従業員のハンドブックポリシーを通じて従業員の利益を処理する方法

各ステージのタイムラインをクリア

タイミングについての不確実性は不安を養います。会社は、苦情を迅速に確認する方法、どのくらいの長い調査が通常どのように受けるのか、そして最終的な決定が期待できるときを指定します。 標準の適性は次のとおりです。

• 受領後2～3営業日以内の承認
• 14～21営業日以内に初期調査を完了。
• 調査終了後5営業日以内に書面による結果の配信。

これらのベンチマークは、プロセスを移動させ、従業員に懸念が真剣に受け止めているように見せる。遅延が発生した場合は、従業員が理由と予想される新しい期限を通知する必要がある。

機密性と反回復保護

悲しみの方針は、それがエンンダーを信頼するほど強いものです。従業員は、彼らの苦情が不透明に処理され、彼らが今後報復に直面しないと信じている必要があります。あなたのハンドブックは、すべてのレポートが可能な限り機密性で処理される可能性があることを明示的に述べるべきであり、情報 - 必要性だけに共有される。

平等に重要なのは、反復に対するゼロ・許容ステートメントです。 再帰を定義する(例、感情、プロジェクトからの除外、負のパフォーマンスレビュー)、例を提供します。 会社は、退職者に対して即時の行動を取る従業員を安心します。 ポリシーは、調査に参加する証人や他の人にもカバーすることに注意してください。

公平な調査プロセス

会社は公正で公平な照会を行う方法を説明してください。 調査する人を特定します。通常、人事のメンバーまたは訓練された第三者のメンバー。 調査官が結果に個人的な取消しがなく、すべての関係者から証拠を集めることを強調します。 苦情と認定の両方が自分の側面を提示する機会を持っていることを説明してください。

一般的な調査には、インタビュー、文書レビュー(電子メール、記録、時間ログ)、および法律相談と相談する可能性があるものが含まれます。このポリシーは、暫定措置が取られる可能性があること、一時的な再割り当てや支払済休暇など、調査中にすべての当事者を保護するために、調査が終わる間、措置が取られる可能性があることを述べるべきです。

応用プロセス

プロセスは完璧ではありません。結果に不満の従業員は、明確なアピールパスを持っている必要があります。 アピールのための地面(例えば、新しい証拠、手続き上のエラー、バイアス)とそれを提出するための時間枠を置く、多くの場合、書面による決定を受けた10営業日以内に。 誰がアピールを検討するかを指定する - より高いレベルのマネージャーまたはパネル - 控訴決定が最終であることを注意してください。

ハンドブックの拡大:追加セクションを含む

コアコンポーネントを超えて、包括的な悲しみポリシーは、実際の状況で発生するニュアンスに対処できます。従業員のハンドブックを書いて、または見直した場合、これらのセクションを追加することを検討してください。

カバーされるグリーバンスのタイプ

政策カバーの問題を抱える範囲について明示的である。多くの悲嘆は対人的紛争、懲戒処分、または労働条件に関連しているが、あなたの方針は、差別、ハラスメント、および安全危険などの法的に保護されたカテゴリをカバーするべきである。あなたは、例をリストするかもしれません:

• 不公平な処置か好意
• 会社の方針または雇用法違反
• レース、性別、年齢、宗教、障がい、その他の保護特性に基づくハラスメント
• 安全でない労働条件
• 権利の侵害または過熱のための再帰化

あらゆる苦情が正式な悲嘆として調査されるとは限りません。マイナーな問題は、多くの場合、非公式に解決することができますが、非公式な試みが失敗した場合、ポリシーはエスカレーションする方法を説明します。

役割と責任

従業員、マネージャー、人事それぞれがプレイする部分を持っています。 期待を設定するために、ハンドブックでこれらの責任を定義します。 たとえば:

• 採用者:[]] 報告は、速やかに懸念を報告し、調査に協力し、ゴシップや再帰を控えます。
• :]] 可能な限り最低レベルの苦情を申し立て、非公式な解像度の試みを文書化し、すぐに深刻な問題(差別、ハラスメント)をHRにエスカレートします。
• HR:]]正式な苦情の中央点としてサーブし、公平な調査を行い、機密記録を維持し、是正措置をお勧めします。

ドキュメントとレコードのキーピング

良好な文書化は、一貫性、法的防衛、継続的な改善のために不可欠です。あなたの方針は、すべての悲しみ、調査ノート、インタビューの要約、および最終的な決定が適切に保存され、所定の期間(問題が解決された後3〜5年)のために保持されるべきである必要があります。記録が法的開示対象となり、データプライバシー法を遵守しなければならないことが必要である。

ドキュメントはトレンドを識別するのに役立ちます。同じ種類の悲嘆が繰り返し生じた場合は、HRは、システムの問題(例えば、特定の部門の悪い管理)をフラグ付けし、積極的に対処することができます。

トレーニングとコミュニケーションの要件

書面による方針が十分ではありません。従業員と管理者はそれを理解しなければなりません。苦情の提出方法、再帰を構成するもの、および機密性の重要性を含む、悲嘆プロセスに関する年次訓練にコミットしてください。新入社員は、オンボーディングと受領の承認の間にポリシーを見直しるべきです。

リーダーは、非公式な苦情の処理、職場の紛争の兆候を認識し、公正な調査を実施するための追加のトレーニングを提供します。 役割演技シナリオは非常に効果的です。

従業員ハンドブックにグリーヴァンスポリシーを統合

そこで、次に挙げるステップはコンテンツの整理をしているので、見つけやすく、使いやすいです。あなたの従業員のハンドブックに悲しみの手順を埋め込むための最善のプラクティスは次のとおりです。

別々のセクションを記述する

「Grievance Policy」または「Complaint Resolution」というタイトルの異なる章またはセクションを作成します。 行動または懲戒めに関するより広いセクション内で埋めることを避けます。 独立した可視性は重要性を表明します。 コンテンツの表を使用して、従業員はすぐにそれに移動することができます。

クリア、アクション指向言語を使用する

アクティブな声で書き、読者に直接対処します。 「従業員が提出するかもしれない」の代わりに、「あなたは、イントラネット上のフォームを補完することによって、悲しみを提出することができます。」という言い換えれば、ポリシーカバーの具体的な例を「あなたがあなたが実質的に同様の作業のための同僚よりも少ない支払われていると思われる場合は、悲嘆を提出することができます」など含めてください。

クイックリファレンスツールを提供

ハンドブックのテキストを1ページ目で表示するグラエヴァンスフローチャートや決定ツリーで補完します。これはポスターとして印刷するか、PDFとして保存することができます。最終アピールを通して非公式な議論から、タイムフレームが指摘した。ビジュアルツールは混乱を減らし、使用を奨励します。

クロス・レファレンス関連ポリシー

悲しみの方針は、分離に存在しません。行動規範、反差別の方針、気晴らしの方針、出席規則などの他のハンドブックセクションへのリンク。例えば、彼らが不公平に書かれたと感じている従業員は、彼らが悲嘆プロセスを懲戒する挑戦することができることを理解する必要があります。クロス - ‐ は、ハンドブックを包括的な全体にします。

信頼プロセスを管理するためのベストプラクティス

最良の書面によるポリシーであっても、適切な実装なしでは役に立ちません。以下の慣行は、悲嘆が専門的に、公平かつ効率的に処理されるように役立ちます。

奨励 情報 情報 決断 最初に

多くの従業員の懸念は、簡単な会話を通して解決することができます。 列車のマネージャーは、最も早い段階で積極的に問題を聞き、問題に対処することができます。 悲しみプロセスは、第一次ツールではなく、安全ネットでなければなりません。 しかし、問題が深刻な(例えば、ハラスメント)、または彼らが再帰を恐れた場合、従業員は、非公式の手順をスキップすることができることをクリアにします。

積極的に、徹底的に調査

正式な悲嘆が提出されるとき、それを優先的に扱います。 遅延は従業員が無視して、証拠が劣化することを可能にすることができます。 中立している訓練された調査官を割り当てます。 すべての関連文書を収集し、インタビューの証人、および詳細なメモを保持します。 事実上の結論に基づいて、仮定しません。

調査が苦情が最下にあると判断した場合、適切な是正措置を決定します。これは、重症度に応じて、コーチングから終了までの範囲です。苦情が未確定の場合、プライバシーの懸念を尊重しながら従業員にそれを調査および説明する文書。

透明に伝達する(バウンドで)

機密性に違反することなく、進捗を通知します。簡単な更新 — 「インタビューを完了し、証拠を見直しています」 — 信頼を維持するための長い道を開きます。結果が到達したときに、従業員に決定と取られた行動を説明するように会います。他の当事者の懲戒について不要な詳細を共有しないでください。

フォローアップ後の行動

悲しみが閉じた後、後数週間後に苦情を申し立ててください。 解像度が保持されているかどうか尋ね、さらに懸念がある場合は。 このフォローアップは継続的なコミットメントを実証し、早期にハンダリングの問題をキャッチすることができます。 また、同社は長期優先順位として自分の幸福を眺めているという信号も。

定期的に方針を見直し、見直し、見直し

雇用法は進化し、職場の動員をします。人事、法定相談、従業員の代表者からの意見書をまとめた年次レビューをスケジュールします。必要に応じてタイムラインの更新、レポート方法、定義を更新します。すべてのスタッフに明確に変更を伝えます。

リーダーシップの輪転‐準備文化の構築

グレーヴァンスポリシーは、それをサポートする文化としてのみ強いです。 リーダーは、期待する行動をモデル化しなければなりません。 役員または上級マネージャーがフィードバックをオープンに受け入れ、苦情に建設的に反応すると、強力な例が示されます。

懸念を上げる文化を奨励することは、非重要ではなく、責任の行動として見られます。 悲しみが正の変更につながるインスタンスを祝う(適切な匿名化)。 例えば、従業員が固定されている安全危険を指摘した場合、そのアップスピーキング作品を強化するために、広く(従業員を命名することなく)話を共有します。

リーダーは、マネージャーが、彼らがどのようにして悲しみを処理するかについて説明できるようにすることを確認する必要があります。 マネージャーが不満や不満を誤ったことが判明した場合、それはパフォーマンス管理や懲戒を通したべきであると、そして結果は、労働力を再評価するために通信する必要があります。

法的留意点とコンプライアンス

民事訴訟法、OSHA規則、州特異的な遺言保護のタイトルVIIなどの雇用法は、雇用主が特定の種類の苦情を処理する要件を課す。あなたの悲嘆の方針は、これらの法律に抵触してはならない。例えば、従業員がハラスサーを最初に主張するハラスメントを上げる必要はありません。また、政府機関の期限と競合する短い申請期限を課すこともできます。

複数の州や国で組織を運営する場合、各管轄区域のためにポリシーをカスタマイズする必要がある場合があります。最低限に、ハンドブックには、ポリシーが契約ではなく、変更される可能性があるという免責条項が含まれている必要があります。ただし、コアフェアネスの原則をコミットしています。 悲嘆セクションを草案または更新する際に雇用相談してください。

さらなる指導のための外部リソース

人事管理の理解を深める組織にとって、 [ 人財管理のための社会(SHRM) は、サンプルポリシーや調査ガイドラインを含む、従業員の利便に関する包括的なツールキットを提供しています。さらに、 []U.S. Equal雇用機会委員会(EEOC)は、差別費用に応答するリソースを提供します、および内部の調査手順に関する多くの[FLTFLT] ] [FLT]] [FLT:]]]を、非公開します。