なぜ従業員のハンドブックでアクセシビリティと明快さのマット

従業員のハンドブックは、社内コミュニケーションの基礎であり、文化、コンプライアンス、日常的な操作のためのトーンを設定しています。 読みやすく、ナビゲートが難しい場合、従業員は簡単に誤解ポリシーを解釈し、重要な権利を見逃したり、排除されたりすることができます。 アクセシビリティは、障害、言語の能力、読書レベルに関係なく、情報にアクセスし、理解することができます。 明確化は、ポリシーが不当であることを保証します。 コスト面の紛争のリスクを減らす、または従業員が不明確に働くようにすることを可能にします。 [F] 従業員は、従業員が、従業員に不規則な作業を通知し、従業員に通知します。 [F]

法的および倫理的財団

障害者手帳は、米国障害者手帳や障害者手帳などの法律で、雇用主が障害者の従業員にアクセス可能なコミュニケーションを提供する必要があります。手帳は、反ハラスメントや残虐待の規則を含む政策の「公式通知」とよく見なされます。従業員が手帳を読んだり、アクセスできなかったり、これらのポリシーに拘束されないり、不満の理由からそのギャップを埋めることもあります。アクセシビリティの確保は、単なる良い慣行ではありません。それは法定例です。しかし、雇用主は、これらの要件をカバーする義務を負います。[Falt]

コンプライアンスを超えて:エンゲージメントと保持のブースト

明確でアクセスしやすいハンドブックは、新しい雇用が自信を持って、一日から通知するのに役立つ強力なオンボーディングツールとして機能します。従業員がすぐに支払った時間、リモートワークポリシー、または行動のコードに関する質問に答えることができるとき、彼らは推測し、より多くの時間を実行します。 人事管理(SHRM)のための協会からの調査は、組織が十分な誤解と従業員の満足度を経験していることを示しています。 明確にすることで、あなたはまた、あなたの組織があなたの組織が、あなたの組織がより有利な行動を把握し、より多くの従業員が、より多くの従業員が理解できるようにするような行動を促すことができるという問題を軽減します。

アクセシビリティを高めるための戦略

アクセシビリティは、単なるコンテンツではなく、フォーマットとデザインから始まります。視覚障害、認知障害、または限られた英語の能力を持つ従業員は、あなたのハンドブック内の情報に等しくアクセスする必要があります。以下は、あなたのハンドブックを本当にアクセスできるようにするための実用的な戦略です。

クリアランス、プレーンランス

読み上げレベルが8つ以上あるセクションを書いてください。 法律、ジャーゴン、受動ボイスを避けてください。例えば、「従業員が職場の怪我の通知時に、フォームW-2Kを7〜2時間以内に提出する」と書いて、「仕事で怪我をしているなら、あなたのスーパーバイザーに指示し、フォームW-2Kを3日以内に記入してください。」と、 U.S. Plain Language Guidelines:あなたの不必要な文章を素早く読み、または不必要なテキストを記入してください。 必要なテキストを記入し、または、あなたは、必要なテキストを強制的に読むようにしてください。

複数のフォーマットを提供して下さい

静的PDFからすべての従業員が最もよく学習しません。さまざまなニーズと好みに対応するため、いくつかのフォーマットでハンドブックを提供しています。

  • [画面リーダーとモバイルブラウザで動作するアクセス可能なHTMLバージョン。 これは、動的再サイズとテキストツースピーチを可能にするため、プライマリバージョンであるべき。
  • []PDF]にタグ付けされた。これは、適切な見出し階層、画像のaltテキスト、および論理的な読書注文を含みます。 不要なPDFは、スクリーンリーダーにアクセスできないことが多いです。
  • プロフェッショナルな声で録音されたオーディオバージョンは、特に視覚障がいのある従業員や、commutes中に聴く人のために有用です。 ダウンロード可能なMP3ファイルを提供します。
  • ] リクエストに応じて、大文字またはBrailleバージョン[。 これらのバージョンを生成するために、国立Brailleプレスのようなサービスと連携できます。
  • [ テキストのみバージョン (TXTまたはWord) で、従業員が希望するフォーマットに、補助技術を使って変換することができます。

複数のフォーマットを提供する場合、各バージョンがコンテンツと最新の状態に一貫性があることを確認してください。提供されたものが従業員のニーズを満たしていない場合は、異なるフォーマットを要求する方法を説明するハンドブックにメモが含まれています。

アシスト技術によるデジタル・コンパシビリティの確保

ハンドブックがイントラネットやドキュメント共有プラットフォームに住んでいる場合、一般的なスクリーンリーダー(JAWS、NVDA、VoiceOver)、音声認識ソフトウェア、キーボードのみのナビゲーションでテストします。 意味を伝えるために、セマンティックなHTMLタグ(])、[、])を使用して、色に依存しない。 それぞれのハイパーリンクは、ディスクリプティブテキスト(ではなく)を使用して、画面の方向に表示するかどうかを識別するをに表示]、または[FLT]を[[FLT]を[FLT]に表示]、[[[FLT]、[[FLT]を[[[[FLT]]]、[[FLT]]、[[[[[[[[[FLT]]]]]]]]]]、[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[FLT]]]]]]]]]]]]]]]]]]]

記述的な見出しおよび一貫した運行を使用して下さい

明確な、論理的な階層でハンドブックを構成します。メインセクション(例、雇用政策、利点、行動)はH2、サブセクション(例、アンチ・ハラスメントポリシー、有料タイムオフ)H3、およびマイナーな詳細H4である必要があります。この構造は、見出しから見出しにジャンプするスクリーンリーダーユーザーだけでなく、見出しから見出しにジャンプするユーザーをスキャンするユーザーを視覚化しました。アンカーを使用してコンテンツのあなたのテーブルを常にペアリングして、読者は、すべてのPDFをロードして、すべてのPDFファイルを取り巻くことができます。

クラリティの拡大に向けた戦略

明確さは、情報がどのように整理され、提示されるかについてです。 構造が混乱しているか、文書が長すぎると、明白な言語でさえ混乱する可能性があります。 これらの戦略は、あなたのハンドブックが精度と自信を持ってポリシーを伝えるのを助けます。

コンテンツの整理 論理的に

グループの関連ポリシーは、幅広いカテゴリで。 典型的なセクションの注文は、次のことができます。

  1. 導入・企業ミッション
  2. 等雇用機会の機会と反差別
  3. 行動規範と倫理
  4. 報酬と利点
  5. 時間のオフと残虐の残留
  6. 職場の安全・健康
  7. テクノロジーとソーシャルメディアの使用
  8. 紛争解決と苦情手続

各セクションは、最も重要なテイクアウトを強調する簡単な「この手段とは何か」の要約から始まります。 必須の仲裁や機密保持などの重要なポリシーを埋めることは避けてください。 ネストされた箇条書きの中に依存します。 一貫性のある番号付けシステムを使用して、参照を簡単に見つけることができます。 最も頻繁に相談されたポリシー(例えば、休日のスケジュール、リモート作業規則)へのリンクを開いたときに「クイックリファレンスガイド」を追加してください。

細部を犠牲にしないで簡潔にして下さい

短い段落(5行まで)と短い文(20ワード未満)は、読みやすくなります。ポリシーが法的または技術的な詳細(FMLAの適格性など)を必要とする場合、付録またはリンクされた参照文書に完全なテキストが含まれているが、主要な身体の行動を保ちます。 箇条書きを使用して、密な情報を破棄しますが、それをやり過ぎないでください。 多くのリストは、フラグメントを感じることができます。 バランスの見当:物語の段落を使用して、またはそれらが小文字を単純にするために、または小文字をグループにする必要があります。

視覚補助金を組み込む

画像、アイコン、インフォグラフィック、およびフローチャートは、特に視覚学習者にとって、理解を劇的に向上することができます。例えば、職場の怪我を報告するための手順を示すフローチャートは、指示の段落よりも明確です。簡単なイラストを使用して、利点の登録やパフォーマンスレビューなどの複雑なプロセスを説明します。すべてのビジュアルには、同じ情報を伝達する記述的なaltテキストが含まれていなければなりません。カラーコーディングを使用する場合は、テキストラベルやパターンを使用して、灰色で表示されたり、視覚的に表示されたり、視覚的な画像を使用していないときに理解しやすいことを確実にします。

定義と用語集を提供

「EEO」、ADA、FLSA、COBRAなどの法的用語は、多くの新しい雇用に不慣れです。 コンテキスト(例えば、「FLSA - 最低賃金と過期限規則を設定する連邦法」)とハンドブックの最後に専用の用語集の両方を定義します。 頭文字(例えば、「F-L-S-A」または「F-L-S-A」)または「F-L-S-A」の用語集を、それぞれの用語集に素早く追加することを検討してください。 それぞれの用語は、最初に文書を離れる必要があります。

事例とシナリオの使用

具体的な方針は、現実的な例と組み合わせたとき、具体的になります。例えば、対立の政策を述べた後、短いシナリオを含みます。 「あなたはベンダーの選択の担当です。あなたのいとこは契約のために入札印刷会社を所有しています。あなたは関係を開示し、決定から自分自身を再利用しなければなりません」これらのミニケースの研究は、従業員がその毎日の仕事にどのように適用されるかを調べるのを助けます。異なる部門とレベルをカバーするための例をVaryで、エントリーレベルの管理から。日常的なルールやルールの訓練を使わないでください。

ハンドブックのテストとイテレレーション

最上級の手帳でも、盲目なスポットを持つかもしれません。最終出版物の前に、従業員の代表的なグループでのテストは不可欠です。そして更新後に再び。

ユーザビリティテストを実施

異なる役割、部門、および背景から5〜10人の従業員を選択します。特定の情報(例えば、「受取休暇を要求するためのプロセスは何ですか?」など)を見つけて、そのどのくらいの時間がかかります。 不満や間違いを監視してください。 また、言語に関するフィードバックを集めます。 「部品が混乱を感じましたか? どの単語が再読まれたか?」。 この入力を使用して、未クリアなセクションを簡素化します。 セッションを録音し、身体をキャプチャし、HTMLを分離できるようにします。 オーディオフォーマットを分離するために、各フォーマットを変更してください。

多様な従業員グループからの勧誘フィードバック

従業員に障害、非ネイティブな英語のスピーカー、および異なる世代とリテラシーレベルを表す労働者を含む。毎年ハンドブックをチェックする小さなアクセシビリティレビューチームを作成することを検討してください。 彼らは小さなフォントサイズ、貧しい色のコントラスト、またはあなたのチームが気づかれないaltテキストのような問題を特定することができます。 匿名のアンケートを使用して、より広いフィードバックを収集します。 「メリットに関する情報を見つけるのは簡単ですか」と「あなたが混乱を見つけるポリシーはありますか?」という質問に質問をしてください。 フィードバックに行動し、従業員が値を変更することが示されていると、その従業員に伝えます。

法的コンプライアンスに関する定期的な見直し

法律が変更されるので、内部ポリシーを行います。 主要な規制更新があるとき、少なくとも1年1回、および(例えば、家族と医療休暇法の変更、新しい状態の有料病気休暇法)、あなたのハンドブックの正式な見直しをスケジュールします。 法律相談を使用して、ポリシー言語が施行可能で現在の状態であることを確認します。 改訂履歴を保持して、従業員は変更した内容を見ることができます。 各フォーマットの最初のページまたはフッターにバージョン番号と日付を含める。 重要な変更を行う場合は、すべての従業員に通知し、それらを更新を促すようにしてください。

トレーニングマネージャーと人事がハンドブックを強化

マネージャーが理解し、正確に自分のチームにポリシーを伝えることができる場合にのみ、明確なハンドブックが効果的です。すべての人々 のリーダーのためのトレーニング セッションを提供:

  • ハンドブックの構造を歩き、重要なポリシーを強調します。
  • 一般的な質問と、解釈せずにそれらに答える方法について説明します。
  • 従業員を手帳に指示するという重要性を正式な源泉として強調する。
  • 資料の読み書きや理解が必要な従業員をサポートする方法
  • ハンドブックの言語を使って政策を説明するマネージャーが練習するロールプレイング演習を含める。

従業員が「手帳で指摘できる」と感じているような文化を奨励する。 誤りを提示する動詞の言い換えるよりもむしろ。 最も重要なポリシーをリストし、それらを見つけるための簡単な参照カードをマネージャーに提供する。 ハンドブックの更新時に、スケジュール更新者トレーニング。 マネージャーのトレーニングに投資することで、ハンドブックの明快さとアクセシビリティが一貫した日常的な練習に翻訳されることを保証します。

コンテンツ

従業員の手帳をアクセス可能かつ理解しやすいことは、一回限りのプロジェクトではありません。それは、透明性、公平性、および運用効率に対する継続的なコミットメントです。 プレーン言語を使用することで、複数のフォーマットを提供し、デジタルアクセシビリティの設計、そして、あなたの労働力と積極的にテストすることで、静的文書を従業員が信頼する強力なツールに変えます。 その結果、誰もが成功するために必要な情報を持っているより劣ったコンプライアンス、およびより多くの包括的な職場があります。 1つのセクションから始めましょう。 一貫性のある言語を学習し、従業員全員が改善を促進し、組織全体に改善します。