タイムトラッキングソフトウェアを使用して、過度のコンプライアンスを確保する方法

従業員の労働時間を効果的に管理することは、法的コンプライアンスを維持し、労働コストを管理し、公正性の文化を育成するために不可欠です。多くの組織にとって、過度のコンプライアンスは、不断の課題です。分類、丸めのエラー、マニュアルトラッキングは、高価な賃金と時間の訴訟や政府の罰則につながる可能性があります。現代のタイムトラッキングソフトウェアは、システム化された自動アプローチを提供し、監視時間に費やす、過度のプレミアムを計算し、すべての支払い期間が現地の状況、州、政府の基準を有効活用し、包括的な作業プロセスを把握することを可能にします。

過時間規制の理解

任意のソフトウェアを選択または構成する前に、組織に適用される特定の過度の法律を把握することが不可欠です。過度の規制は、管轄区域、業界、および従業員の分類によって変わります。米国では、フェア・ラボ・スタンダード・アクティベーション(FLSA)は、ベースラインを設定します。非免除の従業員は、就業時間40を超える作業週に定期的に料金を1回以上受けなければなりません。カリフォルニア州などの一部の州では、追加の毎日が要求される(通常時間を超える) [1回以上] または [1回以上] または [1回] 後に、 [1回] または [1回] または [1回] または [1回] または [1回] または [1回以上 [1回] または [1回以上 [1回] または [1回] または [1回以上 [1回] または [1回以上 [1回以上 [1回] または [1回以上 [1回] または [1回] または [1回] または [1回] または [1回] または [1回] または [1回以上 [1回] または [1回

米国外では、ルールは大きく異なります。 EUの作業時間指令は、特定の休憩の資格と記録保持義務で最大48〜時間の作業週(オーバータイムを含む)を義務付けています。イギリス、ドイツ、フランスなどの国は、独自の国家の実装を持っています。英国では、例えば労働者は48〜時間の制限をオプトアウトすることができますが、雇用主は依然としてコンプライアンスを実証するために時間を正確に追跡しなければなりません。同様に、オーストラリアのフェアワークは、これらの特定の時間や特定の組織に十分な時間を必要とするか、または複数の組織に十分な時間を必要とする。

理解しなければならない主な概念は次のとおりです。

[免除と非免除従業員[ - すべての労働者が過度に権利を負わない; 理解分類が重要である。
週の定義 - FLSAは固定、168〜時間期間を再帰化を定義しますが、企業は自分の開始日と時間を設定することができます。
支払の通常レート - ベース賃金、非処理ボーナス、手数料、その他の補償を含みます。過度のプレミアムはこのレートから計算されます。
レコード保持] - ほとんどの管轄区域は、雇用主が少なくとも3年間時間記録を保持する必要があります。

信頼性の高いタイムトラッキングシステムがなければ、十分に意図した雇用主は、これらの規則に誤って違反することができます。あなたが選択したソフトウェアは、あなたの管轄区域の特定の要件に合わせて構成可能であるべきであり、ルールを丸めるから毎日/週単位の残留まで。

時間の経過と追跡ソフトウェアの過度なコンプライアンスの役割

タイムトラッキングソフトウェアは、労働時間の作業、休憩、欠如のために、真実の単一のソースとして機能します。正しく設定されている場合は、次のことができます。

定義されたワークウィークと支払いルールに基づいて、自動的にオーバータイムを計算します。
従業員が過度のしきい値に近づくか、または上回るときにフラグ。
管理者の承認を時間外に要求することによって、不正な過時間を防ぎます。
労働法の遵守を実証する監査・レディレポートを生成します。
ペイロールシステムと連携して、オーバータイムペイが各ペイランに正しく反映されるようにします。

コンプライアンスを超えて、正確な追跡は、信頼と透明性を促進します。従業員は、紛争や道徳的な問題を軽減し、その時間がどのように変化するかを正確に確認しています。マネージャーにとって、リアルタイムのダッシュボードは、スタッフの決定と予算管理を支援します。最終的に、タイムトラッキングソフトウェアは、積極的な、ペーパーベースの頭痛から、積極的なデータ主導プロセスまで、オーバータイム管理を変革します。

適切な時間・追跡ソリューションの選択

常に追跡ツールが作成されるわけではありません。オプションを評価する場合、オーバータイムのコンプライアンスを直接サポートする機能に焦点を当てます。のような人気のプラットフォーム「Toggl Track、Clockify[[]]]、および[QuickBooks Time]](以前はTSheets)すべてのコアトラッキング機能、しかし、構成の相違、非常に重要であり、統合性、および重要性を報告します。

考慮すべき重要な基準:

ルールの柔軟性 - 毎日のオーバータイム(例えば、CAルール)、週単位、および混合レートを処理することができますか? カスタムワークウィーク(例えば、月曜日〜日曜日または水曜日〜火曜日)を設定できますか?
自動アラート] - 過度のしきい値がトリガーされると、従業員と管理者に通知しますか? 積極的な警告は、不変な違反を防ぎます。
[モバイルおよびオフラインアクセス] - フィールドワーカー、リモートワーカー、および安定したインターネットのないユーザーは、クロックインとアウトを確実な方法で必要とする。
Payrollインテグレーション – ペイロールプロバイダとシームレスに同期(例えば、ADP、Gusto、Paychex)は、手動データエントリをなくし、エラーを削減します。
レポートと監査[]] - 毎日の合計、過度の合計、および時間オフ残高を示すダウンロード可能なレポートを探します。最高のシステムは、監査人や労働部門が必要とするフォーマットでデータをエクスポートすることができます。
[コンプライアンス認証[]] - 一部のプラットフォームは、規制産業にとって重要な、SOC 2に準拠または特定のデータプライバシー基準を満たしています。

機能と価格設定の詳細な比較については、 ] のようなサイトを見直してください。Capterra のタイムトラッキングディレクトリ] は、フィールドを狭くすることができます。契約をコミットする前に、実際のオーバータイムルールでソフトウェアをテストしてください。

過時間管理のための必須機能

基本を超えて、特定の機能は、過度のコンプライアンスのために特に価値があります。

[]自動時間キャプチャ] - デスクトップタイマー、モバイルアプリ、またはブディの罰と手動エラーを防ぐための生体認証キオスクを介して時間を追跡します。
[] 過度アラートと通知[ - 従業員が1日8、10または12時間に達すると通知をプッシュする(または週40時間)。一部のシステムは、電子メールまたはSMSを介して管理者にエスカレーションを許可します。
[カスタマイズ可能なワークウィーク設定] - 開始日と時刻を定義し、異なる部署や場所の別の規則を設定します。
レポートと分析ツール] - オーバータイムトレンド、コスト影響、およびコンプライアンスフラグを示す事前構築されたレポート。ドリルダウン機能は、異常を調べるのに役立ちます。
給与システムとの統合 - 計算された過時間と料金が直接給与に流れ、手動調整を最小限に抑えることを確認します。
ブレイクと食事期間トラッキング] - 多くの状態は食事や休憩休憩の休憩を必要とします。非コンプライアンスは、プレミアムペイをトリガーすることができます。休憩エントリを強化するソフトウェアは、これらの主張から保護します。
レンダリングルール – FLSAは、一貫して過越時間がない限り、最も近い四半期 - 時間に丸めることができます。優れたソフトウェアを使用すると、ラウンド設定を設定し、時間をかけて中立していることを検証することができます。

給与計算と人事システムとの統合

統合は、タイムトラッキングが配当を支払います。切断されたシステムが手動でインポートまたはリキー時間を強制し、転写エラーのリスクを増加させ、過度に逃した。ネイティブ統合をあなたの給与プラットフォームまたは開発者チームが接続できるオープンAPIで提供するツールを探してください。多くの現代の人事情報システム(HRIS)はBamboHR、Rippling、またはMonter.comのような、専用のアプリとビルトインタイムトラッキングまたはパートナーを含みます。統合は、過度な計算、異なる作業速度、異なる作業速度(異なる作業速度)を処理します。

統合をテストするときは、時間データをリアルタイムまたは少なくとも毎日同期させることを確認します。オーバータイムは、ペイロールが閉じる前にフラグが付けられ、従業員は最終的な承認の前に時間を確認することができます。堅牢な統合はまた、監査証跡の修正(編集されたとき)を追跡します。

時間の経過を実践するオーバータイムコンプライアンスの追跡

ソフトウェアを選択するのは最初のステップです。適切な実装は、コンプライアンスの目標が満たされているかどうかを決定します。これらの段階に従って、システムを有効に構成します。

ワークウィークルールとオーバータイムの境界を設定

ソフトウェアで会社のワークウィークを定義することで始まります。ほとんどのツールでは、週が始まる日と時間(例えば、日曜日は12:00 AM)を選択できます。その後、あなたの管轄区域に基づいてオーバータイムのしきい値を設定してください。複数の州の従業員を持つ米国企業の場合、各拠点ごとに異なるルールが必要になる場合があります。例えば、カリフォルニアの従業員は毎日オーバータイムトリガー(8時間以上)を保有する場合があります。テキサスの従業員は週にトリガー(40時間以上)のみを持っています。一部のソフトウェアは、特定の従業員が、複数の状態を構成するソフトウェアまたは複数の状態に制限する場合があります。

DOLガイダンスで推奨されるように、ソフトウェアはデフォルトで「ニュートラル」のラウンド(例、7〜分のルール)にする必要があります。サンプルタイムエントリに対するラウンドテストを行い、体系的にアカウントを割くことはありません。従業員のハンドブックでラウンドポリシーを録音してください。

研修社員・マネージャー

ユーザーが正しく使用しない場合でも、最高のソフトウェアは失敗します。クロックインとアウト、時間オフをリクエストし、正しいエラーを要求する方法に関する明確な指示を提供します。各従業員が自分の時間レコードの正確さについて責任を負っていることを強調しています。管理者にとって、例外レポート(従順なパンチ、早期クロックイン)を見直し、タイムシートを承認する方法についてそれらを訓練します。従業員が事前承認なしで余分な時間に仕事をしたいというロールプレイシナリオ - ソフトウェアは、事前承認を要求するポリシーを強制する必要があります。

一般的なタスクをカバーする簡単なリファレンスガイドまたはビデオチュートリアルを作成します。定期的にまたは規則が変更されるたびにリフレッシュトレーニングをスケジュールします。従業員に給与期間が終了する前に、独自の時間合計をチェックして、彼らは矛盾をフラグすることができます。

アラートと承認の自動化

従業員が90パーセントの残留状態に達すると、管理者に通知する自動アラートを設定(週に36時間)。これは、スケジュールを調整したり、余分な時間を承認したりする時間を与えます。一部のツールでは、一度に追加のクロックインをブロックすることができますが、その機能が慎重に使用 - 従業員が緊急時に遅く滞在する場合、実際の時間を記録しないようにする必要はありません。代わりに、管理者は理由をログアウトした承認をオーバーライドする必要があります。

明確な承認ワークフローを確立: 従業員は時間、マネージャーのレビューと承認を提出し、データが給与に流れます。承認後の編集にはコメントや再承認が必要です。この監査証は、労務部が調査した際に評価可能です。

オンゴイニングコンプライアンスのベストプラクティス

一貫した習慣は、トラックの順守を維持します。これらの慣行を毎日、月次規則に組み込む:

[ 労働時間と過時間に関する明確なポリシーを設定 - 従業員のハンドブックでの文書の期待。報告されていない過時間を禁止し、事前の承認なしで余分な時間作業がポリシー違反であることを指定する。しかし、許可に関係なく、あなたはまだすべての時間のために働いたことを保証し、FLSAの違反を回避する。
]自動アラートを使用して、過度な時間[をフラグします。手動でレビューに依存しないでください。ソフトウェアはリアルタイムで通知します。毎日これらのアラートを調べます。
[] ディスクレパンシーの定期的なタイムログを見直し、少なくとも週に、異常にすべてのエントリのレポートを実行します。クロックアウト、オーバーラップシフト、または異常なパターン。給与プロセスの前に調査および修正。
従業員との透明性のあるコミュニケーションをメインに - 任意の支払いの懸念を報告するためにそれらを奨励する。正確な過時間計算を見ると、信頼が成長します。過度なポリシーの要約を出版し、給与に関する質問のための情報に連絡する。
循環システムを定期的に監視 - 従業員のタイムカードのサンプルを1ヶ月間引き、結果を丸めると正確な分に比較します。従業員に対する一貫性のあるバイアスがないことを確認してください。
[] 必要な期間のレコード[ - ほとんどの法律は3年保持を義務付けます。古いデータをアーカイブし、ソフトウェアが過去の記録を保持していることを確認してください(クラウドツールは、データを無期限に保つが、検証)。
規制変更 - 労働法変更]で更新されたStay。ローカルの労働部門または人事協会からの更新を購読します。ルールが変更された場合、ソフトウェアの設定を速やかに更新してください。

一般的な落札とテムを避ける方法

適切なソフトウェアでも、コンプライアンスの落とし穴が発生する可能性があります。これらのリスクに注意して下さい:

免除従業員の分類 – 一部のソフトウェアでは、従業員に「割当免除」としてタグ付けすることができます。しかし、その分類が法律で間違っている場合は、あなたは責任に直面します。免除テストに対する職務を定期的に見直します(例えば、FLSAの給与ベースの義務と義務テスト)。
]手動入力のみを繰り返します - 従業員がクロックインまたはアウトを忘れた場合、データは不正確になります。自動始動/停止タイマー、位置-ベースのジオフェンシング、またはバッジスワップを使用して、メモリ上の信頼性を低下させます。従業員が簡単に修正を送信できるようにしますが、すべての編集をログに記録します。
[]-オフクロックワークを無視する - 電子メールをチェックしたり、自宅から電話を取る従業員は追跡されていない労働時間が働く場合があります。明示的にオフクロック作業を禁止し、小さな増分(例えば、0.1時間)を記録する方法を提供します。ソフトウェアは、迅速な時間エントリのためのモバイルアプリを持っている必要があります。
[] 強迫執行 – 1チームに過度を許可するが、明確なルールなしで別の場合には、差別の主張を危険にさらす。ソフトウェアのルールエンジンを介して均一にポリシーを強制する。例外が必要である場合は、理由を文書化します。
[]Poorインテグレーションテスト - ペイロールに追跡する時間を接続するとき、ダミーペイ期間でテストします。重複した計算は、同じ週の間に異なる支払率を持つ従業員のための混合された残留率を含む、あなたの法的要件に一致させます。

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タイムトラッキングソフトウェアは魔法の弾丸ではありません。それは慎重に選択され、設定され、オーバータイムコンプライアンスをサポートするために維持されるツールです。あなたの労働力に適用される規制を理解し、適切な機能と統合のソリューションを選択し、明確なポリシーとトレーニングでそれを実装することにより、あなたは大幅に賃金と時間の違反のリスクを減らすことができます。ソフトウェアは、コンプライアンスを維持するために必要なデータと自動化を提供しますが、人間はデータを正確かつ規則的に確認し、従業員がシステムを構築し、適切なシステムを構築するために適切な時間を費やすようにします。