客户信托基金会:为什么收费事项透明

法律界的信任是每个客户关系的货币。 很少有事情比发票更快地侵蚀这种信任,因为发票会感到不透明、混乱或出乎意料的高。 透明的法律账单不仅仅是一种礼遇,而是道德惯例的基石,也是客户满意和保留的关键驱动力。 当客户确切理解他们所付出的代价和原因时,他们更有可能将法律代表视为公平和专业。 相反,不明确或意外的指控可能导致纠纷、损害声誉甚至禁止投诉。

美国律师协会的《专业行为示范规则》明确要求交流费用和开支。 第1.5条规则要求律师就收费的基础或费率进行合理的沟通。 透明度不仅仅是说明每小时费率;它涉及积极主动地解释时间跟踪方式、附带成本的产生以及整个业务过程中的收费方式。 接受透明度的公司往往发现客户更宽容合法的成本驱动力,如意想不到的动议申报或复杂发现,因为他们一直被告知。

“关于收费和收费的保密沟通不仅仅是好生意,而是道德义务。 客户应当知道他们正在支付什么,律师从由此产生的信任中受益。 ” – 适应于ABA道德指导。

在当今的竞争性法律市场中,客户越来越期望从其他专业服务提供者那里得到同样的清晰度。 医院、会计师和顾问都提供逐项分类。 未能满足这一预期的律师事务所可能会让客户失去到有这种预期的公司。 透明的账单还减少了内部摩擦:当发票清晰一致时,账单纠纷减少,收款情况改善,律师花费的时间更少,为他们的时间输入提供理由。 以下各节概述了任何法律实践可以采用的可行的最佳做法,以构建一个更强大、更透明的账单程序。

透明法律账单的核心内容

明确业务约定书和收费协议

透明度始于第一个账单产生之前。 业务约定书或收费协议是确定整个律师-客户关系期望的基础文件。 它应该明确描述代理范围、收费结构(小时、统一收费、意外开支或预留费)、计费周期(例如每月)以及可能发生的具体费用(文件费、专家证人费用、复制费等)。 现阶段的模糊性是以后的计费纠纷的主要原因。

最佳的做法是包括一个章节,说明记录时间记录(比如一个小时的十分之一)以及可以适用何种最低增量。 一些公司还举例说明典型的记账月可能是什么样子。 协议还应说明公司关于迟付、利息收费以及客户在需要时如何获得更多细节的政策。 最后,鼓励客户在签署之前提问。 花几分钟时间澄清预期可以节省路边的冲突时间。

详细和逐项发票

真正透明的发票是超过应付总额,它提供了所提供的每项服务的分项细目,包括日期、任务说明、花费的时间(如果计费计时)和适用费率。应当避免“协商”或“研究”等含糊不清的描述,而应采用“审查和分析反对律师的30页发现答复”或“起草动议,迫使出示文件”等具体有意义的条目。 这一详细程度使客户能够了解每项行动的价值,了解其案件所涉及的工作。

公司还应单独列出付款和费用,而不是将它们捆绑在一般细列项目中,例如,402美元的法院备案费应作为一个单独的项目,而不是隐藏在“杂项费用”类别中,如果公司使用法定的开帐软件(见技术部分),该系统往往可以自动生成这些逐项发票,减轻行政负担,同时提高准确性,有些公司还将发票草稿送交客户审查,然后正式整理,使客户有机会询问具体条目。

连贯的沟通和主动更新

透明度不仅仅是发票问题,而是持续的对话问题。 客户不应该因为几个月没有律师的消息而为大张帐单感到惊讶。 主动沟通包括定期发送同样涉及账单的状态更新,比如让客户知道本月的重大发现任务可能会增加下一张帐单。 如果公司调整费率或给团队增加新的伙伴,那么客户应该事先通知,而不是当他们看到账单上每小时收费率更高时。

许多公司采取每月发送简短电子邮件的政策,其中概述当月完成的工作,即使发票在周期结束前不会发出,这种“开票前”的通信有助于管理预期,减少发生纠纷的机会,此外,使客户能够很容易地与有问题的人联系,在每张发票上有一个专用的开票人或一个直接电话号码,说明公司是开放的和负责的。

定期和可预测的计费周期

开具账单的时间表的一致性是透明度的另一个支柱。客户应该确切知道何时可以预期发票,无论是每月、双周还是其他商定的间隔时间。不定期发出发票会混淆客户,使其难以编制预算。相反,由于客户可以作出相应的计划,因此可以建立可预测的信任周期。如果一家公司使用留存安排,那么发票应该每月自动发出,显示使用留存额和剩余额,从而消除了在关键案件阶段中一个耗尽的留存额者的共同惊喜。

利用技术促进收费透明度

时间跟踪软件和自动化

现代法律实践管理软件包括综合时间跟踪,可以实时捕捉可计费时间,通常由定时器在工作时始发即止。这减少了对内存的依赖,并确保每分钟都能准确记录。 许多工具也允许律师按事项,任务类型,甚至客户对时间条目进行分类,从而方便制作详细报告。 使用这种软件可以显示对准确性的承诺:客户可以看到他们的账单是基于实际工作,而不是猜测。

高级平台还提供了自动计费规则,标出潜在的错误,如重复录入、异常高或低时间收费或缺少说明的条目。 这些保障措施提高了发票质量,降低了超额收费或意外遗漏的风险。 当技术被透明地使用时,客户往往会理解它带来的精确性和一致性。

实时访问客户端门户

也许最强大的透明工具是客户端门户,它能提供实时的账单信息访问。客户端可以登录查看当前余额、最近的费用,甚至他们的案件状况。这就不需要等待月度报表,也无需客户在积累时监测成本。门户网站还能够安全地进行通信、文件共享和支付处理,从而创造出无缝的经验。提供客户端入口的公司经常报告客户满意度更高,而且由于客户感到积极参与,账单查询也更少。

许多基于云的操作管理系统包括内置客户端门户. 实施一个不需要大量IT投资. 对于无法提供完整门户的公司,提供安全的发票PDF以及在线支付处理器链接是一个合理的选择. 关键是让客户方便地,最新的获取其财务信息.

电子账单和自动发票

电子计费(e-billing)系统在公司法律部门很常见,但任何公司都可以从发票的生成和交付自动化中获益. 自动计费确保每个计费周期的当天发出账单,减少延误. 许多电子计费系统还允许客户在线查看发票,并通过信用卡或ACH转账支付,这加速了收款的进行. 此外,电子计费减少了纸质浪费和邮资,并方便审计线索. 接收清晰电子发票的客户更有可能迅速支付,并相信收费的准确性.

管理不同收费结构的最佳做法

计时计费

计时收费仍然是最常见的收费结构,但也是最仔细审查的。 为了在计时收费下最大限度地提高透明度,公司应当:

  • ] 防御清晰计费递增(如6分钟或每小时10分递增),并在订婚书中解释.
  • 使用同时期时间条目——任务完成后立即录制的时间,以后不重建.
  • 提供叙述性说明,解释法律任务,上下文,以及为什么有必要. 避免通用标签.
  • 关于“块计费”[ 的通 —— 将多个任务合并为单一的时间条目。许多道德部门对块计费不屑一顾,因为它掩盖了每个任务的实际时间。如果必须使用,请明确说明完成了哪些任务和总时间。
  • 进行定期预算更新,特别是当某一事项接近预算上限或留存额用尽时。

小时计费透明度也意味着在任务耗时超过预期时要诚实。 如果研究项目耗时十小时,请解释为什么范围要扩大而不是简单地计费。 客户在事先得到信息时会更了解。

平价费

平价收费越来越受欢迎,因为其为客户提供了成本确定性。 但是,透明度仍然至关重要。 聘用书必须明确界定平价收费中包含的内容,同样重要的是,什么不是。例如,平价离婚可能包括最初的请愿和答复,但排除发现或审判。如果需要额外工作,公司必须在提出新的收费之前征得客户的同意。 一些公司提供详细的范围文件,列出每个任务包含的和每个任务不包括的。 在提供平价收费时,也明智的是,澄清如何支付(如全额支付或分期支付)费用,以及如果问题提前解决,或者客户决定终止代理,是否可退还。

应急费

应急费是独特的透明度挑战,因为客户只有在有回收时才能支付。 业务约定书必须明确说明公司将承担的百分比,即该百分比在成本之前或之后适用,以及如何处理支出(例如,公司提出的诉讼费用 ) 。 许多国家要求详细披露如何计算应急费以及客户谈判的权利。 透明的应急费安排还包括定期更新案件进度和估计回收,以便客户能够衡量潜在的最终净金额。 在和解或判决时,提供详细的结算说明,显示回收总额、所有费用、费用百分比和支付给客户的净金额。

保留者

留存者可以是“真实留存者 ” ( 即收取费用并获得律师的提供) ,也可以是“留存者 ” ( 即未来账单的信托存款 ) 。 对于留存者来说,透明度要求公司定期提供说明留存者余额、所有收费和剩余金额的报表。 绝不将留存者资金与经营账户混合。 许多国家要求留存者协议规定留存者将提供会计(通常是月度)的频率。 此外,如果留存者用尽了,则在进行额外工作之前,必须通知客户,并获得许可补充留存者或转而使用另一计费方法。

对客户进行法律收费教育

许多客户不熟悉法律收费如何运作,特别是那些以前从未聘请律师的客户。

  • 欢迎解释计费术语的包[(例如“计费时间”、“十分之一小时”、“付款”)。
  • 在公司网站或客户端门户上标注FAQs.
  • ]在第一次会见时,律师或开具账单的专家通过一张发票样本并回答问题,进行一对一的定向.
  • 关于如何阅读发票和每一节的含义的定期提醒。

教育还包括确定客户如何与账单问题接触的期望。 客户在发票到期前感到有权问“该行项目意味着什么? ” , 不太可能在以后质疑收费。 一些公司也根据历史数据为每个诉讼阶段(如发现、动议实践、审判)提供预算估计数,让客户对成本有一个前瞻性的看法。

常见的陷阱和如何避免它们

即使有最佳意图,公司也可能陷入损害透明度的陷阱。

  • 含糊或不完整的说明 :避免“法律研究”或“客户会议”等条目。 相反,写作“合同纠纷中的研究时效(2.5小时)”或“与客户讨论解决战略的通信(1小时)”。
  • 开锁计费而不作解释:如果将任务分组,则在条目中单独列出每个任务,或者将它们分解为单个条目. 大多数法律计费软件允许将时间分拆为单独的行项目.
  • 隐藏费用:在业务约定书中始终披露潜在费用(例如第三方供应商费用,旅费),未经事先批准,在发票中不得增加意外费用。
  • 不经常开账单:放出数月堆积的发票在最后会形成一个令人震惊的庞大账单,坚持一个常规的开账单周期,即使总额很小.
  • 关于费率变化的不良沟通:如果提高费率,则提供事先通知——一般为30天——并允许客户提问或谈判. 一些公司在业务约定书中包含一个费率变化条款,需要通知.
  • 过度依赖技术,而不受人的监督:自动计费是很大的,但在发送前审查每张发票。计算机可能重复输入或应用错误的费率。

为了避免这些问题,实施收费审查程序,即伙伴或收费经理每月检查发票样本,以明确和准确;此外,通过满意度调查征求客户对收费的反馈;这种积极主动的做法在出现争议之前就发现问题。

信任之外的好处:商业和道德成果

透明记账不仅让客户高兴,也带来可衡量的商业效益。 具有明确记账做法的公司遭遇的纠纷较少,这意味着减少注销收费或谈判调整的时间。 这提高了现金流量和盈利能力。 此外,满意的客户更有可能推荐他人并回归未来的法律需求。 口舌营销很强大,透明的记账是名声的建设者。

从道德观点来看,透明的收费符合ABA示范规则和大多数州律师协会规则所规定的核心通信义务。 它降低了道德投诉的风险,而道德投诉可能代价高昂,而且具有破坏性。 如果客户真的提出争议,那么能够显示一贯的明账模式的公司也更加可信。 一些保险公司甚至向实施收费透明协议的公司提供降低的不良行为保险费,承认明确的收费降低客户投诉的风险。

最后,透明的账单支持健康的律师事务所文化。 诚实地跟踪时间和发票的律师显然对工作更加有信心,对客户谈话不太强调。 工作人员花的时间更少,他们处理的账单或愤怒的电话。 整个律师事务所在开户和接受问责时运作得更顺利。

结论

透明的法律收费并不是抽象的理想;这是一个实用、可执行的战略,它有利于所有参与者。 通过从明确业务委托书开始,提供逐项发票,保持定期通信,明智地使用技术,教育客户,律师事务所可以将摩擦源的收费转化为信任平台。 透明度投资可以带来客户忠诚、减少争议和增强职业声誉的红利。 在客户拥有比以往更多的选择的时代,优先确定收费清晰度和诚实度的公司将突出为值得信赖的顾问。

欲进一步阅读最佳做法和道德要求,请参考ABA示范规则1.5,探索ABA在客户端门户上的资源,并审查法律技术专家的指南[。 实施这里介绍的做法将使你所在的公司走上加强客户关系和可持续商业成功的道路。