労働部による過渡監査の準備方法

内部監査を実施

セルフ監査は、DOLが到着する前に、エラーをキャッチして正しい方法として最適です。 少なくとも1年間スケジュールするか、合併、所有権の変更、または重要な規制更新などの主要なイベントの後。

内部監査のためのステップ

1. [] 代表サンプルを見直してください:[] 少なくとも過去2年間、ボーナス、コミッション、またはその他の不規則な支払いを含む支払期間に焦点を当てた給与レコードをプルします。 免除されていない従業員のサンプルの過度を計算し、実際に支払ったものと比較してください。 特に、非分断ボーナスで週に定期的に定期的な料金の体系的な誤算を探してください。
2. Timekeepingの精度を検証:[]]は、初期の開始、後半の終了、および短シフトを含む、すべての時間が記録されていることを確認し、その時間が記録されていることを確認します。 丸めポリシーを使用する場合、それらは中立的であることを確認してください(例えば、上方と下方の両方の増分で15分に丸めます)。 一貫性のある丸めは赤いフラグです。
3. [オフザ・ロック・ワークのチェック:[インタビュー・マネージャーとレビューのメール・ログは、従業員が時計を浴びる前に、またはクロックアウトした後に働くと期待されているかどうかを確認します。 一般的な例には、家庭からのメールの回答、自主的なトレーニングに参加したり、支払いなしで職場間で旅行したりすることができます。
4. [] 食事と休憩ポリシー:[ 連邦法がほとんどの従業員のために食事が休みを義務付けていないにもかかわらず(特定の州法や集合交渉協定を除く)、多くの状態が行われます。 休憩が取られ、文書化され、そして働かないことを確認してください。 「ランチを働かせることができる雇用者は、その時間のために過度に負うかもしれません。
5. [文書修正:]]]あなたが過払いを見つけた場合は、それらを自発的に払戻し、それらを計算します。 DOLは、緩和要因として自発的な返済を扱い、多くの場合、罰則を減らす。 良い信仰の証拠として、これらの支払いの記録を保持してください。

トレーニングとコミュニケーション

管理者や従業員が理解していないか、フォローしていない場合、最善のポリシーであっても、トレーニングは、不当な違反を減らし、監査中にチームを適切に対応できるようにします。

トレーニングのカバー

• FLSAの基礎:[]]] は、補償可能な時間、過時間計算方法、および免除と非免除の役割の違いとして何のカウントを司る。 あなた自身の職場から実際の世界例を使用してください。
• [:]] 作業毎分記録するすべての従業員を訓練します。 丸みのある方針が中立であり、彼らは自分の時間を割くべきではありません。 オフクロックの作業が許可されていないことを強調し、報告する必要があります。
• 禁止された練習:[] 不当な残業を未然に受け継がれなければならないことを明らかにした。 過度に報告したり、賃金を訴えるために従業員を懲戒めないでください。FLSAの下では、再帰は違法です。
• [Audit準備:]]] 指示マネージャは、DOLの質問だけに答えることはありません。すべてのリクエストは、指定されたポイントの人(通常、人事または法的な相談)を通過する必要があります。 調査官が発表されていないかどうかを言うためにスクリプトを提供します。 「私はこれらの問題を処理する人にあなたを指示します。」
• レコード保持:[]]] 給与と人事スタッフが保持期間を把握し、文書をすばやく取得する方法を確認します。 システムの試用のためのモックの要求を練習します。

監査への対応

DOLが調査の通知を送るとき、時間は本質です。落ち着きのある組織的な応答はプロセスを短くし、負の結果を減らすことができます。

監査中

• コンタクトの単一ポイントを指定します この人物(HRディレクター、コンプライアンス役員、または外部の弁護士)は、研究者、文書を収集し、インタビューをスケジュールします。 連絡先の制限は、誤通信を削減します。
• 完全かつ迅速に協力:[ 要求された文書をフォーマットおよび時間枠で提供して下さい。遅れは疑惑を上げ、サブポエナに導くかもしれません。監査が発表された後、いかなるレコードも破壊または変更しないでください。
• 機密性:[ 必要とせずに従業員との監査を議論しないでください。 応答チームへのDOL通信へのアクセスを制限します。
• 法的相談窓口:[ に関与する。 インタビュー中に弁護士が提示する雇用。 それらはあなたの権利を保護し、フレームが正確に答えるのを助けることができる。 あなたの弁護士は提出前にすべての文書を見直しるべきである。
• [Document All Request:]]] は、各リクエストを、その日付で作成し、応答を指定した日付で記録します。これにより、連携の明確なタイムラインが作成されます。
• ボランティアのエクストラ情報:[]ではなく、質問だけに答えます。 研究者が特定の従業員について尋ねた場合、他の分類について意見を提供しないでください。 推測を避けてください。

DOLが何を探し求めるのか

調査員は、時間レコード、支払記録、および書かれたポリシーを見直します。 彼らは通常、オンサイトと電話で両方の現在の従業員と元従業員のサンプルにインタビューします。 彼らは、免除従業員が実際に免除業務を実行していることを検証し、非免除労働者がすべての時間のために支払われることを確認しています。 赤いフラグには、レコード、矛盾する丸み、オフクロック作業のレポート、および従業員が休憩を通して働いたことを言います。 調査官はまた、あなたの給与ソフトウェアの設定と自動時間管理規則を調べるかもしれません。

投稿‐聴講フォローアップ

監査後、DOLは書面による決定を発行します。 これは、バック賃金、清算された損害、および民事的なお金の罰則の要求を、喜んでまたは繰り返し違反に含めることができます。 アフターマスの処理は、あなたの長期コンプライアンス記録に影響を及ぼす方法。

監査後に取る手順

1. []注意深く検索するレビュー:[ 引用されたすべての違反を読んでください。必要に応じて明確に依頼してください。追加の証拠やDOLがあなたの慣行を誤解させると主張することによって、結果を見つける競争する権利があります。 多くの意見は交渉を通して解決されます。
2. Pay Back Wages プロンプト:[] 過払いを決定する場合は、可能な限り迅速に、給付された賃金を支払います。 自主的な支払いは、多くの場合、清算された損傷や罰を削減または排除します。 従業員が自分の背中の賃金を受け取るようにし、あなたが受領書を文書化することを確実にします。
3. []ポリシーと慣行を更新:[]]は、違反の根本原因に対処するための変更を実施します。例えば、昼食が正しく追跡されていない場合、新しい休憩-追跡ポリシーを研究し、ハンドブックを更新します。分類エラーが見つかった場合は、影響を受けた従業員を再分類し、それに応じて支払いを調整します。
4. []再研修スタッフ:[]]は、変更されたポリシー上のすべての管理者および給与スタッフの強制的な訓練を実施します。 監査結果は、コンプライアンスの重要性を強化するために、実際の生活例として使用してください。
5. []フォローアップセルフ監査:[]を6ヶ月以内に、是正措置が配置されていることを確認し、新しい問題が開発されていないことを確認するために別の内部監査を実行します。 継続的な改善は、繰り返し監査の機会を減らす。

コンテンツ

DOLの過度の監査の準備は、問題の隠れについてではありません。それはそれらを最初に見つけ、それらを修正することについてです。正確な時間管理、適切な分類、徹底した記録管理、定期的なトレーニングに投資する雇用者は、監査を生き残るだけでなく、より効率的なビジネスを実行します。 DOLの目標は、コンプライアンスであり、罰ではありません。 多くの場合、遵守するための良い-信仰の努力を実証することは、より軽い罰とより迅速な解像度につながる。 後であなたの記録と費用を費やすよりも、あなたの現在の記録を準備を開始してください。

正式なガイダンスについては、]を参照してください。DOLのオーバータイムペイページと[]]のオーバータイムペイの事実シート。業界固有のアドバイスについては、[]を参照してください。SHRMのオーバータイム監査に関するガイド]]をクリックして、追加の要件については、あなたの状態の労働部門のウェブサイトを確認してください。