단계별 가이드를 통해 직원 수첩을 매년 업데이트

왜 연례 직원 수첩 검토는 비-Negotiable 이다

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단계 1: 일정 당신의 검토

주요 이해 관계자와 협조: HR 이사, 법적 상담 (내부 또는 외부), 및 안전, IT 및 혜택과 같은 영역을 감독하는 부서 책임자. 일정 초대를 적어도 6 ~ 8 주 대상 완료 날짜 전에. 전형적인 검토 사이클은 집중 작업의 3 ~ 4 주 걸립니다, 하지만 복잡한 업데이트는 더 많은 시간을 필요로 할 수 있습니다. 예상치 못한 지연에 대한 버퍼를 구축, 특히 법적 팀이 국가 또는 연방 규제 지침을 기다릴 경우.

프로젝트 관리 도구 또는 간단한 체크리스트를 사용하여 작업 및 트랙 진행 상황을 할당합니다. 아래 단계마다 이정표를 설정합니다. 목표는 반복적 리듬을 만들기 위해 매년 프로세스가 매끄럽고 빠르게 실행되도록합니다.

2단계: 피드백과 식별 변경

모든것이 편안하게 느껴집니다. 당신의 편안함은 지인들에게 영향을 미칩니다. 이 시기를 활용하여 자신과 비슷한 생각을 가진 사람들과 교류하십시오. 다른 사람들의 의견을 수렴하여 당신의 계획을 보강하고 집중된 에너지를 활용하여 앞으로 나아가십시오. 이전엔 꿈꾸기만 했던 목표가 지금 닿을 수 있는 거리에 있습니다. 이 시기를 활용하여 앞으로 나아가십시오. 이전엔 꿈꾸기만 했던 목표가 지금 닿을 수 있는 거리에 있습니다. 이 시기를 활용하여 앞으로 나아가십시오.

Step 3: 법률 및 규정 업데이트 검토

고용 법은 정적이 아닙니다. 새로운 법령, 규정 및 법원은 연방, 주 및 지역 수준에서 매년 출범합니다. 귀하의 핸드북은 직원의 일이있는 모든 관할 구역에 따라야 합니다. 고용 변호사와 파트너 또는 SHRM 또는 ThinkHR curated 법률 업데이트에 대한 서비스 가입. 주요 영역은 다음과 같습니다.

수급 및 시간법 – 최소 임금 증가, 과속 면제, 급여의 주식 요구.
정책 – 새로운 국가 유료 가족 휴가 프로그램, 확장 된 병 휴가 위임, FMLA 또는 임신에 변경.
Anti-discrimination and harassment – 보호된 클래스, 교육 요구 사항, 보고 절차.
건강 및 안전 – OSHA 업데이트, 직장 폭력 방지, 감염성 질환 프로토콜.
Data privacy] - 캘리포니아 소비자 개인 정보 보호법(CCPA) 또는 버지니아 소비자 데이터 보호법(VCDPA)과 같은 국가법은 직원 데이터 처리에 영향을 미칩니다.
레모드 및 하이브리드 작업 – 세금 공제, 비용 공제법, 및 상태별 원격 작업 규정.

법에 대한 때때로 하나의 변경은 케이케이드를 유발합니다. 예를 들어, 새로운 유료 병 휴가 법은 참석, 훈련 및 시간 떨어져 정책을 모두 한 번에 업데이트해야합니다. [[FLT : 0]]U.S. Department of Labor website[[FLT : 1)]를 사용하여 연방 업데이트를 확인하고, 지역 변경에 대한 국가의 노동 부서를 상담하십시오. 당신이 고려하고 채택하거나 거부 된 변경 사항이 기록이 준수 된 경우 결정합니다.

단계 4: 초안 개정

귀하의 의견과 법적 연구로, 섹션으로 핸드북 섹션을 개정 시작. 명확하고 일관된 서면 쓰기 스타일 사용: 일반 언어, 활성 음성 및 짧은 문장. 가능한 법적 항만을 방지, 하지만 "지능적 인 건강 상태"또는 "거짓한 숙박" 같은 용어에 대한 정확한 정의를 유지 법적 의미.

버전 제어 시스템-Google Docs, Microsoft Word를 사용하여 문서의 새로운 버전을 만들거나, 전용 정책 관리 도구. 요약 메모 (예를 들어, "업데이트 된 원격 작업 정책은 하이브리드 모델 효과 Jan 1")을 반영합니다. 이 투명성 덕분에 검토자와 나중에 감사자가 변경이 이루어졌는지 이해합니다.

각 개정 정책은 효과적인 날짜와 간단한 "개정을위한 지역 사회"주의 (예 : "새로운 국가 유료 휴가 법 준수에 대한 준수"를 포함한다). 이것은 직원이 목적이 있다는 것을 볼 수 있습니다. 변호사 검토가 필요한 섹션에 대한 주주를 남겨주세요, 그러나 명확하게 깃발.

5 단계 : 리뷰 및 승인

여러분의 검토 위원회에 초안 핸드북을 순환합니다. 이 법률 상담(관련, 개인 정보 보호 및 세금 변호사가 있는 경우), 수석 관리, 부서 책임자 및 가능한 경우 몇 명의 직원 대표가 있어야 합니다. 합리적인 기한을 제공하면서 2주간의 1~2주간의 합리적인 기한을 제공하며, 회사 문화와 정확성, 법적 위험 및 정렬에 중점을 두는 심사자가 요구됩니다.

최종 초안으로 피드백을 전개합니다. 회사 정책에 따라 필요한 경우 CEO 또는 보드에서 공식 서명을 받으십시오. 어떤 것을 승인했는지를 확인하십시오. 승인되면 문서를 동결하고 배포를 준비하십시오. 승인없이 마지막 분 편집을하지 마십시오. 이 프로세스의 무결성을 제거하십시오.

단계 6: 변경 사항

업데이트된 핸드북은 직원이 그것에 대해 알고 있는지 만 중요. 대량 이메일 이상을 넘어가는 통신 계획을 개발. 여러 채널을 사용:

이메일 공지 키 변경 요약 및 새로운 핸드북에 대한 링크.
모든 손 회의 또는 팀 헤들 가장 영향력있는 업데이트 강조 간단한 프레젠테이션으로.
한 페이지 또는 FAQ 복잡한 변경에 대한 (예: 새로운 휴가 절차 또는 원격 작업 정책).

모든 직원은 업데이트 된 정책의 영수증과 이해를 인정합니다. 이것은 중요한 법적 단계입니다. 전자 acknowledgment 시스템을 사용하십시오 (많은 HRIS 플랫폼에는이 기능을 포함) 그래서 당신은 검증 가능한 레코드가 있습니다. 직원이 나중에 정책을 분쟁하면, 당신의 acknowledgment 트레일은 최선의 방어입니다. HRCI 모범 사례에 따르면, 30 일 이내에 acknowledgment가 완료되어야합니다.

주요 변경 사항과 같은 새로운 행동의 코드 또는 필수 중재 합의-콘덕션 교육 세션. 자신의 팀에서 질문에 응답 할 수 있도록 이야기 포인트와 관리자를 제공. 이해를 확인하기 위해 짧은 퀴즈를 생성 고려, 특히 harasssment, 안전, 및 데이터 개인 정보 보호의 정책.

7 단계 : 문서 및 보관

업데이트된 핸드북이 살고있는 경우, 미래 참조 및 준수 감사를위한 전체 검토 과정을 보존합니다. 저장 :

최종 승인된 핸드북 (효용일).
모든 초안 및 표시-up 버전.
회의 노트 및 결정 로그.
법률 연구 memos.
피드백의 목록은 받아 들여지고 어떻게 해결되었습니다.
모든 직원의 Acknowledgments (이전과 새로운 버전, 적용 가능한 경우).

문서의 이전 버전은 매우 초래된 것처럼 명확하게 표현합니다. 국가의 기록 보존 법률이 요구되는 (3 ~ 7 년)만큼 오랫동안 유지하십시오. 안전한 중앙 위치 기반 문서 관리 시스템에 모든 것을 저장하십시오. HR 관리자 및 법적 상담은 쉽게 아카이브에 액세스 할 수 있습니다.

이 문서는 소송에 대해만 보호하지만, 다음 해의 검토를 간소화합니다. 변경된 내용과 왜 그렇게 하면 동일한 연구 또는 토론을 반복하지 않습니다. 또한 합병, 인수 또는 투자자 리뷰에 대한 논쟁에 도움이 됩니다.

Successful Handbook Update에 대한 추가 모범 사례

7단계를 넘어, 여러 관행은 전략적 HR 자산에 대한 규정 준수 합창에서 연간 리뷰를 올립니다.

정책 관리 플랫폼 사용

대신에 이메일을 받은 워드 문서 유지, ]Minerva] 또는 HRIS (예: Rippling, BambooHR) 내에서 모듈을 사용하는 것이 좋습니다. 이 도구 트랙 버전, 자동 acknowledgments 및 플래그 정책 만료 날짜. 그들은 또한 여러 위치 또는 직원 그룹 전체에 걸쳐 변경 사항을 적용하기 쉽습니다.

생활 문서 만들기

연간 리뷰는 11 개월 동안 핸드북을 무시하지 않습니다. 긴급한 문제 해충을 유발하는 관리자와 HR. 법이 중간 년 또는 정책을 변경하면 혼란을 업데이트하고, 핸드북을 즉시 업데이트하고 변화를 의사 소통합니다. 그런 다음 일관성에 대한 연례 검토 사이클로 변경 통합하십시오.

Diverse Review 팀과 함께

다른 부서, 고위성 수준 및 인구 통계에서 사람들을 포함. HR에 명확하게 보이는 정책은 새로운 부모, 야간 - 시프트 노동자, 또는 다른 국가에서 원격 직원에 주위 될 수 있습니다. 다이버스 입력은 블라인드 스팟을 잡아.

시험 Readability

최종화하기 전에, 당신의 핸드북 텍스트에 대한 읽을 수 있는 테스트를 실행합니다. 10의 등급 수준 또는 낮은 (일반적인 인력에 대한 많은 법적 문서의 표준). Hemingway Editor와 같은 도구는 복잡한 문장을 단순화할 수 있습니다.

기업문화를 가진 Align

직원 수첩은 조직의 가치를 반영해야 합니다. 문화가 유연성을 강조한다면, 그 반대하는 엄밀한 마이크로-폴리시를 쓰지 마십시오. 당신의 연산을 보장하기 위해 연간 리뷰를 사용하며, 먼 일 정책은 당신이 원하는 문화를 진정으로 지원합니다.

연간 리뷰 기간 동안 피하기 위해 일반적인 Pitfalls

고체 프로세스와도, 조직은 함정으로 떨어졌다. 이것들을 조심하십시오.

다른 회사의 핸드북을 파는 것. 템플릿은 시작점이지만, 각 정책은 주법, 산업 및 문화에 맞게 사용자 정의되어야 합니다. 일반 정책은 준수 간격이나 무연 직원을 만들 수 있습니다.
정상 상태와 지역 차이를 무시합니다. 여러 주에 직원을 가지고 있는 경우, 귀하의 핸드북은 국가 별 변화에 주의해야 하며 대부분의 방어법에 기본적으로 일반 정책이 포함되어야 합니다. 이 무시하면 임금과 시간 소송에 대한 최고 이유입니다.
핸드북을 너무 오래 걸린다. 150페이지 문서는 직원을 압도하고 종종 읽지 않는다. 정책을 계속 유지; 기술 세부 사항에 대한 부과를 사용합니다. 이상적인 핸드북은 30-60 페이지입니다.
Not training managers. Policies는 그 집행하는 사람들만큼 효과적입니다. 관리자는 단지 핸드북이 말한다는 것을 알고 필요하지만, 그것이 일관성적으로 적용하는 방법. 롤아웃 동안 관리자 별 훈련을 포함.
관련 문서를 업데이트하는 것을 권장한다.]는 문자, 분리 합의, 이점 요약, 직원 인트라넷을 제공하는 업데이트가 종종 업데이트가 필요합니다. 개정이 필요한 모든 다운스트림 문서의 체크리스트를 작성하십시오.
기존 직원을 위한 acknowledgment 프로세스를 추적.] 아무것도 변경하지 않는 경우에도, 직원은 매년 정책을 준수하는 자신의 계약을 강화. 또한 직원이 규칙을 본 적이 없는 경우 당신을 보호합니다.

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