なぜあなたの従業員のハンドブックは連邦と州の法律で従わなければならないのですか?

従業員のハンドブックは、導入機能よりもはるかに役立ちます。 それは多くの管轄区域における雇用関係のための結合フレームワークを表し、そして訴訟における証拠の中央部分になることができます。 慎重に起草されたマニュアルは、期待を明確にし、手順を標準化し、法的義務を遵守するための良好な信仰の努力を実証します。 しかし、ポリシーが判明した場合、あいまい、または欠落していると、同じハンドブックは、自分自身の責任になります。 雇用法は、連邦法規制当局と労働法規制当局の両段階から2つのステップをリードし、現在の法的要件を継続することができます。

あらゆるハンドブックに影響を及ぼす連邦法の核

連邦法は、職場保護のための最低の床を設定します。すべての雇用主は、これらの基準を満たし、多くの状態はそれらを超えなければなりません。あなたのハンドブックは、少なくとも次の領域で、最も現在の連邦要件を反映しなければなりません。

公正な労働基準法(FLSA)

FLSAは、最低賃金、残留期限、記録保管、および児童労働を管理します。あなたのハンドブックは、給与期間、通常1時間あたりの料金、および特定の残業計算方法を、通常、週40時間以上経過する通常料金の1.5倍に制御する必要があります。もっと重要なのは、企業が従業員を免除または非免除として分類する方法を明確に解釈する必要があります。Misclassificationは、労働調査および賃金請求の申し立ての部門の最も一般的なソースの1つです。 賃金条件は、または免除された雇用法の規定が規定されています。 [FAL]

1964年 民権法のタイトルVII

タイトルVIIは、レース、色、宗教、性別(妊娠、性的指向、性別的アイデンティティを含む)、および国家の起源に基づいて差別を禁止します。あなたのハンドブックには、強力な反差別と反ハラスメントポリシーが含まれている必要があります。簡単な声明を超えて、明確な苦情手順:従業員が報告しなければならない、複数の報告チャンネル(ニュートラルパーティーを含む)、迅速な調査に対するコミットメント、および非回復規定。 VTRT:VIIFORLDは、性的決定書に基づくVII[F]または[FORT]の定義された性別の決定書を記述します。 [F]

障害者法(ADA)のアメリカ人

ADAは、15人以上の従業員が、宿泊施設が過度の困難を引き起こす場合を除き、障害者に有資格の個人に合理的な宿泊施設を提供する必要があります。あなたのハンドブックは、従業員が宿泊施設を要求する方法(通常または書面で、指定された人を介して)、どのような文書が必要であるか、雇用主が要求を評価する方法を説明する必要があります。 禁止の障がいのある差別と再帰化 宿泊施設を要求する。 [ ADAgovs 状態[Falifer]または、および [Falifornia]ポリシーと、および [Falifornia]の規定は、および [Falifornia]の規定の規定が規定の規定が規定されています。

家族と医療休暇法(FMLA)

FMLAは、深刻な健康状態、出生または子供の採用、または深刻な健康状態(26週まで)で家族のために世話している、または深刻な健康状態(軍事介護者と)を持つ家族のために、雇用保護された休暇の12週までの資格のある従業員を与えます。 あなたのハンドブックは、資格(通常12か月のサービスと1,250時間の働き)をカバーし、 12ヶ月の期間が測定されるか(カレンダー年、転がり12ヶ月の振り返り、等)、FMLAは、現在利用可能な多くの要件を満たしているかを提示します。 [FLA]

その他の重要な連邦法

  • 雇用法(ADEA)[の年齢差別 - 40歳以上の労働者を保護します。 雇用、プロモーション、トレーニング、および終了における年齢差別に対するポリシーが含まれています。
  • [ 情報非分科法(GINA)[ - 雇用決定のための遺伝情報(家族医学歴を含む)の要求または使用を禁止します。 あなたの手帳は、遺伝子情報が収集または考慮されないことを述べるべきです。
  • [ ユニフォームドサービス雇用と雇用権法(USERRA)[ – 軍で働く従業員のための職業保護と利点を提供します。 雇用プロセスと差別禁止の概要。
  • [労働安全衛生法(OSHA)[ - 安全な職場が必要です。 ハンドブックは、ハザードフリーの環境、適切な訓練、および再帰なしで安全上の懸念を報告する権利に対する従業員の権利を確認する必要があります。 報告手順と緊急計画に関する簡単なセクションを含める。
  • フェアクレジットレポーティング法(FCRA)[ - 背景チェックを実施する場合、FCRAで必要な別の開示および承認プロセスを参照する必要があります。

州法は複雑さとリスクを追加します。

州法は、多くの場合、連邦法よりも大きい従業員の保護を提供します。連邦政府の要件だけをカバーするハンドブックは、あなたの州で非準拠である可能性があります。違いは劇的であり、特に以下の領域で。複数の州で動作する場合、各拠点ごとに別のハンドブックまたはaddendaが必要な場合があります。

最小賃金と過渡の変動

多くの州は、毎時$ 7.25の連邦レートよりもよく最低賃金を設定しました。例えば、カリフォルニア州の最低額は$ 16.50(そして高速フードや医療従事者のためにより高い)、ワシントンは$ 16.66であった。ニューヨークのようないくつかの州には、地域料金(ニューヨーク市 vs 状態)があります。あなたのハンドブックは、各職場の正しい最低賃金を述べなければなりません。過度な規則も異なります:カリフォルニアは、8時間以上連続して、8時間以上(または1日)の期間に1回以上、通常の料金を1.5回以上必要です。

有料の病気休暇と家族休暇

数十の州と多くの都市では、現在有料の病気休暇を義務付けています。 犠牲料金と使用規則が異なる:いくつかの州には、30時間ごとに1時間残っている(例えば、オレゴン)が、1時間残っている必要があります。 他の人は、年間通算を要します。 あなたのハンドブックは、資格、キャリーオーバー、許可された使用(家族のメンバーのために含む)を説明しなければなりません。 有料家族や医療休暇プログラムも拡大しています。 ワシントン、マサチューセッツ州、コネクティカット、コロアドー、州、および賃金は、あなたの病気を保留し、または受給付金を手配する必要があります。

拡大防止のカテゴリー

州の反差別法には、連邦法が性的指向、性別的アイデンティティ、婚姻状況、軍事的排出状況、政治関連の関連、および医療状態(一部の州で大麻の使用を含む)などの保護されたカテゴリが頻繁に含まれています。 カリフォルニア州の公正雇用と住宅法(FEHA)はこれらすべてをカバーします。 ニューヨークの人権法は、移民状況に基づいて差別から保護されます。 あなたのEEOポリシーは、あなたが偽りなく、従業員が偽りなく保護されたすべての状態をリストしなければなりません。

その他の州指定政策を観る

  • ] 投票休暇:[]] 多くの場合、事前通知要件で、多くの州は、投票に支払わまたは未払いの時間オフを必要とします。
  • []:[]:連邦法は、授乳中の母親のための休憩時間とプライベートスペース(バスルームではない)を必要とするが、州の法律は、プライバシー、近接、または機器の特定の要件を追加することができます。
  • []背景チェックと禁止-チェックボックス:[]] 多くの州と都市は、条件付きジョブオファーが作成されるまで、雇用主が犯罪履歴を尋ねることを禁止するか、犯罪記録が使用できる制限を禁止します。
  • 透明性:] いくつかの状態では、雇用主が雇用主が雇用主に雇用主が雇用主を雇用する雇用主が雇用主を雇用する雇用主が雇用主に対して雇用主を雇用する雇用主が雇用主に対して雇用主を雇用する雇用主が雇用主に対して雇用主を雇用する(例えば、ニューヨーク、カリフォルニア、コロラド、ワシントン)。このような開示は、すべての雇用主が雇用主に適用されることを言及する必要があります。
  • 非準拠の合意:[] 一部の州は、特に低賃金労働者のために、厳しい制限または禁止されています。 制限付き契約のあなたのハンドブックのポリシーは、州法と整合しなければなりません。

非コンプライアンスの順守: より細かい

突然のまたは不完全なハンドブックは、深刻な結果をもたらすことができます。 最もすぐには、訴訟における有害判断の危険性です。 あなたのハンドブックが進歩的な懲戒処分を約束するが、あなたは、次の手順を従わずに従業員を終了すると、あなたは間違った終了主張に直面するかもしれません。 あなたの反ハラスメントポリシーが報告手順を欠いているならば、EEOCは、あなたがハラスメントを防ぐ合理的な措置を講じるのに失敗したかもしれません。 状態の規制も、カリフォルニアの犯罪者や犯罪者への通知を増加させる可能性があります。 または、家族が不規則的な問題や、または労働問題のリスクを増加させる可能性があります。

無料のハンドブックを手書きするためのベストプラクティス

コンプライアンスのハンドブックを作成するには、方法論的、積極的なアプローチが必要です。 法的に立たせる文書を構築し、あなたの労働力をサポートします。

1. 現地の相談員による法的レビューから始める

インターネットからの一般的なテンプレートは危険です。雇用法は非常にローカライズされています。あなたの状態で練習しない弁護士は、カリフォルニア州の要件のような重要なニュアンスを見逃すかもしれません。例えば、行動の一般的なコードとは別に「起重機再帰」ポリシーを含む。常にあなたのハンドブックは、配布前にあなたの州の特定の規則に精通したライセンス付き雇用弁護士によってレビューされています。

2. 明確なAt-Willの免責条項を含んで下さい

時 - ウィル雇用状態(モンタナを除く)では、あなたのハンドブックは明らかに雇用が- 意志であり、ハンドブックが雇用契約ではありません。この免責条項は、著名で、多くの場合、最初のページまたは導入に表示する必要があります。多くの状態は、大胆で資本の手紙であるように要求します。効果的な免責事項は、次のように述べています。 「このハンドブックのノーシングは雇用の明示的または黙示的な契約を生成します。 [会社名] との雇用は、あなたが会社を認める、または、またはそのようなポリシーを解除する可能性があります。

3. 精密な、特定の言語を使用して下さい

「従業員が尊重する」または「懲戒処分が適切である」などの漠然とした声明を避けてください。代わりに、有形プロセスを記述します。 「ハラスメントの報告は、あなたの監督者、人事、または[番号]で匿名ホットラインへの事件の30日以内に行われるべきです。 同社は、受理を5営業日以内に認め、10営業日以内の調査を開始します。 特異性は、包括性を減らし、公平性に対するコミットメントを示す必要があります。 しかし、特に警告が行われる可能性があることを避けることは、特定の言語を「問題」と判断します。

4. アドレス 相互作用および通貨を残して下さい

従業員は、複数のタイプの休暇を同時に使用する必要があります。例えば、出産休暇の従業員はFMLA(未払い)、州の有給家族休暇(部分的な賃金置換)、会社の短期障害ポリシー(完全な賃金置換)の資格があるかもしれません。あなたのハンドブックは、これらが同時実行できるかどうかを説明する必要があります。それはまた、主任指定(例えば、FMLAは状態の休暇と並行して実行)であり、従業員が州の利益のためにどのように適用するかを明確にする必要があります。あなたのハンドブックは、あなたがFMLAを離れる理由を「FORLDALA」と、同じ理由で提供してください。

5. 年間更新スケジュール(および必要に応じてAd Hoc)

法律は急速に変化します。 再発カレンダーリマインダーを設定し、年に一度にハンドブック全体を確認するようにします。 米国労働省、州の労働部門、およびSHRMのような評判の組織から更新を購読してください。 新しい法律が有効な場合、有料の病気休暇の拡大や、支払いの透明性要件など、関連する政策を即座に更新し、影響を受けるページや新しいエディションを再配布します。 各変更の日付と性質を示す変更ログを保持してください。

6. 署名された承認を得て下さい

従業員(新規雇用および既存のスタッフ)にハンドブックを配布し、署名または電子的承認が必要です。 承認された従業員は、ハンドブックを受け取ったこと、方針に従うことに同意し、ハンドブックが雇用契約を作成していないことを理解する必要があります。 雇用期間と終了後の期間(例えば、3〜5年)のために、各従業員の人事ファイル内のフォームを保持してください。 訴訟の場合には、従業員が同意したポリシーを確立することができます。

責任を生む共通のピッタフォール

最善の意思を持つ場合でも、ハンドブックは、会社を法的リスクにさらすことの間違いを伴います。これらの頻繁な間違いを観察してください。

  • 意図しない約束を成し遂げる – 「仕事のセキュリティを提供するために努力する」か「あなたは毎年性能のレビューを受け取る」のようなフレーズは、拘束力のある約束として解釈することができます。 必要に応じて免責事項を使用して、絶対を避けてください。
  • []競合他社のハンドブックをコピーする - 彼らの方針は、異なる状態、業界、または企業文化に合わせて調整することができます。 それらのためのどのような作品があなたの管轄区域の法律に違反する可能性があります。
  • [] - たとえば、あなたの状態の日付が病気の残量を支払った場合、あなたの手帳はそれについて言及していない場合は、あなたは一日から非準拠です。
  • []:新しい場所を追加した後に更新することに失敗[ - ハンドブックを見直しずに新しい状態にオフィスを開くと、その場所のための即時非コンプライアンスにつながることができます。
  • ] 外部用語 - 現行の「処理された」「処理の拒否」または「非公開」のような単語を置換し、敬意を表した用語(例えば、「障害のある個人」、「未承認労働者」)を指す。また、法律が拡張するかどうか(例えば、あなたのEEOポリシーに「性別のアイデンティティ」を追加)保護されたクラスへの参照を更新する。
  • 会社慣行を解決する - あなたの手帳が休暇を事前に承認しなければならないと述べた場合、あなたは定期的に不正な時間をオフすることができます、従業員はポリシーが病気であることを主張するかもしれません。 実際の慣行であなたのポリシーを合わせます。

エッセンシャルポリシー すべてのハンドブックは、含まれている必要があります

正確なリストは、業界、規模、場所によって異なりますが、次のポリシーは、確かな基盤を形成します。

  1. 平等雇用機会とアンチハラスメント – 苦情手続、調査プロセス、および非回復保証に関する包括的な声明。
  2. 行動規範と倫理[ - プロフェッショナルな行動の基準、利益相反、機密性、および会社のリソースの使用。
  3. 攻撃と残虐 - FMLA、状態の残量、有給休暇、休暇、その他の利点を含む。
  4. 職場安全衛生] – OSHAコンプライアンス、緊急避難計画、怪我報告手順、職場の暴力防止。
  5. []PayとTimekeeping - 過度なルール、食事と休憩の休憩、頻度を支払い、および時間管理要件。
  6. [情報技術およびソーシャルメディア] – 会社のシステム、プライバシーの期待、ソーシャルメディアのガイドライン、およびサイバーセキュリティルールの受け入れ可能な使用。
  7. 従業員の分類[ - 免除と非免除、フルタイム対パートタイム、一時的な労働者、および独立請負業者ポリシーの定義。
  8. 規準と終了 - 使用される場合は、進行中の懲戒律、即時終了のための地面、および最終的な支払い手順。
  9. 従業員の記録とプライバシー[ - 従業員のデータを収集、使用、および保護する方法、健康情報や社会保障番号を含む。
  10. []リモートとハイブリッドワーク] – リモートワーク、機器、レポート時間、データセキュリティ、および費用の払い戻しの期待

ハンドブックを時間をかけて守る方法

コンプライアンスは、継続的な実践です。これらの習慣をHR操作に構築します。

  • 特定の個人またはチーム(HRおよび法的)を割り当て、規制の変更と更新ポリシーを追跡します。
  • 新規の法律や内部慣行の変更に対して、手帳を監査するために、四半期または半年ごとにレビュースケジュールを設定してください。
  • 新しい法律が通過すると、任意のハンドブックポリシーに影響を及ぼすかどうかを評価します。それが行われる場合は、直ちに見直し、変更を伝達します。
  • 重要な改定後、全社員にハンドブックや更新されたポリシーを再配布し、新たなアクセシビリティを得られる。
  • バージョン履歴を維持したり、ログを変更したりします。日付、変更内容、および理由を注意してください。 古いバージョンが後で使用されている場合は、混乱を避けることができます。
  • 法律相談室に1年以上経過し、法律相談室にトップ・ツー・ボトム・レビューを実施してください。法律が進化し、法律が既存の法令を解釈することができます。

情報化される滞在のためのリソース

信頼できる情報は不可欠です。これらのソースをブックマークし、定期的にチェックしてください。

最終思考

連邦と州の法律に従う従業員のハンドブックは、組織が持つことができる最も貴重なリスク管理ツールの1つです。 明確性を提供し、曖昧性を減らし、説明責任と公平性の文化を構築します。 しかし、それは静的ではありません。 法的要件の変化、あなたの労働力は進化し、あなたの方針は維持しなければなりません。 徹底した初期ドラフト、定期的な法的レビュー、および体系的な更新プロセスに投資することで、あなたはコストのかかる訴訟からあなたのビジネスを保護し、そして、そして、それを計画的に活用するために、このガイドラインを実践する。