Table of Contents

اهمیت انتقادی از صدور دقیق در عمل حقوقی

خطاهای قانونی و هزینه های اضافی بسیار بیشتر از تفاوت های اداری است؛ آنها به طور مستقیم اعتبار، اعتماد مشتری و ثبات مالی شرکت را تضعیف می کنند، هنگامی که فاکتورها حاوی اشتباهات هستند، مشتریان به سرعت اعتماد به نفس، اختلافات ضرب می کنند و زمان ارزشمند در تصحیح خطاهای امروز، نشان می دهد که صورتحساب در معرض ناامنی می تواند 5٪ برای درآمد سالانه هزینه کند، در حالی که اغلب موارد قابل مذاکره و حتی در مورد سوء استفاده دقیق از مزایای بازار، حتی ادعاهای دقیق و حتی در مورد سوء استفاده های غیر قانونی از دست رفته است.

فراتر از ضربه فوری مالی، مسائل مستمر صورتحساب شهرت یک شرکت را از بین می برد. شکایت مشتری تک ارسال شده به صورت آنلاین می تواند ده ها مشتری بالقوه را متوقف کند، علاوه بر این، انجمن های دولتی به طور فزاینده ای اقدامات صورتحساب را بررسی می کنند؛ شرکت هایی که قادر به حفظ دقیق سوابق دقیق تحقیقات اخلاقی ریسک نیستند.

این مقاله استراتژی های عملی برای از بین بردن مشکلات رایج صورتحساب، بهبود شفافیت و تقویت روابط مشتری پایدار را فراهم می کند.هر بخش مراحل مشخصی را ارائه می دهد که می تواند بلافاصله، صرف نظر از اندازه شرکت یا منطقه تمرین، اجرا شود.

درک خطاهای رایج بیلینگ

قبل از اجرای اصلاحات، لازم است که اشتباهات خاصی را که در لایحه حقوقی قرار می گیرند، تشخیص دهیم، یک نگاه عمیق تر نشان می دهد که این اشتباهات را انجام می دهند و چرا حتی در شرکت های خوب مدیریت می شوند.

دانلود زیرنویس فارسی فیلم Infix Time

مکرر ترین خطای ثبت نام از زمان نادرستی به وجود می آید. وکلا ممکن است فراموش کنند که یک تایمر، ساعت های دور و یا زمان صرف شده را متوقف کنند، به عنوان مثال، ثبت 0.1 ساعت برای یک تماس تلفنی پنج دقیقه ای استاندارد است، اما عدم پیگیری چندین تماس کوتاه در طول یک روز می تواند منجر به اختلافات قابل توجهی شود.انجمن بار آمریکا گزارش می دهد که 70٪ از اختلافات صورتحساب شامل خطاهای ورود به حساب کاربری مجازی است که تقریباً به طور مبهم است، حتی به طور دقیق محدود شده است.

لایحه تکراری برای همان سرویس

تکرار زمانی اتفاق می افتد که چندین وکیل زمان را برای یک فعالیت مشابه ثبت می کنند، مانند دو شریک که در یک زمان یکسان شرکت می کنند و هر لایحه ای که تمام وقت به صورت کامل ثبت می شود، همچنین رایج است که کار پارا قانونی را با نرخ وکیل بالاتر ثبت می کنند، اساساً دو برابر شدن برای انجام یک پرونده دیگر، بدون بررسی دقیق، این رد صلاحیت ها در فاکتورها و درخواست مشتری دعوت کننده، می تواند به طور غیرمستقیم در طول یک پرونده انتقال داده شود، زمانی که من از یک پرونده دیگر منتقل می تواند از یک پرونده دیگر جدا شود، به طور غیر از یک پرونده انتقال از یک پرونده دیگر ارسال شود.

شارژ برای کار نکردن

هزینه های اضافی برای کار شبح - صورتحساب برای تحقیق هرگز انجام نمی شود، یا پیش نویس برون سپاری به یک جوان اما با نرخ بالا - از بین بردن اعتماد به نفس ممکن است از کار ضعیف یا padding عمدی، اما هر دو شرکت را به شکایات اخلاقی نشان می دهد، صورتحساب برای کار نمی تواند منجر به اخراج حتی زمانی که درک غیر عمدی، پرونده کار را متوقف کند (به طور منظم می تواند به ثبت نام یک شرکت کمک کند.

طبقه بندی نادرست ساعات قابل اجرا

وظایفی مانند جلسات تیم داخلی، مدیریت اسناد یا ارتباطات مشتری که به جای مشتری به شرکت سود می برند نباید به صورت حساب شده باشد، با این وجود بسیاری از وکلا به اشتباه این را به عنوان دستورالعمل های قابل پرداخت و واضح که از کار غیر قابل قبول قابل قبول قابل قبول هستند، طبقه بندی می کنند، برای مثال، زمان صرف آموزش یک ارتباط جدید در سیستم مدیریت پرونده شرکت، سربار است، نه صورتحساب، به طور مشابه بررسی یک لایحه اخلاقی عمومی برای شرکت وان باید در یک شرکت وانگانی که در یک حساب کاربری خاص خود قرار دارد، به روز رسانی مواد اخلاقی اجباری باشد.

عدم به روز رسانی نرخ های بیلینگ

شرکت ها اغلب نرخ های مشارکت را تنظیم می کنند و فراموش می کنند که آنها را به طور سالانه یا برای همکاران جدید تنظیم می کنند. صدور یک شریک ارشد در نرخ پایین (یا برعکس) تغییر می دهد و یا به طور منظم مشتری را به بررسی نرخ های نرخ خودکار در صورتحساب کمک می کند تا از این موارد جلوگیری کند.

خطای گرد و آوردن و حداقل مشارکت

بسیاری از شرکت ها به نزدیک ترین دهم ساعت (6 دقیقه) می رسند در حالی که این استاندارد است، شیوه های دور زدن متناقض می تواند اضافه شود.به عنوان مثال، یک تماس تلفنی 3 دقیقه ای ممکن است تا 0.1 ساعت گرد بیاید، اما اگر یک وکیل این ده بار در یک روز را انجام دهد، این یک ساعت برای کمتر از 30 دقیقه کار واقعی است که مشتریان به طور فزاینده ای از این شیوه های کاهش استفاده می کنند و یا حداقل هزینه های تماس را در زمان ارائه می دهند.

استراتژی ها برای جلوگیری از خطاهای بیلینگ

پیشگیری بسیار کارآمد تر از اصلاح است.استراتژی های زیر یک رویکرد سیستماتیک برای اجتناب از خطا، ترکیب تغییرات سیاست، تکنولوژی و نظارت انسانی را فراهم می کند.

پیاده سازی پروتکل های ردیابی زمان قوی

اتخاذ یک سیاست جامع که نیاز به زمان برای ورود به روز دارد، نه هفتگی، طولانی تر تاخیر، خطر به یاد آوردن نادرست بیشتر است.استفاده از برنامه های ضبط صدا یا افزونه های مرورگر که به طور خودکار شروع به زمان به طور خودکار زمانی که شما باز کردن یک ابزار مشتری مانند Clio [F:1] ارائه زمان تلفن همراه و وکیل خودکار سازی بلافاصله پس از یادآوری نهایی (حتی می تواند یادآوری کند که به یادآوری نهایی (به عنوان مثال یادآوری کنید).

انجام دوره های داخلی حسابرسی

بررسی های سه ماهه که در آن یک مدیر صورتحساب یا شریک بررسی نمونه تصادفی از فاکتورهای مشتری را بررسی می کند: آیا یک وکیل به طور مداوم بیش از حد ناتوان است؟ آیا برخی از انواع مواد مستعد خطا هستند؟ اقدام اصلاحی می تواند هدف قرار گیرد، استفاده از گزارش های آشتی که ساعت های صورتحساب را با حجم بالا مقایسه می کند، با استفاده از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده که برای مثال بهبود درآمد به طور مستقیم در هر روز، مشخص می شود، در نتیجه یک بررسی میانگین ساعت ها، در یک حساب یک حساب کاربری، همچنین مشخص شده است.

استاندارد سازی روش های بیلینگ شرکت-Wide

یک پوشش دستی نوشته شده ایجاد کنید: افزایش قابل قبول گرد (به عنوان مثال، حداقل 0.1 ساعت)، چه چیزی زمان قابل پرداخت را تشکیل می دهد (به عنوان مثال، سفر به رسوب تنها در صورتی قابل پرداخت است که هیچ جایگزینی در دسترس نباشد)، و چگونه برای مسدود کردن صورتحساب (به روز رسانی) هر وکیل و پشتیبانی از علائم عضو کارکنان سالانه از نظرات (F: مدل اخلاقی) نیاز به روش های منطقی برای نشان دادن هزینه های نمونه (الف) و دستورالعمل های مرجع منطقی برای نشان دادن هزینه های مرجع ۱.

استفاده از اتوماسیون و هوش مصنوعی

نرم افزار حقوقی مدرن می تواند ورودی های مشکوک را در زمان واقعی نشان دهد: اگر دو وکیل برای یک بلوک زمان یکسان لایحه را صادر کنند، سیستم به شما هشدار می دهد. ابزارهای AI می توانند ساعت های صورتحساب شده را در برابر محدوده های معمول برای موضوعات مشابه مقایسه کنند، و این نکته را برجسته می کند که خودکارینگ نرخ به روز رسانی های مربوط به کاهش خطای دستی را می دهد. برخی از سیستم عامل ها در حال حاضر پردازش زبان طبیعی را برای بررسی توصیف فاکتورها و پیشنهاد دقیق تر کلمه برای مشتریان پیشنهاد می دهند.

کارکنان قطار ثوری تقریبا و مستمر

آموزش اولیه به تنهایی کافی نیست.انجام جلسات سالانه تازه کار پوشش ویژگی های نرم افزار جدید، تغییرات در قوانین اخلاقی، و درس های آموخته شده از حسابرسی های اخیر است. - سناریوهای که در آن یک مشتری یک فاکتور را حل می کند، کارکنان آموزش می دهد که چگونه به بررسی و پاسخ حرفه ای، قانون گذاران و دستیاران قانونی برای پرچم گذاری در جدول زمانی.

انتظارات واضح با مشتریان در مشارکت

خطاهای بیلینگ اغلب ناشی از ارتباط غلط در مورد محدوده است.در طول مشاوره اولیه، تعریف " افق سرعت" - شما ماهانه صورتحساب؟ ارائه یک توافق نامه هزینه نوشته شده است که به وضوح نرخ، حداقل افزایش، و آنچه که شامل (به عنوان مثال مدیریت فایل، ارتباطات) بسیاری از شرکت ها در حال حاضر شامل یک صفحه "سوالات" در بسته تعامل است.

بهترین روش ها برای صدور لایحه شفاف

شفافیت، ضد فریبی است که به سوء ظن می پردازد، زمانی که مشتریان دقیقاً می دانند که چه چیزی را پرداخت می کنند، اختلافات بیش از حد کاهش می یابد و اعتماد عمیق تر می شود.

ارائه توضیحات دقیق با توضیحات روشن

از ورودی های مبهم مانند "تحقیقات حقوقی" یا "Conference" اجتناب کنید، مشخص کنید: "تحقیقات در مورد تقسیم بندی های انتخاب انجمن؛ 3.2 ساعت" شامل کار، موضوع و زمان است. بسیاری از شرکت ها قوانین مدیریت مبتنی بر کار (UTBMS) را برای دسته بندی های استاندارد شده اتخاذ می کنند.

↑ L210 - پیش نویس حرکت به Dismiss (5.5 hrs) L510] - حضور دادگاه (4.0 hrs)

این سطح از جزئیات به مشتریان اجازه می دهد تا محدوده کار را بدون خرد کردن خرد کنند، همچنین به بهره وری داخلی شرکت کمک می کند: هنگامی که زمان بندی ها دقیق هستند، تجزیه و تحلیل سودآوری با نوع کار آسان تر است.استفاده از یک طبقه بندی مالیاتی سازگار در سراسر شرکت به طوری که مقایسه بین مسائل معنی دار است.ارائه فاکتور در فرمت تمیز و قابل خواندن - جلوگیری از بلوک های متراکم از نوشتن یک افسانه در هر صفحه اول.

ارتباط با سیاست های بیلینگ Upfront

در طول مشاوره اولیه و نامه نامزدی، توضیح دهید که چگونه صورتحساب کار می کند: فرکانس (تقریبا یا دو هفته)، فرمت (pdf)، حداقل افزایش، و چه چیزی زمان سفر قابل پرداخت را تشکیل می دهد، خلاصه ای از نرخ های نوشته شده برای هر وکیل و کارکنان ارسال ایمیل را ارائه می دهد و شگفتی برای مشتریان که به هزینه حساس هستند، ارائه ترتیبات جایگزین مانند نرخ های ترکیبی یا نمونه یادآوری اولیه برای پاسخ دادن به سیاست های کلیدی، زمانی که در مورد اشاره می کنند، به آنها اشاره می کنند، به سیاست های کلیدی جدید ارسال می شود.

ارائه دوره های آموزشی پیشرفت

به جای انتظار برای فاکتور نهایی، خلاصه ای از ساعت ها و هزینه های ناشی از آن را ارسال کنید.این به مشتری اجازه می دهد تا محدوده کار یا بودجه را قبل از افزایش هزینه ها تنظیم کند.برای تنظیم ترتیبات خروجی آپارتمانی، گزارش وضعیت ساده ای که نشان می دهد وظایف تکمیل شده و بودجه باقی مانده مفید است. خلاصه ها همچنین ارزش تحویل شما را تقویت می کنند - مشتریان در زمان واقعی استفاده می کنند که به مشتریان ارائه می دهد و به طور چشمگیری هزینه های آنلاین را کاهش می دهد.

تشویق سوالات و حفظ یک درب باز

یک خط به هر فاکتور اضافه کنید: "سوالات در مورد اتهامات؟ تماس با بخش صورتحساب ما در [تلفن] یا ایمیل [address] ما خوشحال به بررسی هر گونه ورودی هستیم" هنگامی که سوالات مطرح می شوند، بلافاصله پاسخ می دهند و حرفه ای، یک پنجره پاسخ 24 ساعته ایده آل است، این عمل اطمینان می دهد که شرکت پشت اعداد آن ایستاده است. کارکنان لایحه آموزش برای رسیدگی به سوالات همدلی - که احساس می کنند یک سوال پیچیده برای استفاده از یک نوار شرح زمان مشخص شده است.

از پورتال های مشتری برای صدور و پرداخت استفاده کنید

پورتال های آنلاین به مشتریان اجازه می دهد تا فاکتورها را مشاهده کنند، به صورت الکترونیکی پرداخت کنند و سوالات را مستقیما ارسال کنند.این بار اداری فاکتورهای کاغذی را کاهش می دهد و سرعت چرخه های پرداخت را افزایش می دهد. پورتال ها همچنین یک مسیر حسابرسی را ارائه می دهند - هر بار که یک مشتری یک فاکتور را مشاهده می کند یا یک پرس و جو را ارسال می کند، سیستم آن را انتخاب می کند که با نرم افزار مدیریت عمل شما ادغام می کند تا پرداخت ها به طور خودکار بسیاری از شرکت های کاهش داده شده در گزارش دسترسی مشتری را آسان تر کنند یا به سادگی با استفاده کنند، به سادگی 30٪ از طریق یک حساب های دسترسی به سادگی اطلاعات مشتری، به سادگی اطلاعات بیشتر، به سادگی با یک حساب کاربری، به سادگی با یک حساب کاربری، به سادگی کمتر از طریق آنها را کاهش داده اند.

یادداشت های ویژه برای هزینه تخت در مقابل ساعت زمان بندی

خطاهای صدور صورتحساب بین ساختارهای صورتحساب متفاوت است، خطاهای اغلب شامل دامنه خزیدن یا کم کردن کار مورد نیاز است. محافظت در برابر این با تعریف واضح دامنه در نامه نامزدی، لیست و محرومیت از بودجه های روزانه، هزینه ای برای نوشتن یک مدل ساده باید به طور واضح کار آزمایشی را حذف کند.اگر مشتری بعداً خواستار اصلاحات اعتماد باشد، که هزینه های اضافی را برای هر زمان مشخص می کند و استفاده از یک قرارداد ساده باید به طور جداگانه یک پرونده را مقایسه کند.

تکنولوژی و ابزار برای اجرای دقیق

انتخاب نرم افزار مناسب برای کاهش خطا پایه است.ارزیابی سیستم عامل بر اساس:

  • زمان اتوماسیون را ضبط می کند: ادغام با تقویم و ایمیل به ورودی های زمان خودکار.
  • [در این باره] [و] [به [و] [به [و]] [به [و]] [و [از این رو] [و] [به] [و]]] [و [از]]]] [و]]] [مشرکانه] [و]] [مشرکانه]]]، [و [مشرکانه] [به] ستم و یا [و [به سبب] ستم [و [و] ستم [در برابر [و [و [و] ستم [و] ستم [و [به کیفر] ستم] ستم] ستم [به کیفر] ستم [در برابر] ستم [و [و [و] ستم] ستم] ستم [در برابر] ستم [و [و [در برابر] [به کیفر] ستم [و [و [و کیفر] ستم] ستم [و [و کیفر] ستم] ستم [و [و کیفر] ستم] ستم [در برابر] ستم [از [از] ستم] ستم [از [از [به کیفر] ستم [به کیفر] ستم [در برابر] ستم [و کیفر] ستم] ستم [به کیفر] ستم] ستم [از بیناخذه] ستم [به کیفر] ستم
  • پورتال های مرکزی: به مشتریان اجازه دهید تا فاکتورها را مشاهده کنند، به صورت آنلاین پرداخت کنند و سوالات را به طور مستقیم ارسال کنند.
  • ] گزارش داشبورد: [ نشان دادن معیارهای زمان واقعی در مورد نرخ های تحقق صورتحساب و نوشتن.

گزینه های محبوب عبارتند از LawPay برای پردازش پرداخت، تمرین پانتر برای صورتحساب یکپارچه و مدیریت عمل، و حسابداری برای شرکت های کوچک، اطمینان حاصل کنید که پلت فرم پشتیبانی از LEDES (Legal Electronic Exchange Standard) برای صورتحساب الکترونیکی اگر مشتریان آن را نیاز دارند، شرکت های بزرگ ممکن است از راه حل های شرکت مانند Ader یا Elite پیشرفته که تجزیه و تحلیل های خودکار را ارائه می دهند، همچنین دسترسی به طور خودکار را در نظر می گیرند:

آموزش در زمینه تکنولوژی اتخاذ

حتی بهترین نرم افزار شکست می خورد اگر وکلا در برابر استفاده از آن مقاومت کنند، یک "قهرمان بسیج" را طراحی کنید که پشتیبانی مداوم و سهام را در خبرنامه هفتگی ارائه می دهد. مسابقه برای دقیق ترین ارسال های جدول زمانی را اجرا می کند. گامنینگ تشویق می کند تا یک مربیگری مداوم برای وکلا که به طور مداوم تحت استفاده سیستم یکپارچه سازی نرم افزار آموزش لایحه به فرآیند نمایندگی جدید را جمع آوری کند - که در آن ها بازخوردهای برنامه ریزی شده است "برنامه ریزی شده است.

مدیریت اختلافات و انجام حسابرسی داخلی

علی رغم بهترین شیوه ها، اختلافات ممکن است بوجود آید.یک رویکرد ساختار یافته از رابطه مشتری و امور مالی شرکت محافظت می کند.

ایجاد یک فرآیند حل اختلاف

هنگامی که یک مشتری یک فاکتور را مورد سوال قرار می دهد، دریافت را در عرض 24 ساعت تصدیق می کند، یک شریک تعیین شده (نه وکیل صورتحساب) را برای بررسی ورود مورد بحث، بررسی زمان، ارتباطات مشتری و یادداشت های مهم، اگر یک خطا تایید شده است، یک فاکتور اصلاح شده با عذرخواهی و توضیح اگر هیچ خطا وجود ندارد، یک منطق روشن پشتیبانی شده توسط این اسناد و مقررات تخفیفی کوچک را بدون در نظر گرفتن اطلاعات رسمی، ارائه می دهد.

انجام معاملات داخلی Proactive

فراتر از حسابرسی های واکنشی، حسابرسی های نیمه وقت از همه مسائل باز را برنامه ریزی کنید.به دنبال الگوهایی از زیر فشار نیز باشید - عدم ثبت زمان درآمد شرکت، از نتایج حسابرسی برای به روز رسانی مواد آموزشی و روش های اصلاح چرخه عمر استفاده کنید، خلاصه های ناشناس را به کل شرکت ارسال کنید تا همه تخفیف های رایج را ببینند و چگونه از استفاده از حسابرسان خارجی برای بررسی دقیق حساب های حسابرسی اجتناب کنند؟ آیا باید به سرعت پردازش حساب های حسابرسی شوند؟

ایجاد نقش Billing Ombudsman

در شرکت های بزرگتر، یک وکیل یا یک چتردار ارشد را به عنوان لایحه حساب کردن ombudsman طراحی کنید، این شخص به عنوان نقطه خنثی تماس برای هر دو مشتری و وکلا برای افزایش نگرانی های صورتحساب عمل می کند.مبراسمن اختلافات رسانه ای، پیشنهاد بهبود فرایند و گزارش های سه ماهه به رهبری شرکت است.این نقش نشان می دهد که شرکت دقت صورتحساب را جدی می گیرد، اما شرکت ها باید خود را از این نقش خود در مورد استفاده قرار دهند.

ملاحظات اخلاقی در لایحه حقوقی

قوانین مدل ABA، به طور خاص قانون 1.5، نیاز به هزینه های معقول است. [۱] اضافه کردن این قانون و می تواند منجر به اقدام انضباطی.علاوه، قانون ۱.۴، قانون ۱.۴، می خواهد که وکلا به طور منطقی در مورد وضعیت مسائل خود مطلع شوند، از جمله هزینه های پرداخت دقیق جزء کلیدی آن وظیفه است.

لایحه اخلاقی همچنین به صورتحساب برای چندین مشتری گسترش می یابد، زمانی که یک وکیل در دو موضوع به طور همزمان کار می کند (به عنوان مثال، سفر به یک رسوب در حالی که آماده سازی یک حرکت برای مشتری دیگر)، آنها باید زمان را به طور منصفانه اختصاص دهند، برخی از دولت ها نیاز دارند که هر مشتری فقط برای زمان که در واقع صرف موضوع خود، نه بلوک کامل.این "مشکل صورتحساب فعلی" است که شما یک منبع ورود مشتری را پیدا می کنید (به طور واضح).

ساخت فرهنگ از Billing Excellence

یک وکیل واحد نمی تواند به تنهایی خطا را اصلاح کند، کل شرکت باید دقت را به عنوان یک ارزش اصلی در نظر بگیرد.از طریق مدل سازی رفتار شروع کنید: شرکای سهام باید روزانه زمان خود را وارد کنند و فاکتورهای تمیز را ارائه دهند، کارکنانی را شناسایی کنند که قبل از اینکه فاکتورهای آموزش و پرورش را جذب کنند، دقت در بررسی های عملکرد سالانه را به اشتراک بگذارند، زمانی که ارزش ها، اشتباهات به طور طبیعی کاهش می یابد – به عنوان مثال، یک وکیل آموزش و یا یک حساب نامه امن برای تشویق برخی از جمله تشویق تفاوت های زمانی که در مورد استفاده از جمله تشویق تفاوت های ارتباطی با استفاده می کنند.

نتیجه گیری

اجتناب از خطاهای صورتحساب و هزینه های اضافی صرفا یک کار اداری نیست - آن سنگ بنای عمل اخلاقی و وفاداری مشتری است.با درک مشکلات رایج، پیاده سازی استراتژی های پیشگیری دقیق، استفاده از تکنولوژی و پرورش ارتباطات شفاف، وکلا می توانند از شرکت های خود در برابر کاهش درآمد و آسیب های منظم، آموزش مداوم، و تعهد گسترده شرکت برای اطمینان از دقیق که هر ابزار فاکتوری که نشان می دهد، نشان دهنده بهبود فوری است، استفاده از برنامه های پرداخت و یا بررسی دقیق برنامه ریزی دقیق قانون فعلی شما.