अपने कर्मचारी हैंडबुक में परिवार और मेडिकल छुट्टी नीतियों को कैसे शामिल करें

एक व्यापक कर्मचारी पुस्तिका एक संगठन और उसके कार्यबल के बीच स्पष्ट संचार का एक आधारशिला है। यह उम्मीदों को निर्धारित करता है, अधिकारों की रूपरेखा देता है और कानूनी अनुपालन सुनिश्चित करता है। शामिल करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण नीतियों में परिवार और चिकित्सा अवकाश नीति है, जो परिवार और स्वास्थ्य कारणों को योग्यता देने के लिए नौकरी की सुरक्षा वाली छुट्टी प्रदान करती है। वास्तव में इस नीति को अपनी पुस्तिका में एकीकृत करने के लिए न केवल संघीय और राज्य कानूनों के तहत कानूनी दायित्वों को पूरा करता है बल्कि जीवन की सबसे महत्वपूर्ण घटनाओं के दौरान कर्मचारियों को सहायक बनाने के लिए एक प्रतिबद्धता भी प्रदर्शित करता है। जो कर्मचारी अपने छोड़ने के अधिकारों को समझते हैं, उनके नियोक्ता पर भरोसा करने की संभावना अधिक है, उत्पादकता बनाए रखने और विश्वास के साथ काम करने के लिए वापस लौट आते हैं। यह मार्गदर्शिका आपको एक अनिवार्य घटक और कानूनी रूप से चली गई है।

परिवार और चिकित्सा छुट्टी कानून को समझना

किसी भी नीति भाषा का ड्राफ्ट करने से पहले, आपको पहले संयुक्त राज्य अमेरिका में परिवार और चिकित्सा अवकाश को नियंत्रित करने वाले कानूनी परिदृश्य को समझना होगा। प्राथमिक संघीय कानून परिवार और मेडिकल छुट्टी अधिनियम (FMLA) है, लेकिन कई राज्यों ने अतिरिक्त सुरक्षाओं को लागू किया है जिन्हें भुगतान अवकाश या व्यापक योग्यता की आवश्यकता हो सकती है।

परिवार और चिकित्सा छुट्टी अधिनियम (FMLA)

1993 में सक्रिय, FMLA को एक विशिष्ट कारणों से प्रति वर्ष 12 सप्ताह तक के अवैतनिक, नौकरी की रक्षा के लिए पात्र कर्मचारियों को प्रदान करने के लिए कवर किया जाता है। कवर किए गए नियोक्ताओं में सभी सार्वजनिक एजेंसियों, सार्वजनिक और निजी प्राथमिक और माध्यमिक विद्यालयों और निजी क्षेत्र के नियोक्ता शामिल हैं, जिनमें 75 मील त्रिज्या के भीतर 50 या अधिक कर्मचारी हैं। योग्य होने के लिए, कर्मचारी को कम से कम 12 महीने के लिए नियोक्ता के लिए काम करना चाहिए (जिसकी लगातार आवश्यकता नहीं है), कम से कम 1,250 घंटे की सेवा 12 महीने के दौरान छुट्टी की पूर्व की समाप्ति के दौरान होती है, और एक स्थान पर काम करती है जहां नियोक्ता ने 75 मील के भीतर कम से कम 50 कर्मचारी हैं।

FMLA छुट्टी के लिए योग्य कारणों में शामिल हैं:

• एक बच्चे का जन्म और पहले 12 महीनों के भीतर नवजात शिशु के साथ संबंध रखने के लिए।
• गोद लेने या फोस्टर देखभाल के लिए एक बच्चे की नियुक्ति।
• एक गंभीर स्वास्थ्य स्थिति जो कर्मचारी को अपने नौकरी के कार्यों को करने में असमर्थ बनाती है।
• एक गंभीर स्वास्थ्य स्थिति के साथ एक पति, बच्चे या माता-पिता की देखभाल करना।
• एक परिवार के सदस्य की सक्रिय कर्तव्य सैन्य सेवा से उत्पन्न होने वाली खुदाई को योग्य बनाना।
• एक गंभीर चोट या बीमारी के साथ एक कवर सेवा के लिए देखभाल (26 सप्ताह तक)।

अमेरिकी श्रम विभाग (DOL) मॉडल रूपों और पोस्टर सहित विस्तृत मार्गदर्शन प्रदान करता है, जिसमें नियोक्ता को संदर्भ देना चाहिए। नवीनतम अपडेट के लिए DOL FMLA पेज की तरफ से देखें।

राज्य परिवार और चिकित्सा छुट्टी कानून

एक दर्जन राज्यों में - कैलिफोर्निया, न्यूयॉर्क, मैसाचुसेट्स, वाशिंगटन और न्यू जर्सी सहित- ने भुगतान किए गए परिवार और चिकित्सा अवकाश कार्यक्रम को लागू किया है। ये कानून अक्सर कर्मचारी वेतन कटौती के माध्यम से वित्त पोषित भुगतान लाभ प्रदान करते हैं, और वे छोटे नियोक्ताओं (जैसे, 5 या अधिक कर्मचारी) में कर्मचारियों को कवर कर सकते हैं और एफएमएलए से परे कारणों से समय बंद करने की अनुमति देते हैं, जैसे घरेलू भागीदारों या भाई बहनों की देखभाल करना। कुछ राज्यों में लघु पत्तियों के लिए नौकरी सुरक्षा भी प्रदान करते हैं या एफएमएलए द्वारा कवर नहीं किए गए कारणों के लिए भी।

जब आपकी पुस्तिका में नीतियों को शामिल किया जाता है, तो आपको सभी लागू राज्य कानूनों का पालन करना होगा। कुछ मामलों में, आपको समवर्ती छुट्टी का प्रशासन करने की आवश्यकता हो सकती है, जहां FMLA और राज्य एक साथ चल रहा है। राज्य-विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए लेखांकन में विफलता गैर-अनुपालन दंड का कारण बन सकती है। विचार करें SHRM राज्य अवकाश कानून पृष्ठ को व्यापक अवलोकन के लिए परामर्श करें।

अन्य प्रकार के साथ इंटरप्ले

परिवार और चिकित्सा अवकाश नीतियों एक निर्वात में मौजूद नहीं है। कर्मचारियों को बीमार छुट्टी, छुट्टी, व्यक्तिगत दिन, अल्पकालिक विकलांगता (एसटीडी) या श्रमिकों के मुआवजे तक भी पहुंच सकती है। आपकी पुस्तिका को स्पष्ट करना चाहिए कि ये कैसे बातचीत करते हैं। उदाहरण के लिए, नियोक्ता को कर्मचारियों को बिना भुगतान किए गए एफएमएलए छुट्टी के साथ भुगतान किए जाने वाले भुगतान किए जाने वाले अवकाश का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। इसके विपरीत, भुगतान किए गए माता-पिता की छुट्टी की नीतियां एफएमएलए से अलग-अलग चल सकती हैं ताकि भुगतान किए गए पात्रता से परे अतिरिक्त भुगतान का समय प्रदान किया जा सके।

अपनी पुस्तिका में पॉलिसी को शामिल करने के लिए कदम

स्पष्ट और कानूनी रूप से अनुपालन नीति की क्राफ्टिंग के लिए एक जानबूझकर प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। अपने हैंडबुक अनुभाग को सभी आवश्यक जमीन को कवर करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

कानूनी आवश्यकता

अपने संगठन पर लागू कानूनों का लेखा परीक्षा शुरू करके शुरू करें। FMLA के तहत अपने संघीय दायित्वों की पहचान करें, फिर राज्य और स्थानीय आवश्यकताओं को ओवरले करें। उन अधिकार क्षेत्र पर विचार करें जहां आपके पास कर्मचारी हैं, क्योंकि कुछ शहरों (जैसे सैन फ्रांसिस्को, सिएटल) के पास अपना खुद का भुगतान अवकाश जनादेश है। कवरेज थ्रेसहोल्ड और पात्रता नियमों की पुष्टि करने के लिए कानूनी परामर्श के साथ काम करें। पूरी तरह से समीक्षा यह सुनिश्चित करती है कि आपकी नीति किसी भी क़ानून को अनजाने में नहीं करती है।

पात्रता मानदंड परिभाषित करें

यदि आप कम से कम 12 महीनों के लिए [कंपनी का नाम] द्वारा नियोजित किए गए हैं तो आप इस नीति के तहत परिवार और चिकित्सा अवकाश के लिए पात्र हैं, जिन्होंने 12 महीने पहले अपने अवकाश शुरू होने से पहले कम से कम 1,250 घंटे काम किया है, और एक स्थान पर नियुक्त किया गया है जहां कंपनी 75 मील के भीतर 50 या अधिक कर्मचारियों को रोजगार देती है।

बाह्य रेखा छुट्टी प्रक्रियाएं

प्रक्रिया कर्मचारियों को छोड़ने का अनुरोध करने के लिए करना चाहिए। नोटिस की आवश्यकता निर्दिष्ट करें: फॉरेसीेबल छुट्टी (जैसे, नियोजित सर्जरी या जन्म) के लिए, कर्मचारियों को कम से कम 30 दिनों की नोटिस प्रदान करनी चाहिए। यदि ऐसा संभव नहीं है, तो नोटिस जल्द ही व्यावहारिक रूप से दिया जाना चाहिए। आपातकालीन या अप्रत्याशित छुट्टी के लिए, एक उचित समय सीमा के भीतर लिखित पुष्टि के बाद मौखिक नोटिस स्वीकार्य है।

आवश्यक दस्तावेज का वर्णन करें, जैसे कि स्वास्थ्य देखभाल प्रदाता, पारिवारिक संबंध का प्रमाण, या सैन्य आदेश से चिकित्सा प्रमाणीकरण। पर्याप्त प्रमाणीकरण प्रदान करने में विफल होने के रूपों और परिणामों को जमा करने की समय-समय पर शामिल करें। इसके अलावा, कर्मचारियों को जारी या विस्तारित अवकाश के लिए कैसे पुनर्निर्मित करना चाहिए। स्पष्ट संपर्क जानकारी प्रदान करें जहां कर्मचारी दस्तावेज़ जमा कर सकते हैं और प्रश्न पूछ सकते हैं।

नौकरी संरक्षण और लाभ को समझाएं

कर्मचारियों को छुट्टी के दौरान अपनी स्थिति को सुरक्षित रखने की आवश्यकता होती है। राज्य स्पष्ट रूप से कि एफएमएलए-योग्य छुट्टी से लौटने पर, कर्मचारी को अपनी मूल नौकरी या समकक्ष वेतन, लाभ और शर्तों के साथ एक समान स्थिति में बहाल किया जाएगा।

पता लाभ निरंतरता: नियोक्ता को उसी स्थिति में छुट्टी के दौरान स्वास्थ्य बीमा कवरेज को बनाए रखना चाहिए जैसे कर्मचारी काम कर रहा था। जीवन बीमा या विकलांगता बीमा जैसे अन्य लाभों के लिए, यह समझाते हैं कि वे जारी रखते हैं और कैसे प्रीमियम संभाले जाते हैं (उदाहरण के लिए, नियोक्ता-पेड, कर्मचारी-भुगतान, या निलंबित)। यदि कर्मचारी छुट्टी के बाद काम करने के लिए वापस नहीं आता है, तो नियोक्ता कानून द्वारा अनुमति के अनुसार छुट्टी के दौरान भुगतान किए गए स्वास्थ्य बीमा प्रीमियम की लागत को पुनर्प्राप्त कर सकता है।

संपर्क जानकारी और संसाधन शामिल करें

एक मानव संसाधन प्रतिनिधि या छोड़ प्रशासक को नामित करें जो कर्मचारी सहायता के लिए संपर्क कर सकते हैं। फोन नंबर, ईमेल पते और कार्यालय के घंटे प्रदान करें। इसके अतिरिक्त, डीओएल के एफएमएलए पोस्टर और राज्य श्रम विभाग वेबसाइटों जैसे बाहरी संसाधनों के संदर्भ में शामिल हैं। चुनौतीपूर्ण समय के दौरान परामर्श या समर्थन की आवश्यकता वाले लोगों के लिए एक कर्मचारी सहायता कार्यक्रम (ईएपी) की पेशकश करने पर विचार करें।

नमूना नीति भाषा

निम्नलिखित नमूना नीति भाषा को आपके कर्मचारी पुस्तिका में अनुकूलित और सम्मिलित किया जा सकता है। अपने संगठन के विशिष्ट विवरण के साथ कोष्ठित प्लेसहोल्डर को बदल दें।

][Company Name] संघीय परिवार और मेडिकल लीव एक्ट (FMLA) और लागू राज्य और स्थानीय अवकाश कानून का अनुपालन करता है। योग्य कर्मचारी निम्नलिखित कारणों से एक या अधिक के लिए 12 महीने की अवधि में अदायगी, नौकरी की सुरक्षा वाली छुट्टी ले सकते हैं:

• ]Birth, गोद लेना, या एक बच्चे के स्थान को बढ़ावा देना।
• ]एक गंभीर स्वास्थ्य स्थिति जो कर्मचारी को अपनी नौकरी करने से रोकता है।
• एक गंभीर स्वास्थ्य स्थिति के साथ एक पति, बच्चे या माता-पिता के लिए देखभाल।
• ] सैन्य exigency को योग्य बनाना, जैसे कि पारिवारिक मामलों में भाग लेना जब एक सैन्य सदस्य को सक्रिय कर्तव्य कहा जाता है।
• एक गंभीर चोट या बीमारी के साथ एक कवर सेवा के लिए देखभाल (26 सप्ताह तक)।

योग्यता की आवश्यकता है कि आपने कम से कम 12 महीनों के लिए [कंपनी का नाम] के लिए काम किया है (नि लगातार नहीं होना चाहिए), कम से कम 1,250 घंटे में 12 महीने पहले छुट्टी के बाद काम किया, और एक स्थान पर 50 या अधिक कर्मचारियों के साथ 75 मील के भीतर काम किया। आपको अग्रसर छुट्टी के लिए कम से कम 30 दिन की सूचना प्रदान करनी चाहिए। आपातकालीन या अप्रत्याशित छुट्टी के लिए, अपने प्रबंधक या एचआर को [संख्या] व्यवसाय के दिनों के भीतर सूचित करें। एक स्वास्थ्य देखभाल प्रदाता से चिकित्सा प्रमाणन को गंभीर स्वास्थ्य स्थिति के कारण छुट्टी के लिए आवश्यक है। ]

During FMLA छुट्टी, [Company Name] उसी शर्त के तहत आपके स्वास्थ्य बीमा को बनाए रखेगा जैसे कि आप सक्रिय रूप से काम कर रहे थे। आप बिना भुगतान की छुट्टी के साथ समवर्ती रूप से चलाने के लिए भुगतान किए गए समय (वैकेशन, बीमार छुट्टी, व्यक्तिगत दिन) का उपयोग कर सकते हैं, जैसा कि कानून द्वारा आवश्यक है। छुट्टी से लौटने पर, आपको अपनी मूल स्थिति या समकक्ष भुगतान, लाभ और कार्य की स्थिति के साथ एक समान भूमिका में वापस ले लिया जाएगा। यदि आप छुट्टी के बाद कम से कम 30 दिनों तक काम करने के लिए वापस नहीं लौटते हैं, तो आपको छुट्टी के दौरान भुगतान किए गए स्वास्थ्य बीमा प्रीमियम के लिए कंपनी की प्रतिपूर्ति की आवश्यकता हो सकती है।

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अतिरिक्त नीति विचार

मूल बातें परे, आपकी पुस्तिका को विशेष स्थितियों को संबोधित करना चाहिए जो अक्सर परिवार और चिकित्सा अवकाश के साथ उत्पन्न होती हैं।

रुक-रुक कर कम-अनुभवी छुट्टी

FMLA (FMLA) को आंतरायिक अवकाश (समय के अलग-अलग ब्लॉकों में लिया गया) या कम-अनुसूचित अवकाश (जैसे, काम करने वाले अंशकालिक) की अनुमति देता है जब चिकित्सा आवश्यक हो। आपकी नीति को यह समझा जाना चाहिए कि कर्मचारियों को ऐसी छुट्टी को निर्धारित करने की कोशिश करनी चाहिए ताकि ऑपरेशन को बाधित न किया जा सके। कर्मचारियों को संभावित होने पर नियोजित आंतरायिक अवकाश का शेड्यूल प्रदान करने की आवश्यकता होगी। ट्रैकिंग उद्देश्यों के लिए, नियोक्ता को FMLA से संबंधित अनुपस्थिति की प्रत्येक घटना की रिपोर्ट करने के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता हो सकती है।

सैन्य परिवार छुट्टी

दो विशेष FMLA प्रावधान सैन्य परिवारों के लिए लागू होते हैं। योग्यता छोड़ने (12 सप्ताह तक) में शामिल होने की गतिविधियों जैसे कि सैन्य समारोहों में भाग लेना, चाइल्डकैअर की व्यवस्था करना, वित्तीय या कानूनी मामलों को संभालने और परामर्श करना जब सैन्य सदस्य सक्रिय कर्तव्य पर है या उन्हें कर्तव्य कहा जाता है। सैन्य देखभाल करने वाले अवकाश एक गंभीर चोट या बीमारी के साथ कवर सेवा के लिए एक एकल 12 महीने की अवधि में 26 सप्ताह तक की छुट्टी प्रदान करता है। सुनिश्चित करें कि आपकी पॉलिसी स्पष्ट रूप से इन पात्रताओं का उल्लेख करती है, क्योंकि वे अक्सर अनदेखी हो जाते हैं।

भुगतान बनाम अनपेड छुट्टी

कई नियोक्ता भुगतान की माता-पिता की छुट्टी या अल्पकालिक विकलांगता प्रदान करते हैं जो एफएमएलए की अदायगी गारंटी की तुलना में या उससे अधिक है। स्पष्ट रूप से समझा जाता है कि आपकी कंपनी छुट्टी के दौरान मजदूरी के भुगतान को कैसे संभालती है। उदाहरण के लिए: "यदि आप भुगतान कर रहे हैं माता-पिता की छुट्टी के तहत [कंपनी नाम] की नीति, जो आपके एफएमएलए के साथ मिलकर चली जाएगी, तो वह अपने राज्य को अलग से भुगतान करने के लिए एक भुगतान की आवश्यकता है। इसके बाद, जब तक आप अपने एफएमएलए पात्रता को समाप्त नहीं करते हैं या काम पर वापस नहीं लौटते हैं।

अभिलेख और अनुपालन

सभी FMLA अवकाश अनुरोधों, प्रमाणपत्रों और अनुमोदनों के सटीक रिकॉर्ड बनाए रखें। DOL के लिए नियोक्ताओं को कम से कम तीन साल तक इन रिकॉर्डों को रखने की आवश्यकता होती है और काम करने वालों पर FMLA पोस्टर पोस्ट करने के लिए। गोपनीयता सुनिश्चित करें: चिकित्सा प्रलेखन को अलग-अलग, गोपनीय फ़ाइलों में रखा जाना चाहिए। आपकी नीति में गोपनीयता सुरक्षा के बारे में एक बयान शामिल होना चाहिए, जैसे: "परिवार और चिकित्सा अवकाश से संबंधित सभी चिकित्सा जानकारी को गोपनीय रखा जाएगा और केवल उन लोगों के साथ साझा किया जाएगा जिनके पास पता करने की वैध आवश्यकता है, जैसे कि HR स्टाफ और पर्यवेक्षकों को छोड़ने से संबंधित निर्णय लेने की जानकारी की आवश्यकता होती है।

कार्यान्वयन के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

अपनी पुस्तिका में एक नीति को एकीकृत करना केवल पहला कदम है। प्रभावी कार्यान्वयन कर्मचारियों और प्रबंधकों को उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को समझने को सुनिश्चित करता है।

ट्रेन प्रबंधक और मानव संसाधन स्टाफ

प्रबंधक अक्सर संपर्क का पहला बिंदु होते हैं जब किसी कर्मचारी को छुट्टी की आवश्यकता होती है। उन्हें पता होना चाहिए कि संभावित एफएमएलए अनुरोध को कैसे पहचानना है, भेदभाव या प्रतिशोध से बचना चाहिए, और तत्काल तत्काल एचआर को प्रत्यक्ष कर्मचारी होना चाहिए। एचआर कर्मचारियों को प्रमाणीकरण आवश्यकताओं, ट्रैकिंग विधियों और संघीय और राज्य कानूनों के बीच बातचीत पर प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। नियमित रिफ्रेशर प्रशिक्षण उन गलतियों को रोकने में मदद करता है जो मुकदमा या अनुपालन लेखा परीक्षा का नेतृत्व कर सकते हैं।

स्पष्ट रूप से पॉलिसी को समेकित करें

ऑनबोर्डिंग के दौरान सभी कर्मचारियों को हैंडबुक वितरित करें और किसी भी नीति में बदलाव होने पर अपडेट प्रदान करें। संक्षिप्त सूचना सत्र को पकड़े जाने या परिवार और चिकित्सा अवकाश नीति के एक कंपनी के व्यापक ईमेल सारांशित करने पर विचार करें। कर्मचारियों को सामान्य क्षेत्रों या डिजिटल रूप से डीओएल पोस्टर (और किसी भी राज्य के समकक्ष) की एक प्रति भी प्राप्त करनी चाहिए। पॉलिसी को आसानी से सुलभ बनाने के लिए विश्वास का निर्माण करता है और तनाव के समय के दौरान भ्रम को कम करता है।

नियमित रूप से समीक्षा और अद्यतन

अक्सर कानून बदल जाते हैं। नए राज्य के भुगतान किए गए कार्यक्रमों को सक्रिय किया जाता है और संघीय विनियमों को समय-समय पर संशोधित किया जाता है। अपनी पुस्तिका की भाषा को चालू रखने के लिए कानूनी परामर्श के साथ वार्षिक नीति समीक्षा निर्धारित करें। इसके अतिरिक्त, यदि आपकी कंपनी नए राज्यों में फैलती है, तो उन राज्य के अवकाश कानूनों को अपनी नीति में शामिल करें। एक स्थिर नीति अनुपालन अंतराल और कर्मचारी विश्वास को नष्ट कर सकती है।

अपने कर्मचारी पुस्तिका में एक परिवार और चिकित्सा अवकाश नीति को शामिल करके, आप एक पारदर्शी, सहायक ढांचा बनाते हैं जो आपके संगठन और आपके कर्मचारियों दोनों को लाभान्वित करती हैं। एक अच्छी तरह से लिखित नीति न केवल कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करती है बल्कि काम-जीवन संतुलन और व्यक्तिगत चुनौतियों के लिए सम्मान के लिए आपकी प्रतिबद्धता को भी बताती है जो अनिवार्य रूप से उत्पन्न होती हैं। एक ऐसी नीति तैयार करने का समय लें जो आपकी कंपनी के मूल्यों के साथ स्पष्ट, व्यापक और संरेखित है, और आपकी कार्यबल वफादारी और विश्वास के साथ जवाब देगी।