כיצד להקים מדיניות בילינג משפטית עבור לקוחות חדשים

מדוע שינוי חוקי בילינג משנה יותר מאי פעם

בשוק משפטי תחרותי, האמון הוא המטבע היקר ביותר שלך.מדיניות חיוב שקוף היא הבסיס של אמון זה.כאשר לקוחות חדשים מבינים בדיוק מה הם משלמים עבור וכמה מטענים מצטברים, הם הרבה פחות סביר לשאול חשבוניות או להרגיש לנצל את המחקר באופן עקבי מראה כי מחלוקות חיוב הם אחד המקורות המובילים של שביעות רצון ותביעות רשלנות.

שקיפות גם מועילה לתרגול שלך באופן תפעולי.לקוחות שמבינים את הצעת החוק שלך נוטים לשלם על הזמן, צמצום חשבונות קבלת נטלים, יתר על כן, לקוחות מרוצים הופכים למקורות הפניה.על פי ה-FLT:0 American Bar AssociationveFLT:1, חברות עם מדיניות חיוב שקוף רואה שמירה גבוהה יותר ותביעות אתיות פחות.

מדיניות בילינג משפטית טרנסנדנדת

מדיניות שקופה באמת הולכת הרבה מעבר לרישום של שעות ביממה.זה כולל את כל היחסים הפיננסיים עם הלקוח, מההתייעצות הראשונית לחשבונית הסופית.

1.הסכמי תשלום מפורטים

כל מעורבות חייבת להתחיל בהסכם תשלום בכתב, המשתף את כללי האתיקה של סמכות השיפוט שלך. מסמך זה צריך לכתיב:

(ב) [ה]: [ה], [ה], [ה], [ה], [ה], [ה],] אם] הוא אינו זכאי להשגה או הרוויח על ידי קבלה.
(ב) [ה]הסברים של שירותים: [ה]: רשימת הדברים של העבודה כוללת, למעט כל דבר שיפיקו חיובים נוספים (למשל, זמן נסיעה, עלויות של צד שלישי).
[01:0] העלאת שכרות: אם הזמן נקבע בשש דקות, עשר דקות, או חמש עשרה דקות, תהיה שקוף על מדיניות עגולה.
(FLT:0) הוצאות והוצאות חיקוי:1: עלויות מפורטות נפוצות כגון דמי הגשת, דמי עיתונאי בית המשפט, דמי עדות מומחים, והעלאת עלויות ההערכות סבירות.

אל תסמכו על שפה משפטית. השתמש בשפה פשוטה אם הלקוח לא יכול להבין את ההסכם, זה לא באמת שקוף. שקול להוסיף סעיף סיכום או תיבת "תנאים מרכזיים".

המונחים: Clear Billing Cycle and Payment Conditions

הקמת מחזור חיוב צפוי.רוב החברות קובעות חודש, אך כמה נושאים עשויים לדרוש דו-שבועי או רבעון הצעת חוק. המדינה תאריך היעד ברור (למשל, רשת 15 או 30).

(ב) ,0) שיטות תשלום ניתנות להשגה (FLT:1: כרטיס אשראי, לבדוק, העברה אלקטרונית וכו '.
(ב) ,0) עונשי תשלום עבור תשלום (FLT:1): ריבית, איחור עמלות או השעיה של שירותים. לבדוק את כללי המדינה שלך על טעינה ריבית (בעיקר דורש גילוי).
(ב) הסבירו כיצד לקוחות יכולים להעלות שאלות וכיצד יטפלו בהן.

מדיניות מדגם עשויה לומר: (FLT:0) חשבוניות נשלחות לראשונה בכל חודש לעבודה שבוצעו בחודש הקודם.תשלומים נובעים בתוך 15 ימים, אם יש לך שאלות לגבי כל תשלום, אנא צרו קשר עם מחלקת החיוב שלנו בתוך 30 ימים. סכומים בלתי פתורים עשויים לצבור ריבית של 1.5% בחודש."

3.חשבומים עם תיאורים משמעותיים

[ה]חשבונית שפשוט אומרת "שירותי חוק הניתנים" אינה שקופה.כל כניסה צריכה לכלול את התאריך, תיאור קצר של המשימה, זמן שהושקע (אם שעה), ועורך הדין או הפטרוסלי שביצע את העבודה.לעניינים שטוחים, להראות כיצד התשלום נעשה (למשל, ייעוץ ראשוני, רישום, מראה בית משפט) להשתמש בשפה שאינה חוקית יכול להבין במקום: 3.

לקוחות רבים מעריכים כי מאזן ריצה הכולל שימוש בשומרים וכספים שנותרו.חלק מהחברות מספקות פורטל שבו לקוחות יכולים לצפות בחיובים החלים לפני שהחשבונית תסתיים.AFLT:0study by Bloomberg LawphFLT:1 מצאו כי חשבוניות מופרכות להפחית את זמני התשלום בממוצע של 12 ימים.

4.העלות הריאליסטית והתקציב

לקוחות חדשים הם לעתים קרובות חרדה לגבי עלויות.ספק הערכה בכתב לכל העניין או עבור כל שלב.כולל טווח נמוך, בינוני וגבוה, כך הלקוח מבין את המשתנים.אם אתה משתמש בקופות תקציב, להסביר כי העבודה תפסיק ברגע שהכובע יגיע אלא אם הלקוח מסמיך כספים נוספים.עדכון ההערכה באופן קבוע כמו התקדמות המקרה.

יישום מדיניות בילינג שלך בלקוח

המדיניות הטובה ביותר היא חסרת תועלת אם היא לא תתקשר ותאכפה מההתחלה.אינטר את הדיונים בחיוב בתהליך ההסטוריה שלך.

שלב 1: הכירו את בילינג בהתייעצות ראשונית

אל תחכו עד לאחר שסימני הלקוח במהלך הפגישה הראשונה, הסברו בקצרה את מבנה העמלות שלכם ושאלו אם יש להם חששות כלשהם.זה קובע את הטון לשיחה פתוחה.לקוחות רבים מאוימים על ידי עלויות משפטיות; הנכונות שלכם לדון בכסף מראה כבוד.

שלב 2: בדוק את הסכם העמלות ביחד

אל תכתבו רק על ההסכם.זמינו שיחת 15 דקות או פגישה כדי לעבור בכל סעיף.בקשו מהלקוח לאשר את הבנתם. זה מקטין את הסיכוי לתביעות מאוחרות יותר כי הם לא קראו או יסכימו לתנאים.לרשום את הביקורת (למשל, דוא"ל מעקב המסכם את הדיון). חלק מהחברות משתמשות ברשימות בדיקה בהן שני הצדדים הראשונים בכל סעיף.

שלב 3: הגדר לוח דשטוש בילינג או פורטל

טכנולוגיה עושה שקיפות קלה.שימוש בתוכנה לניהול בפועל שנותנת ללקוחות גישה 24/7 לחשבונות שלהם, משמרת איזון, והיסטוריית תשלום.לפחות, לשלוח תזכורות אוטומטיות לפני חשבוניות הן תוצאה של פורטל לקוחות גם מאפשר שיתוף מסמך מאובטח, אשר מקטין את פני המנהלית עבור רשימה מקיפה של אפשרויות, לבדוק את FLT:0Law טכנולוגיה כיום השוואה של לקוחות פורטלים 1R.

מלכודות נפוצות שתחתונות

אפילו חברות בעלות כוונות טובות יכולות ליפול למלכודת שמבטלת את האמון.

דמים נסתרים והפתעות

לקוחות טוענים כי לא תוסיף "דמי ניהול" או "דמי החזרת אחריות" ללא גילוי מוקדם.אם אתה אחראי על צילום, קובע את העלות בעמוד בהסכם העמלות.האות חלות על חיובים של הגשת אלקטרונית, שיחות ארוכות טווח ופוסט-גיל.

זמן פנוי

Entries like "research" או "conference" הם חסרי משמעות.אם לקוח לא יכול להבין מה עשית, הם יטילו ספק לערך שלו.רכבת הצוות שלך לכתוב ערכים כי לקוח ימצא הגיוני, למשל, "Drafted 3 פסקאות נגד ההצעה של התובעת לפסק דין סיכום."

אכיפת מדיניות בלתי עקבית

אם יש לך מדיניות, בצע אותה.אם אתה מוותר על עמלות מאוחרות עבור לקוח אחד, להיות מוכן לעשות זאת עבור כל, או סיכון תביעות אפליה. קונצנזוס בונה אמינות.

נכשלים בנוגע למחירים טכנולוגיים

חברות רבות מקיימות כעת עלויות הקשורות ל- e-discovery, אחסון בענן, או מנויים משפטיים למחקרים. להיות שקופה לגבי המחיר של השירותים הללו והאם הלקוח צפוי להחזיר אותם.הפרקטיקה הטובה ביותר היא לכלול הערכה של עלויות הטכנולוגיה במכתב המעורבות הראשוני.

Best Practices for Onמתמשכים Transparency

שקיפות אינה אירוע חד פעמי.יש לשמור אותו בכל הייצוג.

(FLT:0) עדכון תקציבי תקופתי של 5.3:1: גם אם אתה לא מסדיר חודש, שלח דוא"ל קצר מראה כיצד שומר עומד ועלויות עולות הצפויות.
(FLT:0) סקירת נתונים על נתונים מ-Excel: אנליז את החשבונות שלך בעצמך.האם אתה מזלזל באופן עקבי או overcharging? האם לקוחות לעתים קרובות מטילים ספק בסוג מסוים של כניסה? השתמש בנתונים אלה כדי לחדד את המדיניות שלך.
(ב) [15] ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
צוות התקשורת של קונסולת 1 (FLT:0) : כל אדם שמתקשר עם לקוחות - שותפים, שותפים, פרמצבטים, צוות תמיכה - צריך להבין את מדיניות החיוב וכיצד להסביר את זה.
(הופנה מהדף ⁇ ) הישארות נוכחית עם חוות דעת אתיקה (FLT:1): איגודי המדינה והמקומיים של בר אגודות מעת לעת מנפיקים הנחיות לגבי שקיפות חיוב, במיוחד לגבי עלויות סודיות ועלויות שטוחות.

שיתוף פעולה עם מחלוקות עם Transparency

לא משנה כמה ברור המדיניות שלך, המחלוקות עלולות להתעורר, כיצד אתה מטפל בהן יכול לחזק או להרוס את האמון.

[ה]הכרתו את הדאגה מיד ל'1', גם אם אתם מאמינים שהחיוב נכון, תודה ללקוח על כך שהכניסו אותו לתשומת לבכם.
(ב) [ה]הסבר מפורט: [ה]ההסבר [ה] [ה] [ה] [ה]] [ה]] [ה]] [ה]הההתורה [ה]]]], [התחילה] את ה[[המאה ה-20], אם טעות נעשתה, תזכירו את המחלוקות בתוך 24 שעות, ותתאים את החשבונית.
(ב) אם הדאגה של הלקוח ראויה לאשראי או הפחתה כאשר ראוי ל- 1 (אם הדאגה של הלקוח יש ערך, אל תהססו לכתוב סכום שנוי במחלוקת.
[ה]הסברה: [ה] [ה], [ה], [ה], [הבא] [הבא]] [הבא]] [הבא] [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'והוא] יברך אתכם אם הלקוח יילחם בהמשך.

שיקולים מיוחדים לסידורי תשלום שונים

בילינג

חיוב זמני דורש את הרמה הגבוהה ביותר של שקיפות כי לקוחות לעתים קרובות מרגישים חרדה על הממטר פועל.ספק הערכה ברורה של שעות עבור כל שלב. השתמש בתוכנה מעקב זמן המאפשר ללקוחות לראות את הרשומות בזמן אמת אם אפשרי.חלק מהחברות מציעות "סיכום חודשי" המציג שעות על ידי קטגוריה (מחקר, טיוטה, הופעות בית המשפט) כך לקוחות יכולים לראות איפה הכסף שלהם הולך.

דירות

עמלות שטוחות יכולות להיות מצוינות עבור שקיפות כי הלקוח יודע את העלות המדויקת במעלה.עם זאת, עליך להגדיר בבירור את היקף.אם ההיקף מתרחב, להסביר את הצורך של תשלום שטוח חדש או שינוי עד שעה חיוב. לספק רשימה כתובה של מה הכלול ומה לא.לדוגמה, תשלום שטוח עבור גירושין ללא בדיקה עשוי לכלול הכנת עתירה ובית משפט אחד, אך לא מו"מ אם זה הופך להיות תחרות.

Retainers

אנשים לעתים קרובות לא מבינים. Distinguish בין "שומר אמיתי" (שילמו לזמינות בטוחה) ו"שומר ביטחון" (פקדה נגד עמלות עתידיות) עבור שומרי אבטחה, לספק דוחות חודשיים המציגים את האיזון וכיצד הכספים נמשכים.אל תתייחסו לכספים חסרי ערך ככספים שלך; ברוב תחומי השיפוט, הם חייבים להיות מוחזקים בחשבון עד שיקבלו פיוס בסוף חודש.

הוצאות שקיפות

הסדרי תשלום עקביים דורשים שקיפות יוצאת דופן כי הלקוח לא יכול לראות הצעת חוק עד להסדר.סגור את השיעור, בין אם הוא מחושב לפני או אחרי עלויות, ומה ההוצאות יופחתו.ספק עדכונים תקופתיים על עלויות שנגרמות.אם המקרה מורכב, לספק חשבונאות מפורטת של זמן שהושקע על ידי משימה, למרות שאתה לא חיוב שעה עד שעה.

שימוש בטכנולוגיה כדי לשפר את השקיפות

תוכנה משפטית מודרנית יכולה להפוך את מאמצי שקיפות רבים, צמצום העבודה ידנית וטעויות אנושיות.

(FLT:0) קיצור זמן מעקב עם חיובים 1:1; לא יותר גליונות זמן מתואמים על חשבוניות.
פורטל תשלומים מקוון (FLT:0) הנחה: לאפשר ללקוחות לשלם חשבוניות באופן מיידי, להציג את ההיסטוריה ולהוריד קבלות.
(ב) ,0) , חשבונויות אוטומטיות בתצוגה מקדימה של חשבונית: חלק מהמערכות מאפשרות ללקוחות לראות חיובים מועדפים לפני שהחשבונית מסתיימת, מה שמעניק להם הזדמנות לשאול שאלות.
(FLT:0) לספק איזון משמר בזמן אמת: לוח נתונים שעדכונים בזמן נכנס עוזר ללקוחות לנהל את התקציב שלהם.
(FLT:0) הערכות עלות עלות המבוססת על נושאים קודמים: שימוש בנתונים היסטוריים, ניתן לספק הערכות מדויקות יותר, מרכיב מרכזי בשקיפות.

בעת בחירת תוכנה, עדיפות אלה עם תכונות חזק לקוחות. כלי גדול עבור החברה אבל קטורק עבור הלקוח להביס את המטרה.

מסקנה

בניית מדיניות חקיקה משפטית שקופה אינה רק עמידה – היא יתרון אסטרטגי כאשר לקוחות חדשים רואים כי אתה פתוח על עלויות, הם נוטים יותר לסמוך עליך עם נושאים מורכבים, רגישים.זה אמון מתורגם נאמנות, הפניות, ופרקטיקה בריאה יותר. המאמץ שאתה מכניס לתוך יצירת הסכמי תשלום ברורים, מתן חשבוניות מפורטות, ושמירה על דיבידנדים תקשורת פתוחה בסכסוכים מופחתים וחזקים יותר.

התחל היום על ידי ביקורת המסמכים הנוכחיים שלך חיובים, האם הם כתובים בשפה פשוטה?האם הם מכסים את כל הרכיבים המפורטים לעיל? Revise היכן צריך ולרכב הצוות שלך.אז, להפוך את שקיפות לחלק מרכזי של התרבות של החברה שלך.