法令遵守の徹底に備え、時間を超えた時間経過を適切に追跡する方法

維持するレコード

免除対象者各名に対して、以下の取り組みを実施します。

• 氏名、住所、職業、社会保障番号
• 生年月日(19歳未満)
• 勤務時間ごとに勤務時間と週毎に勤務
• 定期利用料金と毎日/週単位の直通獲得額。
• 週の合計残業収益。
• 賃金からの控除のすべて。
• お支払い期間・お支払い日ごとにお支払いいただいた総額
• 代替過時間計算方法に関する書面による合意。

これらのレコードは変更できない方法で保存する必要があります。 監査証跡を持つデジタルシステムが最適です。 紙を使用する場合は、ロックされたキャビネットに保存し、タイムスタンプ付きのバックアップを作成してください。 リモート従業員のために、指定された作業場所の記録と補償可能な可能性のある任意の旅行時間を保持します。

処理の争訟

従業員がタイムシートを抱えているとき、速やかに調査します。従業員とマネージャーが各レビューをし、証拠(セキュリティ・フッテージ、電子メール・ログ、GPSデータ)を提供します。修正が必要な場合は、給与を調整し、理由を文書化します。 ] は、コンプライアンス上の懸念を上げるために従業員に対して、法律は気まぐれを保護します。 再帰請求は、追加の罰則で結果をもたらし、従業員が問題の解決を遅らせるために、従業員が問題を早期に解決することができます。

コンプライアンスのための技術・オートメーション

追跡技術がこれまで以上にコンプライアンスを容易にしてきた時、自動化により、人的エラーを削減し、人事および給与スタッフを解放し、より高い価値のある業務を遂行します。技術ソリューションの評価において、規制要件を直接サポートする機能の優先順位付けを行います。

リアルタイムの過時間計算

現代の追跡システムは、従業員がクロックインとアウトすると同時に、リアルタイムで時間をかけて計算します。これにより、管理者は、労働コストとコンプライアンスの状況を即座に可視化できます。支払い期間の最後に、過度の違反を発見する代わりに、支払い期間中に介入できます。リアルタイムの計算は、カリフォルニアでの日常的な過渡時間やニューヨークでの分割シフトなど、複雑なシナリオを自動的に処理します。従業員が同じ期間に異なる管轄区域で働くとき、同時に複数の支払いルールを適用できるシステムを探してください。

給与計算と人事システムとの統合

タイムトラッキングとペイロールシステム間で手動データ転送は、エラーと遅延をもたらします。統合プラットフォームは、承認された時間を自動で押し出し、誤算のリスクを軽減します。統合はまた、記録管理を合理化し、単一の、監査可能なシステムにデータを残す時間と支払います。統合を評価する場合、システムが特定の支払いルールを処理することができることを確認し、シフトの差、ボーナス、および控除を含みます。組織全体にそれを転がす前に、小規模なグループと統合をテストしてください。

自動アラートと通知

システム生成アラートは、コンプライアンスの問題の先を追い越するのに役立ちます。 アラートの設定:

• 社員が、残業しきい値に近づいています。
• 時計のインや時計のアウトが欠如。
• 支払期限の終了時に不完全なタイムシート。
• タイム盗難や丸みのエラーを示す可能性のある異常なパターン。
• 特定の役割に必要な認証やライセンスを有効期限に満たす。

これらのアラートは、従業員と管理者の両方に行なう必要があります。 一部のシステムでは、管理者はモバイルデバイスから直接アラートに応答し、リアルタイムの解像度を有効にします。 定期的にアラートログを見直し、プロセス変更を必要とする再発の問題を特定します。

異なる労働力タイプ間でオーバータイムを管理する

就業関係の性質に応じて、過度ルールが異なる。これらのニュアンスを理解することで、誤解や非遵守を回避できます。

パートタイムと社員一時

パートタイムの従業員は、フルタイムの従業員と同じ基礎で過度に働いた時間(または他の該当するしきし値)で40を超えて働いた。 スタッフの代理店が提供する一時的かつ季節的な労働者は、ユニークな課題を提示します。 多くの管轄区域では、スタッフの代理店およびクライアントの雇用主は、過度のコンプライアンスに対する責任を共有しています。 スタッフの代理店とのあなたの契約は、時間のかかる責任、給与、過度の違反に対する責任を明確に定義する必要があります。 一時的な労働者が同じ週に複数のクライアントサイトに配置されている場合、すべての割り当ては、すべての時間に不可欠です。

独立請負業者

独立した請負業者としての従業員を分類することは、執行の成長している領域です。 DOLやIRSなどの代理店は、適切な分類を決定するために、マルチファクターテストを使用します。 あなたは独立した請負業者に従事している場合は、彼らは本当に独立した企業を運営し、独自のスケジュールを制御することを確認してください。 署名契約、請求書、およびビジネスライセンスの証明が必要です。 独立した請負業者があなただけのために働く場合、彼らは従業員として再分類されるかもしれません - 潜在的な過度の責任を遡及ぼす。

給与 免除 従業員

一部の給与従業員は、非免除であり、過度に権利を有します。 給与は、週単位の給与を分割することによって計算されます(典型的に40)。 40を超える任意の時間は、この規則的な料金で1.5回支払わなければなりません。 給与免除されていない従業員の追跡時間は、わずかに1時間従業員にとって重要である。 多くの雇用主は、給与を自動払い払い、費用対給債償還に請求するという免除を約束します。

コンプライアンスの文化を発展させる

コンプライアンスは、一回限りのプロジェクトではなく、継続的なコミットメントです。正確な時間追跡と公平な支払いを重視する文化を構築し、組織を保護し、従業員の信頼を強化します。

リーダーシップ・バイイン

コンプライアンスはトップから始まります。 役員が正確な時間追跡と過度の支払いに対するコミットメントを実証した場合、管理者および従業員はスーツに従います。 定期的なリーダーシップレポートにコンプライアンスメトリックを含める。 業務レビューの過度なコストとコンプライアンスの状況を把握します。 リーダーが管理上の負担ではなく、コンプライアンスを優先的に扱うと、組織を通じてメッセージカスケード。

継続的な改善

年間であなたの時間追跡と過度のポリシーを確認します。 それらを更新して、法律、あなたの労働力、およびあなたの技術の変化を反映します。 従業員や管理者からの勧誘フィードバックは、作業しているものや何がそうではありません。 例外レポートと監査結果を使用して、改善のための領域を特定します。 継続的な改善は、現在のあなたのプラクティスを維持し、大規模な違反につながる全身のエラーのリスクを削減します。