なぜ従業員のハンドブックが明確で執行可能な政策を必要とするのか

従業員のハンドブックは、歓迎されたパケットやルールのリストよりもあります。それは、あなたの会社の文化、期待、法的義務を伝達する基礎文書です。よく作られたハンドブックは、あなたの組織を責任から保護し、すべての従業員の一貫した治療を確実にし、専門的で尊敬する職場のためのトーンを設定することができます。場所の重要な政策がなければ、さらには、集中したチームは混乱、不整合性、リスクに漂流することができます。

この記事では、従業員のハンドブックごとに重要なポリシーを横断し、各問題がなぜ重要であるかを説明し、そして、両者と明確である言語を起草するための実用的なガイダンスを提供する必要があります。 あなたが最初から始めているか、既存のマニュアルを更新しているかどうかにかかわらず、これらのポリシーは、堅牢な従業員のハンドブックのバックボーンを形成します。

法的コンプライアンスポリシー: 非交渉可能な財団

連邦、州、および地方の法律は雇用主の特定の義務を課します。あなたのハンドブックは、会社とその人々の両方を保護するために、これらの要件を反映しなければなりません。 不当に書かれたコンプライアンスポリシーは、雇用訴訟や代理店の調査の主要原因です。

平等雇用機会(EEO)方針

EEOポリシーは、あなたの会社は、レース、色、宗教、性別、国家起源、年齢、障がい、遺伝情報、または他の保護特性に基づいて差別化されていないことを肯定しています。 このポリシーは、雇用、プロモーション、補償、または雇用の他の用語が禁止されていることを明示的に述べるべきです。 また、ハラスメントおよび合理的な宿泊施設に関するポリシーの段階を設定します。

のような関連連邦機関への参照を必ず含めてください。 均等雇用機会委員会] - と、苦情を提出したり、調査に参加したりする人に対して再帰する明確な声明も禁止されています。

ハラスメント・差別ポリシー

反ハラスメントポリシーは、EEOで手渡されます。強力なポリシーは、ハラスメント(例えば、動詞、物理的、視覚)を構成するものを定義し、レポート用の複数のチャネルを提供します。特定の保護特性を名前付け、ハラスメントが、スーパーバイザーとサブ座標の間、および顧客やベンダーなどの第三者から発生する可能性があることを明らかにする必要があります。

多くの州では、雇用主が性的なハラスメントの苦情を処理するための具体的な手順を含める必要があります。最低限に、調査プロセス、機密性期待、および潜在的な懲戒処分の範囲を制限します。この方針は、敵対的な労働環境の要求に対する防衛の最初の行です。より多くのガイダンスについては、 ]のリソースを参照してください。人的資源管理(SHRM)。

賃金と時間法の方針

従業員と過度のエラーの分類は、最も一般的な賃金と時間の違反の1つです。 ハンドブックは、従業員(免除対非免除)を分類し、標準的な週と営業日を定義し、過度の適格性および承認プロセスを記述する方法を説明しるべきです。 フェア・ラボ基準法(FLSA)および州固有の法律(例えば、カリフォルニアの食事と休憩の要件)に関する言及を含みます。

また、時間管理の期待に対応:従業員は、労働時間を正確に記録し、権限のない過度が事前承認されなければならない。この方針は、不注意な違反を防ぎ、従業員に支払いに関する明確な期待を与えるのに役立ちます。

家族と医療休暇法(FMLA)ポリシー

貴社が50名以上の従業員がいる場合、FMLAは、医療や家族的な理由を修飾するために、1年間最大12週間の未払い休暇を1年以内に提供する必要があります。組織が小さい場合でも、多くの州は独自の休暇法を持っています。ハンドブックは、適格性要件、通知および認定プロセス、支払い時間オフの操作方法、および従業員の回復の権利を概説する必要があります。

深刻な健康状態として修飾されていることについて正確であり、従業員が州法で要求されるあらゆる病気や休暇の時間を排出しなければならない条項を含む。この方針は、あなたの組織を遵守しながら、人生の最も困難な瞬間に従業員を支援するというあなたのコミットメントを示しています。

障害者法(ADA)政策のアメリカ人

ADAでは、雇用主は、障がいのある個人に合理的な宿泊施設を提供しなければなりません。そうしないと、過度の困難を引き起こすでしょう。あなたのハンドブックは、従業員が宿泊施設を要求し、文書が必要になるか、そして会社が可能なソリューションを評価する方法を説明する、このコミットメントを明確にし、対話的なプロセスを記述する必要があります。

合理的な宿泊施設には、修正された作業スケジュール、人間工学的機器、仕事の再構築、またはテレワークを含むことができます。ポリシーは、差別や障害に関連する再帰に対する禁止を強化する必要があります。 現在のガイダンスについては、 ADA.gov Websiteを参照してください。

職場行動方針: 専門主義のための標準を設定する

法的コンプライアンスを超えて、ハンドブックは日々の行動を形作ります。ポリシーは、従業員が期待しているものや、組織から期待できるものを知っている、予測可能な、尊敬する環境を作成します。

行動規範

行動規範は、あなたの会社の道徳的コンパスです。それは、その中核的価値、統合性、尊重、説明責任、そして特定の行動にそれらを翻訳する。トピックには、利益、贈り物、娯楽の競合、会社のリソース、機密性、および倫理的な懸念を報告する。このポリシーは、公序良俗やソーシャルメディア活動など、会社の評判に害を与えることができるオフデューティ・行動に対処する必要があります。

車両指向事業(または車両や機器を含む操作)では、安全運転、メンテナンス報告、輸送規制の遵守に対する期待も含まれる場合があります。言語のコンクリートと行動を可能にし、抽象的なものではありません。

出席と罰則方針

運用効率性のために、信頼性の高い出席が不可欠です。このポリシーは、標準作業時間、休憩期間、および報告不在または改ざんの手順を定義する必要があります。 クロックイン/アウトまたはタイムトラッキングの期待を含めると、不正な欠如が対処される方法(例、進行中の懲戒)を説明してください。

また、排泄された対、未使用の不在、および病気の去り、個人日、および休暇の要求の承認が機能するかどうかを解決します。 書面による出席方針は混乱を減らし、すべての従業員が一貫して処理されるようにします。

ドレスコードポリシー

外観基準は業界によって大きく異なります。フリート関連企業は、制服、安全ベスト、またはスチール・ツー・ブーツを必要とする場合があります。企業オフィスでは、ポリシーはビジネスカジュアルな服装や個人的なグルーミングに対応することがあります。鍵は明確です。許容可能で受け入れられないものと判断し、アライメント(安全、専門性、ブランドイメージ)を説明する。

性別、宗教、障がいに基づいて差別化する言語を避けるために注意が必要です。多くの企業が現在、専門的ベースラインを維持しながら、多様な役割と個人的な表現に対応している「あなたの日のためのドレス」アプローチを採用しています。

紛争解決方針

チームメンバーの争訟は避けられないが、エスカレーションする必要はありません。競合解決ポリシーは、関係や生産性を損なう前に、意見を解決するための構造化されたプロセスを提供します。手順概要:他の当事者と非公式な議論、監督者または人事、仲介、および必要な場合 - フォームの悲嘆の手順。

競争が専門的に扱われるという期待を強調し、活発なリスニングと。この方針は、売上高を削減し、信頼の文化を築きます。より多くのアイデアのために、Mediate.comの[]の仲介リソースからベストプラクティスを見直し。

安全・保安に関する方針:人、資産、データの保護

安全方針は、法律でよく必要とされるだけでなく、職場に認定された危険から無償で提供されている労働安全衛生法(OSHA)の義務。あなたの手帳は、詳細な安全要求、緊急手順、およびセキュリティプロトコルを含む必要があります。

職場安全方針

本方針は、安全労働環境の維持のために、ハザード・本人確認、事故報告、個人保護機器(PPE)の使用、従業員の責任をカバーしています。車両検査、負荷確保、給油に関する具体的なルールを含みます。安全違反の訓練要件と懲戒措置は明確に述べるべきです。

従業員に、安全状態を報告し、再帰を恐れずに報告する。会社の安全委員会または指定安全責任者に会い、会社の安全マニュアルまたは標準の運用手順へのリンクを提供する。安全規則が頻繁に変更されるため、定期的な更新が不可欠である。

緊急事態の手順方針

従業員は、火災、医療緊急、自然災害、またはアクティブな脅威の状況で何をすべきかを知っています。この方針は、避難経路、アセンブリポイント、消火器の場所、および応急処置キットの可用性を概説する必要があります。また、厳しい気象プロトコル(トルネード避難所など)と避難所の指示が含まれます。

練習訓練は定期的に開催され、手帳は緊急の手順に従うことに注意する必要があります。避難中に障害のある従業員に援助を受ける方法を提供します。

データセキュリティポリシー

サイバー脅威が上昇すると、データセキュリティポリシーは非交渉です。このポリシーは、パスワードの要件、機密情報(顧客データ、財務記録、取引秘密)の処理、会社ネットワークやデバイスの使用、および作業(BYOD)のための個人データを使用するためのルールをカバーする必要があります。セキュリティ侵害または疑わしいフィッシング試みのためのレポートプロトコルが含まれています。

ダイレクトスのようなフリート管理ソフトウェアを使用する企業にとって、従業員がログイン認証を共有しなければならず、マルチファクタ認証を使用しなければならず、積極的に作業を行わないときにログアウトする必要があります。強力なデータセキュリティポリシーにより、社内とクライアントの両方の侵害や保護のリスクが軽減されます。

薬物・アルコール政策

物質乱用は、判断を損なう、反応時間を遅らせ、事故を引き起こします。 薬物のない職場の方針は、連邦の請負業者に必要であり、すべての雇用主に推奨されます。 この方針は、オンコールまたはスタンバイ期間を含む労働時間の影響下にあるゼロ耐性アプローチを述べるべきです。

薬物検査が起こるとき(雇用、ポスト・アクシデント、合理的な疑惑、ランダム)指定し、試験に提出する拒否が懲戒処分につながる可能性があることを明らかにする。 従業員の援助プログラム(EAP)などの自主的なヘルププログラムに関する声明を含む、物質の乱用に苦しむ従業員を支援します。

追加のポリシー 現代のハンドブックが必要とするすべての

作業が進化するにつれて、そのポリシーを管理します。リモートワーク、ソーシャルメディア、ビジネス旅行、およびパフォーマンス管理は、操作を円滑にし、期待を揃え続けるための明確なガイドラインが必要です。

リモートワークポリシー

主にフィールドで運営している場合でも、リモートまたはハイブリッドの作業ポリシーはます重要になります。このポリシーは、テレワークの対象となる人、機器の提供、生産性測定方法、および可用性と通信の期待を定義する必要があります。また、データセキュリティ(例えば、安全なWi-Fi)および人間工学に基づいたワークステーションの要件に対処します。

艦隊の文脈では、車や家庭のディスパッチャから働くフィールドスタッフが「遠隔」ということもあります。すべての従業員が、場所に関係なく、同じ行動、安全、コンプライアンスポリシーに従うことを宣言します。よく書かれたリモート作業方針は、信頼と責任を育むものです。

ソーシャルメディアポリシー

従業員は、オンラインでもオフでも、ブランドが大使です。ソーシャルメディアポリシーは、個人や会社アカウントに関する専門家の行動に対する期待を置きます。トピックには、機密情報を共有し、仕事について投稿する際に従業員として自分自身を識別し、ハラスメントや不審なコメントを避けます。

本方針は、当社のソーシャルメディアアカウントに、投稿、承認プロセスが使用されるか、ネガティブなコメントへの対応方法など、また、社内の個人情報保護と、国立労働関係法(NLRA)に基づく従業員の自由なスピーチの権利を尊重したバランスで、法律相談窓口に相談してください。

旅行方針

クライアントサイト、会議、フィールドの割り当てなど、従業員が仕事に旅行する場合、旅行ポリシーはお金を節約し、混乱を削減します。 カバー:旅行が承認される方法、予約方法、食事や宿泊施設の払い戻し制限、マイレージ率(IRSガイダンスに従う)、および費用レポートを提出するための手順。

車両のドライバーは、このポリシーを車両使用規則、燃料処理手順、およびドライバーの要件(有給ライセンス、許容運転記録)と組み合わせます。 明確な旅行方針は、従業員がカバーされているものを知っていることと、問題や不正防止がないことを保証します。

業績・懲戒め

従業員は、期待が満たされていないとき、その性能が評価され、何が起こるかを理解することに値します。この方針は、周波数、基準、および評価を実施するパフォーマンスレビュープロセスを概説すべきです。また、進行中の懲戒ステップ(バーバル警告、警告、サスペンション、終了)を記述し、同社は深刻な誤差のためのステップをスキップする権利を留保します。

ハンドブックが契約ではないことと雇用が正式であるという声明を含めてください(異なる法的アレンジがある場合を除く)。この方針は透明性を生み、不公平な治療や不当な終了の主張から会社を保護します。

ハンドブックを生き続ける:レビュー、アップデート、コミュニケーション

静的ハンドブックは責任です。法律変更、ビジネスニーズが変化し、裁判所の決定は、政策を再解釈します。重要な法的開発が起こるとき、または、毎年あなたのハンドブックを見直しるためにスケジュールを設定します。人事、法律相談、および部門のヘッドは、ハンドブックが関連性および執行可能な状態であることを保証します。

政策を更新するときは、明確に変化を伝えます。変更された内容の要約を提供し、従業員が電子的に受領または書面で確認を要求します。記録の以前のすべてのハンドブックの日付バージョンを保持してください。この慣行は、デューデリジェンスを実証し、監査または訴訟の場合に明確なトレイルを提供します。

結論:戦略的資産としてのハンドブック

従業員のハンドブックは、あなたのチームを揃え、あなたの会社を保護し、あなたの文化を築き上げる戦略的なツールです。 上記の基本的なポリシーを含む - 法的コンプライアンス、職場の行動、安全およびセキュリティ、および現代の職場のガイドライン - あなたは、信頼、一貫性、卓越のための基礎を作成します。

独自のフリート操作やビジネスモデルを反映した、明確で強制的な言語を起草する時間を取ります。定期的に更新し、組織で成長する生きた文書としてハンドブックを扱います。従業員がルールを理解しているとき、彼らは安全を感じます。彼らが安全を感じるとき、彼らは最善で実行します。