Mengapa Buku Panduan Karyawan Anda Harus Berguna dan Hukum Jam

Buku pegangan karyawan yang dibuat dengan baik adalah alat dasar untuk setiap tempat kerja yang sesuai. Ini menetapkan harapan yang jelas, mengkomunikasikan hak karyawan, dan menyediakan pertahanan hukum ketika kebijakan secara konsisten dan cukup ditegakkan. Ketika datang ke hukum upah dan jam, taruhannya sangat tinggi. Salah langkah ⁇ sama tidak sengaja atau sistemik ⁇ dapat mengarah ke tuntutan hukum kelas-aksi yang mahal, U.S. Departemen Investigasi Buruh, penghargaan bayaran-belakang yang signifikan, dan kerusakan reputasi. Dengan membenamkan gagang suara yang jelas, secara hukum upah suara dan jam ke dalam buku Anda, Anda tidak hanya melindungi organisasi Anda tetapi juga membangun dari yayasan Anda dengan tenaga kerja. Ini berjalan melalui komponen-komponen yang komprehensif, dan fasilitas-dokumen yang paling penting, dan fasilitas-fasilitas untuk membantu Anda untuk kedua-dua perusahaan dan alat komunikasi Anda.

Memahami Yayasan: Undang-Undang Standar Buruh Adil (FLSA)

Undang-Undang Standar Kerja Adil (FLSA) adalah hukum federal utama yang mengatur upah minimum, gaji lembur, pencatatan, dan buruh anak. Undang-undang ini berlaku untuk kebanyakan majikan swasta dan publik dengan pendapatan tahunan paling sedikit $500.000, dan bahkan bisnis yang lebih kecil mungkin ditutupi jika mereka melakukan perdagangan antarnegara. FLSA menetapkan upah minimum federal (saat ini $7.25 per jam) dan membutuhkan gaji lembur pada satu dan satu ⁇ setengah kali lipat dari jumlah rutin untuk jam bekerja lebih dari 40 dalam sebuah pekerjaan. Namun, banyak negara bagian memiliki upah minimum yang lebih tinggi dan lebih murah, dan beberapa kota lokal memiliki perpaj. [[TFL.]] Perusahaan Anda secara eksplisit harus mematuhi peraturan negara bagian dengan standar negara bagian yang lebih tinggi, atau negara bagian yang lebih tinggi,[FL]] [1].

Di samping tarif upah, FLSA mandat pencatatan terperinci. Karyawan harus tetap mencatatkan catatan akurat jam kerja, upah dibayar, dan pengurangan yang dibuat selama setidaknya tiga tahun, meskipun beberapa negara membutuhkan periode retensi yang lebih lama. Buku panduan harus menggambarkan metode pelacakan waktu ⁇ whether melalui jam waktu, aplikasi elektronik, atau lembar manual ⁇ dan menekankan bahwa karyawan harus merekam semua jam bekerja. Tidak ada kebijakan harus mendorong atau mengizinkan off ⁇ the ⁇ clock work.] Untuk lebih detail, kunjungi situsFLT:2S. Departemen Tenaga Kerja FLSA[T3]]

Pengcontohan vs Klasifikasi Karyawan Non ⁇ Pengangguran

Salah satu sumber upah yang paling umum ⁇ dan ⁇ jam litigasi karyawan adalah salah klasifikasi karyawan. FLSA membagi karyawan menjadi dua kategori: pengecualian dan non ⁇ exempt. Non ⁇ exempt karyawan berhak membayar lembur, sementara karyawan yang dikecualikan tidak. Untuk memenuhi syarat pengecualian, seorang karyawan harus memenuhi gaji dan tes tugas tertentu. Pengecualian yang paling umum meliputi eksekutif, administratif, profesional, penjualan luar, dan karyawan komputer. Buku tangan Anda harus jelas menggambarkan kategori ini, termasuk ambang gaji (saat ini $68 per minggu, atau 5,568 per tahun, di bawah hukum federal ⁇ meskipun banyak negara bagian yang lebih tinggi memiliki ambang batas) dan tugas utama untuk setiap negara. Buku ini juga harus dikoreksi dengan jelas, jika karyawan tidak secara langsung menemukan nilai gaji tersebut, karena mereka hanya akan memberikan izin untuk mendapatkan tugas tertentu.

Untuk negara ⁇ aturan pengecualian spesifik, konsultasi sumber daya seperti SHRM Pusat Sumber Daya Usaha Kecil.

Pertimbangan Hukum Negeri dan Lokal

Sementara FLSA menetapkan garis dasar, banyak negara bagian dan munisipalitas telah memberlakukan upah yang lebih ketat dan hukum jam. Sebagai contoh, California membutuhkan waktu lembur harian selama delapan jam bekerja lebih dari sehari, dan kota New York memiliki upah minimum yang lebih tinggi yang bervariasi oleh wilayah dan industri. Beberapa kota, seperti Seattle dan Los Angeles, telah membayar surat perintah cuti sakit yang berinteraksi dengan hukum upah. Buku tangan Anda harus mengatasi variasi ini, baik dengan memasukkan kebijakan komprehensif tunggal yang merujuk standar tertinggi atau dengan menambahkan negara ⁇ spesifik addenda. Sebuah tren tumbuh adalah penggunaan dari ⁇ upward-only bahasa: ⁇ Kami selalu menerapkan standart para karyawan ⁇

Kawasan Kunci di Mana Hukum Negeri Bisa Differ

  • [[Efolfan:0]]Anggoan minimum: Banyak negara bagian menetapkan upah minimum yang lebih tinggi dan menyesuaikannya setiap tahun. Sertakan tabel atau tautan ke daftar yang dapat diakses publik dari tarif negara saat ini.
  • [[CharleFLT:0]]Overtime: Beberapa negara bagian memerlukan lembur setelah 8 jam dalam sehari (misalnya, California) atau setelah 12 jam (misalnya, Alaska). Lainnya memiliki ketentuan waktu ganda ⁇ waktu untuk jam tertentu.
  • [[ZOGNOLT:0]]Meal and rest breaks: Amerika Serikat seperti California, Oregon, dan Washington mandat spesifik istirahat durasi dan waktu.Buku panduan harus menjelaskan jadwal istirahat dan bagaimana merekamnya.
  • [[CharleFLT:0]]Penjadwalan prediktif: New York City, Oregon, dan yurisdiksi lainnya memerlukan pemberitahuan jadwal dan kompensasi yang lebih maju untuk perubahan terakhir ⁇ menit.
  • [[NOLGAL:0]]Time ⁇ off pay: Membayar cuti sakit, pembayaran liburan setelah penghentian, dan hukum cuti lainnya bervariasi secara luas.Beberapa negara memerlukan pembayaran cuti yang tidak digunakan, sementara yang lain tidak.
  • [[NOLGAL:0]] Batas waktu pembayaran akhir: California memerlukan pembayaran segera setelah penghentian; negara bagian lain mengizinkan beberapa hari atau bahkan hari gaji reguler berikutnya.

¡Buku pedoman harus mencakup pernyataan yang jelas bahwa jika ada negara atau hukum setempat memberikan perlindungan yang lebih besar daripada hukum federal, perusahaan akan mematuhi standar yang lebih protektif.Untuk majikan multi ⁇ negara, pertimbangkan untuk mempertahankan kebijakan induk dan penambahan negara ⁇ khusus addenda yang didistribusikan kepada karyawan di lokasi-lokasi tersebut.

Kebijakan Wage dan Jam yang Penting untuk Dimasukkan

Di luar pernyataan kepatuhan umum, buku panduan Anda harus merinci kebijakan operasional berikut. setiap kebijakan harus ditulis dalam bahasa biasa dan secara konsisten ditegakkan di seluruh organisasi.

Polisi Wage Minimum 1.

Kerugian perusahaan yang dimiliki oleh pihak atasan untuk membayar upah minimum yang dapat diterapkan selama berjam-jam bekerja. Jika Anda memiliki karyawan tip (misalnya, server, bartender), menjelaskan tunjangan kredit tip, upah tunai langsung, dan tips tersebut harus membawa total pendapatan paling sedikit hingga upah minimum standar. Menyediakan contoh: ⁇ Jika server memperoleh $2.13 per jam dalam upah langsung dan tips membawa total menjadi $7.25, perusahaan memastikan perbedaan jika tips jatuh pendek ⁇ Juga alamat aturan federal dan negara di ujung kolam renang dan berbagi, dan itu termasuk semua pernyataan yang sah kecuali jika tips tersebut dimiliki oleh karyawan.

Polisi Bayaran lembur 2.

  • Diktemenkan minggu kerja dengan jelas (mis., Minggu hingga Sabtu).
  • Aphnufine menjelaskan bahwa lembur dibayar pada 1,5 kali tarif reguler untuk semua jam lebih dari 40 per minggu kerja (atau ambang batas negara yang dapat diterapkan).
  • Memaklumkan bahwa lembur harus disetujui terlebih dahulu oleh pengawas.Namun, menyatakan bahwa bekerja lembur yang tidak sah masih akan dibayar ⁇ tetapi dapat mengakibatkan disiplin.
  • Aturan yang termasuk untuk menghitung tarif biasa, yang termasuk bonus non diskretionary, komisi, perbedaan pergeseran, dan kompensasi lainnya. Contoh sederhana membantu: ⁇ Jika Anda mendapatkan $15 per jam dan menerima bonus $100 nondiscretionary minggu itu, tingkat reguler Anda meningkat untuk tujuan perhitungan lembur ⁇
  • ¡Jika Anda menggunakan metode ⁇ fluctuating workweek ⁇ untuk karyawan non ⁇ exempt yang tidak bersalut, jelaskan dengan seksama dan pastikan itu sesuai dengan peraturan DOL.

Keperluan Waktu dan Rekaman

  • uraikan metode perekaman waktu (electronic punch clock, mobile app, paper timesheet, dll).
  • Keperluan karyawan untuk merekam semua waktu bekerja, termasuk mulai/stop waktu, istirahat periode, dan lembur.
  • Menyatukan bahwa tidak ada pekerjaan yang harus dilakukan sebelum jam masuk atau setelah jam keluar, dan ini termasuk membaca email, menerima panggilan, atau menyiapkan bahan kerja.
  • Jelaskan bagaimana catatan waktu ditinjau dan disetujui oleh manajer pada suatu minggu.
  • Para karyawan ingat karyawan bahwa memalsukan catatan waktu adalah alasan untuk tindakan disiplin, hingga dan termasuk penghentian.
  • Kebijakan pembulatan alamatan NAME: jika Anda menggunakan pembulatan (mis., ke seperempat jam terdekat), menyatakan bahwa itu harus netral seiring waktu dan tidak pernah mengurangi pembayaran secara sistematis. Izin-izin DOL membulat jika digunakan untuk kedua pukulan dan tidak menghasilkan pembayaran yang kurang dari jangka waktu tertentu.

4 (Inggris) (Inggris) Meal and Rehat Breaks

Jika hukum negara memerlukan istirahat makan (mis., 30 menit untuk shift lebih dari 5 atau 6 jam), nyatakan kapan dan bagaimana mereka diambil. Juga istirahat istirahat alamat (biasanya 10 menit per 4 jam). Jika istirahat tidak dibayar, menyatakan bahwa karyawan harus sepenuhnya dibebaskan dari semua tugas selama istirahat ⁇ tidak menjawab telepon, memeriksa email, atau melakukan tugas kerja. Untuk Øduty meat period (diizinkan di beberapa negara bagian jika istirahat diambil di tempat kerja dan karyawan dapat dipanggil kembali ke tugas), menjelaskan keadaan terbatas dan persyaratan perjanjian tertulis. Termasuk prosedur untuk waiv jika diperbolehkan oleh hukum negara bagian.

5. Kebijakan \"Berseru\" dan \"Menanti Waktu\"

Kejelasan ketika pada waktu yang ⁇ panggilan dapat dikompensasi. Umumnya, jika seorang karyawan diharuskan untuk tetap berada di premis majikan atau sebaliknya dibatasi dari penggunaan waktu secara efektif (mis., tidak dapat menjalankan tugas pribadi), jam-jam tersebut dihitung sebagai waktu kerja. Jika karyawan dapat tetap berada jauh dari premis tetapi harus dapat merespon panggilan dalam waktu singkat, yang mungkin tidak dapat dikompensasi. Buku tangan harus menguraikan prosedur untuk melaporkan ⁇ panggilan status, bagaimana mencatat pada waktu ⁇ panggilan, dan bagaimana waktu compensatif (jika diperbolehkan di sektor publik) ditangani. Banyak majikan swasta tidak dapat menawarkan waktu untuk mengendapkan waktu atas undang-undang compu waktu ⁇ check hukum negara bagian FLSA.

6. Waktu Perjalanan dan Waktu Pelatihan

Jelaskan bahwa waktu yang dihabiskan untuk bepergian antar situs kerja selama hari kerja dapat dihitung. Memformat waktu dari rumah ke tempat kerja pertama dan kembali umumnya tidak dibayar, tetapi ada pengecualian (misalnya, rumah ⁇ untuk ⁇ berjalan setelah panggilan bisnis, atau perjalanan yang membawa karyawan di luar area commute normal). Waktu pelatihan umumnya dibayar kecuali jika itu sukarela, terjadi di luar jam biasa, tidak ada pekerjaan ⁇ berhubungan, dan tidak ada pekerjaan lain dilakukan secara konkret. Menyediakan contoh: ⁇ Mendekati seminar wajib keselamatan pada hari Sabtu dibayar; mengambil pilihan pilihan di rumah tidak mungkin ⁇

(Inggris) 2011-05-F. (Inggris) Frequencys and Pay Frequency

Daftar jenis-jenis deduksi yang sah (tabel, manfaat, garnishment, pengadilan ⁇ pengaturan dukungan anak) dan yang dilarang (misalnya, pengurangan seragam yang mengurangi gaji di bawah upah minimum, pengurangan untuk kekurangan kasir di beberapa negara bagian). Menyatakan jadwal gaji (mis., bi ⁇ mingguan pada hari Jumat) dan metode pembayaran (penghapusan langsung, cek, atau kartu bayar). Termasuk kebijakan tentang bagaimana karyawan dapat mengubah informasi deposit langsung mereka. Juga alamat waktu pembayaran akhir untuk kedua pemeriksaan sukarela dan dalam penghentian, dan beberapa pemberitahuan yang menyatakan pembayaran segera.

8. Pembayaran Terakhir

Menggambarkan ketika gaji akhir jatuh tempo ⁇ baik untuk penghentian sukarela (resignation) maupun penghentian tidak disengaja (layoff atau debit). Banyak negara memiliki batas waktu yang ketat (mis., segera setelah debit di California, dalam waktu 72 jam di negara lain). Menyediakan kebijakan yang jelas untuk menghindari hukuman, dan menginstruksikan manajer untuk meneruskan catatan waktu akhir untuk segera membayar gaji. Juga menjelaskan bagaimana cuti yang tidak digunakan atau cuti yang dibayar dibayar dibayar dibayar dibayar keluar (jika diperlukan oleh hukum negara atau kebijakan perusahaan).

Kontraktor Bebas Kontraktor Misklasifikasi

Kawasan yang semakin panas dalam upah ⁇ dan ⁇ pengekuan jam adalah salah klasifikasi karyawan sebagai kontraktor independen. FLSA dan banyak negara menyatakan menggunakan uji coba \"kebenaran ekonomi\" ⁇ mengantisipasi faktor-faktor seperti tingkat pengendalian, kesempatan untuk keuntungan atau kerugian, investasi dalam peralatan, keperawatan hubungan, dan apakah pekerjaan itu tidak terpisahkan dengan bisnis. Buku panduan Anda harus menyatakan bahwa semua pekerja yang diklasifikasikan dengan baik berdasarkan pedoman hukum, dan bahwa perusahaan akan secara teratur meninjau hubungan kontraktor independen. Jika Anda menggunakan kontraktor, termasuk kebijakan terpisah yang menegaskan bahwa mereka tidak tercakup oleh kebijakan Anda, tidak dapat diterima, dan harus mempertahankan keuntungan bagi karyawan, dan pajak mereka sendiri, [[TFL]] Seorang kontraktor secara tidak sengaja menggunakan hak asuh untuk memperoleh keuntungan yang tidak sengaja atau tidak dapat dibayar oleh pekerja sendiri.[TFL]

Untuk pembacaan lebih lanjut pada klasifikasi, lihat DOL Fact Sheet 13].

Penindasan, dan Risiko Liabilitas

Departemen Wage dan Jam Jam Kerja AS menyelidiki keluhan dan melakukan tindakan audit yang ditargetkan. Pengacara penggugat swasta juga sering mengajukan tindakan kolektif di bawah hukum upah FLSA atau negara. Penalti dapat mencakup upah kembali, kerusakan yang dilikuidasi (gandakan gaji yang tidak dibayar), biaya pengacara, dan uang sipil yang dikenakan sanksi pidana untuk pelanggaran berulang atau disengaja.Di beberapa negara bagian, kegagalan membayar upah dapat menyebabkan tuduhan pidana dan kewajiban pribadi bagi petugas perusahaan.Selain itu, Departemen Tenaga Kerja telah meningkatkan fokusnya pada kesalahan klasifikasi dan off ⁇ jam, dengan penyelesaian yang substansial dan keramahan.

Buku panduan Anda tidak boleh mengancam karyawan dengan tindakan negatif untuk mengeluh tentang masalah upah. Ini harus mencakup kebijakan anti-penahanan yang jelas yang melindungi karyawan yang mengajukan keluhan, berpartisipasi dalam penyelidikan, atau menjalankan hak mereka di bawah FLSA atau hukum negara. FLSA memiliki perlindungan pembalasan yang kuat, dan petunjuk pembalasan dalam buku panduan Anda ⁇ seperti ⁇ membuat klaim palsu akan mengakibatkan disiplin ⁇ ⁇ dapat digunakan terhadap Anda di pengadilan jika tampaknya keluhan yang sah deter. Sebaliknya, frasanya positif: ⁇ Kami menganjurkan karyawan untuk membawa kekhawatiran apapun kepada HR tanpa takut disiplin atau pembalasan ⁇

Praktek Terbaik untuk Mengatur dan Mempertahankan Buku Panduan Anda

  • [6] UDARAAN PENCELESAIAN pengacara hukum:] Minta pengacara kerja meninjau buku panduan Anda untuk kepatuhan dengan hukum federal, negara, dan lokal di setiap lokasi di mana Anda beroperasi.
  • [[Oblemen:0]]Update pertahun: Hukum Wage sering berubah, dan perda baru dapat berlalu dengan cepat.Menetapkan pengingat kalender untuk meninjau dan memperbarui kebijakan setidaknya sekali setahun, dan setelah perubahan legislatif yang signifikan.
  • Ogos [[Chane]]Train managers and HR: Bahkan buku pegangan terbaik tidak berguna jika pengawas mengabaikannya. Menyediakan pelatihan tentang bagaimana menerapkan kebijakan, terutama mengenai otorisasi lembur, perekaman waktu yang akurat, dan keputusan klasifikasi. Manajer tidak boleh membuat penawaran informal tentang off ⁇ the ⁇ clock work.
  • [[ZOZAT:0]]Perubahan komunikasi: Ketika Anda memperbarui kebijakan upah, mendistribusikan perubahan ke semua karyawan dan mendapatkan pengakuan yang ditandatangani. Gunakan summerary email, semua ⁇ tangan pertemuan, atau halaman intranet yang didedikasikan.
  • [6]] Simpan catatan pengakuan: Minta setiap karyawan menandatangani sebuah halaman penerimaan yang menyatakan mereka telah membaca dan memahami buku pegangan. Ini sangat penting untuk membela klaim bahwa kebijakan tidak dikomunikasikan. Store menandatangani pengakuan secara terpusat dan mempertahankan mereka untuk setidaknya durasi pekerjaan ditambah setiap ketetapan yang dapat diterapkan dari keterbatasan.
  • Oncenaz [[AfLT:0]]Consider state addenda: Untuk majikan multi ⁇ state, buat negara ⁇ spesifik sisipan daripada manual tunggal yang tidak berwieldy. Pastikan sisipan meliputi semua kebijakan yang diperlukan secara lokal (misalnya, pemberitahuan cuti sakit California, pemberitahuan frekuensi gaji New York, pemberitahuan cuti terproteksi Oregon).
  • [6]]Audit timekeeping praktek:] Secara teratur bandingkan catatan waktu aktual terhadap catatan gaji Cari pola koreksi auto ⁇ panch, jam hilang ⁇ dalam/keluar kali, atau pembulatan konsisten yang menguntungkan majikan. betulkan setiap isu dengan segera.
  • jargon hukum. Tulis seolah-olah menjelaskan kepada pekerja baru yang belum pernah melihat kebijakan gaji. Gunakan contoh dan jelaskan istilah yang rumit seperti ⁇ regular rate ⁇
  • [[ZOZALT:0]]Termasuk sebuah delicar: Menyatakan bahwa buku pegangan tidak menciptakan kontrak kerja dan kebijakan tersebut mungkin dimodifikasi kapan saja, sementara juga mengakui bahwa kewajiban upah dan kepatuhan jam diatur oleh hukum dan tidak dapat dilunasi.

Kekecualian Kesimpulan

Sebuah working ⁇ and ⁇ hour ⁇ ready buku panduan karyawan bukanlah satu ⁇ kali proyek ⁇ itu adalah dokumen yang hidup yang mencerminkan standar hukum dan nilai perusahaan yang terus menerus. Dengan mendefinisikan pengecualian secara cermat melawan peran non ⁇ exempt, mengatasi variasi negara dan lokal, menggarisbawahi pengawasan waktu yang jelas dan melanggar kebijakan, dan melakukan pembaruan secara teratur, Anda secara signifikan mengurangi risiko litigasi biaya. Lebih penting lagi, Anda membangun lingkungan transparan di mana karyawan memahami hak dan kepercayaan mereka bahwa mereka akan dibayar secara adil untuk setiap jam kerja. Investasi dalam waktu dan nasihat hukum untuk mendapatkan hak Anda untuk mendapatkan perlindungan dan perlindungan hukum. Mulailah dengan kebijakan moral, bandingkan dengan kebijakan menyeluruh dengan kebijakan yang terbaru, dan peraturan pemerintah negara Anda akan membuat Anda sendiri.