כיצד להתכונן לפגישת בילינג המשפטית שלך

הבנת תהליך ביקורת בילינג משפטי

בדיקת חיוב משפטית היא יותר מאשר בדיקה שגרתית של חשבוניות - זה תרגיל קריטי בשקיפות פיננסית, אמון לקוחות, אחריות לקוחות, אחריות מקצועית.בין אם אתה שותף חוק סוקר את ערכי זמן שותפים, לקוח תאגידי או ביקורת מחוץ לעצות, או מתרגל יחיד המתכונן עבור ביקורת צד שלישי, תהליך הביקורת המוטעה מבטיח כי כל מסמך שנקבע כל שעה וכל חשבון נטען הוא מוצדק, מדויק, מוצדק, ותואם עם שיעורי בדיקה מפורטת בדרך כלל, ללא תשלום מדויק, אשר יש צורך, או הוראות מדויקות, כי יש צורך, אשר יש צורך, או הוראות מדויקות, כי יש צורך, כי יש צורך, כי יש צורך, כי יש צורך לענות על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים על ידי חיובים, או תיקון הוראות הוראות הוראות הוראות מדויקות, או תיקון הוראות הוראות מדויקות, בדרך כלל, בדרך כלל, או הוראות מדויקות, בדרך כלל, או תיקון מדויק, כי.

ביקורות חיוב משפטיות יכולות לקחת צורות שונות: ביקורות פנימיות שנערכו על ידי ניהול משרדי עורכי דין, ביקורות לקוח-הסומויות תחת הסכמי שמירה, או ביקורת של צד שלישי הנדרש על ידי חברות ביטוח או חוזים ממשלתיים.כל סוג דורש רמה מעט שונה של הכנה, אבל עקרונות הליבה נשארים זהים: לאסוף ראיות, לשאול שאלות ממוקדות, ולתקשר בבירור.

מדוע הצעת חוק לעורכי דין ולקוחות

עבור משרדי עורכי דין, סקירה יסודית של הצעת חוק היא אבן הפינה של הפרקטיקה האתית. כללי המודל של איגוד עורכי הדין האמריקאי של התנהגות מקצועית דורשים שעורכי דין יתקשרו על בסיס או שיעור העמלות וההוצאות בכתב, וכי הם נותנים חשבונאות ללקוחות על פי בקשה. ביקורות פנימיות רגילות עוזרות לחברות לתפוס שגיאות לפני שחשבונות לבצע פעולות חיוב עקביות על פני הצוות, ולהגן מפני שביעות רצון הלקוחות - במיוחד, ובמיוחד על עלויות משפטיות ונושאות של חברות - כדי להבטיח בדיקות מיותרות של 1.5 מעלות שאינן קשורות לחשבונות של עלויות תפעוליות של תשלום עבור תשלום עבור תשלום עבור תשלומים לא סדירות של עלויות תפעוליות של 1-F - 000 הצעות מחיר לא סדירות על בסיס של 132 דולר על עלויות תשלום עבור תשלומים על עלויות תשלום על פני צוות.

מסמכים חיוניים ל-Gather לפני הסקירה

איכות של סקירה חיוב תלויה בהשלמת התיעוד שאתה מביא לשולחן. Scrambling כדי למצוא קבלות חסרות או רשומות זמן במהלך הפגישה לבזבז זמן ושקע אמון. להכין לפחות שבוע אחד מראש על ידי איסוף כל פיסת נייר או תיעוד דיגיטלי התומכים תקופת חיוב תחת ביקורת.

רשימת המסמכים המרכזיים

המסמכים הבאים צריכים להיות מקובצים וסקרו לפני הפגישה:

[01:0] הצהרות וחשבונות: [ה]: חשבוניות הסופיות לתקופה, כולל כל חשבונות ביניים.חפש את תאריכי ההתחלה והסוף, האשמות מוחלטות וכל התאמות שנעשו.
(ב) [ה]הבאה [ה]: [ה] [ה]], [ה], [ה], [ה],] ,[ה], [ה],]]], הרשומות המעניינות, המראות את התאריך, שומר הזמן, שעות, שעות החיוב, ותיאור של כל משימה.
(ב) ,0) הוצאות שכר וגיבוי DocumentcioationFiation 1:1 - קבלת שכרות, הוצאות נסיעות, דמי עדות מומחים, צילום, וניכויים אחרים.
(FLT:0) הסכם או מכתב האירוסין 1IRGE) – החוזה המקורי שמכתיב את מבנה הריבית (שעה, תשלום שטוח, שקיפות), חיובים, וכל קיצוצים או סידורי הנחה.
(ב) [ה]התערות:0] רשומות (Creditual RecordsFLT:1) - אימיילים או אותיות שמדברים על שינויים בחיוב, אישורי משימה או התאמות תשלום.
(ב) [ה]התקציבים שאושרו מראש או עלות הערכות: 1:1 – אם נקבע תקציב לצורך העניין, השוו את החיוב בפועל נגדו כדי לזהות יתר.

ארגן את רשומות האלקטרוניות והנייר שלך

אם החברה שלך משתמשת בפלטפורמת ניהול בפועל כגון Directus או כלי משפטי ייעודי, לייצא דוחות כניסה זמן ותשלום מסכמים בפורמט קריא מכונה (CSV או PDF עם טקסט חיפושי), צור גליון מבוזר כי העדפות צולבות בחשבונית מוכן עם יומני זמן וקבלות. עבור רשומות נייר, השתמש בנספחים על ידי חודש או במקרה, הוא מאפשר למונית מהירה כדי למצוא את הדף הראשון של 2 עמודים לפני קבלת מסמכים, כמו גם עם קובץ משותף.

כיצד לנסח את הצהרות בילינג שלך

ברגע שיש לך את המסמכים שלך על מנת, הצעד הבא הוא סקירה שיטתית זהירה של הצהרות חיוב.אל פשוט לסרוק את סך הכל בתחתית. במקום, לבדוק כל פריט קו עם עין ביקורתית.חפש דפוסים, חוסר עקביות, שגיאות פוטנציאליות. גישה מתודולוגית מפחיתה את הסיכון של התעלמות משמעותית מעל תשלום או דפוס של זמן מלוטש.

דגלים אדומים נפוצים בחשבונות משפטיות

מבקרים מנוסים יודעים כי דפוסים מסוימים מצביעים לעתים קרובות על בעיות עמוקות יותר.

(FLT:0)Block BillingFLT:1 - כאשר כניסה חד פעמית מתכנסת משימות מרובות שאינן קשורות (למשל, "התנועה המוגברת, גילוי, שיחת טלפון עם לקוח" בבלוק של שלוש שעות).
(ב) [ה]הסברים של ה-[[17:0]], [[המאה ה-1]], [[1924]], [[1924]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]
[01:0] ,[עריכת קוד מקור]] [ה]: שני שומרי זמן קיימו את אותה פעילות (למשל, גם עורך הדין וגם חוקה, אשר נקבעו על מנת להשתתף באותה פגישה) ייתכן שלא במתכוון או סימן לכישלון תיאום.
(FLT:0) דרישות ניהוליות של זמן FLT:1 - ביצוע גבוה של משימות שניתן לבצע על ידי צוות בעלות נמוכה יותר או אוטומטי (למשל, צילום, ארגון קבצים, רשומות לוח שנה שגרתיות).
(ב) [15] , [13] ,ב"ה, ,ב"ה, ,"ה', "ה', ויקרא כ'"ד, או שיעור העולה על הסכם השכר ללא אישור מראש.
(FLT:0) נסיעה בלתי פוסקת או OvertimeofLT:1; אם לקוח יכול היה להשתתף בפירוק מרחוק, אך הוא הוסמך עבור קו אווירי הראשון ומלון, ייתכן שההוצאה תהיה בלתי סבירה.

בדיקת זמן וקצבות

לאחר שציינו את הערכים החשודים, בצעו אימות גרפיטי (קחו דגימה אקראית של רשומות זמן שנמחקו היום (למשל, כל עשר פעמים) ובדקו את התאריך, שומר הזמן והתיאור נגד לוח הזמנים המקורי, ודאו כי השעות הכוללות ליום הן סבירות - לדוגמה, חיוב 24 שעות ביממה אחת הוא בלתי אפשרי.

הכנת שאלות וקלרנס

דיון ביקורת הצעת חוק הוא שיחה, לא חקירה.הסקירות הפרודוקטיביות ביותר מתרחשות כאשר שני הצדדים באים עם שאלות מוכנות המתמקדות בהבנה ולא בהאשמה.לשלב את השאלות שלך סביב ערכים או דפוסים ספציפיים, ולשאול הסברים בטון נייטרלי.גישה זו מעודדת דיאלוג פתוח ומפחיתה את ההגנה.

שאלות לפגישת הביקורת שלך

בהתבסס על הניתוח הראשוני שלך, ייתכן שתרצה לשאול:

מדוע שירות מסוים, שרשם בדרגה מסוימת?FLT ( 1:1 לדוגמה: "הכניסה ב-18 במרץ מציגה שיעור שותף בכיר לסקירה של מסמך.האם תוכל להבהיר מי ביצע את העבודה הזו והאם אדם זוטר יכול היה לטפל בה?"
[01:0] האם כל ההוצאות הדרושות ומתועדות? [החשבונית] כוללת תשלום של 750 דולר עבור שליח בן לילה ללוס אנג'לס, האם יש לך קבלה, והאם אתה יכול להסביר מדוע השירות הזה היה חיוני?
[ה]היית רואה כמה ערכים לקריאות אדמיניסטרטיביות לקביעת הפקדונות?
[ה]מ"ל: כיצד הגיע הזמן שהוקצה במשימות? [ב]: "השעות הכוללות לנסח את התלונה מופיעות גבוה בהשוואה למורכבות המקרה, האם ניתן לפרק את השלבים השונים של הטיוטה?"
[ה]ההנחות או הכנפיים חלות נכון? [ההסכם] דמינו כולל הנחה של 10% של נושאים מעל 100 שעות.לא נראה כי הם חלו על חשבונית זו - האם ניתן לבדוק פעמיים?

כתוב את השאלות שלך מראש ולקדם אותן.פגישת ביקורת טיפוסית נמשכת 60 עד 90 דקות, כך שאתה לא יכול להגיע לכל פריט.התחל עם הסכומים המשמעותיים ביותר דולר או את הערכים המעמיקים ביותר. Leave Disrepanities קטין עבור דואר אלקטרוני מעקב אם הזמן פועל קצר.

Best Practices for a Productive Review Session

הטון והמבנה של המפגש עצמו יכולים לעשות או לשבור את התוצאה. לטפל בסקירה כאימון לפתרון בעיות שיתופי, לא עימות.שני הצדדים יש אינטרס משותף בחיוב מדויק וביחסים מקצועיים בריאים.כאן הם אסטרטגיות מוכחות לפגישה חלקה.

לתקשר ביעילות עם הצוות המשפטי שלך

אם אתה הלקוח, להתחיל את הפגישה על ידי הכרה באיכות העבודה ומבטא הערכה למאמצי החברה, ולאחר מכן להציג את התצפיות שלך כשאלות ולא האשמות.לדוגמה, במקום לומר "הכניסה הזו שגויה", אומר "אני מנסה להבין את המהירות הזו - יכול ללכת בדרכיך?", זה מזמין הסבר ולא הגנתי.

מחלוקות וסכסוכים

כאשר אי אפשר לפתור באופן מיידי, לקבוע תהליך ברור למעקב.

קח הערות מפורטות במהלך הפגישה - להקליט את כניסת הצעת החוק המדובר, את ההסבר הניתן, וכל התאמה מוסכמת.
אם אתה לא מסכים עם ההסבר, לא להסלים לוויכוח, למשל, "אני מעריך את ההקשר, אני רוצה לבחון את זה עוד עם חברי (או מחלקת הכספים שלנו) האם נוכל לשים את הפריט הזה ולהקיף בתוך חמישה ימי עסקים?"
אם המחלוקת כוללת סכום משמעותי או דפוס של חיוב מפוקפק, לשקול מעורבים מתווך צד שלישי או או או או מבקר משפטי עם מומחיות בתחום השיפוט.
זכור כי לא כל דיסקרטיות צריך להיות קרב.אם ההבדל הוא טריוויאלי (למשל, תשלום של 5 $), אתה יכול לבחור לתת לו להמשיך לשמור על היחסים.

מסמך כל ויתורים או התאמה בזמן אמת.בסופו של דבר, קרא בחזרה סיכום של שינויים מוסכם לאשר הבנה הדדית.פרקטיקה זו מונעת מסכסוכים "הוא אמר/היא אמר" מאוחר יותר ויוצרת תיעוד ברור לחשבונאות.

עקבו אחרי-Up and Documentation

הפגישה אינה מסתיימת כאשר הפגישה מסתיימת.עקב נכון מבטיח כי שינויים ייושמו וכי מחזור חיוב הבא הוא נקי יותר.שני הצדדים צריכים לתעד את התוצאות ולבצע פעולות ספציפיות.

יצירת דוח סיכום

מיד לאחר הפגישה, טיוטת סיכום תמציתי הכולל:

תאריך ומשתתפים בסקירה
רשימת רשומות של חיובים שנחקרו וההחלטה לכל (מתקבל, עזוב, או נשמר)
כל תיעוד חדש המבוקש (למשל, קבלות חסרות)
Deadlines forיישום שינויים (למשל, "הצביעו על חשבונית שנשלחה תוך 10 ימי עסקים")
שינויים מוסכמים בהוראות עתידיות (למשל, "כל ההוצאות על נסיעות דורשות אישור מראש מקבוצת המבצעים המשפטיים של הלקוח").

שלח את הדו"ח לכל המשתתפים תוך 24 שעות. השתמש בו כנקודת התייחסות לפגישת הביקורת הבאה כדי לעקוב אחר האם השינויים נמשכו.עבור נושאים מורכבים, שקול להוסיף עמודה במערכת החיוב שלך שדגלים בחנו ערכים כך שתוכל בקלות למשוך את ההיסטוריה.

התאמת תהליכי בילינג עתידיים

סקירה חיוב היא הזדמנות לחדד את זרימת העבודה הכוללת שלך לחיוב.אם הסקירה חשפה בעיות חוזרות ונשנות - כגון תיאורים מעורפלים, שיעורי לא נכונים או קבלות חסרות - ליישם הליכים חדשים למניעתן.

הכירו צעד טרום אישור להוצאות על סף מסוים.
שומרי זמן לרכב על כתיבת ערכים ספציפיים, מכוונים פעולה.
השתמש בתוכנה המאוכמת את מינימום הכניסה לזמן (למשל, אין ערכים קצרים משש דקות) ודורשת תיאור של לפחות 15 תווים.
שלח חשבוניות לשותף בכיר או לקישור ללקוח לבדיקה מהירה לפני שהחוק הסופי יופק.

שיפורים אלה תהליכים לשלם דיבידנדים בכל מחזור חיוב לאחר מכן, צמצום נטל ביקורת והעלאת דיוק הצעת החוק.עבור רעיונות נוספים על אופטימיזציה של עבודת חיוב משפטית, ראה את המדריך על FLT:0legal תוכנה המתחייבת הטוב ביותר שיטות מ DirectusFLT:1.

טכנולוגיות ל- Smooth Billing Reviews

פלטפורמות ניהול הליכים משפטיים מודרניים יכולות לפשט באופן דרמטי את ההכנה וביצוע של ביקורות חיוב במקום למיין באמצעות חשבוניות נייר ו יומני זמן ידני, אתה יכול ליצור דוחות מקיפים עם כמה קליקים.

* מסלולים של אאודיט** מראים שכל שינוי נעשה לכניסת זמן, כולל מי עשה זאת ומתי.
** מעקב אחר חשבון משולב ** המקשר באופן אוטומטי קבלות לחשבונות.
**הקצב האימות לקצב האימות** של רשומות כאשר שיעור החיוב אינו תואם את הסכם התשלום.
** כלי ביקורת פונקציונליים ** המאפשרים לשני הצדדים לחשבונות לא מפורטים ולעקוב אחר הערות משא ומתן.
** ניתוח לוח ** המדגיש את רשומות הזמן או ההוצאות מגמות.

בעת בחירת או שדרוג מערכת חיוב משפטית שלך, עדיפות כלים התומכים UTBMS (מערכת ניהול מבוססת משימות) עבור תיאורים סטנדרטיים של משימות. סטנדרטיות סטנדרטיות. סטנדרטיזציה זו מקלה על השוואת הצעת החוק על פני חברות שונות ונושאים. פלטפורמות מבוססות ענן רבות, כגון תרגול Panther, עשןball, ו-Kyo ו- LEAP, להציע ניסויים חינם כך שתוכל להעריך אילו עבודות הטובות ביותר עבור גישה מחשובית בלבד, אך לא רק כדי לספק כותרות צוות שקיפות.

מסקנה

הכנת הבחינה המשפטית של הצעת החוק היא לא מטלה מאומצת - זה משמעת אסטרטגית שמגן על המוניטין של החברה שלך, התקציב של הלקוח שלך, ואת היושרה של מערכת היחסים בין עורך הדין-קליד. על ידי איסוף המסמכים הנכונים, בדיקת חשבוניות עבור דגלים אדומים משותפים, הכנת שאלות מתחשבות, וטיפוח סביבת מפגש שיתופית, אתה יכול להפוך קונפליקט פוטנציאלי להזדמנות עבור שקיפות ושיפור יעילות של כל אחד מהם, לאחר שיפור תהליכי החשבון שלך.