Kahalagahan ng Malinaw na Komunikasyon

Kapag ang mga patakarang role ng mga pagbabago sa patakaran ay isang batong panulok ng mabisang pamamahala ng empleyadong manwal. kapag ang mga patakaran ay nag-evolve ng elemental update, organization reducturing ng mga patakaran, o kultural na replections ay kailangang maunawaan hindi lamang kung ano ang nagbago kundi kung bakit rin ito nagbago at kung paano ito nakakaapekto sa kanilang pang-araw-araw na gawain.Ang hindi pakikipagtalastasan ay maaaring humantong sa pagkalito, hindi sinasadyang non-comployeconstitubilities, at maging ang legal na proseso ng komunikasyon ay nagpapatibay ng tiwala, binabawasan ang resistance, at tinitiyak na ang protocolor na ang isang nabubuhay na dokumento na ang mga empleyado at sumusunod sa mga empleyado.

Bukod sa pagsunod, ang malinaw na komunikasyon ay direktang nakakaapekto sa moral ng lugar ng trabaho. ang mga empleo na nakadarama ng bulag na pag-aalsa sa pamamagitan ng mga pagbabago ng patakaran ay kadalasang nakakaranas ng pagkabigo o pagkabalisa, sinisira ang tipanan at produksyon. kapag ang mga organisasyon ay namuhunan sa mga pinag-iisipan, hudyat na ang empleyado ay nakakaranas ng mga bagay. Ang pangako na ito ay nagbabayad ng mga pakinabang sa pag-aangkop at pag-aasal na nauugnay sa pag-aangkop ng mga bagong tuntunin o inaasahan. Ang komunikasyong moral ay hindi dapat maging isang pag-iisip na perifine-intritritit ay isang planable, paulit-ulit na tungkulin ng iyong HR at mga operasyon.

Mga Estratehiya sa Pag - aayos ng Patakaran

1. Gumamit ng Multiple Communication Channels

Sa halip, ang pamamahagi ng patakaran ay nagbabago sa pamamagitan ng pinagsamang email, intranet patalastas, team meetings, digital signage, at internal newsletters. Ang multi-chant na pamamaraang ito ay nag-aanunsyo ng iba't ibang mga kagustuhan sa komunikasyon at tinitiyak na ang mga remote, deskless, at on-site na mga manggagawa ay lahat tumatanggap ng impormasyon. Para sa mga kritikal na pagbabago, isaalang-alang-alang ang isang maikling video mula sa pamumuno o isang dedibidwal na ⁇ policying page-tra ⁇ sa inyong ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

Halimbawa, ang isang kompanya ng paggawa ng mga gusali sa mga fall na walang email access ay maaaring magpaskil ng mga pisikal na flyer malapit sa oras ng orasan, magpadala ng mga sms slerts scell sa mga mobile devices, at mag-daos ng maikling stand-up na mga miting sa mga pagbabago. Ang isang ganap na remote tech firm, sa kabilang banda, ay maaaring gumamit ng Slack na patalastas, isang naka-houghters video, at isang pind post sa isang dedied na #policy-update channel. Ang susi ay upang itugma ang channel na interfaced sa iyong mga work forcements at access.

2. Maglaan ng Maliwanag at Impormasyon sa Pagse - shock

Gumamit ng payak na pananalita at iwasan ang mga legal na jangon o HR acronym na maaaring makalito sa mga empleyado. Para sa bawat pagbabago, malinaw na sabihin: (a) kung ano ang dating patakaran, (b) kung ano ang bagong patakaran, (c) ang epektibong petsa, at (d) ang katwiran sa likod ng pagbabago. Isama ang mga kongkretong halimbawa na gaya ng ⁇ upang ma-deadline ang bagong remote na patakaran sa trabaho, ang mga empleyado ay maaaring gumana mula sa tahanan hanggang tatlong araw kada linggo, sumailalim sa pahintulot ng managerisensoimentimentiment na ⁇ to ay naglalarawan kung paanong ang pagbabago ay kumakapit sa mga real na mga senaryo sa mga senaryo.et na puntos.

Upang mabawasan pa ang eptimyento, isaalang-alang ang paglalathala ng isang side-by-side na paghahambing ng lumang verse bagong wika. Ito ay lalo nang nakatutulong sa mga patakarang legal o pagsunod sa batas-sa-katauhan. Iwasan ang pagbaon ng mga mahahalagang detalye sa mahahabang parapo; gumamit ng mga pamagat, mga kalupkop na kahon, at matapang na teksto upang makuha ang pansin sa mga mahahalagang petsa at mga bagay na aksiyon. Kung ang patakaran ay kinabibilangan ng hindi tanggap na mga pagpipilian (hal., kung paano maghahalal ng mga bagong benepisyo), isama ang isang step-by-s-ste-pasece guide.

3. Mag - alok ng mga Pagkakataon Para sa mga Tanong at Pagpapakain

Ang mga pagbabago sa patakaran ay kadalasang nagbabangon ng mga alalahanin o nangangailangan ng paglilinaw. htt live Q&A confestion o sa pamamagitan ng videoconferenceific kung saan ang mga empleyado ay maaaring magtanong nang hindi kilala kung kinakailangan. Maglaan ng isang dedikadong adres ng email o isang sistema ng OR ticketing para sa mga sumusunod-up requetions. Isaalang-alang ang pagtakbo ng isang maikling pulse survey pagkatapos ng patalastas upang sukatin ang pag-unawa at matukoy ang anumang nagtatagal na pagkalito. Ang dalawang-way na komunikasyon na ito ay nagbibigay ng mga hudyat na ang lehistrividers na ang mga empleyado ng mga empleyado ay nagbibigay ng pagpapahalaga sa input at na nauukol sa pagkakaunawaan sa parehong pang-unawa.

Para sa mga sensitibong pagbabago, tulad ng mga updated code ng pag-aasal o mga patakarang anti-harassment, ay pumapayag sa mga hindi kilalang mga submisyon channel. Ang ilang mga organisasyon ay gumagamit ng mga third-party platform o isang panlabas na omsperson upang magtipon ng mga reliksiyon nang walang takot ng pagganti. Sumunod sa mga karaniwang tema sa isang pangalawang komunikasyon, pagkilala ng mga tanong at pagsasara ng silo.Ang gawaing ito ay hindi lamang nagbibigay linaw sa patakaran kundi nagpapakita rin na ang pamumuno ay nakikinig.

4. Pagiging Mapagkakatiwalaan ng Komunikasyon

Ang patakarang Announce ay nagbabago sa oras na nagpapataas ng atensiyon at nagpapagaan ng pagkagambala. Iwasan ang pakikipag-usap ng mahahalagang update sa panahon ng pista, mga end-of-quarter rush, o kaagad bago ang mga pangyayari sa kompanya-buong-buhay. maglaan ng hindi bababa sa isang linggong patiunang pagpansin bago ang pagbabago ay mag-iinfactor, na nagpapahintulot sa mga empleyado na tanggapin ang impormasyon at baguhin ang kanilang pag-uugali. Para sa phased rollouts, mag-usap ang bawat yugto nang hiwalay upang maiwasan ang labis na impormasyon.

Isaalang - alang ang katipiran ng iyong organisasyon sa pamamagitan ng ritmo ng komunikasyon. Kung mayroon kang buwanang munisipyo o lingguhang team celebrity, iayon ang patalastas ng patakaran sa mga umiiral na touchpoint sa halip na magdagdag ng isang standalone, walang - takdang mensahe. Karagdagan pa, mga bagay na pang - oras-of-araw: iwasan ang pagpapadala ng kritikal na mga update sa Biyernes o bago ang dulo ng sanlinggo kung kailan maaaring hindi marinig ng mga empleado ang mensahe hanggang Lunes, na humahantong sa kalituhan tungkol sa mabisang mga petsa.

5. Maging Personal Kung Saan Angkop

Bagaman kailangan ang isang patalastas sa kumot, isaalang - alang ang pag - aangkop ng mga mensahe para sa iba't ibang grupo ng empleado kapag ang patakaran ay nakaaapekto sa kanila sa pantanging paraan.

Ang segmentasyon ay maaaring batay sa departamento, lokasyon, papel na tipo, o tenure. Ang isang bagong patakarang orasan-in ay maaaring makaapekto sa orasang mga manggagawa ngunit hindi suwelduhang mga empleyado, kaya ang huling grupo ay nangangailangan lamang ng buod, habang ang nauna ay tumatanggap ng mga instruksiyong adby-back at isang FAQ. Gamitin ang iyong datang HRIS upang lumikha ng mga talaang pamamahagi at mga mensaheng pang-agham na direktang nakikipag-usap sa bawat sekwensiyang konteksto.

Ang Pinakamagaling na Gawain Para sa Patakaran ay Pagbabago ng Seguridad

Buksan ang Ubas ng Empleado

Sa sandaling matapos ang pagbabago sa patakaran, i - update agad ang opisyal na dokumento ng manwal ng empleado at markahan ang rebisyon sa pamamagitan ng numero at petsa ng bersyon. Ibahagi ang ⁇ Whatifimen Changeiler section sa simula ng handbook para mabilis na makita ng mga mambabasa ang mga update nang hindi muling binabasa ang buong dokumento.

Mahalaga ang pagkontrol ng Version sa pagsunod sa audits. Mag - ingat ng changelog na nagrerekord ng bawat modipikasyon, petsa, at inflinder. Kung gagamit ka ng isang digital platform, tiyakin na ang mga lumang bersyon ay may arkibo ngunit hindi inaalis, kaya't makagagawa ka ng isang rekord ng kasaysayan kung kinakailangan.

Mga Manlalaro ng Tren at mga HR Staff

Ang mga namamahala at tauhan ng HR ang pangharap na hanay ng mga tanong ng empleyado. Bago ang patalastas ng kompanya-buong, magdaos ng sesyon ng pagsasanay na sumasaklaw sa bagong patakaran nang malalim, kabilang ang mga karaniwang senaryo, mga inaasahan sa pagpapatupad, at kung paano haharapin ang mga tulakback. Maglaan ng mga manedyer na may ⁇ i ⁇ i ⁇ o FAQ sheet na magagamit nila sa mga isang-on-one na pagpupulong.Titiyakin nito ang hindi pag-ayon at pinipigilan sa mga manedyer sa hindi sinasadyang pakikipag-usap ng maling impormasyon.

Ang pag-play ng papel ay maaaring maging partikular na mabisa para sa mga patakaran na kinasasangkutan ng mga mahihirap na usapan, tulad ng pagsasagawa ng mga plano o mga bagong tuntunin sa pagdalo.[kailangan ng sanggunian] Ang mga namamahala ay kinakailangang may tiwalang pagpapaliwanag kapuwa sa mga katwiran at mekanika. para sa mga tauhan ng HR, magbigay ng karagdagang mga mapagkukunan, tulad ng mga integrated at links sa mga legal na payo, kaya't maaari nilang pangasiwaan ang mga kasong gilid. Isaalang-alang ang pagbibigay ng maikling serial na kailangang daanan ng mga manedyer bago ang pampublikong rollout.

Sundin at Sanayin ang Pag - unawa

Ang paunang komunikasyon ay bihirang sapat. reclease follow-up communicationivision tulad ng isang revision email mamaya ng isang linggo, isang seksiyon sa buwanang newsletter, o isang pagsubok upang subukin ang pag-unawa. para sa mga pangunahing pag-aayos ng patakaran, isaalang-alang ang isang micro-learning module na dapat makumpleto ng mga empleyado. Gamitin ang datos mula sa iyong HR system (e.g., na nagbukas ng handbook, na kinilala ang update) upang matukoy ang mga empleyado na maaaring mangailangan ng karagdagang outreach.

Ang reinforcement ay maaari ring dumating sa pamamagitan ng regular na mga miting ng koponan. pasiglahin ang mga manedyer na sandaling muling baguhin ang patakaran sa panahon ng kanilang susunod na stand-up o one-on-one, na iniuugnay ito sa kasalukuyang gawain.Ang ilang organisasyon ay lumilikha ng ⁇ publicy kampeons ⁇ sa bawat departamento na maaaring sumagot sa mga tanong at imodelo ang bagong gawi. para sa mga patakaran na nangangailangan ng patuloy na pagbabago ng pag-uugali (katulad ng gastos sa pag-ulat ng mga pamamaraan), panapanahon spot checks at palakaibigang mga paalala ay tumutulong upang mapanatili ang pag-ayon.

Pag - iingat sa Teknolohiya Para sa Mabisang Komunikasyon

Digital HR Platforms at Intranets

Ang mga modernong plataporma at mga intranet ng HR ay nagpapahintulot sa iyo na itulak ang mga update ng patakaran nang direkta sa mga empleyadong mga dashboard, pagpapadala ng mga awtomatikong notasyon, at pag-amin sa track. Ang mga kasangkapang katulad ng Directus (isang walang ulong CMS) ay maaaring gamitin upang gumawa ng isang kaugalian na intranet o empleyado portal kung saan ang mga patakarang handbook ay iniimbak, bersyon, at mahahanap.Ito ay nakababawas sa panganib ng mga empleyado na tukuyin ang mga patakarang pang-estika at nagbibigay ng mga madaling mga update.

Sa paggamit ng isang walang ulo na CMS, maaari mo ring patlangin ang mga patakaran sa multiple stage stake app, Slack bot, email dige, at interactive kiosts ⁇ nang walang engranteng pagsisikap. Ang mga API at webhook ay nagpapahintulot sa real-time notifications kapag ang isang patakaran ay ina-apruba, at ang mga pagsasama-sama sa mga platform na works. Ang teknolohiyang ito ay nag-forcements mula sa isang pana-panahong administratibong gawain ay nagiging isang tuloy-tuloy, auditable proseso.

Mga Dokumento ng Interactive Policy

Sa halip na gumamit ng static PDF, isaalang - alang ang paggamit ng interactive online handbook na may kasamang matrikula na talaan ng nilalaman, paghahanap ng functionity, at mga kaugnay na kawing sa kaugnay na mga yaman.

Ang mga elementong pang-impormasyon, tulad ng mga conkumpletotion badge o mga advance bar, ay maaaring magpataas ng tipanan para sa kinakailangang pagbabasa. Ang ilang mga organisasyon ay nagreresulta ng mga maikling kaalaman sa dulo ng bawat seksyon ng patakaran; ang mga empleyado ay dapat na sumagot nang tama upang makapagpatuloy, na tinitiyak ang pag-unawa. Ang mga dokumentong interaktibo ay partikular na epektibo para sa pamamahagi ng mga workforces kung saan ang mga empleyado ay bihirang tumukoy sa mga inilimbag na materyales.

Mga Gawang Gawa ng Automated Acledgment

Maglagay ng awtomatikong mga workflow na humihiling sa mga empleado na basahin at isenyas ang mga pagbabago sa patakaran.

Ang mga integrated na paalaala ay maaaring ipadala sa mga empleyado na nag-eenrolt ng pagbabago pagkatapos ng 48 oras, na may patuloy o legal na hinihinging patakaran, maaaring nais mong harangan ang pagpasok sa ilang mga sistema hanggang sa ang pagkilala ay matanggap nai-i-impluwensyahan, na nangangailangan ng sign-off sa isang data security policy bago ipagkaloob ang VPN access. Gayunpaman, gamitin ang pamamaraang ito nang may katalinuhan upang maiwasan ang pagkagambala sa mahalagang gawain.

Ang mga pagbabago sa patakarang pang-ekonomiya ay hindi lamang isang pinakamahusay na practicit ay isang legal na kahilingan sa maraming hurisdiksiyon. Ang mga kontratang panghanapbuhay ay kadalasang kinabibilangan ng manwal ng empleyado sa pamamagitan ng reperensiya, at ang mga pagbabago ay maaaring mangailangan ng nasusulat na nosyon.Ang hindi pagpapasya na epektibong makipagtalastasan ng pagbabago ng patakaran (tulad ng isang inaaprubang anti-harasssment policy o isang bagong kodigo ng pag-aasal) ay maaaring maglantad ng isang organisasyon sa pananagutan. kumonsulta sa abogado bago mag-gulong ng anumang pagbabago ng patakaran na umaapekto sa mga kondisyon ng trabaho, lalo na may kaugnayan sa mga sahod, mga dahon ng kawalan ng trabaho, o ligtas na trabaho.

Mahalaga ang mga dokumento ng komunikasyon. Isulat kung sino ang mga nakatanggap ng komunikasyon, kung sino ang mga nag-aanunsyo, at kung sino ang kinikilalang resibo. Sakaling magkaroon ng pagtatalo o imbestigasyong pang-edukasyon, ang mga rekord na ito ay nagpapakita na gumawa kayo ng mabuting-pananampalatayang pagsisikap upang ipaalam sa mga empleyado.[1] Para sa mga amo ng Estados Unidos, tumutukoy ang mga panuntunan mula sa Equality Commission (E.E.E.F. Philippinesclection Management (SHRM)[T]:[T] Ang mga batas sa lokal na gawain ay iba't.

Sa ilang mga patakaran, tulad ng mga may kaugnayan sa mga kasunduang at-will o contractation, ay nangangailangan ng maingat na mga pananalita at espesipikong mga paraan ng pamamahagi. sa ilang mga industriya, ang mga lupong namamahala ay nag-uutos na ang mga espesipikong patakaran ay ipa-usap taun-taon (hal., HAPAC privacy notes para sa mga manggagawang nangangalaga sa kalusugan).

Pagsukat sa Pagiging Mabisa ng Pakikipagtalastasan

Upang malaman kung gumagana ang iyong estratehiya sa komunikasyon, magtatag ng mga metrics. Ang mga karaniwang KPI ay kinabibilangan ng: porsiyento ng mga empleyado na kumikilala sa pagbabago, mga iskor mula sa mga intinding mga ekwasyong pang-ekonomiya, bilang ng mga tanong na pang-edukasyon na natanggap, at panahon na kinukuha para sa ganap na pag-aampon. magsagawa ng isang post-implementasyon surbey anim hanggang walong linggo pagkatapos ng pagbabago upang tanungin ang mga empleyado kung sila ay nakadarama ng kabatiran at kung ang bagong patakaran ay patuloy na inilalapat. Gamitin ang feedback na ito upang dalisayin ang iyong pamamaraan para sa mga update sa hinaharap.

Halimbawa, kung babaguhin mo ang gastusin sa pag-uulat ng workflow, subaybayan kung ang bilis ng mga di-komplikasyon ng paglalapat ay nababawasan pagkatapos ng pag-eeeup ng komunikasyon. sa katulad na paraan, para sa isang remote work policy, ang pag-iintermit ng mga desk booking system o pakikipagtulungan ng mga kagamitan upang makita kung ang mga gawain ay umaayon sa naturang patakaran. Correaching communsion data na may mga resultang pag-aasal ay nagbibigay ng isang matatag na larawan ng pagiging epektibo.

Donilert ay kalimutang sukatin ang pagiging epektibo ng manager. Survey staff upang magtanong kung ang kanilang manager ay malinaw na nagpaliwanag ng patakaran at sumagot ng mga tanong. Kung ang mga iskor ay mababa, mamuhunan ng higit sa pagsasanay ng mga front-line lider. sa paglipas ng panahon, maaari kang bumuo ng isang maygulang na modelo para sa komunikasyong patakaran: mula sa ad-hoc emails upang ayusin, multi-chank, mga kampanyang data-conducant na bumubuti sa loob ng taon.

Karaniwang mga Patibong na Dapat Iwasan

  • Paglampas sa pagkarga ng mga empleyado ng napakaraming pagbabago sa isang pagkakataon.[ Kung maaari, surminated ang mga pangunahing update upang ang mga empleyado ay makasipsip ng isang pagbabago bago harapin ang susunod. Gamitin ang isang kalendaryong pagbabago ng patakaran upang maiwasan ang clustering.
  • Ang pag-Using jangon o legalese. Ang palaging pagsasalin ng mga patakaran sa pang-araw-araw na wika; kung ang isang patakaran ay legal na masalimuot, ay nagbibigay ng payak na buod. Iwasan ang mga acronym tulad ng FLSA o FMLA nang walang paliwanag.
  • Nahahalatang magsanay ng mga manedyer. Kung hindi masagot ng mga manedyer ang mga pangunahing tanong, ang mga pinagkakatiwalaan ng empleyado ay humihina at sumusunod.[kailangan ng sanggunian] Ang mga manedyer ng seguro ay nasasangkapan bago ang pampublikong patalastas.
  • [Neglecting remote o non-desk empleyado.[[update]] Natitiyak na lahat ng empleyado ⁇ ay kinabibilangan ng mga nasa bodega, tanggapang pang-abyasyon, o mga ganap na remoteifician communications sa isang madaling makuhang format (e.g., text-to-speech, mobile-friendly, multinasyonal na pagpipilian).
  • Ang pag-akyat ng isang patalastas ay sapat na.[kailangan ng sanggunian at pagpapatibay; ang mga empleyado ay abala at maaaring hindi marinig ang panimulang mensahe.[plano ang isang serye ng komunikasyon sa loob ng ilang linggo.
  • Ang pag-aalsa na kinasasangkutan ng legal na review para sa sensitibong pagbabago.[ Kahit ang mahusay na-intensiyon na komunikasyon ay maaaring di sinasadyang lumikha ng legal na panganib.[laging nagpapatakbo ng mga draft adcled sa pamamagitan ng abogado payo bago ang pamamahagi.
  • [Ignored[Igrado ang kontekstong kultural. Ang pagbabago ng patakaran na gumagana sa isang rehiyon o departamento ay maaaring tanggapin sa iba't ibang lugar. Isaalang-alang ang pag-iinhinyero ng komunikasyon sa isang grupong sampol upang subukin ang tono at linaw.

Pagsasaayos

Ang mabisang mga pagbabago sa patakaran ng iyong empleado ay nangangailangan ng sinasadyang estratehiya, maramihang mga channel, at patuloy na pagpapatibay, sa pamamagitan ng pagbibigay - daan sa malinaw na pagkaunawa, transparency, at pagbibigay ng impormasyon sa empleado, maaari kang magkaroon ng isang kultura ng pagsunod at pagtitiwala.

Habang lumalaki ang inyong organisasyon, ang komplikadong pangangasiwa ng patakaran ay lumalaki.Ang isang matipunong balangkas ng komunikasyon na suportado ng teknolohiya, pagsasanay ng manedyer, at pag-aayos ng mga tunguhin ay aabot sa iyo.Para sa karagdagang patnubay sa mga manwal at komunikasyon ng empleyado, galugarin ang mga mapagkukunan mula Ang IRS o sumangguni sa mga patakarang pang-industriya mula sa inyong legal na koponan. Tandaan: ang tunguhin ay hindi lamang upang maalam, kundi upang maikintal ang pag-unawa at pag-ayon sa kompanya.