中小企業のための効果的な従業員のハンドブックを作成する方法

ハラスメント、差別、または再帰のための報告プロセスを記述します。 従業員が安全に来ることを感じているように、複数の報告アベニュー(例えば、直接スーパーバイザー、人事接触、匿名ホットライン)を提供して下さい。 会社は、誠意に懸念を報告する人に対して再帰を禁止することを強調します。

休暇と時間外

詳細は、すべてのタイプの休暇休暇休暇、休暇、病気休暇、個人日、親の休暇、休暇休暇休暇、休暇休暇休暇、休暇休暇休暇、休暇休暇、および軍事休暇。 家族や医療休暇法(FMLA)または同様の状態の法律に従う場合、適格性、申請手続き、および労働保護の権利を説明してください。

PTOが承認される方法、実行、キャップ、および終了時に支払われる方法に関する規則をします。従業員は明快さを認めます。周囲は、多くの場合、不満と紛争につながります。従業員が燃え尽きないように再充電するなどの、会社の理念について、会社が停止するのに注意してください。

報酬と利点

給与の頻度、支払期限の頻度、および任意のボーナスまたは手数料構造を概説する。健康保険、退職計画、専門的開発払い戻し、またはウェルネスプログラムなどの特典をリストします。特典が別々の文書に記載されている場合は、完全な詳細を見つけるための指示を含む。

小規模な企業にとって、大企業よりもメリットは単純かもしれませんが、文書化することはまだ重要ではありません。無料のコーヒー、駐車場、またはフレキシブルな時間などの特典もこのセクションに所属しています。従業員は、受取しているものや、それが何であるかについて透明性を高く評価しています。

安全・安心

緊急の手順、消防訓練、厳しい気象プロトコル、および応急処置ステーションを監視します。職場の暴力防止と安全危険を報告するためのプロセスを対処します。あなたの従業員が危険な材料や機器で働く場合は、特定の安全規則と必要な訓練が含まれます。

職場で薬やアルコールの使用に関する声明を含めてください。多くの状態は、労働者の補償の権利に対する特定の通知を必要とします。完全な安全マニュアルまたはOSHAのコンプライアンスリソースへのリンクは役立ちます。

懲戒処分とパフォーマンス

どのような場合、あなたの進歩的な規準のアプローチを記述します。 会社が口頭警告、書面による警告、懸濁液、または適切な終了を使用する可能性がある間、アプローチは契約ではありませんし、会社は保証されたときすぐに行動を取る権利を保持します。 概要のパフォーマンス評価サイクルと基準。

管理者が、パフォーマンスの問題を一貫して文書化できるように奨励します。 書面による懲戒め方針は、法的課題の場合には、会社を保護し、従業員に公平な機会を増やす。

アクノレッジメントとレシート

各従業員が署名し、返さなければならない認識書式であなたの手帳を終了してください。この1ページ文書は、従業員が手帳を受け取ったことを述べ、それが雇用契約ではないことを理解し、その方針に従うことに同意する必要があります。すべての従業員ファイルで署名された承認書を保管してください。このステップは、法的防衛のために重要です。それなしで、手帳は無視の主張に対して強制的ではないかもしれません。

中小企業の法的配慮

ハンドブックは、法的体重、精度、コンプライアンスの問題を運ぶ。 間違いは、訴訟、罰金、または行政罰にあなたのビジネスをexposeすることができます。 雇用弁護士または原案プロセス中に信頼できる人事コンサルタントと協力してください。

入社時雇用

モンタナ州のほとんどの中小企業は、いつでも、いかなる正当な理由で関係を終わらせることができるという、まさに、まさに、まさに、まさに、まさに、まさに、まさに、まさに、まさに、関係を終わらせることができるということです。あなたの手帳に、あたかも文句をつけてください。しかし、他の場所でそれを矛盾させないように注意してください。固定用語の採用として解釈される可能性のある言語を避け、または終了の原因を要求する。

[U.S. Labor[は、正式な雇用に関する一般的なガイダンスを提供しますが、州の例外(公共政策、無法契約、誠実)は劇的に変化することができます。 あなたの管轄権に精通した弁護士は不可欠です。

反差別およびハラスメント

あなたの方針は、民事訴訟法のタイトルVII、障害者法(ADA)、雇用法(ADEA)における年齢差別、および適用可能な状態または地方法を遵守しなければなりません。会社は、競争、色、宗教、性別(妊娠、性的指向、性別アイデンティティを含む)、国家起源、年齢、障がい、遺伝情報、その他の保護特性に基づいて差別およびハラスメントを禁止することを指定します。

苦情処理を明確に説明し、即時報告を奨励します。 専用の人事部門のない中小企業のために、訓練されたマネージャーまたは所有者を苦情役員として指定します。 報告プロセスがアクセス可能であることを確認し、同社はすべての苦情を迅速に調査します。

州と地方のコンプライアンス

州法は、多くの場合、連邦のものを超えて要件を追加します。例えば、カリフォルニア州、ニューヨーク、およびいくつかの他の州は、有給病休暇を有給し、家族休暇、授乳宿泊施設、および特定の支払い透明性規則を拡大しました。 多くの州では、特定の政策にアクセスしたり、賃金違反を報告したりする権利についての通知を記載するために、ハンドブックが必要です。

州レベル、予測計画法、または禁止法上の最低賃金床などの追加の条例については、地方自治体をチェックしてください。 SHRM]ウェブサイトは、有用な州法のマップを維持しますが、弁護士は強くお勧めします。

ハンドブックの作成と実装の手順

ゼロからハンドブックを作成することは圧倒的に感じることができますが、プロセスを管理可能なステップに分解することは、物事を追跡します。最終的な文書で約2200〜2500の言葉を向けることです。重要な領域をカバーするの十分な理解が、従業員が実際にそれを読んでくださる十分なことを認識します。

1. リーダーシップと人事から入選

所有者、管理者、および人々 の操作を処理する人との会議を実施します。既存の痛みのポイントを見直します。一般的な政策質問、競合を再発する、または混乱を引き起こす不当な領域。あなたが絶対に持っているのが素晴らしいものに対して必要とするポリシーをリストしてください。ハンドブックのビジネス目標を定義してください:主に法的リスクから保護し、すぐにオンボードにするか、文化を強化することです。

2. いかだ 明確にそして簡潔に

できるだけ合法的な英語を書いて、できるだけ法的な点を避けてください。 簡単にスキャンできる箇条書き、テーブル、および短い段落を使用してください。 すべてのポリシーは、目的の明確な声明から始めるべきです。 一貫して強制できない特定の数字やプロセスに過剰コミットしないでください。 例えば、「寛大な」ボーナスプログラムを調達する代わりに、条件と計算方法を述べます。

3. 法的レビューを入手

一見簡単なハンドブックでさえ、慎重に言葉をささなければ、意図しない契約義務を作成することができます。 小企業を専門とする雇用弁護士にあなたの草案を送ってください。 彼らが、あくまで言語を検証し、失業者をチェックし、あなたの州と局所のすべての適用法の遵守を確認することを依頼してください。 この費用のための予算。 それは訴訟を守るよりもはるかに安いです。

4. 従業員の配布と訓練

承認されたら、従業員に物理的またはデジタルコピーを提供します。鍵ポリシーを歩くためのオールハンドミーティングを検討し、質問に答えます。トレーニングは、行動規範、ハラスメントポリシー、および安全手順のために特に重要です。訓練の後、署名された承認を収集します。従業員ファイルまたは人事情報システムに保存します。

5. 年々見直し、更新

法律が変更され、ビジネスが進化します。 従業員のハンドブックの年間レビューをスケジュールし、年始期または新しい規則が有効になるたびに好ましく思います。 リモートワーク、休暇、透明性の支払い、および変更された他の領域に関するポリシーを更新します。 ハンドブック全体を再発行し、更新されたバージョンを従業員に確認するように依頼します。

6. レバレッジのデジタルツール

デジタルプラットフォームを使用してハンドブックをホストすると考えてください。 多くの中小企業は、カスタマイズ可能なハンドブックテンプレートと電子署名機能を含む、Gustto、BambodHR、またはRipplingなどのクラウドベースのHRソフトウェアを使用します。 デジタルハンドブックは、従業員が常に最新バージョンにアクセスできるように更新し、保証する方が簡単です。 さらに、紙の廃棄物を減らす。

避けるべき一般的な間違い

経験豊富なビジネスオーナーでも、手帳を起草するときにエラーが発生することがあります。以下は、以下のいくつかの落とし穴が明確になれる:

• []カスタマイズせずにテンプレートをコピーします。[すべてのビジネスにはユニークなニーズがあります。 一般的なポリシーは、あなたの文化や法的義務を反映していない可能性があります。
• [] 保たれない約束を約束します。[] ジョブセキュリティ、無制限の時間オフ、または契約として解釈できるボーナス保証について過度に寛大な言語を避けます。
• []あなた自身のポリシーを強制するという選択。[[]]管理が信頼性を損なうと、法的防衛を弱めることができるハンドブック。一貫性は重要です。
• 州固有の要件を調べる。[ 連邦のコンプライアンスのためにのみ書かれたハンドブックは、厳しい規則で状態にギャップを残すことがあります。
• []署名された承認を得る失敗。[]]署名された受領なしで、従業員は、ポリシーの通知がなかったと主張することができます。
• [] 不明確または矛盾する言語を使う。[[]] 一貫性のためのすべての重要な条件と交差チェックポリシーを定義します。例えば、PTO ポリシーが「無制限」と述べた場合、管理者は週以上かかることを疑わせ、矛盾した品種は不信を繁殖します。

コンテンツ

効果的な従業員のハンドブックは、中小企業が作ることができるスマート投資の1つです。それは期待を明確にし、法的暴露を減らし、従業員が情報と評価を感じる職場の文化を構築するのに役立ちます。すべての重要なポリシーを含む、あなたの会社の価値観の明確なビジョンから始め、法的遵守を確保し、定期的に文書を更新することにより、成長、変化、および課題を通じてビジネスをサポートするリファレンスツールを作成します。

問題があなたの手を動かすのを待ちましょう。もしまだ従業員の手帳を書いていなければ、今日のプロセスを始めてください。簡単な輪郭から始め、チームを組み入れ、必要な専門家の指導を探しましょう。今の時間を費やすと、潜在的な法的手数料がかかることもあります。