性数据,这有助于调整课程,弥补最常见的知识差距。

混合学习方法

成人在以多种形式提供信息时学习得最好。

  • 交互工作坊 – 现场,当面或虚拟工作会,工作人员练习进入时间,创建预告,运行报告. 沙盒环境中使用实际软件.
  • E-学习模块 – 包含特定主题的录音教程(例如, " 如何进入动议听证时间 " 或 " 了解UTBMS代码 " ) 工作人员可以按自己的进度进行审查。
  • 参考手册和快速指南 — — 开发一份计费手册,其中包括关于共同任务的分步指示、客户准则摘要和已核准任务代码清单。请在公司内联网上不断更新并获取。
  • 一对一教练 – 将新员工或挣扎中的工作人员与一个账单导师对等,该导师可以提供个人化的反馈,介绍他们的时间录入和发票.
  • Case研究和角色扮演情景 — 呈现一个虚构的(或匿名的)客户端事项,请工作人员创建条目,然后作为一个组审查条目。讨论每个条目可以被质疑的内容。
  • 常规的问答和评估[ – 每个模块后进行短测试,以加强学习,并确定需要额外帮助的人.

对于专业服务方面已证实的培训技术,请考虑 洛曼教育服务局关于法律收费合规情况的资源 中概述的框架。

实践练习和模拟

理论本身不能保证准确性。 创建模仿现实世界情景的练习 :

  • 分发一套20项任务说明——一些详细,一些模糊——并要求工作人员改写模糊的描述。
  • 提供一份载有错误(块计费、错误费率等)的时间条目样本电子表格,并进行工作人员审计和纠正。
  • 模拟客户计费准则合规检查:给工作人员一份附有具体规则的客户备忘录,然后批次批次批准或拒绝.
  • 进行一次 " 一周的账单审计 " ,由一名培训员审查每个工作人员的入帐情况,并在24小时内提供反馈意见。

这些工作建立信任,使错误的后果成为实际。

软件和技术收费培训

关键特性到主控器

即便最有心的工作人员,如果不知道如何有效利用计费系统,也可能犯错。

  • 时间条目 – 计时器开始/停止,人工输入,复制前日的条目(并加注意),将时间与具体事项和任务代码联系起来.
  • 预告审查 – 运行预告,读取错误,并使用软件特性标记缺失描述或重复条目.
  • 发票生成[ – 了解预账单和最终发票的区别,以及如何在发送前进行编辑.
  • LEDES和eBilling格式 — 许多客户端需要使用LEDES 1998B,UTBMS的电子计费,或通过eBilling中枢如Serengeti,Tymetrix或DataCert. 工作人员必须知道如何导出符合要求的文件.
  • 报告 – 生成客户预算报告,实现率,以及未计提时间提前赶到问题.

自动检查合规性

现代计费软件可以自动进行许多合规检查. 培训工作人员以启用和使用内置验证,例如:

  • 最小描述长度要求
  • 最大时间递增提醒
  • 费率比对规则,警告输入的费率与客户商定费率不同
  • 复制条目检测

虽然自动化降低了误差率,但工作人员仍必须理解为何存在一条规则,以便不盲目地推翻验证。 强调软件旗是一个安全网,不能取代仔细审查。

使用报告进行自我审计

鼓励工作人员每周进行个人时间总结,检查差距或不一致之处,例如,对照事项预算或其自身历史平均数比较其计费时间,可以发现报告不足或报告过多的情况,培训主管如何使用注销/注销报告,以查明经常被客户减少的入帐工作人员,这是培训需要的明显迹象。

持续培训和监测

常规刷新课程

更改收费准则、推出软件更新和新工作人员加入。

  • 客户准则或公司政策的最新情况
  • 新的软件功能(特别是如果向Clio,PactPanther,或Aderant等新系统过渡)
  • 内部审计发现的开单错误趋势
  • 道德更新(例如信托会计规则的改变)

使这些课程简短和重点突出——30分钟的网络研讨会和QQA会议比工作人员担心的全天年度培训更有效。

业绩计量和审计

确定关键业绩指标,以准确计费,并定期监测这些指标:

  • 真实化率 — — 实际收集的计费时间百分比。 低实现率往往与计费错误或客户不满有关。
  • 写下/注销率 监测哪些工作人员有最高的调整率,为高于确定平均数的工作人员提供额外培训。
  • 发票拒收率 – 追踪客户因不遵守准则而拒收发票的频率。设定零拒收的目标。
  • 进入的及时性 – 测量任务完成和进入时间之间的平均时间。同时进入的时间应当在24小时内。
  • 准确性审计 — 每月随机选择10–20%的发票进行详细的合规审查. 报告结果反馈给团队.

公布匿名计量标准,使工作人员能够看到如何进行比较。 识别高准确度可以激励他人。

反馈循环和改进

培训不是一条单行道。 建立结构化的渠道让工作人员报告混淆的政策、软件错误或客户准则的模糊性。 使用建议框、每月开账单圆桌会议或匿名调查。 采取行动,反馈 — — 如果工作人员一直与特定客户的eBilling中心发生争执,提供专门的辅导或制作欺诈表。

识别方案

积极强化推动行为改变。

  • 向没有发票拒收和一贯及时入账的工作人员颁发“每月星报”奖。
  • 小型奖金或礼品卡,用于在审计期间达到高精度分数.
  • 由企业会议或通讯公开确认。

承认不仅激励接受者,而且向整个公司发出信号,即计费准确性是一种宝贵的技能。

创造计费准确性文化

领导承诺

培训只有在伙伴和高级律师树立行为模式的情况下才会有效。 当领导人及时、详细地记录自己的时间时,培训才会确立标准。 鼓励伙伴避免阻碍开账单,并接受与工作人员相同的培训。 领导人还应该对开账单错误的财务影响保持透明 — 在伙伴会议上分享注销金额可以突出其严重性。

公开通信

员工必须感到很舒服地询问开账单的问题,而不必担心报复。 营造一个安全的环境,让开账单的职员、律师助理和合伙人可以说“我不知道如何为客户X描述这项任务”或“我认为费率表有出入 ” 。 定期安排“办公时间”与开账单的管理人员或合规官员进行一对一的咨询。

账单工作人员与律师之间的合作

开账单往往被孤立,但当行政开账单的专家和法律专业人士合作时,准确性会提高。 考虑交叉培训:让开账单的工作人员参加短期审判或证词,以了解入帐背景,让律师跟踪开账单的部门,以了解模糊的时间录入的下游后果。 这种相互理解会减少摩擦,提高叙述的质量。

结论

有效的法律收费程序培训确保了工作人员的知识、信心和合规性。 它将从轮盘计费转变为建立客户信任和保护公司收入的战略职能。 通过投资全面持续教育 — — 涵盖基本概念、实践、技术掌握和持续业绩监测 — — 律师事务所可以提高收费准确性、提高客户满意度并加强财务稳定性。 与可避免的错误造成的损失相比,培训成本微不足道;训练有素的收费团队是公司所能做出的最佳投资之一。