Dự luật pháp là một điểm nhấn mạnh quan trọng giữa các khách hàng và các công ty luật, đảm bảo rằng phí tổn là trong suốt, chính xác, và liên kết với phạm vi công việc. nếu không chuẩn bị đúng đắn, những cuộc họp này có thể trở thành những cuộc họp căng thẳng hay không hiệu quả, để lại những câu hỏi chưa được giải quyết về các cáo buộc và giảm bớt lòng tin. Bằng cách đầu tư thời gian trước đó để sắp xếp tài liệu, hiểu rõ các cấu trúc hóa đơn, và cài đặt các mối quan tâm của bạn một cách xây dựng một cách hữu hiệu, bạn sẽ chuyển đổi việc duyệt lại thành một cơ hội chiến lược để quản lý chi phí và củng cố mối quan hệ làm việc làm của bạn. Hướng dẫn này cung cấp một khuôn khổ toàn diện để chuẩn bị, điều khiển và làm việc điều chỉnh, và sau đó là việc duyệt xét lại dự luật pháp, với các dự án, với các lời khuyên thực tiễn và các công nghiệp rút ra những cách tốt nhất.

Hiểu những lời nói thanh toán của bạn

Xem lại bản ghi hoá đơn là nền tảng của một cuộc họp hiệu quả. Bắt đầu bằng cách đọc kỹ từng mục dòng, ghi chú ngày tháng, mô tả dịch vụ, mục nhập thời gian và bất kỳ chi phí tương ứng. Hãy tìm kiếm các mẫu hoặc dị thường, chẳng hạn như tăng đột ngột trong một giai đoạn chậm của trường hợp bạn.

Các điều khoản tính tiền thông thường

Các hóa đơn pháp lý thường bao gồm thuật ngữ có thể xa lạ với khách hàng.

  • Giờ Billable ) – Một đơn vị thời gian (thường là 6 hoặc 10 phút) được tính vào công việc pháp lý.
  • Hóa đơn khoá ) – tổng hợp nhiều tác vụ vào một mục vào một thời gian mà không chi tiết mỗi hoạt động. Điều này có thể làm lu mờ thời gian đã thật sự được dùng ra sao và thường xuyên là một điểm tranh cãi.
  • Những khoản trợ cấp ) – chi phí ngoài phí cho công ty, như nộp phí, phí chuyển nhượng, chi phí làm chứng chuyên môn và đi du lịch.
  • Rate – Chi phí phí hàng giờ hoặc bằng phẳng cho thời gian của luật sư hoặc trợ lý pháp lý.
  • Viết- xuống [FLT: 1] – điều chỉnh tờ tiền giảm số tiền gốc, đôi khi được áp dụng như một phép lịch sự hoặc do lỗi.

Nếu dự luật của bạn sử dụng các câu châm ngôn hay mật mã, hãy yêu cầu đội pháp lý của bạn cho một chìa khóa hoặc lời giải thích sớm trong mối quan hệ. bạn càng hiểu từ vựng, bạn càng tự tin bạn sẽ được đánh giá các cáo buộc.

Cờ đỏ để trông chừng

Trong khi xem lại lời khai, hãy xem những lời tuyên bố thông thường này:

  • Lặp lại tội cho cùng một tác vụ hay dịch vụ
  • Những mục nhập thời gian được tập trung lại đến giờ hoặc nửa giờ gần nhất mà không có sự biện minh
  • Các công việc được tính theo tỷ lệ cộng sự có thể được ủy thác cho một cộng sự giá thấp hơn hoặc trợ lý pháp lý
  • Công việc quản trị (v. d., sao chép, nộp đơn, họp nội bộ) được tính theo giờ
  • Tiền tiêu vặt không biên lai hay có vẻ cao bất thường

Đánh dấu những mục này bằng một tờ giấy và đề cập đến trong buổi họp, cụ thể giúp đội pháp lý giải quyết vấn đề trực tiếp và điều chỉnh nếu có lệnh.

Thu thập các tài liệu thích hợp

Phải thu thập mọi vật liệu liên quan trước buổi họp.

  • Chữ ký hoặc thỏa thuận trả tiền – Tài liệu này xác định phạm vi của công việc, cấu trúc phí tổn và điều khoản thanh toán.
  • Những lời tuyên bố dựa trên giấy ) – so sánh các cáo buộc hiện tại với các hóa đơn trước giúp bạn nhận ra xu hướng và thay đổi đột ngột trong các mẫu thanh toán.
  • Đáp ứng và email ) – Bất cứ giao tiếp nào với công ty về những thay đổi phạm vi, sự chấp thuận cho công việc thêm, hoặc hạn chế ngân sách nên được ghi nhận.
  • hoặc trường hợp mốc ) – Thời gian ngắn của các sự kiện then chốt trong vấn đề có thể giúp tính toán mục với việc thực hiện.
  • Ghi chú từ các phê bình trước ) – Nếu bạn đã có một bản xem xét hoá đơn trước, hãy ghi chú về các điều chỉnh đã thỏa thuận hoặc mục hành động để đảm bảo chúng đã được thực hiện.

Quản lý những tài liệu này trong một tập tin đóng, một thư mục chia sẻ, hoặc một công cụ ghi chú kỹ thuật số. Có sẵn chúng trong suốt cuộc họp cho phép bạn tham khảo nhanh các điều khoản, ngày tháng và các thỏa thuận trước khi thảo luận các cáo buộc cụ thể.

Danh sách tài liệu thiết yếu

Để tránh bỏ lỡ bất cứ giấy tờ quan trọng nào, hãy dùng bảng kiểm tra này trước khi nhóm họp:

  • Bản tuyên bố hoá đơn hiện thời và các hóa đơn tạm thời
  • Ký hợp đồng hoặc thư đính hôn
  • Ước tính ngân sách (nếu được cung cấp)
  • Name
  • Chi phí để sửa đổi chi phí (nếu bạn có bản sao)
  • Ghi chép các khoản thanh toán đã được ghi rõ

Xác định các lĩnh vực then chốt để thảo luận

Không phải mọi thứ dòng cần được tranh luận, nhưng bạn nên xác định 3–5 khu vực quan trọng đáng được thảo luận.

  1. Hợp đồng với thỏa thuận đính hôn ) – kiểm tra tỷ lệ phù hợp với hợp đồng và các công việc được tính trong phạm vi đã thỏa thuận.
  2. Tội danh thường cao hoặc không mong đợi ) – Nếu một tháng cụ thể cho thấy sự gia tăng trong giờ hoặc chi phí, hãy hỏi xem điều gì đã khiến sự gia tăng. Nó có thể là một sự gia tăng hoạt động một cách hợp pháp (v. g. do việc phát hiện thời hạn chót) hoặc do dự luật.
  3. Cơ hội để tiết kiệm chi phí – thảo luận xem có thể giải quyết một số việc khác nhau trong tương lai, chẳng hạn như sử dụng một thành viên nhóm khác, sử dụng công nghệ, hoặc nhận một phí cố định cho công việc lặp lại hay không.

Những sự thiếu thận trọng trong giờ có thể tính được

Mục nhập thời gian là nguồn thông thường nhất của các cuộc tranh chấp hoá đơn. Tìm kiếm mục có vẻ quá nhiều cho cùng một nhiệm vụ được miêu tả. Chẳng hạn, việc xem xét một hợp đồng chuẩn có thể mất 0.5–1 giờ, nhưng nếu các hóa đơn công ty 3 giờ, nó bảo đảm đặt câu hỏi. Cũng kiểm tra mục lục chồng chéo - hai thành viên nhóm thanh toán cho cùng cuộc gọi hay phiên tòa. Nhiều khách hàng thấy có ích để yêu cầu nhóm pháp lý cung cấp tổng hợp giờ mỗi lần, bị phá vỡ bởi loại công việc (các loại nghiên cứu, soạn thảo, thông tin liên lạc, v. v. v. v.) để dễ dàng hơn so sánh.

Loại

Các nhà kinh doanh có thể tích lũy nhanh chóng. Phân loại như du lịch, sao chép, in ấn và ngoài dịch vụ. Hãy hỏi xem công ty có chính sách đánh dấu trên các chi phí bên thứ ba (nhiều công ty thêm 10–15% để xử lý) và liệu nó có được tiết lộ trong thư đính hôn không. Đối với các vấn đề liên tục, bạn có thể yêu cầu sự chấp thuận trước khi chi phí một số tiền quá lớn nhất định.

Những câu hỏi cần xem xét

Chuẩn bị một danh sách những câu hỏi được ghi lại đảm bảo bạn sẽ giải quyết mọi mối lo âu của mình mà không quên bất cứ điều gì trong cuộc thảo luận.

  • Làm thế nào công ty đảm bảo rằng các mục vào thời gian chính xác chứ không phóng đại?
  • Có lời buộc tội nào từ nhân viên hỗ trợ có thể được xử lý hiệu quả hơn trong nhà không?
  • Quá trình tranh chấp về một khoản tiền sau khi dự luật được thanh toán là gì?
  • Liệu công ty có thể cung cấp một định dạng hóa đơn khác như một bảng tóm tắt để làm cho việc xem xét trong tương lai dễ dàng hơn?
  • Có cơ hội nào để dùng các khoản phí khác, chẳng hạn như phí cố định cho một giai đoạn cụ thể nào đó không?

Đặt những câu hỏi này cho thấy bạn đã tham gia và có giá trị hiệu quả, điều này có thể dẫn đến việc thanh toán hóa đơn tốt hơn theo thời gian.

Nói chuyện rõ ràng và chuyên nghiệp

Hãy cố gắng hợp tác để bảo đảm tính chính xác và công bằng, chứ không phải là cuộc đối đầu với nhau.

Dùng phương pháp cộng tác

Hãy bắt đầu buổi họp bằng cách công nhận công việc của công ty và bày tỏ lòng biết ơn về nỗ lực của họ, rồi chuyển sang những câu hỏi như: “Tôi có vài câu hỏi về việc thanh toán hóa đơn tháng này mà tôi muốn cùng nhau đi qua, đồng thời làm việc này tạo một giọng hợp tác, tích cực nghe lời giải thích của họ, đôi khi là kết quả của công việc cấp bách mà bạn yêu cầu.

Sự bất bình

Nếu bạn gặp một cáo buộc mà bạn tin chắc là sai, hãy bình tĩnh và dựa trên bằng chứng, tham khảo mục cụ thể và tài liệu của bạn, chẳng hạn như: “Trong hóa đơn 10 chữ số, bạn có thể kiểm tra những gì bạn giải thích không?

Tiếp tục sau buổi họp

Kết thúc cuộc họp không phải là kết thúc của quá trình phê bình hóa đơn. bạn cần xác nhận những thay đổi sau đó và tạo một ghi chép cho tham khảo trong tương lai.

Đồng ý về tài liệu

Ngay sau buổi họp, hãy gửi email tóm tắt cho đội pháp lý của bạn, nêu ra những điểm chính, bất cứ điều chỉnh nào trong hóa đơn và các mục hành động với thời hạn rõ ràng.

Dự tính cho các cuộc ôn lại trong tương lai

Dùng cái nhìn từ bản xem xét này để cải thiện tiến trình hoá đơn tương lai. Đề nghị thực hiện một bản tóm tắt mỗi tháng thay vì một phần tư, hoặc yêu cầu công ty cung cấp một ngân sách tương ứng với sự so sánh thật. Một số khách hàng thương lượng một nút trên các loại cáo buộc cụ thể (v. d., không tính toán các cuộc họp nội bộ trong vòng 15 phút) để ngăn chặn vi sinh học, xem xét (phần lớn hoặc sau dấu chấm hết) giúp dự đoán chi phí và xây dựng mối quan hệ trong suốt.

Lỗi tính toán thông thường và cách phân biệt

Ngay cả khi chuẩn bị kỹ lưỡng, những lỗi thanh toán có thể lọt qua, vì ý thức được những lỗi thường xuyên nhất giúp bạn bắt được chúng trước buổi họp.

Nạp quá mức

Hai luật sư đã thanh toán cho cùng một cuộc họp, nghe hay nghiên cứu chủ đề thường là lỗi thường xuyên. kiểm tra các mục nhập thời gian từ các thành viên khác nhau trong cùng một ngày cho các nhiệm vụ chồng chéo.

Chi phí quản trị được áp dụng cho công việc pháp lý

Những việc này thường được xem là trên đầu trang, nếu bạn thấy những người bạn nộp đơn xin tài liệu hoặc giấy ủy quyền để soạn thảo việc gửi thông tin, thì yêu cầu phải xếp hạng lại hoặc gỡ bỏ những mục này.

Những lỗi khác bao gồm tỷ lệ sai (bạn có thể bị tính toán với mức độ cao hơn đồng ý), tính toán sai thuế hoặc giải quyết các khoản thuế, và các cáo buộc cho công việc đã được thực hiện trước khi đính hôn. Một số tiền theo dõi đơn giản mong đợi tương ứng. Số tiền được tính toán có thể tiết lộ những điểm không đồng trong cái nhìn.

Thương lượng về các vấn đề và sắp đặt theo cách khác

Cuộc họp kiểm tra hóa đơn của bạn cũng là cơ hội để thảo luận về cấu trúc phí tổn rộng hơn. nếu bạn thấy rằng hóa đơn hàng giờ đó dẫn đến những chi phí không thể đoán trước, khám phá những sự sắp xếp thay thế liên tục những sự sắp xếp mà sẽ thẳng hàng với nhau.

Fees bằng phẳng đấu với tỷ lệ giờ

Chi phí thường xuyên cho những công việc pháp lý như ký hợp đồng, bản di chúc đơn giản, hoặc đánh giá đúng mức, nhưng cũng cần phải giám sát giờ, nhưng cần phải xác định rõ phạm vi.

Chạy & giá trị

Những sự sắp xếp tinh vi hơn như giá trị dựa trên giá trị, giá cả và mức chi phí cho kết quả hay mốc quan trọng chẳng hạn, bạn có thể đồng ý với một mức độ giảm giờ với một mức thưởng thành công cho một sự dàn xếp thuận lợi. tuy nhiên, những mô hình này khuyến khích hiệu quả và tập trung vào kết quả.

Để có một chiến lược thương lượng về phí tổn sâu hơn, cuốn sách giáo lý về luật pháp (FLT: 0) của Hiệp hội luật sư Hoa Kỳ [FLT: 0] về việc sắp xếp phí [FLT: 1] cung cấp những lời khuyên thực tiễn. Ngoài ra, tờ luật pháp hóa đơn pháp [FLT] cung cấp một số thông tin tổng quát về các dự luật và các sự cân nhắc đạo đức.

Vai trò của phần mềm thanh toán pháp lý trong trong suốt

Phần mềm pháp lý hiện đại đã thay đổi cách các công ty theo dõi và trình bày các cáo buộc của họ. Công cụ như Directus cho phép các công ty luật cung cấp các bảng điều khiển thời gian thực hiển thị giờ, chi phí và tiến hành chống lại ngân sách. Trong khi bạn xem xét, hãy hỏi xem công ty có sử dụng phần mềm như vậy và nếu bạn có thể truy cập một cổng khách hàng để theo dõi các dự luật trong các cuộc họp. Khả năng này giảm sự ngạc nhiên và xây dựng lòng tin.

Khách hàng cũng có thể được lợi ích nhờ sử dụng các công cụ quản lý hoá đơn của riêng họ để hòa giải các hóa đơn chống lại ngân sách nội bộ. Ví dụ, nhiều bộ phận pháp lý công ty sử dụng các nền tảng e-billing tự động đánh dấu các cáo buộc không phụ thuộc. Ngay cả đối với khách hàng riêng, một mẫu bảng tính đơn giản có thể giúp theo dõi các xu hướng chi tiêu theo thời gian.

Hiểu được công nghệ được sử dụng bởi đội pháp luật và cách nó báo cáo thời gian và chi phí cho bạn để hỏi những câu hỏi có hiểu biết hơn cũng cho thấy bạn đang chủ động về việc quản lý chi phí, mà nhiều công ty đánh giá cao và phản ứng với sự minh bạch ngày càng tăng.

Kết thúc

Chuẩn bị cho một cuộc họp kiểm tra pháp lý không phải là một lần thực tập mà là một kỷ luật liên tục chi trả lợi ích về chi phí và chất lượng mối quan hệ. bằng cách làm chủ bản báo cáo hóa đơn, thu thập tài liệu liên quan, xác định các điểm thảo luận quan trọng, và giao tiếp với sự rõ ràng và chuyên nghiệp, bạn biến những gì có thể là một cuộc đối đầu khó khăn thành một sự hợp tác hiệu quả. mỗi cuộc họp là một cơ hội để tinh chỉnh những mong đợi, sửa cấu thuế, và cải thiện sự liên quan giữa công việc pháp lý và mục tiêu kinh doanh.

Hãy nhớ rằng minh bạch là một con đường hai chiều. càng dễ dàng cho đội pháp luật của bạn để đáp ứng một cách hiệu quả. hãy sử dụng các danh sách và câu hỏi được cung cấp ở đây như một điểm khởi đầu thực tế, và điều chỉnh chúng theo những vấn đề cụ thể của bạn. qua thời gian, bạn sẽ phát triển một thói quen làm cho việc xem xét hóa đơn, hiệu quả, và thậm chí có lợi ích tiết kiệm tiền bạc, thời gian và căng thẳng.

Để có thêm tài nguyên, hãy xem xét việc đọc sự phân tích này về các cuộc tranh chấp thông thường ) từ một tạp chí pháp luật, hoặc cách [FLT:] [FLT:]] của ACC [FLT: 0], xem xét các dự luật tốt nhất cho các ứng dụng khách . Và nếu bạn tìm cách thực hiện một hệ thống dự luật rõ ràng hơn, hãy tìm hiểu làm thế nào [FT:4] giúp cho luật pháp tăng cường khả năng duyệt [FLT] [FLT] xem xét lại quá trình [FLT:].5]. Với các công cụ sửa chữa bên phải, bạn có thể xem xét lại mỗi bước một cách thức để có thể làm việc trong suốt hơn.