지불 분쟁의 일반적인 원인

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예를 들어 컨설팅 또는 소프트웨어 개발에서, 범위 크립은 종종 추가 작업이 문서화되지 않고 승인되지 않을 때 청구 분쟁에 대해 리드합니다. 마찬가지로, 제품 판매, 배송 또는 누락 된 품목 중 손상은 고객에게 대기 지불을 일으킬 수 있습니다. 자신의 분쟁 역사를 분석함으로써, 당신은 반복 주제를 식별하고 따라 작업을 조정할 수 있습니다.

업계 데이터는 거의 40 %의 중소기업 경험 지불이 1 년 동안 분쟁을 거의 1 %, 평균 분쟁 금액은 $ 3,000을 초과합니다. 가장 일반적인 이유는 인용 된 것은 잘못된 프로젝트 전달, 늦은 배달 및 청구 오류입니다. B2B 시나리오에서 분쟁은 종종 서면 용어를 명시 할 때 계약 해석 차이에 묶습니다. B2C 컨텍스트에서 고객은 품질 문제 또는 승인 된 트랜잭션을 인식하기 위해 분쟁을 해결할 수 있습니다. 이러한 결정을 내릴 수 있도록 이러한 결정을 내릴 수 있습니다.

당신의 사업을 보호하는 예방적인 측정

Proactive Planning은 크게 지불 분쟁의 가능성을 감소시킵니다. 다음 조치는 분쟁 예방을위한 견고한 기반을 형성합니다. 모든 것을 구현하는 것은 모든 소규모 비즈니스에 적합하지 않을 수 있지만 업계에 가장 관련한 것은 최고 결과를 가져올 것입니다.

명확한 계약

모든 참여는 작업, 배달 시간, 지불 이정표, 늦은 지불 처벌 및 분쟁 해결 절차의 범위를 정의하는 서면 계약을 시작해야합니다. 주변을 줄이기 위해 일반 언어를 사용하고 수용 기준을 위해 특정 미터를 포함합니다. 계약은 또한 추가 작업이 승인 및 개정 된 가격을 유발하기 때문에 주문 절차에 따라 변경해야합니다. 법적 전문가 리뷰를 가지고 고려하여 관할법의 법에 따라 집행 가능성을 보장하십시오.

Tip: 송장 접수 후 설정 기간 내에 서면에 대한 모든 우려를 제기하는 데 필요한 항목이 포함되어 있습니다. 이 방법으로는 연장 개월 이후의 분쟁을 방지합니다. 또한 송장이 전달되는 방법을 지정합니다. 이메일, 포털 또는 우편 발송 고객은 48 시간 이내에 각 송장 수령을 인정해야합니다.

분쟁 해결 escalation ladder를 계약에 추가 고려하십시오. 첫 번째 통보 토론, 다음 중재, 다음 중재 또는 소송. 이 세트는 기대를 명확하게하고 종종 이전 문제를 해결하는 당사자를 격려합니다.

투명 Invoicing

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통신 전략

고객과의 정기적인 커뮤니케이션은 분쟁이되기 전에 신뢰와 표면 문제를 구축합니다. 긴 프로젝트 중 일정 확인 전화 또는 이메일. 고객이 dissatisfaction을 표현하면 신속하게 응답하고 대화를 문서화합니다. 지연 된 응답이나 vague 불만과 같은 초기 경고 표지를 인식하는 팀을 훈련하십시오. 들리는 고객은 무시 한 한 한 사람보다 지불 배열을 협상 할 가능성이 훨씬 더 있습니다.

예금: 예매를 전달한 후, 간단한 만족 설문조사를 보내서, 직접적인 문제를 제안할 수 있습니다. 이 예매 단계는 지불에 영향을 미치는 전 미성년자 오해를 해결할 수 있습니다. 또한, 청구서에 대한 단일 지점을 구축하여, 고객들이 여러 사람들에게 이야기를 반복할 수 없습니다.

CRM 시스템을 사용하여 모든 상호 작용과 설정 알림을 추적합니다. 확인 이메일과 모든 동사 계약. 이것은 분쟁에 도움이 아니라 고객 관계를 강화.

입금 및 결제 조건

대량 주문, 사용자 정의 작업 또는 첫 번째 시간 클라이언트에 대한 보증금 (일반적으로 25 ~ 50 %)을 요구합니다. 입금은 고객이 나중에 기본으로 고객이 제공하는 경우 약속 및 커버 귀하의 전방 비용을 보여줍니다. 지속적인 서비스에서는 net-30 대신 net-15 지불 조건을 고려하여 빠른 지불을 격려합니다. 또한 신속한 선명도를 집중하기 위해 초기 지불에 대한 작은 할인을 제공 할 수 있습니다. 보증금이 수령 될 때까지 작업이 시작되지 않는 계약에 분명히주의하십시오.

높은 가치 계약에 대해, 각 단계가 완료에 청구되는 임의의 청구를 고려. 이 ties 지불은 배달 및 어떤 한 번에 위험에 대한 금액을 감소. 구독 모델에 대 한, 파일에 신용 카드 및 청구서 날짜에 자동으로 충전을 요구 합니다. - 이것은 늦은 지불에 의해 방아쇠 대부분의 분쟁을 제거 합니다.

문서 연습

모든 계약, 변경 주문, 송장, 지불 영수증 및 대응에 대한 중앙 저장소를 유지하십시오. 분쟁 중 신속하게 문서에 검색 할 수 있도록 버전 역사와 클라우드 기반 스토리지를 사용하십시오. 고객에 전송 된 요약 이메일과 모든 전화 대화 및 회의를 기록하십시오 (우리가 논의했는지 확인 ...). 이것은 중재 또는 법원에 분쟁이 될 수 있는 종이 트레일을 만듭니다.

파일에 대한 일관된 naming 협약을 채택: 송장 번호, 고객 이름, 날짜를 포함. Dropbox, Google 드라이브, 또는 전용 문서 관리 시스템과 같은 도구를 사용. 중요한 프로젝트에 대 한, 모든 주요 이벤트, 승인 및 통신의 동기화 로그를 유지. 소기업 관리는 최고의 관행에 대 한 종합 가이드]를 제공합니다. 그들은 유형에 따라 적어도 3 7 년 동안 기록 보유 권장.

결제 처리에 대응

분쟁이 발생하면 진정으로 그리고 방법적으로 행동합니다. 목표는 고객의 현금 흐름을 보호하면서 고객 관계를 보존하는 것입니다. 이러한 단계를 따르십시오. 속도 문제 : 연구는 더 긴 분쟁이 해결되지 못한다는 것을 보여줍니다. 더 적은 가능성이 가득 차있을 것입니다.

초기 접촉 및 조사

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처음 전화 중, 당신이 말하는 것보다 더 많은 것을 듣는다. 질문은 문제가 실제 루트를 덮지 않는 질문을. 품질로 고객 불행, 또는 현금 흐름 문제를 직면? 명시 된 이유가 더 깊은 관심을 마스크. 문서 모든 및 대화와 다음 단계 요약 후속 이메일 보내기.

협상 및 중재

대부분의 분쟁은 직접 협상을 통해 해결 될 수 있습니다. 지불 계획과 같은 옵션을 제안, 즉시 지불을위한 교환 부분 할인, 또는 고객의 기대에 맞게 상품의 개정 된 배달. 직접 대화가 축척되면 전문 중재를 고려하십시오. 중립 제 3 자 모두는 소송 비용과 무도비없이 일반적인 지상을 찾을 수 있습니다. ]American Mediation Association] 자격이 된 미디어 자원을 제공합니다.

협상 할 때, 궁극적 인 목표를 유지 : 관계를 보존하면서 지불을 얻고. 때로는 늦은 수수료와 같은 작은 보조제를 제공 할 수 있습니다. 분쟁을 해결하기 위해 변호사 또는 전문 협상자에 투자하십시오. 감정적 인 언어 또는 위협을 피하십시오. 전문가 및 솔루션 중심가를 유지하십시오.

Formal 수요 편지

협상이 실패하면 인증 된 메일을 통해 공식적인 요구 편지를 보내야합니다. 편지는 양이 빚을 기준으로, 이전 시도가 문제를 해결하고, 지불을위한 명확한 마감일 (예 : 10 일)을 해결해야합니다. 지불이받지 않은 경우 법적 구제를 추구하는 언급. 이 편지는 종종 고객이 심각한 것을 깨닫기 때문에 지불을 신속하게합니다. 레코드 사본을 보관하십시오.

이 문서는 번역, 번역, 번역, 번역, 번역, 번역, 번역, 번역, 편집, 번역, 편집, 번역, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집, 편집

법률 상담

법원 행동을 추구하기 전에, 상업 채무 수집 또는 계약 법 전문 변호사와 상담하십시오. 그들은 귀하의 케이스의 강도를 평가 할 수 있으며, 청구 할 수있는 통계 또는 수집 비용에 조언하고 중재 (당신의 계약에 따라 필요한 경우) 또는 소송이 적절하다는 것을 결정하는 데 도움이됩니다. 많은 관할권에는 특정 임계 값에 따라 양의 변호사가 필요하지 않은 작은 청구 절차가 있습니다.

변호사는 모든 주요 문서와 분쟁을 요약합니다. 변호사는 성공과 예상 비용의 양을 평가합니다. 일부 경우 변호사의 편지를 보내면 케이스를 피하지 않고 분쟁을 해결하는 것이 충분합니다. 부채가 작을 경우 분쟁에 대한 법적 수수료가 약간 낮아질 수 있습니다. 작은 클레임 법원은 가장 비용 효율적인 경로가 될 수 있습니다.

마지막 리조트로 소송

법원에 대한 고객은 최종 옵션이어야합니다. 법적 조치는 시간과 돈을 소비하고, 좋은 일 것입니다. 그러나 양이 뜻깊고 고객이 명확한 증거에도 불구하고 지불 할 수 없으면 법 소송을 피하거나 중재를 시작해야합니다. 당신이 모든 계약 분쟁 해결 단계가 먼저 수행 한 것을 보장 (예 : 중재와 같은) 귀하의 경우를 거부하는 것을 피하기 위해. [[FLT : 0]] 작은 청구 법원에 대한위원회 가이드 [FLT : 1) 자원에 대한 이해 과정이 필요합니다.

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법적 보호 및 모범 사례

분쟁 관리 외에도 법적 안전 보호가 노출을 줄이기 위해 비즈니스 운영에 포함될 수 있습니다. 이러한 큰 또는 재발적 계약으로 처리하는 경우 특히 중요합니다.

계약자

중재 또는 중재와 같은 분쟁 해결 항목, 비용 법원의 전투를 피하기 위해. 통치 법과 장소 지정 (당신의 사업이 위치하는 카운티 또는 국가). 변호사의 수수료 조항을 추가, 잃는 당사자는 수상자의 법적 비용 지불 -이 신중한 frivolous 분쟁. 또한, 당사자의 통제를 넘어 이벤트를 주소하기 위해 강제 majeure 절을 고려.

또 다른 강력한 항은 고객의 부모 회사 또는 개인 보증자로부터 지불 보장입니다. 큰 프로젝트를 위해 고객의 은행에서 신용의 편지를 요구할 수 있습니다. 이 계약 요소는 여러 계층의 보안을 제공합니다.

소비자 보호법

소비자 (B2C)에 판매하는 경우, 분쟁한 요금을 처리할 수 있는 방법을 지배하는 공정한 신용 청구 행위 및 유사한 국가 규칙의 인식이 됩니다. 수락은 위조 또는 규제 벌금을 피하기 위해 필수적입니다. B2B 거래의 경우, 제복 상업 코드 (UCC)는 상품 판매를위한 기본 규칙을 제공합니다 - 귀하의 계약은 이러한 일부를 과도하게 할 수 있습니다, 그러나 당신은 그렇게 명시적으로 할 수 있습니다.

소비자와 함께 할 때, 지불 기간, 분쟁 권리 및 환불 정책에 대한 명확한 공개를 제공해야합니다. 사전 동의없이 자동 갱신 조항을 피하십시오. 많은 국가는 취소 권리에 대한 특정 요구 사항을 가지고 있습니다. 여러 관할권에서 운영되는 경우 준수 전문가와 상담하십시오.

신용 및 컬렉션 규정

수집 기관에 참여하거나 판단을 추구 할 때, 공정한 Debt Collection Practices Act (FDCPA) 및 그 주에 해당합니다. 고객을 감수하지 마십시오, 부채를 대표하거나, 제 3 자에 대한 무거운 접촉. 많은 국가는 또한 과다한 계정에 대한 관심을 제한하고 수수료를 제한합니다. 내부 컬렉션 프로세스를 보장하기 위해 준수 전문가와 상담하십시오.

제3자 수집 기관을 사용하는 경우, 라이센스 및 채권 한 것을 선택하십시오. 규정을 준수하기 위해 기관의 관행을 검토하십시오. 수집 기관에 부채를 할당하고 관련 비용을 복구 할 수있는 계약의 조항을 포함 할 수 있습니다.

보험 및 채권

거래 신용 보험을 구입 고려, 이는 고객 인솔로치 또는 protracted 기본으로 인해 지불 청구를 포함. 높은 ‐risk 프로젝트, 그들의 은행을 통해 지불 채권을 얻을 고객 요구. 이 금융 상품은 분쟁이 발생할 때 현금 흐름 안정을 유지할 수있는 안전 그물을 제공합니다.

보험료는 보험료와 비용이 다릅니다. 평균 청구서 크기, 산업 위험 및 고객 신용 보장에 근거한 보험료는 보험료와 비용이 다릅니다. 일부 보험료는 고객 금융 건강에 대한 경고를 제공하는 신용 모니터링 서비스를 제공합니다. 건설 또는 대규모 프로젝트의 경우 성능 및 지불 채권은 표준이며 추가 보호를 제공합니다.

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모든 분쟁은 학습 기회이기도 합니다. 해결 후, 프로세스를 잘못하고 업데이트하는 것을 검토하십시오. 시간이 지남에 따라 분쟁을 최소화하고 효율적으로 처리 할 수있는 시스템을 구축 할 것입니다. 귀하의 사업은 그것을 위해 더 강할 것입니다.