जब हर घंटे शुल्क का भुगतान करते हैं तो अपने कानूनी खर्चों को ट्रैक और प्रबंधित कैसे करें

एक पतन के रूप में मैनुअल तरीके

जबकि डिजिटल उपकरण पसंद किए जाते हैं, कुछ ग्राहक या बहुत छोटी फर्में हस्तलिखित लॉग या स्प्रेडशीट को बनाए रख सकती हैं। यदि इस दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं, तो स्पष्ट हो जाएं: गतिविधि के तुरंत बाद तारीख, कार्य विवरण, अवधि और किसी भी प्रासंगिक नोट को रिकॉर्ड करें। यादों के फीका होने से पहले एक साप्ताहिक समीक्षा की आवश्यकता है।

ग्राहकों के लिए हर घंटे की लागत को नियंत्रित करने के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

जिन ग्राहकों ने सक्रिय रूप से अपने कानूनी खर्च का प्रबंधन किया है, वे अक्सर कम कुल लागत पर बेहतर परिणाम प्राप्त करते हैं। इन रणनीतियों को फर्म के आकार या मामले की जटिलता के बावजूद लागू किया जा सकता है:

सगाई से पहले चुनाव

एक अनुचर समझौते पर हस्ताक्षर करने से पहले, इस मामले के लिए अपेक्षित कुल घंटों का लिखित अनुमान अनुरोध करें। प्रत्येक व्यक्ति के लिए बिलिंग दर के बारे में पूछो जो मामले-पार्टनर, सहयोगी, पैरालगल और यहां तक कि भागीदारों पर काम करेगा। बजट कैप की स्थापना करें, कभी-कभी "बेल" या "छत" कहा जाता है, जिसके ऊपर फर्म को जारी रखने के काम से पहले आपकी एक्सप्रेस स्वीकृति प्राप्त करनी चाहिए। यह सरल कदम रनवे कानूनी बिलों को रोकता है।

इंटरिम बिलिंग स्टेटमेंट का अनुरोध करें

अंतिम चालान के लिए इंतजार करने के बजाय, मासिक या द्वि-सप्ताहिक बयानों के लिए पूछो। सटीकता के लिए प्रत्येक प्रविष्टि की समीक्षा करें: वास्तव में कार्य किया गया था? क्या समय उस कार्य के लिए उचित दिखाई देता है? कई फर्मों को अब ऑनलाइन क्लाइंट पोर्टल प्रदान करते हैं जहां आप समय प्रविष्टियों को देख सकते हैं क्योंकि वे रिकॉर्ड किए गए हैं-इस सुविधा का उपयोग धार्मिक रूप से किया जाता है।

कैटोराइज़ और एनालाइज एक्सपेंस

अपने वकील के साथ समय को प्रमुख कार्यों में वर्गीकृत करने के लिए काम करें: कानूनी अनुसंधान, दस्तावेज़ तैयारी, अदालत की उपस्थिति, पत्राचार, विशेषज्ञ परामर्श, आदि प्रत्येक बयान अवधि के अंत में, प्रत्येक श्रेणी में घंटों के अनुपात का मूल्यांकन करें। यदि अनुसंधान बिल के 60% का उपभोग करता है, तो पूछो कि क्या सहयोगी उस समय को कम करने के लिए स्थापित प्रीसेडेंट पर भरोसा कर सकता है। यह सहयोगी विश्लेषण अक्सर प्रभावशीलता पैदा करता है।

बजट अलर्ट सेट करें

Clio या MyCase जैसे उपकरणों का उपयोग बजट थ्रेसहोल्ड सेट करने के लिए करें। कुछ सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से एक ईमेल अधिसूचना भेजेगा जब कुल खर्च 50%, 75% और 90% बजट तक पहुंच जाएगा। अन्य आपको एक वास्तविक समय में डैशबोर्ड बनाने की अनुमति देते हैं जो शेष धन दिखा रहा है। इन अलर्ट की निगरानी आपको यह तय करने में मदद करती है कि जब गैर-आवश्यक काम पर वापस कटौती की जाए या पहले मामले को निपटाने के लिए।

संक्षेप में

यदि आप एक त्रुटि को देखते हैं-डबल-चार्ज समय, आपके द्वारा अधिकृत नहीं किया गया काम के लिए प्रविष्टियां, या स्पष्ट रूप से बढ़ी हुई अवधि- इस मुद्दे को तुरंत बढ़ाते हैं। अधिकांश राज्यों को अनुरोध पर बिलिंग त्रुटियों को सही करने के लिए कानून फर्म की आवश्यकता होती है। बेहतर संबंध, आसान है कि यह बिना किसी मुकदमे के गलतफहमी को हल करना है।

वकीलों के लिए उन्नत रणनीति: पारदर्शिता और ट्रस्ट को बनाए रखना

जो वकील कठोर व्यय प्रबंधन प्रथाओं को अपनाने के लिए न केवल ग्राहक विवादों को कम करते हैं बल्कि अखंडता को भी दर्शाते हैं।

रियल टाइम साझा टाइम ट्रैकिंग का उपयोग करें

कई आधुनिक अभ्यास प्रबंधन प्रणाली दोनों वकीलों और ग्राहक को एक ही डेटा को देखने की अनुमति देती है। यह खुलापन "ब्लैक बॉक्स" महसूस करने वाले ग्राहकों को अक्सर लगभग घंटे बिलिंग होती है।

कार्य-स्तर ब्रेकडाउन प्रदान करें

"Research Motion" जैसी एक सामान्य लाइन आइटम "अनुसंधान के नुकसान (0.6 hrs) के उल्लंघन पर 10 राज्य अदालत के मामलों का अवलोकन किया गया है। विस्तृत विवरण ग्राहकों को प्रत्येक कार्य के मूल्य को समझने में मदद करते हैं। जब कथाएं लिखते हैं, तो क्रिया क्रियाओं और विशिष्ट परिणामों का उपयोग करें: "Drafted विपक्ष संक्षिप्त (3.4 hrs) - नुकसान की गणना पर आरोप। "विस्तार के इस स्तर को भी आपको सुरक्षित रखता है अगर ग्राहक बाद में बिल को चुनौती देता है।

रिटेनर और नियमित बिलिंग साइकिल लागू करें

काम पूरा होने के बाद बिलिंग के बजाय, एक अपफ्रंट रिटेनर की आवश्यकता होती है और इसे फिर से फंड के रूप में समाप्त कर दिया जाता है। बिल अधिक बार-कभी-कभी दो सप्ताह, उदाहरण के लिए- इसलिए ग्राहक कभी भी एक बड़े पैमाने पर एकमुश्त चालान नहीं देखता है। अक्सर बिलिंग आपको नकदी प्रवाह का प्रबंधन करने में मदद करता है।

आवधिक बिल लेखा परीक्षा

अपनी फर्म के बिलिंग डेटा की एक त्रैमासिक समीक्षा निर्धारित करें। पैटर्न देखें: कुछ ग्राहक नियमित रूप से बजट से अधिक हैं? विशेष पैरालेडल्स लगातार ओवरस्टेट समय हैं? कर्मचारियों को फिर से प्रशिक्षित करने या फीस संरचनाओं को समायोजित करने के लिए डेटा का उपयोग करें। कुछ फर्म एबीए मानकों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए एक साल में एक बार बाहरी ऑडिटर को काम पर रखते हैं।

यात्रा समय और डिस्बर्समेंट को साफ़ तरीके से संभालें

यात्रा का समय घर्षण का एक सामान्य स्रोत है। स्टेट इन एक्शन पत्र चाहे आप यात्रा, आधा दर या केवल समय वास्तव में पारगमन में काम करने में बिताने के लिए पूर्ण दर चार्ज करते हैं। इसी तरह, निर्दिष्ट करें कि कैसे आउट-ऑफ-पॉकेट खर्च (फैक्सिंग, कोर्ट फाइलिंग फीस, कूरियर) बिल किया जाएगा-वास्तविक लागत पर या मार्कअप के साथ। कई राज्य बार एसोसिएशन पूर्व ग्राहक सहमति के बिना वास्तविक संवितरण से अधिक चार्ज करने के लिए प्रतिबंधित करते हैं।

हर घंटे व्यय प्रबंधन में आम पिटफॉल

यहां तक कि अनुभवी वकीलों और ग्राहकों को कानूनी बिलों को बढ़ाने वाले जालों में पड़ जाते हैं। इन नुकसानों को पहचानने से आपको उनसे बचने में मदद मिलती है:

• Overlapping Billing Entries: दो वकीलों ने पूरे समय के लिए दोनों बिल की एक ही बैठक में भाग लिया। कई फर्मों में एक साथी और एक सहयोगी के लिए उपस्थिति को सीमित करने की नीतियां हैं। एक ग्राहक के रूप में, डुप्लिकेट प्रविष्टियों की जांच करें।
• "Burying" प्रशासनिक कार्य: एक वकील एक सुनवाई अनुसूची करने के लिए एक 1-मिनट ईमेल के लिए 2 घंटे बिल कर सकता है। यह केवल तभी उचित हो सकता है जब न्यूनतम वेतन 1 है; यदि नहीं, तो यह पैडिंग है। अपने वकील को प्रशासनिक कार्यों के लिए न्यूनतम वेतन वृद्धि का उपयोग करने के लिए कहें।
• ]Reconcile Trust Accounts: उन ग्राहकों के लिए जो एक अनुचर के माध्यम से सामने के खर्च करते हैं, फर्म को सावधानीपूर्वक IOLTA रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए। यहाँ त्रुटियां नैतिक उल्लंघन और ग्राहक को अविश्वास के लिए नेतृत्व कर सकती हैं।
• ]] कई ग्राहकों को एक चालान प्राप्त होता है जो अनुमान से काफी अधिक है लेकिन इसके बारे में पूछने के बारे में अजीब लग रहा है। चुप नहीं होना चाहिए - एक पेशेवर शुल्क विवाद प्रक्रिया मौजूद है।
• ]]Inconsistent rate Structures: एक फर्म लिखित नोटिस के बिना मध्य-माध्यमिक दर को बदल सकती है। हमेशा किसी भी दर में वृद्धि से पहले 30 दिनों की सूचना की आवश्यकता होती है।