職場文化における従業員の手帳の役割を理解する

従業員のハンドブックは、ルールと手順のコレクションよりもはるかに多くあります。 彼らは、組織の価値観、期待、法的義務を伝達する基礎文書として機能します。 戦略的に使用した場合、ハンドブックは、重要な訓練の再強化のための強力なツールになります、特にアンチハラスメント教育。 彼らは従業員がいつでも再訪することができる永久的な参照であるため、ハンドブックは、ワンタイムのトレーニングセッションと職場の行動の間のギャップを埋めます。 適切に整理されたハンドブックは、単にセミナーを埋め込まれているわけではありません。

効果的な効果を最大化するために、ハンドブックは、役割、教育レベル、または言語能力に関係なく、すべての従業員にアクセス可能な明確で明白な言語で書かれるべきです。 可能な法的ジャーゴンを避けてください。 法的条件が必要な場合は、単にそれらを定義します。 トーンは、組織の約束を尊重する、適切な環境に敬意を表しています。 このアプローチは、従業員が、罰的文書ではなく、便利なガイドとしてハンドブックを見ることを奨励します。 トーンを超えて、物理的またはデジタルレイアウト: 障害のあるセクションを克服するために、または目的が明確に理解する、または目的が明確に理解されるようにします。

多くの組織では、ハンドブックは、従業員がオンボーディング中に受け取る最初の公式文書です。 その初期の印象は重要です。 反ハラスメントポリシーが密接なバインダーの真ん中に埋葬されている場合、新しい雇用はその重要性を内包することができない。 代わりに、会社のミッションステートメントと同じ賛同でポリシーを扱います。 組織のゼロツーマンスメントを明示的に述べるCEOまたは上級リーダーシップからの簡単な歓迎メッセージを含むと、組織のゼロツーマンスメントは、法的要件を満たしているだけでなく、個人的価値を高めることができます。

包括的なアンチ・ハラスメント・ポリシーを統合

反ハラスメントの訓練を強化するためにハンドブックを使用しての最初のステップは、包括的なアンチハラスメントポリシーセクションを統合することです。 このセクションには、次のものが含まれます。

  • ハラスメント、差別、および、レース、性別、年齢、宗教、障害者、性的指向、性別などの保護特性に基づく再帰の定義[をクリアします。 Equal Employment Opportunity Commission(EEOC)から現在の法的基準と整列する言語を使用してください。
  • 禁止行為の具体的な例:動詞スルー、攻撃的なジョーク、不要な物理的連絡先、攻撃的な画像を表示、および電子メール、ソーシャルメディア、またはメッセージングプラットフォームを介してサイバーハラスメント。
  • :ポリシーのスコープ[]:カバレッジには、職場施設、企業イベント、オフサイト会議、クライアントのやり取り、リモートワーク環境、および非公式のソーシャルミーティングが関連している。
  • 条件]] は、動詞警告から終了まで、重症度や頻度に応じて、ポリシーを違反する。 1つのインシデントでさえ、重度の結果をもたらす可能性があることを強調する。
  • 非再帰条項[)は、ハラスメントを報告する従業員が負の反復を行わないことを認識する。 反発自体は違法であり、別の違反として扱われます。

本方針は、当初の少数のセクションで、特にハンドブックに著名な配置であるべきである。そのため、埋め込まれていない。 太字の見出しと箇条書きを使用して、スキャンの能力を向上させる。 ]を参照する。 均等雇用機会委員会(EEOC)]ガイドラインは、連邦基準の遵守を付与することができる。 さらに、このポリシーは、適用されるすべての州および地方の法律に準拠していることを示す短い声明を含む。これは、連邦法よりも広範な保護を受けることができる。

政策をより有効にするために、ポリシーが存在している[]を説明するプレアブルを追加することを検討してください。例えば、「すべての従業員がハラスメントと差別から解放された環境で作業する権利を負うと確信しています。このポリシーは、その信念に対するコミットメントを概説し、私たちが達成する方法を明確にする手順を提供します。」そのようなフラミングは、コンプライアンスチェックリストから、バリュー主導のコミットメントに文書をシフトします。

実践におけるハラスメントの定義

定義は、単に抽象化することができます。ハンドブックには、法的な定義だけでなく、従業員が日々のやり取りでどのようなハラスメントが見えるかを認識するのに役立つ実用的な例も含まれるべきです。例えば:

  • ヴェルバルハラスメント:同僚が正しいにもかかわらず、同僚を繰り返し誤解したり、管理者が「あなたの年齢のために実際にかなりスマートです」というコメントをしたりするかもしれません。 これらの注目は、過度に虐待を許さないが、敵対的な環境を作成することができます。
  • 非バーバルハラスメント:保護された特性に基づいてグループを劣化させる、または画像を表示、またはスターリング。
  • 身体ハラスメント: 不要な抱擁、肩こり、または誰かに不快な方法に過ぎない立方。
  • サイバーハラスメント: 性的に提案されているプライベートメッセージを送信し、社内イントラネットに不快なコメントを投稿したり、チームチャットで不適切なミームを共有したりします。

これらの例では、従業員がハラスメントが極端な明らかな行為に限定されないことを理解するのに役立ちます。 微妙な行動は、繰り返されたとき、ハラスメントも構成します。 ハンドブックのこのニュアンスを含むと、従業員が「冗談のちょうど」または「深刻なことではない」として、問題のある行動を合理化することを防ぐことができます。

繰り返しとコンテキストによるトレーニングコンテンツの補強

トレーニングセッションは、深く根ざした行動を変えるのに十分ではありません。ハンドブックは、保持のために不可欠である繰り返しのための車両を提供します。従業員が反ハラスメントトレーニングを完了した後、ハンドブックは、異なるセクションで重要なテイクアウトを要約する必要があります。この要約は、次のことができます。

  • キーコンセプト]は、バイスタントの介入、パワーダイナミクス、およびマイクロアグレッションなどのトレーニングから構成されています。 シンプルで思い出に残る言語でそれぞれを定義します。
  • ステップバイステップの報告手順[は、訓練で教えられたものをミラーリングするので、従業員はプロセスが開始から終了まで見ます。
  • []よくある質問[](FAQ)は、「ハラスメントがわからない場合はどうすればよいですか?」や「匿名で報告できますか?
  • 報告と調査経路を記述するフローチャートなど、仮想エイドス。 これらのビジュアルは、ハンドブックで印刷するか、デジタル版でリンクすることができます。

訓練とテキスト - 学習とさまざまなフォーマットで繰り返します。たとえば、訓練が証人ハラスメントをするときに安全に介入する方法をカバーした場合、ハンドブックは、「アクティブ・バインダー戦略」をラベル付けされた介入技術の箇条書きリストを提供できます。このクロス・レフェレンスは、従業員が書かれた方針にトレーニング体験を接続するのに役立ちます。理想的には、トレーニングとハンドブックは、一貫した用語、例、さらにはグラフィックスを使用して、共同学習エコシステムを作成する必要があります。

より深い理解のためのシナリオ例

概要ポリシーは適用しにくい場合があります。現実的なシナリオを追加すると、コンテンツの修正と理解が容易になります。シナリオは、次のような一般的な状況をカバーする必要があります。

  • パフォーマンスレビュー中に従業員の外観について不適切なコメントをしているマネージャーは、従業員が不満を訴えた場合に再帰を恐れることを引き起こします。
  • グループチャットで攻撃的なミームを共有している同僚、一人の参加者が笑顔で笑い合うように感じます。
  • 出張中にスーパーバイザーから不要な進歩、従業員が接触する人を閉じ込めて不備を感じている。
  • 被害者から、誰に伝えないと尋ねたので、事件を報告するかどうかわからない証人。

各シナリオでは、ハンドブックは正しい応答を提供できます。レポート、会社が何をするか、そして機密性が維持されるか。 ]] 人事管理(SHRM) のSociety は、シナリオベースのポリシーの優れたテンプレートを提供します。 さらに、複数の選択エントリと回答キーを持つ「What You Do?」セクションを含む検討し、ハンドブックをインタラクティブな学習ツールに変えます。

トレーニングモジュールでハンドブックコンテンツを一直線に並べる

強化を最大化するために、ハンドブックは、特定のトレーニングモジュールを直接参照する必要があります。例えば、トレーニングには、マイクロアグレッションのセクションが含まれている場合、ハンドブックには「作業におけるマイクロアグレッション:認識と応答」というサイドバーが含まれている可能性があります。トレーニングがダイバー、エクイティ、およびインクルージョン(DEI)に対する会社のコミットメントをカバーしている場合は、ハンドブックは、DEIの原則が反ハラスメントと交差する方法について詳しく説明することができます。このアライメントは、シームレスな学習の旅を生み出します。その後、従業員は、別のトレーニングを手元に通知し、別のトレーニングを再開します。

明確な報告手順と保護を提供する

反ハラスメントプログラムの最も重要な要素の1つは、報告メカニズムです。従業員のハンドブックは、従業員がハラスメントを報告できる方法、正式かつ非公式に報告できる方法を正確に詳しく説明しなければなりません。主なコンポーネントは次のとおりです。

  • [マルチレポートチャンネル]:HR、指定されたEEO役員、サードパーティのホットライン、および匿名オンラインポータル。異なる従業員は、異なる方法でより快適に感じることができ、オプションは報告する障壁を減らすことができます。
  • 電話、Eメールアドレス、および営業時間を含むレポートを受け取る権限を持つ個人の名前と連絡先情報。 人事が変更したときにこの情報が速やかに更新されることを確認してください。
  • Timeframes:プロンプトレポートを奨励するが、一部の犠牲者が経験を処理する時間を必要とする可能性があることを認める。 厳密な期限がないことを宣言するが、以前のレポートは通常、より効果的な調査につながる。
  • []調査プロセス[]:報告書が行われた後に起こることの高レベルの概要 - 初期評価、インタビュー、証拠レビュー、解像度、およびフォローアップ。 推定時間と関与する役割の名前(例えば、HRの調査者、法的相談者)を含みます。
  • : 再帰に対する提案: 明らかに、反復が違法であり、懲戒処分の結果、終端まで。 太字でこのメッセージを強化する。 また、管理者を含む再帰に従事する誰もが、意図しないと直面する。

明確な手順は、従業員が恐怖なしで行動することを可能にします。 U.S. 労働部]は、組み込まれることができる最高のプラクティスを報告するためのリソースを提供します。 さらに、ハンドブックは、組織が効果的な調査を実施している間、可能な限り機密性を維持することを説明するべきです。 絶対的な機密性の約束は必要ありません。代わりに、プライバシーと徹底のバランスを記述してください。

フォームの解像度オプション

すべての状況では正式な調査が必要です。ハンドブックは、疑わしいハラスサー(HRコーチング付き)、仲介、または簡単な会話と直接話すなどの非公式な解像度の経路を概説することができます。これは、従業員が完全な調査にエスケーラすることなくマイナーな問題に対処することを可能にします。ただし、非公式なオプションが自主的であることを明確にし、従業員はいつでも正式な苦情を申し立てることを選ぶことができます。一部の従業員は、EAPが有益な措置を取ることができるかもしれません。

定期的な更新と従業員の承認

静的ハンドブックはすぐに発信されます。法律は進化し、企業文化の変化、およびトレーニングコンテンツが向上します。関連性を維持するためには、ハンドブックは毎年見直し、反映するために更新する必要があります。

  • 地方、州、または連邦の反ハラスメント法の変更。例えば、多くの州は保護特性を拡大し、特定の訓練頻度を要求しました。
  • ハラスメントの新たな例(例えば、リモートワーク、バーチャルミーティング、Slackやチームなどのデジタルコミュニケーションプラットフォームに関する問題)
  • 新規EEO役員や異なる第三者ホットラインベンダーなどの手続きや人事変更の報告をアップデートします。
  • パルス調査中に実例や従業員からのフィードバックから学んだレッスン。

平等に重要なのは、認識プロセスです。従業員は、反ハラスメントポリシーと報告責任を理解した認識フォームを読んで署名する必要があります。この署名は、トレーニングの強化と法的コンプライアンスの証拠として機能します。多くの組織は、効率的な追跡のために、HRプラットフォームと統合されたデジタルアクノレッジシステムを使用しています。年間再アクセシビリティは、ポリシーが最上位にとどまることを保証します。 [[FLT]: OCF: 一貫性のあるリソース[F]: 問題が解決する場合には、問題が解決されます。

更新を少なくするには、更新、日付、および簡単な説明をリストするハンドブックの前にある「修正要約」ページを使用して検討してください。これにより、従業員は文書全体を再読することなく変更されたものを簡単に確認することができます。さらに、重要な更新が行われるたびに、社内全体のメールの集計を送ったり、更新されたセクションへのリンクをリンクしたりすることを検討してください。これにより、組織が積極的にポリシーと価値観の透明性を管理していると強調します。

文化を発信する手帳を育てる

反ハラスメントの訓練は一回限りのイベントではありません。それは、エクイティと尊敬に対するより広範なコミットメントの一部です。ハンドブックは、肯定的な行動を促進することによって、基本的な政策の執行を超えて行くことができます。セクションを追加することを検討してください:

  • 行動規範 は、敬意、包摂、プロフェッショナリズムを強調する。このセクションは、民俗性を奨励し、ゴシップを差別化、言語を反する、または除外行動を促すことによって、反ハラスメントに直接結びつくことができます。
  • ダイバーシティとインクルード・イニシアチブと従業員リソースグループ(ERG)、メンターシップ・プログラム、またはバイアス・イニシアチブに参加できる従業員の使い方
  • 管理責任]: トーンの設定、動作のモデリング、苦情の処理、および非公式の介入が必要な場合の認識。 責任と義務に関する管理者のための別のサブセクションを含む。
  • :従業員支援プログラム(EAP)、精神的健康カウンセリング、または法的援助。 これらのリソースは、ターゲットや証人として、ハラスメントを体験する従業員を助けることができます。
  • ポジティブな例: どのような尊敬の職場が見えるか? 包括的な言語、会議の行動を歓迎し、積極的な同盟国を例に示す。

ハンドブックが禁止のリストではなく、より大きな尊敬文化の一環として反ハラスメントを組み立てるとき、従業員は値の内在化がより高まっています。この積極的なアプローチは、事件を減らし、職場全体に道徳的改善をもたらします。また、人々が滞在し、他の人を参照したい場所として組織を位置付けます。

ハンドブックの統合の影響を測定する

ハンドブックが実際にトレーニングを再強化していることを確実にするために、組織はその有効性を測定する必要があります。 メトリックには、次のものが含まれます。

  • 反ハラスメント方針と、報告についてどのように自信を持っているかを知りたいと質問する従業員アンケート。
  • 方針セクションがアクセスされる回数(デジタルの場合)、または手帳の認識頻度を追跡する。
  • 明らかにしたレポートを改善したり、事件を削減したりするかどうかを確認するため、ハンドブックのリビジョン前後のインシデント率を比較します。
  • 従業員がハンドブックの言語やシナリオの改善を提案するためにグループやフィードバックチャネルを集中します。

フィードバックループを閉じることで、ハンドブックを継続的に改善し、より効果的であることができます。例えば、従業員がハラスメントを構成するものについて混乱していると示した場合、次のリビジョンには追加の例や単純化された定義が含まれる場合があります。これは、組織とその労働力と進化する動的文書を作成します。

コンテンツ

従業員のハンドブックは、日中および忘れて配布される静的な文書ではありません。 思考的に設計され、積極的に使用された場合、彼らはアクセス可能なポリシーを作ることによって、アンチハラスメントトレーニングを強化し、重要な概念への繰り返しの暴露を提供し、報告手順を明確にし、尊敬の文化を育成します。 定期的な更新と必須の承認は、現在の情報と最優先事項を保持します。 シナリオの例を統合することにより、明確な定義、および承認ガイドラインへの言及、組織は、従業員が常に正しい作業を手元に変えることを可能にします。