为什么更透明的法律账单事项

在竞争的法律市场中,信任是你们最宝贵的货币。 透明的计费政策是该信托的基础。 当新客户确切了解他们支付的费用和如何积累费用时,他们就更不可能质疑发票或感到被利用。 研究一致表明,计费纠纷是客户不满和渎职索赔的顶级来源之一。 明确、前置政策消除了模糊不清,为长期合作关系奠定了基础。

透明度也有利于你的业务。 了解账单的客户更有可能按时支付,减少应收账款负担。 此外,满意的客户成为转诊来源。 根据美国律师协会[,具有透明账单政策的公司会看到客户保留率更高,道德投诉较少。 在消费者期望每笔交易都清晰明了的时代,律师事务所不能对金钱不透明。

透明法律收费政策的核心组成部分

真正透明的政策远远超出了列出小时费率的范围,它包括从初步协商到最后发票等与客户的整个财务关系。

1. 详细收费协议

每项业务约定都必须从符合你辖区道德规则的书面收费协议开始。

  • Fee结构:小时,固定收费,应急或预留。如果使用预留器,请解释是否不可退还或收到后获得。
  • 服务范围:具体列出包括哪些工作,不包括任何会产生额外费用(如旅行时间、加班费、第三方费用)的事务。
  • 键入增量:说明时间是按6分钟、10分钟还是按15分钟的增量计时。
  • 费用和开支:详细的共同自付费用,如申报费、法庭记者费、专家证人费和复印费。

不要依赖 legal 语句。 请使用纯语言。 如果客户端无法理解协议, 协议并不真正透明。 考虑添加一个摘要部分或“ 关键词” 框 。

2. 明确的计费周期和支付条件

确定一个可预测的计费周期。大多数公司每月开账单,但有些事项可能需要每两周或每季度开账单。

  • 可接受的支付方法[:信用卡,支票,电子转账等.
  • 逾期支付罚款 : 利率、滞纳费或服务中止。请检查贵国的利息收取规则(大多数要求披露 ) 。
  • 争议过程:解释客户如何提出账单问题,以及您将如何处理这些问题。请包含解决争议的时间表。

一项抽样政策可能说:“每月第一月为上一个月完成的工作发出发票,15天内应付款。如果有任何收费问题,请在30天内与我们的开帐部门联系。未结清的金额每月可累积1.5%的利息。”

3. 有意义说明的发票

发票上只写“提供法律服务”是不透明的,每条条目应包括日期、任务简述、花费的时间(如果是小时)以及从事这项工作的律师或律师助理。对于平价问题,请说明如何赚取费用(例如初步咨询、文件起草、出庭)。使用非律师能够理解的语言。“经过审查和修订的诉状”[ 使用审查和更新的法院文件,以提出驳回动议。”

许多客户对看到包括留存额使用和剩余资金在内的运行余额表示赞赏,有些公司提供了一个门户,供客户在发票定稿前查看待收的账项。

4. 实际费用估计数和预算上限

新客户往往对成本感到焦虑。 提供整个事项或每个阶段的书面估算。 包含一个中高低的幅度, 以便客户理解变量。 如果您使用预算上限, 请解释一旦达到上限, 工作就会停止, 除非客户授权追加资金。 透明度意味着在费用上升时, 分享坏消息, 在下次发票到达前通知客户 。

在客户机上执行您的账单政策

最好的政策是,如果政策从一开始就得不到传达和执行,那么政策就毫无意义。 将开具账单的讨论纳入你的登机程序。

步骤1:在初步磋商中提出账单

无需等到客户签名之后。 在第一次会面中, 请简单解释您的收费结构, 并询问他们是否有什么顾虑。 这为公开对话定下了基调。 许多客户受到法律成本的恐吓, 您公开讨论资金的意愿显示出了尊重 。

步骤2:共同审查收费协议

不要简单地通过电子邮件发送协议。 安排一个15分钟的电话或会议来浏览每个条款。 请客户端确认他们是否理解。 这减少了以后声称他们没有阅读或同意条款的机会。 记录审查( 例如, 总结讨论的后续电子邮件) 。 有些公司使用一个核对表, 双方在其中先输入每个部分 。

步骤3:设置计费板或门户

技术使透明度变得容易。 使用实践管理软件, 使客户能够24/7地访问发票、 留存余额和付款历史。 至少, 在发票到期前发出自动提醒。 客户端门户也允许安全的文件共享, 从而减少行政间接费用。 需要一份全面的选项清单, 请检查 [[FLT: 0]] Law Technology Today 比较客户端门户[[[FLT: 1]] 。

地雷透明度的常见陷阱

即使是善意的公司也会陷入损害信任的陷阱。 避免这些错误。

隐藏收费和惊喜

客户憎恨意外收费。 不事先披露, 不要添加“ 行政费” 或“ 文件检索费 ” 。 如果您收取复印费, 请在收费协议中注明每页费用。 电子存档附加费、 长途电话费和邮资费也是如此。 当有疑问时, 请包括费用。

模糊的时间条目

诸如"研究"或"会议"之类的条目毫无意义。如果客户无法理解你做了什么,他们会质疑它的价值。训练你的团队写出一个客户会发现逻辑的条目,例如,"起草三段反对原告的即决判决动议"(Droped three parameters of position of summary summunications) 避免块计费(在单一时间条目下发光多个任务) 多数律师协会考虑在收费争议中给一个红旗计费。

政策执行不一致

如果您有政策,请遵守政策。如果您对一个客户不收取滞纳金,请准备对所有客户免收滞纳金,否则将面临歧视。一致性将建立可信度。同样,不要承诺详细发票,然后发出简单。请对自己负责。

未解决技术费用

许多公司现在都为电子发现、云存储或法律研究订阅费用开具账单。 这些服务成本以及客户是否预期会偿还这些成本,要透明。 最佳做法是在初始业务委托书中包含技术成本估算。

持续透明度的最佳做法

透明度不是一次性活动,必须在整个代表处保持透明度。

  • 发送定期预算更新:即使你没有每月开账单,也发送简短的电子邮件,说明保留人的状况和预计的即将发生的费用。这让客户端能够进行财务规划。
  • 常规审查计费数据:分析自己的计费。您是否一贯充电不足或充电过量?客户是否经常质疑特定类型的输入?使用此数据来完善您的政策 。
  • 默默反馈:事项结束后,询问客户的计费经验. 简短的调查可以揭示提高透明度的机会.
  • 培训工作人员进行账单通信[: 每一个与客户互动的人——合伙人、合伙人、律师助理、支助人员——都应该理解账单政策以及如何解释它。提供诸如“为什么这需要一小时”这样的常见问题的脚本。
  • 保持道德操守观点:国家和地方律师协会定期发布关于收费透明度的指南,特别是关于电子发现费用和统一收费的指南。

处理有透明度的账单争端

无论你的政策多么明确,都可能产生争议。您如何处理争议,既可以加强或破坏信任。采用透明的争议解决程序:

不同收费安排的特殊考虑

计时计费

计时费需要最高透明度,因为客户往往对计时器运行感到焦虑。提供每个阶段总时数的明确估计。使用时间跟踪软件,使客户能够尽可能看到实时条目。一些公司提供按类别显示时数(研究、起草、法庭外观)的“月度摘要”,以便客户能够看到其资金流向。

平价费

平价费用对于透明度来说是极好的,因为客户知道前期的确切成本。但是,你必须明确定义范围。如果范围扩大,请解释是否需要新的平价费用或改变计时费。提供一份书面清单,列出包括哪些内容和哪些内容不包含。例如,没有争议的离婚的平价费用可能包括准备申请和一次出庭,但如果案件有争议,则不谈判。

保留者

保留人常常被误解。 区分“ 真实保留人”( 为保证可用性而支付) 和“ 担保保留人”( 未来费用押金 ) 。 对于保留人, 请提供月度报表, 说明余额和资金的提取方式。 不要将未收留的留存人资金当作自己的资金; 在大多数法域, 必须在信托账户中保存, 直至赚取。 每月月底发出一份对账报表。

应急费

应急费安排需要非常透明,因为客户在结算前可能看不到账单。 公布百分比, 无论是在成本之前还是之后计算, 以及将扣除哪些费用。 定期提供费用的最新数据。 如果情况复杂, 提供按任务花费的时间的详细记录, 即使您不是按小时计费。 这有助于客户看到费用背后的花费。

利用技术提高透明度

现代法律软件可以使许多透明度工作自动化,减少人工工作和人为错误。

  • 以计费方式整合时间跟踪:不再有时间表转录到发票上。客户端看到一致的数据。
  • 在线支付门户:允许客户立即支付发票,查看历史和下载收据。这降低了账单的破损率。
  • 自动发送发票预览:有些系统让客户在发票定稿前看到待付费用,让他们有机会提问.
  • 提供实时留存余额:一个随时间输入而更新的仪表板帮助客户管理其预算.
  • 根据过去事项生成成本估算:使用历史数据,可以提供更准确的前期估算,这是透明度的关键组成部分.

选择软件时,优先处理那些具有强大的客户端特性的人。对于公司来说,一个对客户端来说是伟大的但又不透明的工具会挫败目的。寻找强调客户端沟通和财务可见度的平台。

结论

制定透明的法律收费政策不仅仅是遵守问题,而是一种战略优势。 当新客户看到您对成本持开放态度时,他们更有可能信任您,而这种信任又会转化为忠诚、推荐和更健康的做法。 您为制定明确的收费协议、提供详细的发票以及保持公开的沟通所做的努力在减少纠纷和加强关系方面带来好处。

今天开始审核您的当前账单文件。 这些文件是否用简单的语言写成? 它们是否包括上述所有组件? 需要修改的地方, 培训您的团队。 然后, 将透明度作为您公司文化的核心内容。 您的客户和底线都会感谢您。