従業員のハンドブックがソーシャルメディアポリシーを必要とする理由

ソーシャルメディアは、人々がどのようにコミュニケーションし、意見を共有し、自分の個人的なブランドを構築するかで永続的なフィクスチャーになりました。従業員にとって、専門的および個人的オンライン活動間のラインは毎日薄く成長します。単一の病気に配慮した投稿は、機密性の高い会社データを公開し、ブランドの評判を損なうか、または法的責任を毀損する数分でウイルスに行くことができます。明示的なガイドラインなしで、あなたの組織はこれらのリスクに脆弱です。あなたの従業員のハンドブックの堅牢なソーシャルメディアポリシーを含むことは、単なる実践ではありません。それは、従業員の方針を把握し、リスクを把握し、適切な管理を促進し、適切な管理を促進します。

なぜソーシャルメディアポリシーが不可欠であるのか

従業員は、特に非労働時間に個人アカウントを使用するときに、オンライン行動が会社にどのように反映するかを認識しません。ポリシーがなければ、誤った契約に対処するためのベンチマークはありません。そして、矛盾する執行は、差別や再帰の主張につながる可能性があります。 人権管理協会(SHRM)からの調査では、雇用主のほぼ2分の1がソーシャルメディアの誤用を疑った従業員を持ち、約30%は侵害の状況を解消しました([FOR]:労働法規準:[FOR]:労働法規準:[F]:労働法規準]:あなたは、または、労働法的な行動を区別することができます。

効果的なソーシャルメディアポリシーのコア要素

組織の方針は、業界、規模、文化によって異なるが、以下の構成要素は、徹底した執行可能なルールの基幹を形成します。

代表・ブランドアンバサダー

従業員が会社の代わりに語るために許可されていることを明示的に述べています。 多くのポリシーは、オンラインで雇用主に言及する誰もが「ビューは自分のものではなく、[会社]」などの免責条項を含む必要があります。 しかし、免責条項は制限を持っています - 役員、マーケティング、または公の面----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

機密性と取引の秘密

独自の情報を保護することは、ソーシャルメディアポリシーの第一次目標です。 財務結果、製品ロードマップ、顧客リスト、内部通信、および従業員個人を特定できる情報(PII)を含む非公開データの共有を禁止します。 機密性義務が雇用終了後に継続することを強調します。 禁止された投稿の具体的な例を提供します:内部ダッシュボードのスクリーンショット、保留中の合併の詳細、またはオフィスの安全な領域を示す写真。 ソーシャルメディアを投稿した管理者は、通知を通知しないと報告します。 通知する人は、通知を通知するかどうかを通知します。

尊敬する行動と反発

ハラスメント、差別、およびいじめは、物理的な職場でと同様に有害オンラインとしてのみあります。このポリシーは、既存の反ハラスメントおよび反差別規則が、労働時間中やオフデューティ中で使用されるかどうかにかかわらず、すべてのソーシャルメディアプラットフォームに適用されることを述べなければなりません。同僚、クライアント、ベンダー、または競合他社の「cyber-bullying」を開示します。例を含む:同僚のレース、宗教、または障がいのある状況に関するトラブルに関するコメントを投稿すること、または犯罪者の許可なしに、他の労働者や犯罪者を侵害すること、または侵害すること、または侵害すること、またはその他の行為を防止すること。

法的コンプライアンス: 著作権、商標、規則

従業員は、許可なく、画像、音楽、ビデオクリップを使用して著作権を侵害することが多いです。このポリシーは、会社のロゴや商標が許可なく使用できないことを禁止し、明確に宣言する必要があります。 偽装:従業員は、会社の名称または偽りの同僚に偽造アカウントを作成してはならない。 規制された業界については、特定のコンプライアンス要件を含ま、医療におけるHAは、患者情報を共有することも禁止します。 偽造:FINRAは、財務情報や法的な文書の投稿を制限するかどうかを規制する義務を負います。

個人的なアカウントとプライバシー設定

個人アカウントでも「プライベート」に設定されている従業員は、会社の評判やポリシーに反する可能性があるコンテンツに対して責任があります。プライベートプロファイルに投稿された投稿は、第三者によって共有、スクリーンショット化、または発見することができます。従業員は、プライバシーを定期的に確認し、クライアント、サブ座標、またはベンダーとの「友人」要求を回避するために、従業員に相談してください。バイオまたはプロファイルの雇用主を特定するアカウントには、意見が個人である明確な開示が必要です。このポリシーは、個人的に通知される可能性のある投稿を承諾する一方、個人的通知を承諾する権利を侵害する権利を侵害するべきです。

ロゴ・ブランディングの活用

会社のロゴ、スローガン、または商標の不正使用は、ブランドアイデンティティを希釈したり、支持者を示唆したりすることができます。 正式に会社のために話すことを許可されている従業員に使用を制限します。 簡単な承認プロセスを提供します。例えば、従業員はマーケティングから公式ロゴファイルを要求し、免責事項を含めることができます。 ロゴを変更したり、第三者の製品や政治的原因の支持を課す方法で使用することに関する禁止を含みます。

追加要素:ソーシャルメディアアカウントの所有権

ソーシャルメディアアカウントの所有権をビジネス目的で作成します。このポリシーは、アカウントが会社の代わりに維持されている状態(例えば、営業ロールのために作成されたLinkedInプロファイル)が組織に属している、従業員ではなく、組織に所属する。これは、従業員がフォロワーやコンテンツを取ろうとしたときに紛争を防ぎます。会社がいつでもビジネス関連のアカウントにアクセス、変更、または削除する言語を含める。

導入とトレーニングのためのベストプラクティス

従業員が理解し、受け入れる場合には、ポリシーは有効です。 実施には、明確なコミュニケーション、実践的なトレーニング、定期的な更新が必要です。

平文の言語を書く

法的ジャーゴンを避け、会話の面ではまだ専門用語で書きます。 箇条書き、見出し、現実的な例を使用して、許容され、受容不可能な行動を記述します。 例えば、迎合的な投稿と非準拠の1対の比較を横に表示します。 従業員は、その目的が見え、それが彼らの日常生活にどのように適用されるかを判断できるときにポリシーに従う可能性が高い。

年度更新情報

ソーシャルメディアプラットフォーム、法律、職場環境の変化が急速に変化します。 少なくとも1年1回ポリシーを見直してください。 新しい状態のプライバシー法(カリフォルニアコンシューマープライバシー法など)に注目し、NLRAへのアップデート、および深層化、AI生成コンテンツ、およびソーシャルメディアベースの差別などの新興問題。 古いポリシーは、保護された活動を意図的に制限したり、新しいリスクに対処することができない場合があります。 ステークホルダー(HR、法的、またはコンプライアンス)を割り当て、レビューサイクルを所有しています。

必須の訓練およびオンボーディング

ソーシャルメディアポリシーを新しい雇用のオンボーディングに組み込んで、毎年恒例のリピーンダーを実行します。 インタラクティブな方法:シナリオベースの議論、クイズ、またはロールプレイング演習を使用して、理解をテストします。 たとえば、従業員に仮説的な投稿を評価し、ポリシーに違反するかどうかを決定してください。 トレーニングは、違反を報告する方法と、ウィスモアのためにどのような保護が存在しているかをカバーする必要があります。 完了を追跡し、出席に失敗した人々に従ってください。

フォスターオープン対話

従業員が、危機を恐れずにポリシーについて質問をすることができますチャンネルを作成します。匿名のメールアドレス、イントラネット上のフォーム、またはHRと定期的な「営業時間」を考慮してください。チーム会議中にポリシーを議論するために、マネージャーを奨励します。オープンな対話は、表面を誤解し、ポリシーを積極的に改善することができます。

重要な法的考慮事項

ソーシャルメディアポリシーは、従業員の権利を尊重し、保護をバランス良くしなければなりません。次の法的事項は注意が必要です。

国立労働関係法(NLRA)

セクション7は、従業員の行動を防止し、従業員の活動を活性化する権利を保護します。賃金、時間、労働条件、および社会メディアへの不正利用に関する議論は、ますますますます。 「差別化」または「負債」のコメントを禁止する方針は、国家労働関係委員会(NLRB)による違法な規制を除外する場合があります。 NLRBは、一貫して保護された規則を把握しています。 例えば、このポリシーは「法的通知」または「不正行為を禁止する」という条件を「禁止します。

オフデューティ・行動に関する州法

多くの州では、ソーシャルメディア投稿を含む従業員の合法的なオフデューティ活動を保護しています。 カリフォルニア州、コロラド州、ニューヨーク、ノースダコタ州、その他は、政治表現、法的なマリファナ使用、または組織のメンバーシップなどのオフデューティ・プラクティスに基づく雇用主の懲戒律を制限します。 ポリシーは、それ以外の法的で、直接会社に有害ではない投稿されたコンテンツの従業員に罰則りてはいけません。 複数の州で動作する場合、コンプライアンスを確保するために地元の相談してください。 1つのサイズの国家ポリシーは、特定のポリシーが必要な場合があります。

プライバシーと監視

従業員のソーシャルメディア活動を監視する場合、ポリシーでこれを開示します。一般的に、従業員が会社の代表者として識別する公開投稿に焦点を当て、プライベートメッセージやアカウントではなく、監視します。偽の事前研修を受けている個人アカウントにアクセスしないようにしてください(例えば、従業員に偽のHRプロファイルを「友人」と尋ねる)。一部の州は、個人的なアカウントへのアクセスを要求する前に書面による同意が必要です。このポリシーは、企業が公開された個人情報を適切に見直し、適切な方法で適切な方法で適切な方法で確認を行うことができることを従業員に安心する必要があります。

反差別およびハラスメントの責任

差別的、ハラスシング、または網膜的なコンテンツを含むソーシャルメディア投稿は、会社が重大な責任を負う可能性がある。このポリシーは、すべての職場の反差別基準がデジタル空間に適用されることを強化する必要があります。特定の視点に差別化として見られる方法の単一の保護特性に注意してください。施行は一貫してなければならない - ライン従業員が治療を分散させると主張するよりも、より必然的にマネージャーによって同様の投稿を処理する必要があります。

非コンプライアンスの遵守

明確で進歩的な、一貫した方法で懲戒処分をレイアウトします。 未承認の会社の写真を投稿するなど、マイナーな不断行為は、口頭のリマインダーとコーチングを保証します。 著作権や特定の人なしで同僚について申し立てるような繰り返したり、適度な違反は、書面による警告につながる可能性があります。 深刻な違反 - 取引の秘密を開示し、差別的な言語を投稿したり、他の人に偽装したり、または不正な行動を犯したり、または侵害したりすることは違法な行為を防止したりします。 法的な行動を防止したり、または執行する可能性のある行動を防止したりすることは、違法な行為を防止します。

モニタリングと強化戦略

侵害を検知する方法? 多くの組織は、特にブランド・ファイシング・ロールの従業員のために、公的なアカウントの定期的なソーシャルメディア監査を実施します。このポリシーは、同社が公開されている投稿や会社が発行するデバイスを審査する可能性があることを説明する必要があります。潜在的なリスクを強調するサードパーティの監視ツールを使用することを検討してください(例えば、負の感情を持つ会社の名前を言及する投稿)、スコープについて透明である。単一のチームを設計し、一貫性のあるメディア・レコードを処理します。この調査は、すべての調査結果を確実に処理します。

従業員の権利:保護された活動および笛吹

方針は、従業員の法的権利を上書きしないと認めます。 節節節を保存します。 「この方針で述べることは、従業員がNLRAの下で保護されたコンサート活動に従事すること、政府機関への法律違反の報告、または気化の気化の放棄の権利を含まないことを認めます。」 従業員は、ソーシャルメディアで情報を共有する場合でも、法律違反を報告する方法を知っています。例えば、従業員が安全でない労働条件に関する投稿が、そのような規制当局または適切な情報に違反する可能性がある場合。 そのような規制当局は、または適切な情報に違反する可能性があることを確認します。

リモートワークとブルーレイドデジタルライン

リモートワークへのシフトは、仕事と家庭の間で多くの境界線を消去しました。従業員は、休憩中や時間後に家から投稿することができます。彼らは政策のリーチを超えていると信じています。ポリシーは、場所に関係なくすべての従業員に明示的に適用され、リモート従業員が同じ基準に従うことを明らかにしなければなりません。会社が有するデバイスの使用に取り組む:会社やクラウドアカウント上のデータを機密保持するリモートワーカーを思い出させる、自宅からアクセスする場合であっても、従業員に機密性規則に従わなければなりません。このような作業を主張する従業員は、従業員に、労働災害や労働災害を防止するために、または労働災害を防止するために、または労働災害を防止するために、または労働災害を防止します。

政策の言語とリソースのサンプル

完全なサンプルポリシーは、この記事のスコープを超えて、いくつかの信頼できるソースは、あなたが適応することができるテンプレートを提供します。 ノロ中小企業のハンドブックは、実用的な言語([])を提供しています。 ノロ従業員ハンドブック章])、および多くの[[雇用法会社]は、特定の業界に合わせたサンプルポリシーを公開します。 しかし、常にあなたの最終方針は、法律や規制を雇用し、法律を規制するかどうかを理解していない法律を理解していない法律を事前に確認することができます。

コンテンツ

ソーシャルメディアは、雇用主のための新しい機会とリスクを提示し、進化し続けるでしょう。 従業員のハンドブックで見事に作られたソーシャルメディアポリシーは、単なる防御策ではありません。それは、従業員が自分の権利を保護しながら、ブランドを責任をもって表明することを可能にするフレームワークです。 表明、機密性、敬意のある行動、法的コンプライアンス、個人的な説明責任、およびリモートワークの現実をカバーすることにより、あなたは保護と公正であるポリシーを構築します。 定期的なトレーニング、オープン対話、および定期的なレビューを保ち、および関連するポリシーを保ち、より少なくします。 労働条件は、労働条件の信頼性を保ち、より少なくします。