起草收购结算文件是任何合并或收购交易的最后、也是最严格的阶段,这些文件构成了交易的确定记录,记录了买卖双方交换的每一项权利、义务、陈述和保证。精心准备的一套结算文件不仅确保法律合规,而且减少关闭后的纠纷,保护免于责任,并为无缝所有权转让奠定基础。参与合并和收购的法律小组、公司顾问和企业专业人员在起草过程中必须严格注意细节、一致性和远见。本条巩固了行业测试的起草收购结算文件的最佳做法,涵盖基本组成部分、起草技术、工作流程管理、常见的陷阱和新兴技术。无论你是资深的并购律师还是负责监督某项交易的商业执行官,适用这些准则将有助于你产生可靠、可执行和全面的结算文件。

了解采购工作的关键内容

在起草之前,对关闭文件包的清晰的地图至关重要。 尽管每一项交易都有独特的要求,但大多数购置交易都需要一套核心文件,它们共同转移所有权、分配风险和满足法律手续。

采购协议(或股份采购协议)

购买协议是任何购置的基础,它包含了交易的基本经济学——购买价格、支付机制和关闭条件——以及详细的表述和保证、契约、赔偿规定和终止权,其他的结算文件都必须相互参照并与购买协议一致,起草人应特别注意 " 物质不利影响 " 的定义和陈述的存续期,因为这些常常成为关闭后争端中的争议点。

披露时间表

披露时间表通过逐项列出例外、已知负债和其他重要事实来补充陈述和保证,它们需要随着交易的进展而进行认真的准备和不断更新。披露时间表和购买协议不一致可能导致违反陈述要求。最佳做法要求每个列表的编号与相应的陈述相符,并包括清晰、简洁的说明。尽可能避免“囊括”披露,因为这样做可能会损害陈述的价值。

辅助协定

辅助协议包括非竞争性协议、雇用合同、过渡服务协议、代管协议以及实施交易所必需的其他附带合同,这些协议必须与主要采购协议协同起草,以避免冲突或漏洞,例如,如果采购协议规定了五年非竞争性条款,但辅助协议提及三年期限,不一致之处会造成法院可能解决对起草人不利的模糊性。

结业证书和法律意见

官员证书证明,在结束陈述时,陈述仍然真实,所有条件都得到满足;律师关于适当授权、可执行性以及遵守适用法律的法律意见,放款人或承销人常常要求提出确切的事实陈述,如果在签署和结束之间有任何变化,必须加以更新;标准做法是,包括一份确认陈述截至结束之日仍然真实的倒闭证明。

政府和第三方同意

许多收购需要根据《哈特-斯科特-罗德诺反托拉斯改进法》、美国外国投资委员会或类似的外国制度进行监管批准。 第三方同意可能需要主要客户、放款人、房东或许可人的同意。 关闭约束必须包括这些同意或适当放弃的证据。 未能获得必要的同意可能推迟关闭或使买方承担合同责任。

关闭可交付品核对表

关闭绑定器应附带详细的核对表,列出所需的每份文件和确认,该核对表成为关闭顺序的路线图,并确保不忽略任何内容,它应列出每个文件、责任方、交付方法(例如电子邮件、上传)以及是否需要执行或公证。核对表应在交易的每个里程碑上审查和更新。

起草工作的核心最佳做法

有效的起草工作不仅包括正确的法律语言,还需要制定明确、内部一致和符合各方意图的文件。 以下最佳做法对质量控制至关重要。

1. 使用清晰和精确的语言

含糊不清是清净收尾的敌人,避免含糊不清的词语,如“尽最大努力”、“重大不利影响”或“商业上合理”,没有明确的定义或基准,在专门定义一节或执行条款中界定关键术语,尽可能使用短句和主动语音,而不是“卖方所作的陈述在收尾日视为重复”,写“卖方在收尾日重复每一陈述。” 主动声音减少解释风险,提高可执行性。

2. 保持所有文件的一致性

术语、定义术语和格式必须在整个文件包中统一。如果购买协议使用某种计算方法定义“EBITDA ” ,那么,在任何参考EBITDA的辅助协议中都必须出现同一定义。在重新编号条款时,必须谨慎使用交叉参考并更新其内容。一致性缩短审查时间,防止在尽职调查和关闭后审计期间发生纠纷。通过参考纳入辅助文件的总定义清单是一种最佳做法。

3. 包括所有实质性术语

交易所涉及的每一经济和法律术语都必须记录在案,这不仅包括购买价格和支付条件,而且还包括:

  • 具有适当存活期的陈述和保证
  • 赔偿义务(包括上限、篮子和第三方索赔程序)
  • 关闭的先例(如融资、监管批准、无重大不利变化)
  • 关闭后公约(例如:挣取的计算、非邀约、过渡援助)
  • 争议解决机制(仲裁、法律选择、地点、仲裁规则)

排除可以成为诉讼的基础,使用美国律师协会或《实用法》等公布的综合清单确认所有标准和具体交易条款,应特别注意赔偿条款与生存期之间的相互作用,因为这些条款往往是经过大量谈判达成的。

4. 精确披露时间表草案

披露时间表往往草率起草,导致不一致和争议,每个时间表应与采购协议中的具体表述对应,使用一致的编号,包括明确说明每个例外,并限定答复,以避免过度披露。在结束采购协议之前,对照采购协议核对时间表,以记录签署后的任何变化。一些从业人员建议列入一个“关系时间表”,将每个披露项目与相关表述段落相映射,以消除差距。

5. 关闭后调整计划

许多收购涉及基于周转金、净债务或收益指标的购买价格调整。 公式和计算方法草案用简单、明确的语言起草。包括抽样计算,并具体说明谁编写初始报表、纠纷如何解决(如独立的会计师事务所)以及最终确定的时间。 典型的收益支付条款应当界定业绩期、计量尺度和支付机制,并具有足够具体性,以避免日后的诉讼。 对于周转资金调整,应当根据《公认会计原则》明确界定何为“流动资产”和“流动负债 ” 。

6. 详细交付的闭幕发言

购买协议应列出所有已结交付品和附带的条件,其中不仅包括签名,还包括同意的证据、良好信誉证明、支付信件和法律意见。每一份交付品如果得不到满足,应有明确的最后期限和补救机制。例如,如果通过关闭未取得第三方同意,买方应有权放弃条件或终止协议。

起草过程和工作流程管理

结构化的起草过程可以防止错误和延误。以下工作流程要素对于管理复杂的并购文件至关重要。

使用中央化的检查列表

交易初期就开发一个主检查清单。 列出每个需要的文件、责任方、到期日以及当前版本。 更新检查清单为草稿。 该文件将成为关闭小组唯一的真相来源。 检查清单应该与所有利益相关者共享,并在每周交易通话时进行审查。 样本行可能包括 : “ 无竞争力协议 — 销售商 — 草案 v2.1 — 到期3/15 — 由买方律师审查 。 ”

执行版本控制

使用一个跟踪更改,保存先前版本,并限制编辑权限的文档管理系统. 确保每个草稿都贴上一个独特的版本编号,日期,和编辑首字母。避免常见的分发未贴标签的草稿导致对当前版本的混淆的错误. 微软365共享文件夹等基于云的平台具有版本历史或专用处理管理软件(如Direcloud),可以提供强大的版本跟踪.

允许有足够的时间进行审查

将至少两周的审查时间纳入提前结束的时间表。 分配时间进行内部法律审查、外部顾问审查、客户审查和对口方审查。 每个审查周期应产生跟踪的变化和意见,以便解决问题。谨慎的做法是安排一次“最后审查会议”,所有各方逐行通过每一文件线,以确认准确性。

与有经验的法律顾问进行接触

即使内部小组处理初步草案,有经验的并购律师在签署前应审查每份文件,其专门知识有助于找出模棱两可的语言、无法执行的条款和监管合规问题。 对于跨境交易,请当地律师解决管辖权的细微差别,如民法国家强制公证或外国投资通知要求。 律师还应审查购买协议和辅助文件,以确保赔偿上限和生存期等术语的一致性。

进行干运行关闭

模拟所有步骤的模拟闭幕会可以发现缺缺的签名、不完整的时间表或时间冲突。 练习交货顺序,包括电汇和电子签名。 彩排在实际闭幕时将最后一分钟的故障减少到最低。 模拟会应当包括所有将在闭幕日参加的人,包括律师助理,并且应当确认所有签字当局都有有效的证书。

常见的陷阱和如何避免它们

即使是有经验的交易团队也会犯错误。 了解频繁的陷阱可以帮助你避免代价高昂的错误。

坑1:各种文件的定义不一致

当购买协议对“附属”的定义不同于非竞争性协议时,就会产生混淆。 解决: 使用一个主定义部分,该部分通过参考方式纳入所有辅助文档。如果单独的文档必须有它们自己的定义,则确保它们完全匹配。在收尾约束器中创建一个交叉参考表,列出每个定义的术语及其位置。

坑2:语言过于复杂

法律条文可以模糊当事人的真实意图,造成模糊不清。 解决: 只要有可能,就用直接语言取代“whereas”或“aforesaid”等古老的短语。用编号清单来说明条件和例外,以提高可读性。例如,用一个标题来逐个列出各种条件的先例,而不是用一个繁杂的段落来掩盖。证券交易委员会简单的英文倡议为起草无障碍法律文件提供了有益的指导。

坑3: 缺少签名页或公证

签名的不正确或缺失可以使关闭无效。 隔离: 创建一个签名页面核对表,其中列明必须签名的每个人、其能力以及是否需要公证。 提前验证湿签名或电子签名平台的合规性。 保存一个已执行签名页面的记录,确认所有对应方都返回已执行的完整副本。 对于电子签名,确保平台的审计线索包含在关闭核对表中。

坑道 4: 无法更新签名和关闭之间的调度

合同签署至关闭期间的经营和事实发生变化。 解除: 要求卖方在关闭前的一定天数内更新披露时间表。买方应当有权审查并接受或反对变更。如果更新揭示了新的实质性问题,买方可能有权重新谈判或终止。购买协议应包括一项合同,规定卖方有义务提供更新的时间表,如果披露造成重大不利影响,则规定一个补救期。

陷阱5:忽略监管文件

反托拉斯、反托拉斯国际中心或其他监管批准可能需要数周或数月。 解决: 及早开始监管准备,并包括与批准时间有关的具体关闭条件。确认不违反适用等待期的陈述草案。如果买方愿意承诺放弃授权以获得批准,考虑列入反托拉斯的“地狱或高水”条款。监测提交最后期限并迅速答复管理机构的信息请求。

坑6:赔偿规定不足

赔偿条款含糊不清或不完整,往往导致结案后的诉讼。 解决: 具体规定涵盖的损失范围、提出索赔的机制以及第三方索赔的程序。包括明确的上限、篮子(减税或门槛)和生存期。区分对违反代表、违反契约和第三方索赔的补偿。还分别处理税务赔偿问题,因为许多交易都因税务事项的复杂性而将其划出。

技术和自动化的作用

现代并购团队越来越多地依赖技术来简化文件的起草、审查和存储。 尽管技术不能取代法律判决,但可以减少错误并加快工作流程。

文档模板使用内容管理系统

Directus 等平台为创建、存储和版本文档模板提供了灵活的内容管理。通过在所需字段的图案的同时组织模板,团队可以将语言标准化,跨越多个交易。例如,您可以维护一个集中更新并拉入每个新交易文档的锅炉板条款、定义和披露时间表格式库。这确保一致性,并减少共同语言的手工复制。Directus是一个开源的无头CMS,它可以作为集中的文件模板存储库,允许团队管理版本控制的内容,并通过API生成文件。这对于处理大量并购工作的公司特别有用,这些公司需要保持数千份结算文件中的品牌和法律一致性。

自动文件大会

诸如HotDocs, Contract Express, 或 Docassemble 等工具可以将预定义的模板与尽职调查数据库的数据混合起来,这减少了人工输入和转录错误的风险。自动化对于常规条款,如仅以具体内容(如名称、日期、金额)变化的表示,特别有价值。许多公司还使用自动装配来创建披露时间表,直接从电子表格或数据室提取数据。

实施电子签名解决方案

DocuSign, Adobe Sign, 和Nodize等平台允许有合法有效签名的远程关闭。 确保所选平台支持辖区的电子签名法(例如美国ESIGN法案,欧盟的eIDAS ) 。 在最终关闭前测试签名工作流程以避免技术延误。 一些平台直接在电子签名工作流程中提供公证,这对需要公证的文件至关重要,比如房地产交易中的某些传送工具。

维护安全虚拟数据室

虚拟数据室(VDR)对于与对应方及其顾问共享文件至关重要。使用动态水印、权限设置和审计日志等功能来控制访问和跟踪查看。标准数据室包括Intralinks、Merrill和iDeals。对于关闭绑定器,请在VDR中单独保存一个文件夹,只限访问关闭过程中的当事方。启用版本通知,让所有当事方在上传新草稿时都了解。

外部资源

关于补充指导意见,请考虑以下权威来源:

关闭后的考虑

起草工作不会在结束时结束。 关闭后的文件和义务必须加以管理以确保交易的长期成功。 例如,收益计算往往需要定期报告;这些应在购买协议中加以界定,包括使用会计原则和如果买方和卖方对计算有异议的争端解决程序。 同样,赔偿要求必须按照协议规定的程序处理。未解决的周转金调整可能拖延最后付款,因此协议应包括一个明确的时间表来准备结束声明和解决争端。 许多交易还要求在关闭后向政府机构提交申报,例如修订公司章程或通知与监管机构的控制权变更。 这些应在最后核对表附录中列出,并分配给有最后期限的特定当事方。

一种准备良好的关闭约束也成为整合团队的运行路线图。 包括一份关键关联关系、雇员协议和客户合同的概要,这些合同必须在关闭后履行。 买方的整合团队应当收到一份关闭约束的副本,并获得一份简报,介绍任何正在进行的契约或限制,如关闭后的非竞争义务。 这降低了在整合阶段无意中违反购买协议的风险。

结论

起草采购结算文件需要认真关注细节、一致性和战略规划。 通过理解基本内容、运用明确语言和跨文件协调的最佳做法、管理工作流程与清单和版本控制、以及利用内容管理系统和自动化装配等技术,法律小组可以减少风险、加快关闭并编制可接受审查的文件。 每一项交易都是独特的,但在此概述的原则为成功和有详细记录的交易提供了一个有力的框架。 严格起草投资通过避免纠纷、节省成本和确保所有权的平稳过渡而付出了多次代价。