従業員の手帳を新しいヒアリングに伝えたいベストプラクティス

はじめに: 成功したオンボーディング体験の基礎

従業員のハンドブックは、単なる文書ではありません。それは、会社のミッション、ポリシー、文化的規範を新しい雇用を一直線に整列するための重要なツールです。しかし、最も見事に作られたハンドブックでさえ、効果的に通信されていない場合、失敗します。不当に伝えられたハンドブックは、混乱、政策違反、および従業員の雇用関係への弱いスタートにつながることができます。

研究では、組織の組織が組織の組織を組織化したプロセス経験54%の新規雇用生産性と50%の高保持率が増加していることを示しています。従業員のハンドブックは、その構造の集中的な役割を果たしています。新しい雇用が明確で、アクセス可能で、あなたのハンドブックに関するコミュニケーションをやり取りするとき、彼らは期待を理解し、含まれている感じ、そして一日から最善を尽くすことがより高まっています。

この記事では、従業員のハンドブックを新しい雇用に伝え、デジタル配信とオリエンテーションセッションから言語アクセシビリティと継続的なフィードバックループに至るまで、すべてのものをカバーするための実証済みのベストプラクティスについて説明します。伝統的なプリントフォーマットやモダンなデジタルプラットフォームを使用している場合でも、これらの戦略は、静的なドキュメントを動的にオンボーディングアセットに変えるのに役立ちます。

なぜ従業員ハンドブックのマットの明確なコミュニケーション

従業員のハンドブックの明確な通信はオプションではありません。それは、法的コンプライアンス、従業員のエンゲージメント、および運用の一貫性のための基礎的な要件です。新しい雇用が手帳を受け取るが、それを理解していないとき、リスクは多重なります。

法的およびコンプライアンスへの影響

多くの管轄区域では、従業員のハンドブックは、反ハラスメント規則、出席の期待、安全手順などのポリシーが正式に伝えられているという証拠として機能します。紛争が生じた場合は、裁判所や規制機関は、多くの場合、従業員がハンドブックを明らかに提示し、承認したかどうかを尋ねます。Vagueまたは急な通信は、あなたの法的防衛を弱めることができます。

米国等雇用機会委員会(EEOC)は、雇用主が職場の権利と政策に関する明確でアクセス可能な情報を提供することを推奨しています。同様に、人財管理協会(SHRM)は、ハンドブックが「従業員が容易に理解できる明白な言語で書かれている」と強調しています。効果的にコミュニケーションを取ることは、あなたの組織を不必要な責任にさらすことができます。

従業員ハンドブックに関するEEOCガイダンスについて詳しく知る[

従業員のエンゲージメントと保持

組織が透明性を重視し、その人々に投資する、有益なハンドブック信号。一方、古いハンドブックは、新しい雇用を嫌うか、または切断する可能性がある。 Gallupによる研究によると、会社方針や文化について知らさを感じる従業員は、年を超えた組織にとどまる可能性が高い2.3倍です。スタートからの明確なコミュニケーションは信頼を築き、売上高を削減します。

文化的アライメント

ハンドブックは、会社の価値観の反射です。ボード上でこれらの値を明確に伝えると、新しい雇用はミッションを内在化し、その行動を整列するのに役立ちます。例えば、ハンドブックがコラボレーションを強調する場合、人で説明されているリモートワークエチケットのセクションは、単なる電子メールで、文化規範を強化することができます。

従業員の手帳を伝えたいというベストプラクティス

以下は、コミュニケーションプロセスの重要な領域によって組織される詳細なベストプラクティスです。各プラクティスには、すぐに実行できる実用的な手順が含まれます。

1. 現代用具が付いているデジタルアクセスを提供して下さい

Goneは、新しい雇用をプリントバインダーに渡す日であり、それらを吸収することを期待しています。デジタルアクセスは新しい標準です。電子メールの添付ファイルが機能しますが、より良いアプローチは、バージョン管理、検索性、モバイルアクセシビリティを可能にするDirectusのようなあなたの会社のイントラネットや専用のプラットフォームであなたのハンドブックをホストすることです。

新しい雇用が特定のポリシー、ブックマークセクションを検索し、自分の携帯電話でハンドブックにアクセスできるとき、必要に応じてそれを参照する可能性ははるかに高くなります。デジタルフォーマットが応答性があり、一般的なブラウザやモバイルデバイスで動作します。

検索可能なデータベースを使用します:[]]検索機能を使用して、ハンドブックをWebベースの形式に変換します。ダイレクトスは、あなたのハンドブックのための検索可能な知識ベースに電力を供給することができますヘッドレスCMSを提供します。
資源の支援リンク:]] ハイパーリンクを、登録フォーム、安全トレーニングビデオ、または外部の法的リソースに含めます。
[]バージョントラッキング:[]]])ポリシーが変更されると、従業員は更新された内容を確認する必要があります。デジタルプラットフォームは変更日と変更の要約を表示することができます。

Directusは、デジタルハンドブックの管理と配布に柔軟に対応します。APIファーストアーキテクチャでは、ハンドブックを直接オンボーディングポータルや従業員アプリに統合し、すべてのタッチポイント間でシームレスな更新を保証します。 [Directusが従業員のハンドブックにどのように電力を供給できるかを調べます。

2. インタラクティブなオリエンテーションセッションを開催

初日の前のハンドブックをメールするのは良いスタートですが、対面(または画面から画面へ)の議論を交換しないでください。新しい雇用の方向に時間を捧げ、最も重要なポリシーを歩く:アンチハラスメント、行動のコード、休暇ポリシー、リモートワークの期待、および安全手順。

インタラクティブなオリエンテーションセッションでは、次の3つの重要な利点があります。

クラリファイ:]] 新規採用では、直後に異常な表面週間が経つのを防ぐことができます。
Context:]] たとえば、あなたの会社は厳格なノーギフトポリシーを持っている理由、または背景チェックが必要な理由など、ポリシーの背後にある「なぜ」を説明することができます。
]エンゲージメント:]]:例とストーリーを持つライブセッションは、材料を記憶に残るようになります。各ページを読んでいない。代わりに、最も重要な項目を強調し、議論を奨励します。

リモートチームでは、画面共有とグループディスカッションのブレイクアウトルームでビデオ会議を利用します。ライブに参加できない人のためのセッションを記録しますが、ライブインタラクションは機密トピックに強く推奨されます。

3. クリア、包括的な言語を使用する

ハンドブックは、すべての読み取りレベルと多様な背景から従業員にアクセスできる必要があります。法律、ジャーゴン、および必然的に複雑な文を避けてください。 SHRMは、読みやすいレベルを目指していることをお勧めします。 8または9. Hemingway Appのようなツールを使用すると、テキストを評価することができます。

また、考慮:非ネイティブ英語のスピーカーは、idiomsや文化的参照に苦労するかもしれません。プレーン英語を使用して、任意の技術的な用語を定義し、あなたの労働力が多言語である場合、翻訳を提供します。グローバルな組織のために、専門的に関連言語に翻訳されたハンドブックを持っていることを検討してください。

可読性を超えて、包括的な言語は、性別固有の専門職を避け、単一の長官として「それら」を使用して、ポリシーの例が多様なシナリオを反映していることを確認します。例えば、「従業員が配偶者を連れて行くとき」ではなく、「従業員が配偶者を連れて来るとき」ではなく、これらのような小さな調整は、すべての従業員が尊重されるようにします。

4. 質問を奨励し、安全なフィードバックループを作成します。

新規採用は、理解していないポリシーについて質問をしたり、未準備や困難に遭遇する恐れがあります。積極的に質問を歓迎し、報われている環境を作成します。

ハンドブック大使を指定する:[] 人的資源の接触や90日間にハンドブックの質問に答えることができるピアメンターを割り当てる。
匿名Q&Aツール:[SlidoやGoogleフォームなどのプラットフォームを使用して、従業員が自分自身を識別することなく質問を提出することができます。
:]のスケジュールフォローアップタッチポイント:30、60日、90日、新しい雇用で、ポリシーに関する任意の言語質問がある場合は、チェックしてください。

従業員が質問を安全に尋ねるとき、彼らは政策を順守し、懲戒処分につながる可能性がある不注意な間違いを作る可能性が低い可能性が高いです。定期的に、質問が関与の兆候である新しい雇用を思い出させます、弱さはありません。

5. ハンドブックの現在の状態を保ち、更新を明確に伝えて下さい

何も、古いハンドブックよりも速く信頼を下すことはありません。新しい雇用が現在の慣行を矛盾するバージョンを与えられた場合、彼らはすべての通信の信頼性を疑問に思います。定期的に見直しサイクルを、四半期または2年ごとに確立し、法的変更、会社の成長、または従業員のフィードバックに基づいてポリシーを更新します。

アップデートが起きるとき、単に新しいバージョンを投稿し、誰もがそれを読んでほしいと願ってはなりません。特定の変更を強調し、なぜ彼らが作ったのかを説明し、従業員に更新されたセクションを読んで理解しているかを知らせてください。重要な変更については、簡単なQ&Aセッションを保ちましょう。

デジタルハンドブック自体の変革ログを使って、変化と時を見せる。この透明性は信頼を築き、混乱を削減します。

効果的なコミュニケーションのための追加のヒント

コアプラクティスを超えて、新しい雇用がハンドブック情報を吸収し、保持する方法を劇的に改善することができます。

インタラクティブ要素:クイズとビデオ

パッシブ読書は、低い保持につながります。対話的な要素を追加して、学習プロセスを魅力的で思い出に残るようにします。

[ナレッジチェック:[]各主要なセクションの後(例えば、アンチハラスメント、出席、利点)、新しい雇用は短いクイズを完了しています。クイズは、さらなるレビューを必要とする理解とハイライト領域を確認します。タイプフォームやGoogleフォームなどのツールは、簡単な評価を提供できます。
シナリオベースの動画:[は、ドライポリシーステートメントの代わりに、実際のシナリオを提示する短いビデオを示します。例えば、興味の競合を処理する方法、そして正しい応答を議論します。ビデオは感情的なエンゲージメントを高め、従業員は文脈でポリシーを適用するのに役立ちます。

Directusはビデオホスティングプラットフォームとシームレスに統合し、クイズ、ビデオ、ハンドブックテキストの統一されたハブとして機能し、豊富なインタラクティブなオンボーディング体験を実現します。

概要のチートシートを作成する

すべての新しい雇用は、カバーにハンドブックカバー全体を読み取ります。最も重要なルールとリソースを強調する1ページチートシートを提供します。ハンドブックをオンラインで見つける場所、緊急連絡先番号、利点入学期限、および3つのゴールデンルールの行動。このクイックリファレンスガイドは、不安を軽減し、最初の数週間の間にライフラインとして機能します。

重心カードストックでチートシートを印刷するか、デスクトップにピントできるデジタルダウンロードを作成することを検討してください。視覚的にアイコンやカラーコーディングでスキャン性を向上させることを確実にします。

センシティブポリシーのパーソナライズされたウォークスルーを提供

健康保険、支払済時間、またはデータ保護に関連する特定のポリシーは、一対一の説明を必要とします。人事担当者またはこれらのセクションを歩くための利点専門家と簡単なプライベートセッションをスケジュールします。個人的な注意は、同社が従業員の個々の状況を気にし、誰も亀裂を通さないことを確認することを示しています。

リモート従業員のために、ビデオ通話を使用して、画面を共有して関連するセクションを歩く。後で書かれている要約を提供して、それらがそれに戻ることができます。

レバーピーマンメンターシップ

少なくとも6か月間、会社としていたブディやメンターを雇用するごとに割り当てます。メンターは、手帳ポリシーを非敏感な質問に答え、そして期待される行動をモデル化することで、非公式に強化することができます。このピアツーピアコミュニケーションは、特に明示的に書かれていない文化規範のために、HRを直接尋ねるよりも、より少ない刺激を感じることが多いです。

ハンドブックのコンテンツで事前にトレーナーを訓練して、新しい雇用を正確に導くことができます。メンターの月間チェックして、質問や混乱点を再調査するフィードバックを収集します。

ハンドブックコミュニケーションの有効性を測定する

コミュニケーションの努力が働いているかどうかはどのように知ることができますか?測定なしで、あなたは盲目に飛んでいる。成功を評価するために簡単なメトリックを実行し、ギャップを識別します。

Acknowledgment レート

週に1回以内に手帳の受入と理解を正式に認める新しい雇用の割合を追跡します。 90%未満のあなたのレートが切り裂き、あなたの配達プロセスを確認します。デジタルアクセナレーション(例えば、Directusのようなプラットフォームの電子署名)は、明確な監査証を提供します。

クイズスコア

知識チェックを使うと、一般的に誤解される政策を識別するためにスコアを集計します。特定のセクションの信号の低スコアは、そのセクションを書き直したり、方向性中に追加の説明を提供する必要があるかもしれません。

フォローアップ質問ボリューム

初めて90日間に渡って、ハンドブックについて、質問がいくつも増えているのかを監視します。質問の多い部分は必ずしも悪いことではありませんが、従業員が従事しているわけではありません。しかし、それらの質問の性質は特定のトピックに関する混乱を明らかにすることができます。同じ質問が起きているのであれば(例えば、「私の個人的なデバイスを仕事に使うことはできますか?」など)、ハンドブックをもっと明確に対処してください。

保有・従業員満足度調査

ハンドブックの明快さと有用性に関する90日と年中の従業員アンケートに質問を添付してください。例えば、「従業員のハンドブックが会社の方針を理解するのに役立ちますか」または「手帳がアクセスしやすく読みやすいか」というフィードバックを使用して継続的に改善します。

政策コンプライアンス監査

定期的に監査は、主要なポリシー(例えば、タイムオフリクエストの手順、費用報告)に遵守します。体系的な非遵守を見つけた場合、ハンドブック通信が不足していると表示する場合があります。新しい雇用が搭乗中にそれらのポリシーを理解しているかどうかを調べます。

共通の課題を克服

最善の慣行でも、障害物に遭遇する可能性があります。それらに対処する方法は次のとおりです。

課題:情報積み過ぎ

新規採用は、一度にあまりにも多くの情報によって圧倒される可能性があります。これに対処するには、フェーズハンドブックの配信。 1日前に最も重要なポリシー(導通、安全、反ハラスメント)を送信し、最初の週に利点と特典を導入し、最初の月により少ない緊急ポリシー(ITセキュリティルールなど)を導入します。

課題:遠隔作業員の派遣

リモート従業員は、電子メールで埋め込まれている場合は、ハンドブックを読んでスキップすることができます。専用のオンボーディングプラットフォームを使用して、セクションを完了します。また、対話できるライブ仮想セッションを保持します。各5〜10分だけかかるマイクロモジュールにハンドブックを破ることを検討してください。

課題:多言語の労働力における言語障壁

複数の言語に及ぶ場合、最も一般的な言語でハンドブックを提供します。あまりの一般的な言語では、その言語の要約を提供し、バイリンガル同僚に助けを求めることができます。 DeepLのような機械翻訳ツールは助けることができますが、常に精度のための人間のレビューを持っています。

チャレンジ:ハンドブックトーロング

長いハンドブックは読書を開示します。詳細な手続き情報(ステップバイステップの費用報告の手順など)を、追加またはポリシーページを分離することによって、主要な文書簡潔に保って下さい。コア文書は集中されるので、ハンドブック内のハイパーリンクを使用してください。

コンテンツ

従業員のハンドブックの効果的なコミュニケーションは、初めての1日前に始まり、従業員のライフサイクル全体で継続する継続的なプロセスです。デジタルアクセスを提供することで、公用語、質問の奨励、および定期的にコンテンツを更新することで、あなたは、妥当性、従事性、および生産的な労働力のためのステージを設定します。

ハンドブックは、あなたの会社の価値観を反映した生きた文書であることを覚えておいてください。あなたが主要なコミュニケーションの努力をあなたに与えるであろう同じ注意でそれを扱います。それがアクセス可能、理解可能、そして実用的なものにするツールとプロセスに投資します。新しい雇用が明確で一貫性のある情報を備えていると感じた場合、それらは最も重要であることを強調する能力があります。素晴らしい仕事をし、あなたの組織の成功に貢献します。

ハンドブックの配布と更新を合理化しようとする組織にとって、Directusのようなプラットフォームは強力で柔軟なソリューションを提供します。ヘッドレスなCMS機能により、コンテンツを集中的に管理し、バージョンをコントロールし、すべての従業員にカスタマイズされたエクスペリエンスを提供できます。 []]Directusブログでデジタル従業員のハンドブックに最適なプラクティスの詳細をもっと読む。