なぜ中小企業の強いコンテンツの表が中小企業の従業員のハンドブックに与える影響

従業員のハンドブックは、中小企業が作成できる最も重要な文書の一つです。それはあなたの会社文化を伝達し、行動に対する期待を設定し、雇用主と従業員の両方を保護する。しかし、誰も彼らがすぐに必要な情報を見つけることができないならば、最高のハンドブックは役に立ちます。明確で、論理的にコンテンツの整理されたテーブル(TOC)は、密な文書を実用的な参照ツールに変換します。限られた人事リソースを持つ中小企業にとって、十分な構造のTOCが時間を節約し、混乱を低減し、一貫したポリシーを確保するのに役立ちます。

単にセクションをリストするよりもむしろ、コンテンツの思慮深い表は、ハンドブックのフローを通して読者を導きます。それは出席、支払われた時間、または職場の安全に関する方針を簡単に見つけることができます。 優れたTOCは、専門性と、従業員の経験のあらゆる側面を慎重に検討していることを示しています。 以下、私たちは、行動可能な洞察と中小企業や人事マネージャーに合わせた最高の慣行で標準的なTOCサンプルを拡大します。

中小企業の従業員ハンドブックのTOCの必須セクション

以下は、包括的なスケーラブルなフレームワークです。中小企業は、業界、規模、法的要件に基づいてこの構造を適応させることができます。 []]]]すべてのセクションは、雇用のカウンジャーによって見直し、連邦、州、および地方の法律に準拠していることを保証します。

1. 導入

導入はトーンを設定します。それは、所有権やリーダーシップ、会社の使命と価値観、そしてハンドブックの目的から歓迎メッセージを含めるべきです。多くの中小企業は、ハンドブックがガイドであるという説明のために、契約ではなく、このセクションを使用します。雇用があたかも(該当する場合)、ビジネスを保護しているという宣言的な通知。このセクションでは、ポリシーが更新される可能性があること、従業員が最新のバージョンを見つけることができることについても明らかにします。

  • [:Welcome Message] – それをカスタマイズします。 社長または創設者からの誠実なメモは、接続を構築し、そのリーダーシップがオンボーディングに関するケアを示しています。 会社のストーリーとビジョンを言及します。
  • 企業ミッションとバリュー[] - 簡潔にしてくださいが、本物です。 これは、あなたの小さなビジネスが何を意味するかを伝えるチャンスです。 あなたのチームと共鳴する言語を使用してください。
  • ハンドブックのポーズ] - ハンドブックが成功のためのツールであることを説明し、間違いをキャッチするというルールブックではありません。 相互の尊重と共有された目標を強調します。

Tip:]導入の法律を避けます。 必要に応じて、暖かい、実用的な言語を使用してください。 弁護士は、あなたが正しい明言を句読することができます。

2. 会社方針

これは、手帳の背骨です。これらのポリシーは、職場の法的および運用フレームワークを確立します。 []すべての小さなビジネスは、同じ雇用機会(EEO)、ハラスメントおよび差別防止、および出席の期待に対処しなければなりません。

  • [] 平等雇用機会] – あなたの会社は、競争、色、宗教、性別、国家起源、年齢、障がい、または他の保護された特性に基づいて差別化されていない状態。 参照のためのEEOCのウェブサイトへのリンク。 合理的な宿泊施設に関する簡単な声明が含まれています。
  • [] ハラスメントと差別ポリシー – ハラスメントを定義する(性的ハラスメントを含む)、例を提供し、レポート手順を概説する。 これは、多くの管轄区域における法的要件である。 [] 複数のレポートチャンネル[]を含んだ。 (例:、直接スーパーバイザー、HR、匿名ホットライン)。
  • []攻撃性と過敏[ - 時間の経過とともに作業するための報告、病気で呼び出しる手順、過度の欠勤に対する結果の期待を指定します。 小企業は、多くの場合、各チームメンバーに大きく依存しています。そのため、ここに明確です。
  • [ 作業時間とスケジュール] – 標準的なワークウィーク、休憩期間(州法で必要であれば、食事と休憩休憩)、リモート作業ポリシー、および柔軟なスケジューリングオプションを定義します。 該当する場合、追跡に関する情報が含まれています。

法的な注意:] 少数の中小企業は、タイトルVIIなどの特定の連邦差別法の対象外であるが、多くの州法は関係なく適用される場合があります。 コンプライアンスを確保するために、地元雇用弁護士に相談してください。

3. 報酬と利点

支払いと利益の周りの透明性は、信頼を築く。このセクションでは、従業員が支払われる方法と利点の資格、および時間オフを要求するためのプロセスを明確に説明する必要があります。中小企業は、多くの場合、才能を引き付けるための競争上の優位性を提供し、あなたのパッケージをユニークにする理由を強調します。

  • Pay Schedule] – 頻度(週、週2回、半月)、支払いの支払い方法(直接預金、チェック)を指定します。 支払いのスタブと時間管理に関する情報が含まれています。
  • 過度ポリシー – 過度な資格(免除と非免除)と支払う率(例えば、1.5xベース賃金)を定義します。 公正労働基準法(FLSA)および任意の州固有の過時間法を参照します。
  • 健康保険] – 提供されている計画の種類(HMO、PPO、HSAとHDHP)、適格待ち期間、優れた貢献、および開所登録期間を記述します。 []]]明らかに雇用主がカバレッジの継続を保証することがない状態と、COBRAの権利は、被雇用主に適用されます。
  • []有料時間オフ - 詳細休暇、病気休暇、個人日、および祝日。 公正な料金、キャリーオーバー制限、およびPTOを要求するためのプロセスを指定します。 小規模な企業の場合、有償の銀行は管理を簡素化することができます。
  • []退職計画[ - 401(k)、SIMPLE IRA、または他の計画を提供する場合は、貢献マッチング、受取スケジュール、および従業員が登録する方法を説明してください。 また、計画は別の文書によって管理されています。

リソース:] 労働省のウェブサイトは、中小企業の所有者が義務を理解するのに役立ちます[ 特典とコンプライアンスの概要[を残す]を提供します。

4. 職場の行為

このセクションでは、チームから期待する行動のプロフェッショナルな基準とコードを定義しています。 必要に応じて、誤解を防ぎ、是正措置の基礎を提供します。 特定の作業環境に関連するトピックをカバーします。

  • 行動規範 – 概要の整合性、倫理的な行動、他人、機密性、利益の競合を尊重する。 許容できない行動の例(例えば、盗難、不快、物質の乱用)を含む。
  • ドレスコード - 必要な服装(ビジネスカジュアル、制服、安全ギア)を指定します。 また、グルーミング、入れ墨、ピアス、および個人衛生に対処します。 リモートワーカーの柔軟性を許可する検討してください。
  • [] 会社プロパティの使用 - コンピュータ、電話、プリンタ、車、およびツールの許容個人使用を定義します。 会社のプロパティは監視対象である(該当する場合)。 同社の発行されたデバイスにプライバシーの期待が存在しないことを強調表示します。
  • [ソーシャルメディアポリシー - オンラインで会社を投稿する従業員のためのガイドラインを提供します。肯定的な貢献を奨励するが、機密情報を共有しないように、コメントを分離したり、会社を偽りなくしたりすることを忘れないでください。このポリシーは、会社を参照する個人アカウントにも適用されます。

Tip:]] 国立労働関係委員会(NLRB)は、ソーシャルメディア上で特定のコンサートの従業員の活動を保護する判決を持っています。 弁護士は、過渡を避けるために、ソーシャルメディアポリシーを見直します。

5.安全・安心

労働安全は、OSHA(労働安全衛生管理)の法的要件です。中小企業でも、認定された危険から職場に無料で提供しなければなりません。このセクションでは、従業員の幸福に対するあなたのコミットメントを実証しています。

  • 職場安全手順[ - 一般的な安全規則を記述し、個人保護機器(PPE)、危険通信(例えば、化学安全)、および傷害予防訓練の使用。 報復のない安全な条件を報告するための手順が含まれています。
  • 緊急避難[ - 避難経路の概要、集合場所、火災、自然災害、またはアクティブな脅威の手順。 メンション消防訓練と誰が誰が誰のためにも考慮されていること。
  • インシデント報告] – 職場の怪我、逃れ、またはセキュリティ違反を報告するための明確なプロセスを提供します。 指定された安全役員または人事の連絡先情報が含まれています。 []]]]迅速な報告が安全と労働者の補償請求の両方にとって不可欠であると主張した従業員を限定します。

外部リソース:]] OSHAウェブサイトには、サンプル安全計画を含む無料のコンプライアンス支援を備えた[[]中小企業ページがあります。

6. 従業員の育成

チームの成長率を上げ、保持力を高め、熟練した労働力を構築します。小さな予算でさえ、有意義な発展を支えることができます。このセクションでは、従業員の未来を世話していると示しています。

  • 研修プログラム] – リスト必須トレーニング(例、ハラスメント防止、安全、職業固有のスキル)、およびオプションの専門的な開発機会。 従業員がトレーニングや授業料の払い戻しを要求する方法を説明してください。
  • [パフォーマンスレビュー] - レビューサイクルを定義します(例、年、四半期)、使用される基準(目標、コアコンピテンシー)、およびフィードバックがどのように配信されます。 パフォーマンスレビューが上昇、プロモーション、および開発計画を通知するために使用される言及。
  • プロモーションポリシー – 社内ジョブの開口部、選択プロセス、および進捗条件について説明する。 すべてのプロモーションがメリットと資格に基づいていることを強調する。 これは公平性の感覚を醸し出します。

ベストプラクティス:]]小さな企業が、従業員の強み、成長領域、および希望するスキルを裏付ける簡単な文書である非公式開発計画を実行できます。 これを通常の1対1でペアリングすることは非常に効果的です。

7. 終了および辞任

終わりについて考えるのが好きではありませんが、明確な分離方針を持つことは、当事者を保護し、法的リスクを削減します。このセクションは、直観的かつ敬意的であるべきです。

  • [] 再署名プロセス[] - 必要な通知期間(典型的に2週間)、辞任(管理者/HRへの報知)を送信する方法、移行の処理に対する期待。 会社が参照を提供するかどうかを言及。
  • [ 終端の地面を記述する (例えば、誤差、性能の悪い、下降)。 状態の法律の下の最終的な受取のタイミングおよび会社の特性の戻りを含む、不随分分離のためのプロセスを概観して下さい。 時価分の前に文書のパフォーマンスの問題そして警告を並べて下さい。
  • インタビュー] – 終了インタビューが行われる理由を説明してください(フィードバックを集め、保持を改善するために)、および情報がどのように使用されるか。 正直なことを奨励するが、参加は自主的であることに注意してください。

法的警告:] 多くの状態は、即時に賃金の支払いを必要とする「終了時に支払います。 労働省の[ 状態の支払日法のページ[]]は、最終的な支払いの要件を理解することができます。

中小企業向けコンテンツの表を拡大

検討する追加セクション

業界や労働力に応じて、従業員のハンドブックのコンテンツの表に次のセクションを追加したい場合があります。

  • リモートワークポリシー] - ハイブリッドおよびリモートチームの増加に伴い、ホームオフィスのセットアップ、データセキュリティ、労働時間、および可用性に関する期待が含まれます。
  • 在留資格保持ポリシー – 50人以上の従業員、および州管理された有給病休暇または家族休暇プログラムを持っている場合、家族および医療休暇法(FMLA)をカバーします。 必要がない場合であっても、自主的な休暇ポリシーを提供する競争上の優位性があります。
  • 技術およびデータセキュリティ[] – 電子メール、インターネット、企業ソフトウェア、および機密データの処理の許容使用を明確化します。 パーソナルデバイス(BYOD)を使用するパスワードポリシーと規則が含まれています。
  • [アルコールおよび薬物政策 - 政策を違反するための結果を含むゼロ耐性またはテストポリシーを定義します。 状態マリファナ法に準拠してください。
  • 紛争解決とグリーヴァンス手続 – 従業員が懸念や紛争を提起するためのステップバイステッププロセスを提供します。 オープンドアのポリシーと非再帰を強調します。

中小企業向けTOCの調整方法

中小企業は、多くの場合、ユニークな制約に直面しています。人事スタッフの少ない、予算のきらめき、そしてより個人的な文化。コンテンツの表を作成するとき、これらのヒントを検討してください。

  • は、簡潔で包括的な:[]を埋め込むことを避けます。 従業員や法的義務に直接影響を及ぼすポリシーに焦点を当てます。
  • プレーン言語を使用する:[]]) あなたの従業員は、会話のように読み取るハンドブックを高く評価します。 法的契約ではありません。 コンテンツを論理的に整理するためにTOCを使用してください。読者は、彼らが必要とするものにジャンプすることができます。
  • :]の規則が変更され、ビジネスが進化します。 毎年、ハンドブックの見直しをスケジュールし、TOCが新しいセクションや再編を反映していることを確認してください。 リビジョン履歴テーブルを維持することを検討してください。
  • フィードバック:]を受け取り、最終的にTOCを審査するために信頼できる従業員を数名付けます。セクションが欠落しているか、またはどの見出しが混乱しているかを判断できます。

クラリティとアクセシビリティのためのコンテンツの表をデザインする

コンテンツの表は、章のリストよりも多くあります。読者が素早く回答を見つけるのに役立つように設計されているはずです。あなたのTOCのためのいくつかの実用的なデザインのヒントは次のとおりです。

  • [番号セクションとサブセクション:[4のような数字を使用して。 職場の行動 - 4.1行動規範、4.2ドレスコード」は、明確な階層を作成します。
  • []ページ番号またはハイパーリンク:[をプリントハンドブック用に、ページ番号を追加します。 デジタルPDFまたはイントラネットページの場合、各エントリを該当するセクションに直接リンクします。 これは、従業員のための巨大なタイムセーバーです。
  • Keep見出し記述:[]ではなく、「苦情手続」または「政策更新」を使用します。 特異性は混乱を殺します。
  • ビジュアルなレイアウトを簡略化: 太字見出し、インデント、またはTOCページの2列レイアウトを使用してください。 しかし、オーバーデザインを避ける - フラッシュ上の明瞭さ。

中小企業の従業員ハンドブックTOCに関するよくある質問

自分の手帳が数ページしかない場合、本当にコンテンツの表が必要ですか?

はい。TOCから10ページハンドブックのメリットも。コンテンツの期待をセットし、従業員が各ページを経由して配送することなく特定のポリシー(PTOなど)を見つけることを可能にします。また、ハンドブックがより専門的になります。

TOC の輪郭で Google Doc を使うことはできますか?

絶対に。 多くの中小企業は、Google Doc または Microsoft Word 文書から始まります。 組み込みの見出しスタイルを使用して、コンテンツの自動テーブルを生成します。 セクションを追加または削除する場合は、TOC を更新してください。 より耐久性のあるソリューションについては、ブックマークでPDFに変換を検討してください。

従業員のハンドブックTOCを更新する頻度は?

少なくとも1年、または新しいポリシーを追加したり、重要なプロセスを変更するたびに。ハンドブックを更新する場合、TOCがコンテンツにマッチするのを常に確認します。不一致のTOCは混乱を引き起こし、最新バージョンが正しく通信されたかどうかについて法的疑問を提起することができます。

結論: 固体TOCは基礎を置きます

従業員のハンドブックのコンテンツの表は、あなたの会社の方針と文化へのロードマップです。 慎重に整理することで、従業員が情報を簡単に見つけ、あなたの小さなチームへの負担を軽減し、透明性と専門性へのコミットメントを実証することができます。 上記のサンプルTOCから始めて、あなたの価値観、業界要件、法的義務を反映するためにそれをカスタマイズします。 明確なTOCと - 小規模な投資の1つは、将来の人々と未来を創造することができます。

あなた自身のハンドブックを作成する準備はできましたか?[ ]中小企業管理]は、雇用主のための無料のテンプレートとコンプライアンスガイドを提供しています。SHRMのような評判の良いHRサービスからハンドブックテンプレートを購入するか、あなたの状態に合わせてポリシーを作成自動化するソフトウェアを使用することを検討してください。