כיצד להכשיר צוות על פי תקנות משפטיות

מבוא

חיוב חיוב חיוב משפטי חיוב אינו רק משימה מינהלית - זה אבן הפינה של אמון הלקוח, רווחיות מוצקה, תאימות אתית. כל פעם כניסה, חשבונית, ונרטיב תשלום משקף את המקצועיות והתשומת לב של המשרד לפרטים, אך שגיאות חיוב נשאר אחד המקורות הנפוצים ביותר של סכסוכים לקוח והדליפה הכנסות.

מחיר שגיאות בילינג

לפני צלילה לשיטות אימון, חיוני להבין מה עומד על כף המאזניים.החיוב המכוון משפיע ישירות על השורה התחתונה של משרד עורכי הדין ועל המוניטין שלו.

(FLT:0) חוסר שביעות רצון ואובדן אמון ב-1:1) - לקוחות המקבלים חשבוניות מבלבלות או מנופחות נוטים יותר לאתגר אותן, לעכב תשלום או לקחת את העסק שלהם במקום אחר.
(ב) ,0) ו-Holit-offs והורדת הרווחיות FIRLT:1) - חברות לעיתים קרובות כותבות או כותבות שעות שאינן ניתנות להצדקה נאותה, להעלאת שיעורי המימוש.
(ב) [13] סיכונים תואמים וציות (FLT:1), תחומי שיפוט רבים דורשים הצעת חוק ברורה ומדויקת תחת כללי התנהגות מקצועית. הפרות יכולות להוביל לסנקציות, לחיובי חנקות, או תביעות רשלנות.
(FLT:0) היה זמן מנהלי של זמן ניהולי 1:1 - תיקון שגיאות חיוב צורכת שעות שניתן לבלות על עבודת הלקוח או על פיתוח עסקי.

כדי לבחון לעומק את ההשלכות המוסריות של הצעת החוק, התייחס לחוק מודל ה-FLT:0 ABA 1.5 על דמיותFLT:1 והערות קשורות בסבירות ותקשורת.

זיהוי שגיאות נפוצות

הכשרה יעילה חייבת לטפל בטעויות בפועל צוות לעשות את רוב הפעמים.בעוד שלכל חברה יש נקודות כאב משלה, הנושאים הבאים הם חסרי ערך בחיוב משפטי:

(FLT:0)Block חיוב FLT:1 - שילוב משימות מרובות לתוך כניסה חד פעמית ללא מפרט (למשל, "עובד במקרה" במקום פירוט כל פעילות).
(ב) [ה]ב"ה]: [ה] [ה] [ה]] [ה]]]], [ה],] [ה], [ה]]ב[ה]]], [ה]], [התחילו], או ביטויים לא שלמים שלא יעבירו את העבודה.
[ה]התק:0 [ה]התפלות [ה] [ה] [ה] [ה], [ה], [ה], [ה], [ה], [ה], [ה],], [הזמן העגול] גדול יותר ממדיניות החברה (למשל, שסבבו 6 דקות עד 15 דקות) מנפחים את החשבונות.
(ב) שיעור תיקון (FLT:0) יישום של 1 (תיקון: 0) - החל את שיעור חיוב שגוי עבור חומר, במיוחד כאשר מדובר בשיעורים מתואמים, תגמולים בכירים או הנחות ספציפיות ללקוח.
(ב) ,0) זמן בלתי מוקלט 1 - נכשל לתפוס זמן לשיחות טלפון, הודעות דוא"ל או משימות מהירות שמוספות במהלך העניין.
(ב) ,0) ,4 ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
(FLT:0) חוסר התאמה עם הנחיות הלקוח חיובים: לקוחות עסקיים רבים יש כללים נוקשים לגבי כאשר משימות ניתן לבצע, פורמטים נרטיביים הנדרשים, ותשלומים מקסימליים.
(ב) ,0) העברת עלויות כפל 1 (ב) – ניכויים שיש לספוג אותם כמעלית או לא לקבל הסכמה בכתב מראש על הוצאות גדולות.

אימון צריך לכלול דוגמאות של כל סוג שגיאה תרגילים מעשיים כדי לזהות ולתקן אותם. השתמש אמיתי (anonymized) דוגמאות של החברה שלך כדי להפוך את הלמידה רלוונטית.

הקמת קרן: מושגי ליבה עבור צוות

זמן שמירה על הפרקטיקה הטובה ביותר

הצעת חוק מהירה מתחילה עם לכידת זמן מדויקת.כל חבר צוות שרשום זמן חייב להבין את החשיבות של כניסה זמנית - המתנה עד סוף היום או השבוע מזמין ניחושים והכחשה.

זמן הקלטת מיד לאחר השלמת משימה, באמצעות תוכנת זמן ייעודית של החברה או לוח זמנים.
התעלמות מהעבודה בשפה פשוטה, כי מישהו מחוץ לתחום המשפטי יכול להבין.
באמצעות קודים של משימות עקביות, שאושרו (כגון קודים UTBMS) שבו נדרש על ידי הלקוח או מדיניות המשרד.
שוברים בלוקים גדולים של זמן לדיסקרטית ערכים לכל פעילות נפרדת (למשל, "התראות 25 תגובות" לא "עובדים על גילוי כל היום").
הבנת קצבאות שכר המינימום וכאשר סבבה היא מקובלת - חברות רבות משתמשות ברווחים של 6 דקות, אבל חלק מהלקוחות דורשים 1 דקות של עלייה.

משאב מועיל על תרגול תזמון מודרני הוא ה-FLT:0Clio Time Tracking Guide for LawyerscioFLT:1, המציע טיפים על עקביות ודיוק.

הסכם לקוחות

הצוות חייב להבין את הסדרי התשלום השונים שהחברה משתמשת בהם וכיצד כל אחד משפיע על חיובים.

(FLT:0) הצעת חוק מנדט 1 (FLT) דורשות רשומות זמן מדויקות ויישום נכון של השיעור המוסכם ליועץ המשפטי לממשלה/משפט.
(ב) ,0) עמלות FLT:1 - ייתכן שזמן עדיין צריך לעקוב אחר ניתוח רווחיות, אבל אין שום חיוב לשעה קורה.
(ב) דחיית שכרות (ב) עד להתנחלות או שיפוט; הצוות צריך להקליט זמן ועלויות אך לא לשלוח חשבוניות קבועות.
(הפסקה:0) ,RetainersFLT:1 - צוות חייב להבחין בין שומרים הרוויח (הדברים החלים על חשבונות עתידיים) לבין שומרים לא מאוישים (החזקים באמון עד שהרוויחו).
(FLT:0)Fixed דמי תשלום / ערבויות (AFLAC) 1 - מאי כוללים תקציבים, חיוב מבוסס משימה, או בונוסים הצלחה צוות צריך להבין את סף התקציב ומתי להזהיר עורכי דין על פיקוח על יתר על עבירות.

הכשרה צריכה לכלול סקירה של מכתבי התשלום הסטנדרטיים של החברה והסכמי שמירה כך הצוות יודע היכן למצוא תנאי חיוב.

הוראות וחוקים אתיים

כללי התנהגות מקצועית משפיעים ישירות על הצעת החוק.כללי המודל של איגוד עורכי הדין האמריקאי, כפי שאומצו ברוב המדינות, דורשים עמלות להיות סבירות וברורות מתקשרות.בנוסף, לקוחות רבים - במיוחד חברות ביטוח ומחלקות משפטיות תאגידיות - מספקים הנחיות מפורטות של הצעת חוק שצוות חייב לעקוב אחר ההוראות האלה לעתים קרובות להכתיב:

מקסימום זמן מצטבר לכניסה (למשל, 0.1 שעות לכל משימה)
משימות אסורות (למשל, עבודה מינהלית, כנסים פנימיים)
דרושים מבני נרטיב (למשל, "verb + Object + Reason"
לוחות זמנים של הרשאות ופורמטים חשבוניים (PDF, LEDES, eביליינג רכז)

יש להכשיר את הצוות תמיד לבדוק את ההנחיות החלות לפני הכניסה זמן או הכנת חשבוניות.לא ציות יכול לגרום חשבוניות נדחות ותשלום עיכבות.עבור קריאה נוספת, FLT:0NALA (האגודה הלאומית של עוזרים משפטיים) משאבים ראטמב"ד:1 לספק סיכומים מצוינים של פרקטיקות הצעת חוק אתיות.

פיתוח תכנית אימונים מקיפה

« « « « « « « « « « « « « .

גישה אחת בגודל של התאמה לכל האימונים עובדת לעתים רחוקות.עובדים חדשים עשויים שלא לחוות ניסיון חיוב, בעוד צוות מנוסה עשוי להיות צורך רענון על תוכנה או הנחיות לקוח מעודכנים.התחל על ידי ביצוע הערכת מיומנויות - סקרים, חידון קצר, או סקירה של נתוני דיוק חיוב עדכני.זה עוזר להתאים את תוכנית הלימודים כדי לטפל פערי הידע הנפוצים ביותר.

גישה למידה מקוצרת

מבוגרים לומדים הכי טוב כאשר מידע מוצג בפורמטים מרובים.שלב את השיטות הבאות כדי ליצור חוויית אימון חזקה:

(FLT:0 סדנאות בין-אקטיביות של ההרחבה:1) - Live, in-person או מפגשים וירטואליים שבהם הצוות מתרגל נכנס זמן, יצירת pre-bills, ודוחי ריצה.
(FLT:0) למידה מודולים FLT:1 - הדרכות רשומות המכסות נושאים ספציפיים (למשל, "איך להיכנס זמן לשמיעה תנועה" או "הבנת קודים UTBMS") יכול לבדוק בקצב שלהם.
(FLT:0) הוראות הקצוב ומדריכים מהירים: (FLT:1) - לפתח חוברת לחיוב הכוללת הוראות שלב אחר צעד למשימות משותפות, הנחיות הלקוח מסכמות ורשימות של קודים שאושרו.
(ב) 1-on-one TrainingFLT:1 - צוות חדש או נאבק עם מנטור חיוב שיכול לספק משוב מותאם אישית על ערכי הזמן שלהם וחשבונות.
(FLT:0Case מחקרים ותסריטים של תפקידים: FLT:1) מציג חומר לקוח בדיוני (או אנונימי) ולבקש צוות ליצור ערכים, ולאחר מכן לבדוק אותם כקבוצה.
(ב) עיין בהערכות ובהערכה (FLT:0) , מבחנים קצרים לאחר שכל מודול יחזק את הלמידה ויזהה מי צריך עזרה נוספת.

עבור טכניקות הכשרה מוכחות בשירותים מקצועיים, לשקול את המסגרת המתוארת ב-FLT:0) משאבי החינוך של Lorman על חיוב משפטי תאימות.

תרגילים מעשיים וסימונים

תיאוריה לבדה אינה מבטיחה דיוק.יצור תרגילים המחקים תרחישים אמיתיים:

דיסטריוט קבוצה של 20 תיאורים של משימות - כמה מפורטים, מעורפלים - ומבקשים מאנשי הצוות לשכתב מחדש את המעורפלים.
לספק גליון של רשומות זמן המכיל שגיאות (block Billing, שערי רע וכו ') ויש להם ביקורת צוות לתקן אותם.
סימנה בדיקת תאימות של הלקוח: תן לצוות מזכר עם כללים ספציפיים ולאחר מכן ערכת ערכים לאשר או לדחות.
ביצוע "ביקורת מעוררת השראה" לשבוע שבו כל אחד מהחברים של הצוות נבדק על ידי מאמן, עם משוב שניתנו בתוך 24 שעות.

התרגילים האלה בונים ביטחון ועושים את ההשלכות של טעויות מוחשיות.

אימון על תוכנה וטכנולוגיה

תכונות מפתח למאסטר

אפילו הצוות המוכוון ביותר יכול לעשות טעויות אם הם לא יודעים כיצד להשתמש במערכת החיוב ביעילות.להבטיח שכל עובד נוח עם:

(FLT:0)Time entryFLT:1) - טימר מתחיל / עצירה, כניסה ידנית, העתקת ערכים מן הימים הקודמים (עם זהירות), המקשר זמן לנושאים ספציפיים וקודי משימה.
(FLT:0) סקירת קדם-בייל (Pre-bill reviewFLT:1) – ריצה לפני-החלים, קריאה בהם לשגיאות, ושימוש בתכונות תוכנה לדגל החסרים תיאורים או להעלאת ערכים.
(ב) [ה]הבנה של ה-[[המאה ה-1]], בין היתר, לבין חשבונית סופית, וכיצד לערוך עריכה לפני שליחתה.
(FLT:0LEDES ו eביליינג פורמטים 1FLT:) לקוחות רבים דורשים חיוב אלקטרוני ב LEDES 1998B, UTBMS, או באמצעות eביליינג רכזות כמו Serengeti, Tymetrix, או DataCert צוות חייב לדעת כיצד לייצא קבצים תואמים.
(ב) [ה]העברה: [ה]]: [ה] [ה]], יצירת דוחות עבור תקציבי לקוחות, שיעורי מימוש, וזמן לא רב לתפוס בעיות מוקדם.

בדיקות אוטומטיות עבור Compliance

תוכנת חיוב מודרנית יכולה להתאים בדיקות תאימות רבות.צוות הרכבות כדי לאפשר ולהשתמש באימות מובנה, כגון:

דרישות אורך התיאור המינימלי
זמן מקסימלי
כללים מתקדמים המזהירים אם שיעור הכניסה שונה מהקצב המוסכם של הלקוח
גילוי כניסה

בעוד אוטומציה מפחיתה את שיעורי השגיאה, הצוות חייב עדיין להבין מדוע קיים כלל, כך שהם אינם מעצימים בעיוורון את התקפים.מצמצמים כי דגלי תוכנה הם רשת בטיחות, לא תחליף לסקירה זהירה.

דיווח על עצמי-Audit

לעודד צוות לפעול בזמן אישי מסכם כל שבוע כדי לבדוק פערים או חוסר עקביות.לדוגמה, השוואת השעות המותקנות שלהם נגד התקציב של החומר או הממוצעים ההיסטוריים שלהם יכולים לחשוף דפוסים של פיקוח או over-reporting. מפקחי רכבת על איך להשתמש בדיווחי כתיבה לאחור/טקס-off-off כדי לזהות צוות שלעתים קרובות הפחתתו על ידי לקוחות - סימן ברור של צרכי אימון.

אימון מתמשך והדרכה

קורסים קבועים

הוראות בילינג משתנות, עדכוני תוכנה מתגלגלים, וצוות חדש מצטרף.זמנה אימון לפחות רבעון, מכסה:

עדכונים להנחיות הלקוח או למדיניות המשרד
תכונות תוכנה חדשות (במיוחד אם אתה עובר למערכת חדשה כמו Clio, PracticePanther, או Aderant)
מגמות שגיאה בילינג שזוהו מביקורת פנימית
עדכונים אתיים (למשל שינויים בחוקי חשבונאות אמון)

להפוך את המפגשים האלה קצרים וממוקדים - 30 דקות של משא ומתן עם Q&A הוא יעיל יותר מאשר אימון שנתי מלא כי אנשי צוות חוששים.

הופעות בMetrics and Audits

מה שנמדד מנוהל על ידי הקמת אינדיקטורים מרכזיים לביצועים (KPIs) לקביעת דיוק ולעקוב אחריהם באופן קבוע:

(ב) שיעור המימוש של ה- 1 (FLT:0) ,% הזמן שנקבע למעשה נאסף.הבנה נמוכה מתואמים לעתים קרובות עם שגיאות חיוב או חוסר שביעות רצון מצד הלקוחות.
(FLT:0Write-down/write-off Ratepherph:1) - מעקב של חברי הצוות יש את השיעור הגבוה ביותר של התאמה.
(FLT:0) דחיית הדחייה של שיעור ה- 1 בינואר – לעקוב אחר כמה פעמים לקוחות דוחים חשבוניות בגלל חוסר התאמה עם קווים מנחים.
(ב) ⁇ :0) זמן הכניסה ל- 1:1 - חשוב הזמן הממוצע בין השלמת משימה ולהיכנס לזמנו.
(FLT:0) ביקורתיות ביקורתיות (Accuracy AudisFLT:1) - בחר באופן אקראי 10-20% של חשבוניות בכל חודש עבור סקירה מפורטת של ציות.

מדדים אנונימיים כך שצוות יכול לראות כיצד הם משווים.הכרה של דיוק גבוה יכולה להניע אחרים.

משככי כאבים ושיפור

אימון הוא לא רחוב חד-צדדי. צור ערוצי מובנים עבור הצוות לדווח על מדיניות מבלבלת, באגים תוכנה, או ambiguities הלקוח מדריך. השתמש בתיבות הצעה, לוחות עגולים של הצעת חוק חודשי, או סקרים אנונימיים. Act on משוב - אם צוות נאבק באופן עקבי עם מרכז בילינג של לקוח מסוים, לספק מדריך מיוחד או ליצור גיליון הונאה.

תוכניות זיהוי

חיזוק חיובי מניע את השינוי בהתנהגות:

פרס "כוכב של החודש" עבור צוות עם אפס דחייה וגישה עקבית של זמן.
בונוסים קטנים או כרטיסי מתנה להשגת ציונים מדויקים גבוהים במהלך הביקורת.
הכרה ציבורית בפגישות או בעצמן.

ההכרה לא רק מניעת את המקבל אלא גם אותות לכל המשרד כי דיוק חיוב הוא מיומנות מוערכת.

יצירת תרבות של הסכם בילינג

מנהיגות מחויבות

אימון יהיה רק יעיל אם שותפים ועורכי דין בכירים מעצבים את ההתנהגות.כאשר מנהיגים עושים את ערכי הזמן שלהם על זמן ועם נרטיבים מפורטים, הוא קובע את הסטנדרט.עודד שותפים להימנע מחסימת חיובים ולאמץ את אותם מפגשים אימון כמו צוות.מנהיגים צריכים גם להיות שקופה לגבי ההשפעה הפיננסית של שגיאות חיוב - שיתוף סכומים בכתב בפגישות שותפים יכול להדגיש את הרצינות.

תקשורת פתוחה

על הצוות להרגיש בנוח לשאול שאלות על חיוב ללא חשש מתגובה. פוסטר סביבה בטוחה שבה פקידי חיוב, פרמצבטים, ושותפים יכולים לומר, "אני לא בטוח איך לתאר את המשימה הזו עבור הלקוח X" או "אני חושב שיש פער בטבלה".

שיתוף פעולה בין בילינג ועורכי דין

בילינג הוא לעתים קרובות משולש, אבל הדיוק משתפר כאשר מומחי חיוב מנהלי ואנשי מקצוע משפטיים לעבוד יחד.חשבו על אימון: יש צוות חיוב להשתתף במשפט קצר או מחיקה כדי להבין את ההקשר של ערכים, ויש עורכי דין צלו את מחלקת החיוב כדי לראות את ההשלכות של ירידה הזרם של ערכים בזמן מעורפל. הבנה הדדית זו מפחיתה חיכוך ומשפרת את איכות הנרטיבים.

מסקנה

הכשרה יעילה על נהלי חיוב משפטיים מבטיחה כי צוות ידע, בטוח, ותואם.זה הופך את הצעת החוק מכומר רוטט לתפקוד אסטרטגי אשר בונה אמון לקוחות ומגן על הכנסות מוצקות. על ידי השקעה בחינוך מקיף ומתמשך - כיסוי מושגים יסוד, תרגילים מעשיים, טכנולוגיה מאסטרי, ניטור ביצועים מתמשך - משרדי החוק יכולים לשפר דיוק, לשפר את שביעות הרצון של הלקוחות, לחזק את היציבות הפיננסית שלהם.