従業員ハンドブックの手書きをするときに重要な法的留意点

従業員ハンドブックの手書きをするときの主な法的留意点

従業員のハンドブックは、単なる政策の収集ではありません。それは、会社の文化の礎石として機能し、従業員の期待のためのガイド、および法的リスク緩和のための重要なツールとして機能します。慎重に手帳を起草したハンドブックは、組織とその労働力の両方を保護し、誰もが自分の権利、責任、および職場を支配する規則を理解しています。逆に、古いまたは悪い手帳は、あなたのビジネスを法律、規制の細則的な状態、および適切な状況を調査するときに、あなたのビジネスを調査することができます。

法令遵守と公正な雇用法

ハンドブックは、雇用法の密で変化し続けるWebと管轄区域によって大きく異なる関係を整合しなければなりません。連邦レベルでは、1964年の民法のタイトルVIIなどの基礎的な統計、障害者法(ADA)を持つアメリカ人、雇用法(ADEA)における年齢の差別、および公正労働基準法(FLSA)は、すべての雇用主が従うべき最低限の基準を設定しています。ただし、状態および地方の法律は、病気の規制や規制を含む追加の層に頻繁に追加され、他の家族が規制を緩和するなど、特定の問題が認められています。

正式な見直しサイクルを確立する。これは、法律上の変更、裁判所の判決、および代理店のガイダンスを組み込むために、毎年最低限に組み込まれています。さらに、従業員が働くすべての管轄区域に雇用法を専門とする法律上の相談員と協力しています。リモートワークの上昇に伴い、複数の州のスタッフは、ハンドブックが各拠点に最も保護基準を適応させる必要があります。例えば、カリフォルニアのリモート従業員を持つテキサス州に拠点を置く雇用主は、カリフォルニアの厳格な賃金および賃金法規律を遵守しなければなりません。

反差別およびハラスメントの方針

明確で包括的な反差別とハラスメントポリシーは、タイトルVIIと同様の状態の法律に基づく法的要件ではありません。それは、敬意のある包括的な職場を醸し出す積極的な手段です。あなたの方針は、競争、色、宗教、性別(妊娠、性的指向、性別アイデンティティを含む)、国家起源、年齢(40以上)、障害者、遺伝情報、およびその他の状態に基づいて、差別やハラスメントを明示的に禁止する必要があります。現在、軍事的または政治的な状態、または政治的な状態を保護するために、適用される。

効果的な政策の重要な要素

クリア定義:] 動詞、物理的、視覚的な行為を含むハラスメントを構成するものを定義します。誹謗、中傷、動揺、攻撃的なイメージを表示したり、人の保護特性に関する不審なコメントをしたり、などの禁止行為の具体的な例を提供します。
[マルチレポートチャンネル:[]]は、人事担当者、機密ホットライン、オンラインポータル、または管理者への直接報告を報告する従業員にいくつかの方法を提供します。従業員がこれらのチャネルのいずれかに反して、報復を恐れずにアプローチできることを強調します。
調査および対応プロセス:[ 調査、機密性対策(可能な範囲)、および終了までの懲戒行動の範囲に関するタイムラインを含む、同社が苦情を処理する方法について説明します。すべてのレポートが真剣に受け止め、速やかに対処される従業員を安心します。
反反復句:[ ハラスメントを報告する人に対して反発する明示的に状態は、調査に参加したり、違法な差別を反対したりすることは固く禁止されています。反発クレームは、しばしば過度のハラスメントクレームを数えてしまうので、この句は重要です。

あなたの業界や状態に応じて、, また、必須の性的ハラスメント防止訓練に関するポリシーを含む必要がある場合があります. 例えば, カリフォルニア, ニューヨーク, イリノイ州, コネチカット, そして、デラウェア州のすべてがすべての従業員のための毎年の対話訓練を必要とします, 管理者のための追加の要件と. あなたのハンドブックは、これらの義務を参照し、同社がそれらを満たしている方法の概要を記述する必要があります - フォーマットを含みます, 頻度, そして、トピックは覆われました.

入社・終了方針

ほとんどの米国では、雇用は雇用主または従業員が、法律上の理由、通知の有無にかかわらず、いつでも関係を終了することができることを意味します。ハンドブックの明確な正式な声明を含むこの前提条件を維持し、あなたの終了の権利を制限できる黙示契約を作成することを避けるために、あなたのハンドブックに明確な合意書を含むことは不可欠です。裁判所は、時には、ハンドブックの言語を見つける - 「従業員は原因のためにのみ終了される」または進行中の懲戒処分 - 約束書を防止するのに役立ちます。

退会声明の書き方

最初ページまたはハンドブックの導入で、理想的には、明快なステートメントを置きます。簡単な言語を使用してください。「会社名」との雇用は確約です。これは、あなたと会社がいつでも雇用関係を解除する可能性があることを意味します。原因や事前通知なし。」ハンドブックが雇用契約を作成したり、エクスプレスまたは黙示的ではありません。例えば、「このハンドブックでNothingは、会社が事前の通知なしに、会社が契約を事前に通知する権利を構成します。」

懲戒処分と終了手続

時給雇用は、柔軟性を提供しますが、多くの雇用主は、パフォーマンスや問題の進行中の懲戒処分プロセスの外受理から恩恵を受けます。しかし、注意すべき: 弟子が常に特定の順序に従うハンドブックの状態が(例えば、口頭警告、書面による警告、停止、終了)、それは契約上の約束として解釈される可能性がある場合、それは、そのプロセスが指針であり、同社は、次の手順で終了を許さないために、次の手順を終了する権利を保持するという宣言が含まれます(または、または、次の手順を含む)。

賃金と時間法

フェア・ラボ・スタンダード・法(FLSA)と州のアナログは、最低賃金、残業時間、食事の休憩、休憩の休憩、および記録管理を支配します。あなたのハンドブックは、コンプライアンスを確保し、賃金の請求のリスクを削減するために、あなたの支払い慣行を明確に伝えなければなりません。これは最も一般的な雇用訴訟の中であります。単一の誤解エラーは、FLSAまたは州法に基づく高価なクラスの訴訟につながることができます。

含める主なポリシー

[ オーバータイム:] クリアに、連邦と州の法律の両方で、どのポジションが免除されるかを定義します。そのうちの1.5倍の期間が週40を超える労働時間の正規料金が平均して約1.5倍の期間を計算する方法を説明してください。カリフォルニアなどのいくつかの状態は毎日過度(一日に8時間以上)と12時間以上を過度に要求します。また、すべてが「期限が切れる」と強調しなければなりません。
食事と休憩休憩の休憩:[ 食事期間のタイミングと期間(通常5〜6時間経過するための30分)と休憩休憩休憩休憩休憩休憩(通常4時間あたり10分)。カリフォルニアのような状態では、食事の休憩は、特定のウィンドウ内で中断され、提供されなければならない。タイムリーな食事休憩がプレミアムペイをトリガーするのに失敗する。いくつかの状態の休憩は、支払いされなければならないし、食事を分割することはできません。
:時間管理と記録管理:[]]は、作業の停止時間、ラウンドプラクティス(もしあれば)、およびタイムシートのタイムリーな投稿の重要性に関する禁止を含む、すべての時間を正確に記録する要件を説明します。期限切れまでの時間レコードを偽装する根拠であることを強調します。
[Paydayと最終支払い:[]] 支払頻度(例えば、週2回、半月)、支払配送方法(直接預金、ペイカード、ライブチェック)、および送金または終了後に最終的な賃金を受け取るためのタイムラインを指定します。州の法律は広く変化します。一部は、終了時に即時の支払いを必要とします。一方、次の通常の支払いまで許可します。州の要件への参照が含まれています。

実用的なガイダンスについては、労働省のFLSA概要と州の労働部のウェブサイトを参照してください。現地の賃金データについては、労働統計局のBureau を参照してください。

家族と医療休暇の方針

退会ポリシーは、連邦、州、および地方の法律の相互作用による雇用法の最も複雑な領域の一つです。あなたのハンドブックは、連邦家族と医療休暇法(FMLA)、障害者法(ADA)合理的な宿泊施設義務を持つアメリカ人、および州固有の有料家族休暇プログラム(例えば、カリフォルニア州、ニュージャージー、ニューマサチューセッツ州、ワシントン州、コロラド州、コロニカット州、オレゴンなど)に対処する必要があります。これらの規制を適切に統合し、これらの法的責任を保ち、これらの法的責任を保留することができます。

FMLA の適用範囲

FMLAは、特定家族および医療上の理由(出産または採用、従業員の深刻な健康状態または即時家族のメンバー、軍事介護休暇、および有資格休暇休暇の12か月間、雇用保護休暇の12週までの有資格者を提供します)。あなたの手帳は、就労資格の基準(12か月のサービスと1,250時間の前12か月)、および「深刻な健康状態」の定義、および退去のための手続き(またはその条件を含む)を記述する必要があります。

州と地方の葉の法則

多くの州では、有料の病気の休暇、家族休暇、または有料の医療休暇を義務付けています。あなたの手帳は、これらの要件を統合し、FMLAとどのように相互作用するかを明確にしなければなりません。例えば、ニューヨークでは、従業員は給与控除を介して資金を支払った家族休暇を受け取ることができます。ワシントン州では、有料家族および医療休暇プログラムは、部分的な賃金交換を提供します。あなたの方針は、期間、給与(賃金または法定額の割合)、雇用プロセス、および補償の補償を保証し、他の保証する義務を負うべきではありません。

FMLA のコンプライアンスのための優れたリソースは DOL の FMLA ページです。州固有の更新については、州立法廷または法律上の相談会を参照してください。さらに、休暇法と ADA 間のインタープレイを検討してください。従業員がFMLAを排出するが、障害のために休みが必要である場合は、余分な残費を適切な宿泊施設として提供する必要があります。

機密性とデータ保護

今日のデータ主導の職場では、機密情報を保護することは、法的かつ実用的な必要性です。あなたのハンドブックは、EU従業員、および州の侵害通知法に関する会社の期待を概説する必要があります。このポリシーは、カリフォルニアコンシューマープライバシー法(CCPA)、EU従業員、および州の侵害通知法などの進化したデータプライバシー法を遵守するのにも役立ちます。特定の統計情報なしにも、取引秘密を守ることは、秘密法(SAD)の下で不可欠です。

コアコンポーネント

機密情報の定義:[ 金融データ、戦略的計画、知的所有権、顧客リスト、取引秘密、ソフトウェアコード、給与情報、および非公開ビジネス情報を含む。
[禁止された活動:[]禁止された無許可の開示、コピー、または雇用の前後の機密情報の使用。ソーシャルメディアに関する特定の規則を含める - 従業員は、プライベートアカウントであっても、取引秘密、内部通信、または顧客データを公に投稿しないでください。また、リモートで作業するときに、個人データを保護する必要がある。
[データセキュリティ慣行:]]は、強力なパスワード、マルチファクタ認証、ポータブルデバイス用の暗号化、リモートで会社ネットワークにアクセスするときにVPNの使用、および疑わしいデータ侵害または不正なアクセスの即時報告を必要とします。同社は、そのシステムを監視し、従業員が会社所有のデバイスやネットワークでプライバシーを期待していない可能性があることを言及します。
:違反の関連性は、終了、民事責任、または犯罪的訴求までの懲戒処分につながる可能性があります。同社がまた、盗難された取引の秘密と被害の分離のために提供するDTSAの下で法的救済を追求することができることを思い出させるものを含んでください。

従業員が署名する別の機密性または非開示契約(NDA)を含む考慮して下さい、ハンドブックの方針はこれらの義務を要約するべきです。データ保護のベストプラクティスに関するより多くの情報については、データセキュリティに関する[FTCのガイダンスを参照してください[]。さらに、機密健康情報を処理する場合は、HIPAAの遵守を確保します。欧州の従業員がいる場合は、GDPR原則を組み込む。

その他のエッセンシャル法的ポリシー

上記の主要な領域を超えて、従業員のハンドブックは、包括的なコンプライアンス文書を作成するために、他のいくつかの法的トピックに対処すべきです。

等雇用機会(EEO)に関する声明

同等な機会と非差別に対するコミットメントを肯定する声明を含めてください。これは連邦政府の請負業者(執行命令11246)に必要であり、すべての雇用主のために強く推奨されます。また、逮捕または禁制記録に基づく差別が、多くの州や都市における「禁止」法によって制限される可能性があることに留意し、雇用プロセスの後に犯罪歴について尋ねることはできません。

障害者手帳・宗教手帳の宿泊施設

ADAおよび州法に基づく合理的な宿泊施設を要求するためのプロセスの概要。従業員がそのニーズについて議論し、会社が対話的なプロセスに従事するべきであると説明しています。雇用主と従業員間の対話は、効果的な宿泊施設を特定します。同様に、タイトルVIIに基づく宗教的な宿泊施設に対処します。例えば、Sabbathの柔軟性のあるスケジューリング、ドレスコードの変更、または祈りの時間を可能にする。米国裁判所最高裁判所の2023の決定は、[FORT]よりも、宗教的な慣行が従事している[FORT]よりも、宗教的な慣行が要求する必要があり、少なくとも1:[FORT]

職場の暴力と安全

労働安全衛生法(OSHA)および労働安全法(OSHA)および労働安全法(OSHA)の規定により、雇用主は、職場を認めた危険から無償で提供するための一般的な義務を持っています。職場の暴力、脅威、脅迫、ハラスメントを禁止するポリシーを含みます。概要報告手順(例:スーパーバイザーやHRに通知し、直ちに脅威を呼び出します)すべての事件が調査されることを強調します。参照安全訓練、緊急行動計画、および会社の約束はカリフォルニア州の特定予防措置(特に危険)が必要です。

行動規範と倫理

厳密には法的ではありませんが、利益、贈り物、インサイダー取引、および反贈賄防止法(例えば、外国の腐敗慣行法)の紛争を覆う行動規範は、法的リスクを軽減することができます。公共企業にとって、そのような方針はしばしば必要です。ベンダーやクライアントからの贈り物を受け入れる規則を含め、外部雇用、および政治活動。また、材料の非公開情報へのアクセス権を持つインサイダー取引に取り組むことは、会社株式を取引したり、他の人に情報を開示したりする必要がありません。

電子通信・ソーシャルメディア

同社のコンピュータ、メール、インターネットアクセスは、主にビジネス目的のために、監視対象であることを確認します。ソーシャルメディアの適切な使用に対処するため、従業員は仕事関連の問題にコメントするかもしれませんが、機密情報や欠陥のあるコンテンツを公開してはいけません。従業員のプライバシーの権利と保護に関するバランス監視ポリシーは、コンサート活動に関する国家労働関係法(NLRA)の下で。 NLRAの下で、従業員は賃金、時間、および労働条件を議論する権利を有し、ソーシャルメディアの放棄を禁止する権利を有します。そのような場合、あなたの議論は、そのような限りではありません。

リモートおよびハイブリッドの労働力のための特別な考慮事項

リモートおよびハイブリッドの作業アレンジの拡大に伴い、ハンドブックは、特定の法的問題に具体的に対処すべきです。適格性(フルタイム、パートタイム、機会)、可用性、時間、通信の期待、および安全および人間工学に基づいた家オフィスを維持するための責任を概説する明確なリモート作業ポリシーから始まります。リモート従業員が、正確な時間と過度の承認を含むすべての適用可能な賃金および時間の法律を遵守するための必須要件を、。加えて、カリフォルニア州のセキュリティやセキュリティに関する法律、および規制当局のセキュリティに関する通知、および規制当局のセキュリティ、および規制当局のセキュリティに関する規制、および規制当局のセキュリティなどの保護が含まれます。

手のひらをかき、手帳を上回るベストプラクティス

法的コンプライアンスは一回限りのプロジェクトではありません。雇用法は頻繁に変化し、ハンドブックはそれに応じて進化する必要があります。あなたの文書を効果的かつ防御力を維持するためのいくつかの最良の方法は次のとおりです。

法的相談を取り入れる。[] 雇用弁護士は配布前に、各主要な更新後にハンドブックを見直します。彼らはギャップ、古い言語、または不利な契約義務を識別することができます。
平文言語を使う。[] 法定は避けてください。従業員は、曖昧させずに自分の権利と責任を理解しることができるはずです。法的条件が必要な場合(例えば、従業員を免除する"合理的な宿泊施設"過度の困難")、それらを明確に定義します。
[ アクセシビリティーのフォームを含んだ。[]] 従業員は、手帳の受け取り、読み、理解しているフォームに署名し、そのポリシーに従うことに同意します。この文書は、紛争の場合には重要な証拠です。ストアは、人員ファイル内のフォームを署名し、また、デジタルコピーを保持します。
[]年1回の更新、重要な法的変更後。[[]は、年1回見直しで、新しい法律、裁判所の決定、および会社方針の変更を組み込む。ハンドブックを更新すると、すべての従業員に通知し、新しい承認に署名する必要があります。更新されたものの強調表示に関する変更の要約の使用を検討してください。
アクセス可能なフォーマットを提供します。]]は、ハンドブックがデジタルおよび印刷されたフォーマットで利用可能であることを確認します。障害のある従業員のために、大幅なプリント、スクリーンリーダーの互換性のあるファイル、または口頭プレゼンテーションなどの代替フォーマットを提供します。多言語の労働力のために、従業員が話す言語に重要なポリシーを翻訳することを検討してください。
[]リビングドキュメントをつくります。[]] ハンドブックが棚にほこりを集めないようにしてください。オンボーディング、トレーニング、およびパフォーマンス会話中に参照してください。リソースとしてそれを使用するには、マネージャーを奨励し、重要なポリシーで従業員を定期的にクイズして理解を深めます。

コンテンツ

従業員のハンドブックは、期待を設定するための強力なツールです, 公正性を促進, 法的責任から組織を保護する. 重要な法的配慮に対処することにより、, 反差別ポリシー, 正当雇用, 賃金と時間コンプライアンス, 管理を残します, 機密性, データ保護, そして、リモートワークのニュアンス - あなたは、あなたの労働力とあなたのボトムラインの両方に役立つ文書を作成. コンプライアンスは、定期的に継続的コミットメントであることを覚えておいてください; 規制専門家に相談して、このような状況の変化に適応するために、, 法的リソース, 法的文書は、単に、単に、雇用と、単に、しかし、すべての権利を支払います, 法的文書は、, 問題や、単に、このような状況を把握し、, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題の解決, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題のない問題が解決, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題, 問題は、問題は、問題が解決, 問題が解決, 問題が解決, 問題が解決, 問題が解決,