なぜカリフォルニアの従業員のハンドブックは特別な注意を要求します

カリフォルニアの雇用法は、米国で最も包括的かつ従業員の保護的です。雇用主は州で運営していますが、従業員のハンドブックは単なる参考ではありません。これは、法律で定められた文書であり、法律上の規範、規則、および裁判所の決定の広範なウェブに準拠しなければなりません。 義務化されたポリシーを含むことは、カリフォルニアの公正な雇用主が、カリフォルニアの公正な雇用主、雇用主、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、労働法、

このガイドでは、カリフォルニアの雇用主がハンドブックに組み込むべき法律の必須法的コンポーネント、推奨されるベストプラクティス、および進化する領域をカバーしています。 州法は頻繁に変化するので、新しい統計、規制更新、および裁判所の判決を通したため、ハンドブックは少なくとも毎年見直し、更新する必要があります。

必須 法的ポリシー

カリフォルニア法は、特定のポリシーの数を含むために、手帳を明示的に要求します。 以下のリストは、網羅的ではありませんが、雇用主が従順に取り組むべき最も重要な条項が含まれています。

1. 入社時報

カリフォルニアは、雇用の教義を認めるが、雇用が一定期間保証されていないことを明らかにしなければなりません。 声明は、例えば、「永続的な雇用」や「原因のために終了される」などのフレーズが省略されるべきような、黙った契約を作成する言語を避けるべきです。 ‐意志の主張で強い、また、手帳自体が雇用の契約ではないことを明らかにする。

サンプル言語:] 「[会社名]との雇用は、-意志です。 これは、あなたまたは会社が、原因や事前通知なしに、雇用関係をいつでも終了することができることを意味します。 このハンドブックの何も、雇用の明示的または黙示的契約を作成します。」

2. 反差別、ハラスメント、および再帰政策

カリフォルニアのフェア雇用と住宅法(FEHA)は、レース、宗教的なクリード、色、国家の起源、祖先、身体的障がい、精神的障がい、医学的状態、遺伝的情報、結婚状態、性別、性別的アイデンティティ、性別的表現、年齢(40歳以上)、性的指向、軍事的およびベテランの状況、および妊娠および関連書籍の法的条件を禁止します。

  • 禁止行為(同僚、監事、または第三者によるハラスメントを含む)を定義する。
  • 概要の苦情処理 - 正式かつ非公式で複数の報告チャネルを設計します。
  • 迅速な、公平な調査と懲戒処分を保証します。
  • 明確な反反反表記の規定を含んで下さい。

カリフォルニア法は、AB 1825(スーパーバイザー向け)とSB 1343(全従業員向け)の以下の[予防訓練]]]を義務付けています。ハンドブックは、トレーニング要件とスケジュールを参照する必要があります。

3. 賃金・時間・休憩政策

カリフォルニアの賃金と時間法は、国の中で最も厳しいものです。 迎合的な手帳は、次のアドレスにする必要があります。

最小賃金と過度

州の最低賃金は法律によって(現在の$ 15.50 /時間雇用主は26以上の従業員で、インデックス作成の対象)設定されます。一部の都市や郡は、例えば、サンフランシスコ、ロサンゼルス、およびエメリービルのより高いローカル最低賃金を持っています。ハンドブックは、各拠点の該当する最低賃金を条件とします。過度に1日8時間、週40回、または7日連続作業日の8時間以上働いた。二重時間は、8時間以上は、連邦法よりも頻繁に働きます。

食事と休憩休憩

1日5時間以上働く従業員は、30分～1時間以内のお食事期間と10時間以上働いた場合は2食分のお食事期間を満喫できます。ただし、限られた状況でのみワイバーが許可されます。4時間当たり10分(8時間単位20分)の休憩は、各作業期間の途中で練習できる限り提供しなければなりません。休憩がオフデューティでなければいけません。また、その場合、その料金が一回分の料金を落とす必要があります。

ペイ・スタブの要求

労働法セクション226および226.3の下で、雇用主は、総所得および純賃金、すべての控除、支払期間の包括的な日付、雇用主の名前と住所、従業員の法的な名前、従業員の社会保障番号または従業員識別番号の最後の4桁、および時間単位または部分率を示す項目化された賃金ステートメントを提供する必要があります。ハンドブックは、従業員に支払うスタブとレポートを直接見直し、従業員に速やかに開示する必要があります。

最終ペイチェック

通知なしで終了した従業員は72時間以内に支払わなければなりません。 少なくとも72時間の通知で退会または終了した人はすぐに支払われなければなりません。 ハンドブックは、最終的な賃金を渡すための雇用主のプロセスを説明するべきです。

4. 家族および医学の葉

カリフォルニアは、多くの場合、連邦法に重なる複数の残留資格を提供します。従業員は同時に複数の法律の下で適格である可能性があるため、ハンドブックは明確に説明しなければなりません。

  • [カリフォルニアファミリーライツ法(CFRA):[]は、新生児と結合するための12ヶ月の期間、または従業員または家族のメンバーの深刻な健康状態のために、最大12週間の未払い、雇用保護休暇を提供します。 それは雇用主に5以上の従業員(FMLAの50〜免除規則よりも小さいしきい値)をカバーします。 重要で、それはまた、国内のパートナーや親友をカバーします。
  • 妊娠障害者手帳(PDL):[])は、妊娠を切除するための4ヶ月まで残します。 PDLは、妊娠関連の障害のためにCFRAと同時実行されますが、CFRAは別の結合休暇を提供します。
  • 家族休暇(PFL):[ 労働者が新しい子供と結び付けたり、真剣に病気の家族を世話したりするために時間を割くための部分的な賃金交換を提供する状態の障害保険。 ハンドブックは、従業員が雇用開発部(EDD)にどのように適用するかを説明するべきです。
  • 新育児休業法(NPLA):[ ベビーボンディングのCFRAの小企業(20〜49人)への権利を拡張する。

ハンドブックは、休暇中の健康上の利点を継続するために従業員の権利を、再送の権利、および休暇申請プロセス(通常30日分の通知)を含める必要があります。

5. 労働者の報酬

カリフォルニアは、労働者の補償保険を運ぶためにすべての雇用主を必要とし、職場での通知を投稿します。ハンドブックは、従業員に、医療処置を取得する場所、およびクレームを提出するための再帰に対する禁止事項を報告する方法を通知する必要があります。該当する場合は、保険会社と運送業者のクレーム番号の名前を含める。

追加必須ポリシー(カリフォルニア‐特異)

6. 有料の病気の葉

健康な職場では、2014年の健康な家族法では、ほとんどの従業員が30時間ごとに支払った病気休暇の少なくとも1時間(または同等の病気-サムのaccrual)をaccrue、年間48時間(6日)のキャップで働いていました。 ハンドブックは、使用料(従業員または家族会員のために、指定された人を含む)、通知要件、および再帰の禁止を説明しなければなりません。 多くの都市(例えば、バークレー、オークランド、サンタクロース、またはその他の国は、またはその他の国で支払わなければならない)、またはその他の都市は、またはその他の都市に、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、

7. 宿泊約款

労働法セクション1030は雇用主が従業員に母乳を表現するために、プライベートで清潔な場所(バスルーム以外)を提供し、合理的な休憩時間を必要とします。 ハンドブックは、宿泊施設と雇用主の義務を要求し、冷蔵庫およびシンクアクセスを提供する方法を記述する必要があります。

8. 犯罪歴と背景チェック

カリフォルニア州の「Ban the Box」法(AB 1008)は、条件付き求人が行われたまで、候補者の犯罪歴について問い合わせることから雇用主を禁止します。 ハンドブックは、会社がバックグラウンドチェックに関する方針を述べるべきです。 個別評価のプロセスと従業員の権利を含む、有害決定で使用されるレポートのコピーを受け取る必要があります。 さらに、調査消費者報告アグリーガル法(ICRAA)は、投資対象のセクションを行う前に、会社の開示および承認を要求します。 労働法(102.)は、労働法を規制する。

9. プライバシーポリシー

雇用主は、電子通信、コンピュータの使用状況、および物理的な施設を監視することができますが、 California Invasion of Privacy Act (CIPA) および 電子通信プライバシー法[]]]])は、開示が必要です。 ハンドブックは、モニタリングが起こる(例えば、電子メール、インターネット使用状況、ビデオ監視)を明らかにし、従業員は、会社が承認された機器のプライバシーの期待を負いません。 法律は、規制が制限されます。

10.職場の暴力防止

SB 553(2024)では、雇用主は、職場の暴力防止計画を実施し、手帳やスタンドアローンポリシーとして含めなければならない。この計画は、責任ある人物を特定し、事件を報告するための手順をリストし、トレーニング要件を記述しなければならない。

推奨ポリシーとベストプラクティス

法的義務を超えて、特定のポリシーはコンプライアンスを強化し、明確さを促進します。次のセクションを追加することを検討してください。

  • 行動規範:]] プロフェッショナルな行動基準、興味、贈り物、および外部の雇用の対立。
  • [] 時記と出席:[]] 時速化、時間外停止、および不在報告のルール。
  • []技術およびソーシャルメディア:[]]] 社内機器の受容性、独自の情報の機密性、およびソーシャルメディア活動のガイドライン(NLRAの権利を保護する間)。
  • 職場安全:]緊急の手順、ハザード報告、および個人保護装置を含む、Cal/OSHAの傷害および病気の防止プログラム(IIPP)の要件。
  • 従順の葉:[ 陪審員、義務者、軍の休暇(ユニフォームドサービス雇用と雇用権法、USERRA)、投票休暇、学校の活動は(親族/保護者)、および臓器/骨髄の寄付が残されます。
  • 宗教的な宿泊施設:] FEHAの下の雇用主は、そうでなければ、宗教的な遵守を合理的に収容しなければなりません 過度の困難。 ハンドブックは、宿泊施設を要求するためのプロセスを記述する必要があります。
  • 難解性保護:[ カリフォルニアの笛吹奏者(労働法第1102.5条、6310)は、法律違反を報告する従業員を保護します。非反復環境を強調する方針は、報告を促します。

リモートおよびハイブリッドの労働力のための特別な考慮事項

多くのカリフォルニアの従業員は、州間、頻繁に遠隔で働きます。ハンドブックは、特に時間管理、食事/休憩のコンプライアンス費用、払い戻し(労務法のセクションで必須)、および自宅のオフィスの安全検査に取り組むべきです。従業員がカリフォルニア外で働く場合、雇用主は他の州の法律を意識しなければなりませんが、ハンドブックはカリフォルニアの法律がカリフォルニアに従う必要があります。

語学・アクセス

労働力の10パーセント以上が英語以外の言語を話す場合、カリフォルニア法では、安全訓練、賃金通知、および特定のポリシーがその言語で提供される必要があります。 ハンドブック全体に厳密に要求されていない間、バイリンガルバージョンは、不公平な治療の要求を回避することができます。 DFEHは、多くの場合、労働力の第一次言語でハンドブックが利用可能であることが推奨されます。

仲裁合意と免責事項

ハンドブックでの仲裁合意を含むことは危険である可能性があります。. カリフォルニア法の下で (]のカリフォルニア最高裁判所によって明らかに)] 川クルーズV. モリアナとその後のコード修正), 放棄された代表PAGAクレームが執行不能であるかもしれない仲裁合意. 雇用主が仲裁ポリシーを含めることを選択した場合, それは、別でなければなりません, 合意を明らかにし、その合意は、その合意は、その一部を放棄し、それ自体が、権利放棄されないことを保証し、.

同様に、ハンドブックには、契約権の免責条項()を1ページ目に含める必要があります。ハンドブックは情報提供のみを目的としているため、ポリシーはいつでも変更される場合があります。そして、従業員は最新のバージョンを調べるべきです。

強制性と共通の落札

カリフォルニア法に反する言語を含む場合、迎合的なハンドブックでさえ、責任を生じることができます。 一般的な落とし穴は次のとおりです。

  • 期限が過ぎた場合は事前承認が必要です(不法;期限が労働時間に基づいており、承認しない)。
  • 病気休暇前の休暇の利用(病気休暇は保護されています。休暇は終了時に支払わなければなりません)。
  • CFRA、PLD、障害物が残らない「障害なし」の出席方針を含みます。
  • 国立労働法に基づく冷やされたコンサート活動ができる「機密性」の幅広い条項を使用して。
  • 従業員の人員ファイル内のハンドブックの最新バージョンのコピーを含まなかったり、署名された承認の取得に失敗したりする。

承認フォームは重要です。それなしで、従業員はポリシーを見たことがないと主張するかもしれません。このフォームは、ハンドブックが契約ではなく、雇用関係が変更されていない状態にある必要があります。

定期的な更新と法的レビュー

カリフォルニアの雇用法は、すべての法律上のセッションを変更します。 過去数年だけで、新しい法律は、有料の病気休暇、COVID-19の補足休暇(現在期限切れ)、職場の暴力の予防、CFRA(現在小規模雇用主をカバーする)の拡大、および非準拠の合意および非開示規定の制限に影響しました。 雇用主は、少なくとも1年と主要な立法変更後のハンドブックの法的監査をスケジュールする必要があります。 カリフォルニアの決定書草案と規制は、最善の法的決定を約束するプロセスを制限します。

リソース

追加のガイダンスについては、雇用主はこれらの公式のソースを相談することができます。

徹底的に、法的にコンプライアンスのハンドブックは、雇用主が作ることができる最も価値ある投資の一つです。 上記のカリフォルニア固有の要件に対処し、定期的に法的開発に取り組むことで、雇用主は、ビジネスを保護し、従業員の権利を尊重し、信頼と責任の文化を構築することができます。