Comprendere lo scopo del Contratto

Prima di redigere una sola parola, passo indietro e chiedere: Che cosa è questo contratto realmente destinato a fare? Un contratto è più di una raccolta di clausole legali; è una roadmap che definisce le aspettative, assegni il rischio e fornisce rimedi quando le aspettative si rompe.

Si tratta di un acquisto a tempo pieno, di una partnership a lungo termine o di un accordo di lavoro? Ogni tipo richiede un'enfasi diversa. Un contratto di vendita dovrebbe concentrarsi sui termini di pagamento e sul trasferimento di proprietà. Un accordo di joint venture ha bisogno di disposizioni di governance e di uscita dettagliate. Un accordo di licenza del software deve affrontare i diritti di proprietà intellettuale e le restrizioni di utilizzo.

Utilizzare la lingua chiara e precisa

L'ambiguità è il nemico dell'applicabilità. Usare il linguaggio semplice, semplice ed evitare legalse che confonde piuttosto che chiarifica. Invece di scrivere "il partito della prima parte indennizzerà", scrivere "il venditore compenserà l'acquirente per tutte le perdite." Definire i termini chiave all'inizio del contratto - per esempio, "Servizio" significa X, "Informazioni riservate" significa Y, "Effective Date" riduce il contratto.

Essere deliberato con verbi. "Shall" impone un obbligo obbligatorio; "may" concede il permesso; "will" indica un'azione futura. Utilizzando la parola sbagliata può creare diritti o doveri non desiderati. Inoltre evitare aggettivi vaghi come "reasonable" senza definire che cosa "reasonable" significa in contesto. Per esempio, "prompt delivery" dovrebbe diventare "delivery entro 10 giorni lavorativi dopo il ricevimento dell'ordine.

Definire la portata e i materiali di consegna

Incorpora un programma dettagliato o un'appendice che elenca i criteri di consegna, di milestone e di accettazione. Se il contratto è per un progetto di sviluppo software, specificare le caratteristiche esatte, gli standard di prestazione e le procedure di test. Utilizza metriche misurabili: "Il software deve caricare in meno di due secondi su hardware standard" invece di "il software deve eseguire rapidamente".

Utilizzare falsi sintesi inglesi dove necessario

Alcuni contratti beneficiano di un breve riassunto "spiegare inglese" di obblighi chiave all'inizio di ogni sezione. Ciò è particolarmente utile per i proprietari di piccole imprese o parti interessate non legali che potrebbero non essere esperti. Il riassunto non sostituisce il testo legale, ma rende il contratto più accessibile e riduce la possibilità di sorprese. Ad esempio, prima della clausola di indennizzo, si potrebbe aggiungere: "Questa clausola significa che ogni parte accetta di pagare l'altro per determinati tipi di reclami di eccezione.

Includere elementi chiave del contratto

Un contratto ben strutturato copre tutte le aree essenziali: di seguito è una ripartizione estesa dei componenti più critici, anche mancando si può creare un gap che porta a una disputa.

Parti coinvolte

Identificare ogni parte con nomi legali completi e, se applicabile, includere lo stato di incorporazione e l'indirizzo registrato.Evita soprannomi o abbreviazioni che potrebbero creare confusione. Se ci sono più entità - come le società madri, le filiali o le affiliate - chiariscono se sono parti del contratto, i beneficiari di terze parti, o semplicemente riferimenti.

Termini e condizioni: Diritti e responsabilità

Per i contratti di servizio, includere i tempi di risposta, gli standard di qualità, i requisiti di reporting e le procedure di accettazione. Per gli accordi di vendita, specificare garanzie, disclaimer e proprietà intellettuale. Rendere ogni obbligo measurable in modo che le prestazioni possono essere verificate oggettivamente.

Dettagli di pagamento

Dichiarare l'importo esatto, la valuta, il calendario di pagamento e il metodo (ad esempio, bonifico bancario, ACH, carta di credito). Includi sanzioni di pagamento tardiva, tassi di interesse (se consentito dalla legge), e le condizioni per i cambiamenti di prezzo. Se il contratto comporta pagamenti di pietre miliari, legarli a specifici consegnabili e definire ciò che innesca il pagamento.

Durata e terminazione

Definire la data di inizio e la data di fine o fornire un meccanismo per il rinnovo automatico (ad esempio, "rinuove ogni anno a meno che una parte non dà 60 giorni di preavviso") Le clausole di cessazione dovrebbero coprire sia la cessazione "per causa" — come una violazione materiale che non è curata entro un determinato periodo — e la cessazione "senza causa" — tipicamente con un periodo di preavviso come 30 o 60 giorni.

Risoluzione delle controversie

Includere un processo passo dopo passo che inizia con negoziazioni informali — per esempio, un requisito "meet e conferire" entro 10 giorni da una controversia. Quindi spostare alla mediazione; molti contratti rendono obbligatoria la mediazione prima di una parte può fare causa. Dopo la mediazione, specificare se le controversie andranno a arbitrato o contenzioso. Se arbitrato, dichiarare se è vincolante, quali regole di arbitrato dettagliate si applicano (come AAA o JAMS), recuperare come gli arbitri sono selezionati.

Limitazioni di responsabilità e indennizzo

Capisce l'importo che una parte può rivendicare dall'altra — per esempio, "la responsabilità totale non deve superare il valore contrattuale pagato negli ultimi 12 mesi" o "il limite è di $1 milione". Escludere i danni punitivi e conseguenti se il diritto locale permette. Le clausole di indennizzo richiedono una parte per proteggere l'altra contro le rivendicazioni di terzi — comune in accordi di servizio in cui il venditore indennizza l'avvocato per violazione di proprietà intellettuale.

Forza maggiore

Questa clausola giustifica le prestazioni quando si verifica un evento straordinario al di là del controllo delle parti — disastri naturali, pandemie, guerra, azione governativa, o interruzioni della supply chain. Definire ciò che si qualifica come un evento forza maggiore, e includere obblighi di notifica all'altra parte entro un tempo ragionevole e minimizzare il modello di spiegazione standard [Le disposizioni di forza maggiore] sono più critiche che mai.

Indirizzo Potenziali Rischi Prima di Diventare Disputes

La gestione del rischio attiva è il segno distintivo di un contratto solido. Anticipate ciò che potrebbe andare storto e scrivere clausole che mitigano quei rischi. Di seguito sono diverse aree di rischio comuni che meritano una copertura esplicita.

Riservatezza e protezione dei dati

Se le informazioni sensibili saranno condivise, includono una clausola di riservatezza che definisce ciò che è considerato riservato, la durata della riservatezza (ad esempio, "per cinque anni dopo la risoluzione"), e le eccezioni (informazioni pubbliche, informazioni sviluppate indipendentemente, informazioni ottenute da terzi senza restrizioni). Per i contratti che coinvolgono i dati personali - nomi dei clienti, indirizzi e-mail, registri sanitari - aggiungere un addendum del trattamento dei dati che rispetta le leggi sulla privacy relative come GDPR, CCPA, CCPA, PIPEDA, Brasile.

Requisiti di assicurazione

Richiedete all’altra parte di portare a termine politiche di assicurazione adeguate — responsabilità generale, responsabilità professionale (errori e omissioni), compensazione dei lavoratori, responsabilità informatica e copertura ombrello — e nominate la vostra azienda come un’assicurazione aggiuntiva su tali politiche.

Cambiare il controllo e gli emendamenti

Qualsiasi cambiamento di portata, prezzo, timeline o consegnabili deve essere scritto e firmato da entrambe le parti. Ciò impedisce poi afferma che "abbiamo concordato un cambiamento verbalmente" — che è una delle fonti più frequenti di controversie in relazioni commerciali in corso. L'ordine di cambiamento dovrebbe specificare l'adeguamento al prezzo, al programma e a qualsiasi altro termini interessati.

Registrazione e ispezione

Consenti a ciascuna parte il diritto di ispezionare i record relativi alle prestazioni — ad esempio, nei contratti di costo-plus in cui i pagamenti si basano sui costi effettivi sostenuti, o negli accordi di servizio in cui viene verificata la conformità agli accordi di livello di servizio. Specifica i periodi di preavviso, la portata di controllo e gli obblighi di riservatezza per i record ispezionati.

Pitfalls comune nella stesura e come evitare di loro

Anche i contratti ben intenzionati possono contenere insidie che portano a dispute.

Lingua e assunzioni vaghe

Utilizzando parole come "migliori sforzi", "commercialmente ragionevoli", o "il più presto possibile" senza definizioni obiettive invita il disaccordo. Invece di "migliori sforzi", precisare le azioni specifiche richieste: "dedicherà almeno 20 ore alla settimana al progetto e fornire rapporti di progresso settimanale". Se si basa su ipotesi su eventi futuri - come le condizioni di mercato o l'approvazione normativa - dichiarare quelle ipotesi nel contratto in modo che se cambiano, le parti possono rinnegare.

Scadenza di clausole di boilerplate

Le clausole di boilerplate — come la legge di governo, la sede, l'intero accordo (clausola di emergenza), la rinuncia, la severabilità e le disposizioni di avviso — possono sembrare poco importanti, ma impediscono le controversie su questioni procedurali. Ad esempio, un'intera clausola di accordo impedisce a una parte di rivendicare che le promesse verbali al di fuori del contratto sono applicabili.

Ignorando la legge e la sede governativa

Se il contratto non specifica la legge governativa, un tribunale applicherà le proprie regole di conflitto-di-legge, che possono portare a un risultato sfavorevole. Sempre dichiarare quale stato o diritto del paese governa il contratto. Inoltre scegliere la sede - che tribunale o luogo di arbitrato sentirà controversie. Se si è basato a New York e l'altra parte è in California, che richiede tutte le clausole contenziose a New York può essere un onere significativo del partito della California — ma anche.

Negoziare con la strategia e l'empatia

La stesura è solo la metà della battaglia; la negoziazione forma il contratto finale. Preparare sapendo i vostri must-have, trade-off e punti di fuga. Iniziare con un'offerta equa che protegge i vostri interessi senza essere così unilaterali che provoca resistenza.

Ricordate, un contratto è uno strumento di partnership. Se si spinge troppo duro su termini unilaterali, si può vincere la clausola ma perdere il rapporto di affari. Conversamente, concedere su elementi non essenziali per garantire le protezioni critiche. Tenere una mente aperta e documentare tutti i cambiamenti concordati in un progetto revisionato. The U.S. Small Business Administration fornisce indicazioni sui principi fondamentali di negoziazione del contratto che possono aiutare a prioriti.

Cercare la recensione legale

Un professionista legale può individuare scappatoie, garantire il rispetto delle normative locali e specifiche del settore, e suggerire un linguaggio alternativo che rafforza la vostra posizione. Non fare affidamento solo su modelli trovati online - raramente si adattano alla vostra situazione esatta e possono contenere clausole che sono obsolete o non forzabili nella vostra giurisdizione.

Quando si impegna un avvocato, dare loro il contesto completo: il rapporto di affari, i rischi che più si sono interessati, qualsiasi negoziazione precedente e copie di bozze precedenti. Chiedere loro di spiegare ogni cambiamento proposto in modo da capire le implicazioni. Mentre la revisione legale ha un costo, è menocule rispetto alla spesa di contenzioso di un contratto scarsamente redatto.

Regolarmente Aggiornare i contratti e standardizzare i modelli

I contratti non sono documenti statici. Poiché la vostra azienda si evolve — nuovi prodotti, regolamenti o profili di rischio — i vostri contratti devono evolversi troppo. Pianificare le revisioni periodiche: annualmente per gli accordi standard e ogni volta che si verifica un cambiamento importante. Prestare particolare attenzione a forzare clausole di majeure dopo gravi interruzioni come un disastro pandemico o naturale, e esaminare i caps di responsabilità dopo un reclamo ad alto valore o un cambiamento negli standard del settore.

Crea modelli standardizzati per i tipi di contratto comuni — ad esempio, accordi freelance, ordini di acquisto dei fornitori, accordi di non divulgazione e contratti di appalto indipendenti. La standardizzazione garantisce la coerenza tra le tue attività, riduce il tempo di redazione e rende più facile per il tuo team di negoziare entro i parametri impostati.

Verificare le modifiche legali e industriali

Resta informato sulle modifiche della legge che riguardano i contratti — nuove normative sulla privacy dei dati (ad esempio, leggi sulla privacy di livello statale negli Stati Uniti), regole di protezione dei consumatori aggiornate, la modifica delle classificazioni di occupazione (come test indipendenti contro i dipendenti), o modifiche agli standard del settore come le certificazioni ISO.

Come rafforzare il vostro contratto senza distruggere il rapporto

Un contratto è buono solo come la sua applicazione, ma l'applicazione non deve significare suing. Seguire sempre il processo di risoluzione della controversia prima: comunicare apertamente, tentare di rinegoziazione, e utilizzare la mediazione prima di escalation. Documentare tutte le comunicazioni - mantenere copie di e-mail, fatture, cambiare gli ordini e record di prestazioni.

Se una violazione si verifica, agire prontamente. Inviare una nota scritta formale che specifica la violazione e il periodo di cura (se presente) come previsto nel contratto.Offerre una soluzione - talvolta facendo una concessione minore o offrendo un piano di pagamento salva il rapporto e il business. Tuttavia, mai rinuncia a un obbligo di reputazione fondamentale senza un emendamento scritto sezione — altrimenti si imposta un precedente che potrebbe essere utilizzato contro di voi più tardi.

Conclusioni

Con la comprensione dello scopo, utilizzando il linguaggio preciso, compresi tutti gli elementi necessari, anticipando i rischi, negoziando e cercando una revisione legale, si creano accordi che si basano sulla prova del tempo. Aggiornamenti regolari e l'applicazione ragionevole assicurano che i contratti rimanga allineati con i vostri obiettivi aziendali. Investire il tempo per redigere con attenzione oggi - vi salverà molto di più nel tempo, denaro e lo stress domani.