従業員の手帳の活用 訴訟からビジネスを守る

効果的な従業員ハンドブックの重要なコンポーネント

すべての従業員のハンドブックが等しく作成されるわけではありません。 意味のある法的保護を提供するために、ハンドブックには特定の重要な要素が含まれている必要があります。 以下は、各ハンドブックが含まれているべきコンポーネントであり、それぞれ固有の詳細を備えています。

企業理念・ビジョン・価値観

厳密には法的ではありませんが、会社の使命と価値観を述べることは文化的なトーンを設定します。また、あなたの方針が正の包括的な職場哲学と整列していることを示すことによって、不公平な治療の主張に対して防御するのに役立ちます。しかし、あなたが守るべき約束をしないことに注意してください。 「原因なしで終了することはありません」という条件は、契約上の権利を不利に作成することができます。

入社時の雇用に関する声明

お客様が当社で働く場合、これは明らかに述べなければなりません。ハンドブックが契約ではなく、雇用が原因の有無にかかわらず、いつでも終了できるという著名な免責事項を含みます。この免責条項は、最初のページ、承認書の様式で、継続的な雇用の約束として解釈される可能性のあるポリシーの近くです。

勤務時間、出席、出勤時間オフ

通常の労働時間、罰の期待、時間オフの要求の手順、および任意の有料の病気休暇または休暇ポリシーを定義します。 不当な過時間クレームを避けるために、過度の許可にあなたのポリシーを含める。 FMLAや州の家族などの適用される州と連邦の法律は、行為を残します。

行動規範と職場行動規範

専門主義、ドレスコード、会社のリソースの使用、ソーシャルメディアガイドライン、興味の競合、および機密性などのカバートピック。 明確なガイダンスを提供するのに十分ではありませんが、過度に剛性を及ぼすのを避けるために十分に柔軟です。 「専門家になる」ような漠然としたポリシーは、受容不可能な行動を定義するよりも劣らない(例えば、口頭乱用、嫌がらせ、盗難)。

反差別およびハラスメントの方針

報酬、特典、パフォーマンスレビュー

支払期間が発生したとき、どのように支払うか、従業員が昇格またはプロモーションを求めることができるかを説明してください。概要は、適格性、401(k)計画、健康保険、およびその他の特典を提供します。また、パフォーマンスレビュープロセスとフィードバックが提供される方法について説明します。保証されると判断できるボーナスや給与の増加に関する約束を回避します。

安全・健康に関する方針

安全な職場へのコミットメント、怪我の手順を報告し、あなたの業界に関連する特定の安全プロトコル(例えば、機械、危険物)を含みます。 OSHAの要件を参照し、労働者の補償に関する声明が含まれています。

懲戒処分と合意プロセス

従業員がポリシーに違反したときに、従業員が行動警告から終了までの措置を記述します。 「結果が得られる」というような用語を使用して、柔軟性を維持します。 また、従業員が不公平に処理したと感じた場合、従業員が悲嘆を上げることができる方法について説明します。 この2方向プロセスは公平性を実証し、彼らが訴訟を訴える前に緊張を抑制することができます。

アクノレッジメントとレシートフォーム

従業員の署名と日付が別々のページで、手帳を受け取り、読むことを確認し、その方針を理解し、遵守することに同意します。このフォームには、手帳が契約ではないという、あくまでも免責条項と声明が含まれている必要があります。あなたの状態の記録保持法に応じて、雇用期間と数年後の期間のために、各従業員の人員ファイルに署名されたコピーを保管してください。

法務保護を最大限に活用するために従業員のハンドブックを使用するためのベストプラクティス

よく書かれた手帳を持つことは、戦いの半分だけではありません。あなたのビジネスを本当に保護するために、効果的にそれを実装する必要があります。以下は、すべての雇用主が従うべき最良の慣行です。

定期的に見直し、更新ポリシー

法律は頻繁に変更されます。例えば、多くの州は最近、有給病休暇法を制定し、家族休暇を拡張したり、最低賃金を増加させたりするなど、多くの州が実施しています。あなたのハンドブックは、これらの変更を反映しなければなりません。少なくとも毎年、雇用弁護士の助けを借りてポリシーを見直し、再発スケジュールを設定してください。また、重要な政策を変更するときに、リモートワークポリシーを実装したり、過度の分類を更新したりするなど、ハンドブックを更新します。彼らはセキュリティの偽りの感覚を作成するために、ポリシーが悪くなる可能性があります。

ハンドブックを新規社員に配布し、アクノレッジメントを要求する

理解を深めるトレーニングを提供

従業員が自分の手帳を読んで理解するつもりはないと仮定しないでください。特にマネージャーや監督者のためのトレーニングセッションを実施します。アンチハラスメント、不在の手順の残、および懲戒などの重要なポリシー。ポリシーアプリケーションを説明するために仮説のシナリオを使用してください。トレーニングは、あなたが真剣に遵守を取ると、法的防衛の追加層として引用することができることを実証します。文書の出席とフィードバックフォームを収集します。

ポリシーのドキュメントの承認と更新を維持する

記録保管は必須です。 ストアは、人員ファイルや安全なデジタル人事システムに認識された認識フォームを署名しました。 ハンドブックを更新するときは、バージョン履歴を維持し、従業員が新しいバージョンを認めたことに注意してください。 訴訟の場合、従業員が関連する時点でポリシーを通知したことを示するために、これらの文書を生成することができます。 このようなレコードの欠如はあなたの防衛に致することができます。

一貫して公平に政策を強制する

ハンドブックは、その執行としてのみ良いです。 すべてのレベルのマネージャーがポリシーを理解し、それらを均一に適用することを確認してください。 あなたが例外をした場合は、理由を文書化し、矛盾のパターンを作成しないことを保証します。 懲戒処分の定期的な監査は、彼らが訴訟になる前に潜在的な問題を特定するのに役立ちます。

免責事項と免責事項の言語を含める

契約として解釈されるあなたの手帳を避けるために、ハンドブックが契約ではない明確な免責条項、それは任意の期間の雇用を保証するものではなく、会社がいつでもポリシーを変更する権利を保持することを避けるために。 複数の著名な場所と認識の形でこれらの免責条項を配置します。 彼らが明確で目立たせるときに、ほとんどの州の裁判所は、そのような免責事項を尊重します。

避けるべき一般的な落札

従業員の手帳の利点は充実していますが、間違いは保護値を下げることができます。 回避するためにいくつかの落とし穴は次のとおりです。

• 約束を成し遂げる:[] 結合として見られる言語を避けます。例えば、「毎年上昇を保証」または「原因のためにのみ決定」。 「メイ」や「ゲナリー」のような許認可言語を使用してください。
• ] 法律:[] を使うと、平均的な従業員が理解できる、普通の言語で手帳が書かれるべきです。 複雑な法的用語は従業員を混乱させ、誤解を招くことができます。
• [] 州と地方の法律を無視する:[[] 連邦法は床を置きますが、多くの州は厳しい要件を持っています。連邦法に従う唯一のハンドブックは、州の法律に違反する可能性があります。例えば、いくつかの州は、別の病気の休暇または家族が休暇ポリシーを離れる必要があります。
• []:]の更新に失敗すると、古いハンドブックはどれよりも悪くなる可能性があります。 リモートワークのポリシーが2019からの場合、現在の法的基準に対処しない場合があります。 少なくとも毎年更新してください。
• []ポリシーを強化しない:[]紙上にあるポリシーが、練習中に強制されないことはあなたに対して使用することができます。 従業員は、同社の実際の練習が書かれたポリシーを優先すると主張するかもしれません。
• リモート従業員の見越し:]] 分散した労働力で、ホームオフィスの安全性、データセキュリティ、および時間の追跡のための期待のような遠隔労働者に政策のアドレスを保障して下さい。リモート従業員はまた、認識に署名しなければなりません。

従業員の手帳を持っていない費用

中小企業の所有者の中には、少数の従業員しかいないため、手帳なしで受け取れる可能性があると信じています。これは危険な前提です。中小企業でさえ雇用主張に直面することができ、書面による政策の欠如は防衛なしであなたを残すことができます。コストを考慮する:

• 法的防衛:]] 冷媒訴訟でさえ、防衛するために何千ドルの費用を払うことができます。 ハンドブックは、早期に却下されたり、決済量を減らす場合に役立ちます。
• [] フィンと罰:[ 規制機関は、必要な通知を投稿したり、法律に違反するポリシーを持つために失敗するための罰金を科せます。 ハンドブックは、あなたが従順に滞在するのに役立ちます。
• ] 評判被害:[] 公共紛争、特に差別化の課題は、あなたのブランドに害を及ぼし、才能を引き付けることを困難にすることができます。
• 生産性の上昇:[]]] 従業員が期待、競合、混乱の多重、サッピングの生産性について不明な場合。

徹底したハンドブックを作成するために時間とお金の先行投資は、単一の訴訟の潜在的なコストと比較して最小限です。 法的手数料で数千ドルの場合、6または7つの数字に達する可能性がある主張からあなたのビジネスを保護することができます。

コンテンツ

従業員のハンドブックは単なる「ニネ・ツー・ヘイブ」の文書ではありません。それは、あなたの法的リスク管理戦略の重要な要素です。 明らかに期待を伝えることによって、労働法の遵守、一貫した懲戒基準を提供し、防御可能な文書を配信することで、うまく設計されたハンドブックは、あなたの暴露を著しく軽減することができます。 しかし、ハンドブックは1回以上のプロジェクトでなければなりません。 それは継続的な注意、定期的な更新、一貫性のある執行、および適切な訓練を必要とします。 適切に実行されたとき、それはあなたの従業員があなたのビジネスを適切に保護します。

あなたの現在の方針を監査し始めて、あなたのハンドブックがすべての法的要件を満たしていることを確認するために雇用弁護士に相談し、少なくとも1年に一度あなたのポリシーを見直しる習慣を作る。 あなたが今日投資する努力は、明日の訴訟の混乱、費用、およびストレスからあなたを救うことができます。 雇用法の世界では、予防のオンスは、本当に治癒のポンドの価値があります。