نکاتی برای ارتباط دادن هزینه های حقوقی به طور موثر برای مشتریان

چرا ارتباطات هزینه ای شفاف یک مزیت رقابتی است

جنبه های کمی از عمل حقوقی به عنوان اضطراب به عنوان بحث در مورد هزینه های مشتریان آمده به وکلا انتظار تخصص، اما آنها همچنین عدم اطمینان عمیق در مورد چه خدمات هزینه خواهد شد و آیا آنها می توانند هزینه های ارتباطی پرداخت را ضعیف اداره کنند، حتی درخشان ترین کار قانونی می تواند یک برداشت sour را ترک کند.هنگامی که به خوبی انجام شود، آن را به یک پایه اعتماد که بهبود پرداخت، کاهش انطباق، و اجرای مستقیم در انتقال می تواند هدایت در ارتباط با این روش های قانونی است که به طور موثر.

بر اساس گزارش گزارش روند حقوقی ، تعداد یک دلیل که مشتریان به یک شرکت حقوقی بازگشت نمی کند، تجزیه و تحلیل ارتباطات است، به ویژه در مورد لایحه شفاف است که فقط در مورد اجتناب از درگیری نیست؛ آن یک ابزار حفظ مشتری و یک عامل متفاوت در یک بازار رقابتی است.

1- تنظیم Tone با شفافیت کامل از ابتدا

لحظه ای که یک مشتری آینده نگر از طریق درب (یا به یک تماس ویدئویی) می رود، آنها در حال حاضر در مورد خود مشکل حقوقی نگران هستند، اما آنها همچنین نگران عواقب مالی هستند. موثرترین روش این است که هزینه های قبل از مشتری را به سوال در برساند.

چرا شفافیت اولیه مانع از درگیری می شود

یک نظرسنجی در سال 2022 توسط انجمن بار آمریکا نشان داد که اختلافات لایحه ای از منابع بالای مبارزه وکیل و مشتری است، بسیاری از این اختلافات ناشی می شود زیرا مشتری و وکیل انتظارات متفاوتی در مورد هزینه ها دارند.با تعیین تمام هزینه های احتمالی تا پیش رو - نرخ های ساعتی، هزینه های مسطح، حفظ کنندگان، ثبت نام، هزینه های متخصص، هزینه های سفر - شما شکاف بین انتظار و مشتریان که انتظار دارند تا به چالش کمتر برسند.

گام های عملی برای ارتباطات شفاف

یک صفحه را در زبان ساده ای که همه خدمات مشترک را ارائه می دهید، آماده کنید.
برآورد دنیای واقعی را به جای یک محدوده مبهم ارائه دهید: "یک طلاق بدون محدودیت با هیچ فرزند به طور معمول بین $ 1،500 و $ 2500 در هزینه های مسطح است.
[در این باره] به وضوح از سیاست حفظ کننده خود استفاده کنید [[۱]]، از نمودار استفاده کنید تا نشان دهید که چگونه یک نگهدارنده، کشیده شده و دوباره به آن متصل می شود.
هزینه بالقوه پر هزینه [FLT 1] و بیان کنید که اگر این اتفاق بیفتد، چگونه ارتباط برقرار خواهید کرد: "اگر کشف گسترده شود، من پیش از ادامه به روز رسانی به شما یک برآورد به روز ارسال می کنم."
مشاوره رایگان 15 دقیقه ای تنها [FLT 1] (هیچ توصیه قانونی، فقط بحث در مورد هزینه) برای مشتریان که نگران پرداخت هزینه هستند.

شفافیت یک رویداد یک بار نیست، باید در نقاط عطف کلیدی بازبینی شود: زمانی که یک مورد فراتر از محدوده اصلی گسترش می یابد، زمانی که یک مرحله جدید شروع می شود، یا زمانی که یک مشتری سوال در مورد یک شارژ را بپرسد، مکالمه را باز و ادامه دهید.

2- نوار دور از JDEXD و استفاده از زبان انگلیسی ساده

متخصصان حقوقی آموزش دیده اند تا با دقت بنویسند و صحبت کنند، همان دقت اغلب زمانی که با مشتریان ارتباط برقرار می کند، مانع می شود. کلماتی مانند “نابودها”، “خاموش”، “تحریم های قوی”، “افزایش قابل اعتماد” و “هر نگهدارنده سبز” ممکن است در شرکت های حقوقی رایج باشد، اما به نظر می رسد یک زبان خارجی برای اکثر مشتریان است.

ایجاد یک مشتری-دوستی هزینه Lexicon

یک صفحه از اصطلاحات صورتحساب را که در ابتدای رابطه به هر مشتری می دهید، ایجاد کنید.هر تعریف را در یک جمله بنویسید، نه تنها 20 کلمه:

[در این باره] [و [از این رو] [و [از این رو] [و [از این رو] [و] [و] [و [از این رو]] [و] [از آن] پول می گیرید تا در دسترس بودن من [در برابر آن] پاداش بگیرم، و از آن [در برابر] هنگامی که [در حال کار بر روی پرونده شما کم است، بیزار می شوم.
هزینه : یک هزینه واحد، همه جانبه برای یک پروژه تعریف شده، صرف نظر از اینکه چقدر وقت صرف می کنم.
[در این باره] [و] [و [از این رو] نرخ [و] [و] [و] [و] [و] [و] [و]] [و]] [و [به اندازه]] [و] [و]] [و] [و] [به] [و] [و]] [به اندازهٔ] [و] [و] [در مورد شما] [و [به کار] [و [و [و] [و] [و [و [و] [از کار] [از کار] [از کار] [برای هر ساعت] [برای انجام دادن [برای انجام دادن [برای انجام دادن [برای هر ساعت] [برای انجام دادن] [برای انجام دادن] [برای هر ساعت] بر روی [برای انجام دادن [برای انجام دادن [برای انجام دادن] کار] [برای انجام دادن [و [برای انجام دادن] [برای انجام دادن] کار] [برای انجام دادن [برای انجام دادن] کار] کار] [و [برای انجام دادن] بر روی [برای انجام دادن] کار] کار] کار] انجام دادن [و [و [و [و [برای انجام دادن] انجام دادن] انجام دادن] انجام دادن [و [برای انجام
هزینه ها از هزینه های من جدا می شوند، مانند هزینه های ثبت نام دادگاه، هزینه های رسوبی یا حمل و نقل شبانه.

استفاده از آنالوگ برای دمیستify Billing

آنالوگ ابزار قدرتمند است. مقایسه یک ساعت هزینه برای پرداخت یک لوله کش که توسط ساعت به علاوه قطعات هزینه می شود. توضیح یک نگهدارنده مانند یک برنامه تلفن پیش پرداخت - شما پول در داخل و جذب آن را به عنوان شما استفاده از خدمات است مانند خرید یک وعده غذایی ثابت قیمت در یک رستوران به جای پرداخت هر ماده.

حتی کارشناسان مدیریت عمل در وکیل کار [FLT 1] تأکید می کنند که شرکت هایی که زبان ساده را در صورتحساب تصویب می کنند، مشکلات قابل توجهی کمتری دارند.

عباراتی برای حذف از Vocabulary

صورتحساب ارزش - مشتریان می پرسند: "این به چه معنی است؟" بهتر است بگویید: "من بر اساس پیچیدگی و خطر درگیر می شوم."
صنعت استاندارد - هر مورد مشتری منحصر به فرد است؛ این عبارت می تواند به نظر برسد.
[در این باره] [از این رو] [از روی] [و [از این رو] [از روی] [و [از این رو] [از روی] [و]] [از روی] [و]] [از روی] [و]] [به] [و] [به]] [و] [به]] [و]]] [به [و [و]] [به [و [و [و]]]]] [به [و [و [و [و [و]] [به [و]]] [به [به [و]]]]]]] [و [و [و [و [که]]]] [و [که] [به [و [و [که] [به [به [به [و [و [و] [از [و [و [و]]]] [از [و]]]] [از [از [از [از [از [از [از [از [از [از [به]]]]]]] [و] [و [و [و]]]]]]]]]] [و [که] [به]] [به [به [
[در این باره] ما حق را برای [و] محفوظ نگه می داریم [و] [و [به جز] [و] [و] [به جای [و] [و] [و [به سبب]] [و [به]]]] [و [به [و]]] حق [و [و] [و] [به حق] پاداش [و [و [و]] [و [و [برای ما] [برای [برای [برای [و [برای [و [برای [و [و [و [و]]]]]]]]]] [برای [و [برای [برای [برای [و [و [و [و [و [و [و [برای [برای [و [و [و [و [و [و [و [و [و]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]] [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و

هنگامی که شما به وضوح صحبت می کنید، مشتریان احساس احترام و کنترل می کنند که اضطراب را کاهش می دهد و تمایل به پرداخت را افزایش می دهد.

۳- همه چیز را با یک قرارداد هزینه نامه کتبی تنظیم کنید

دست دادن کافی نیست، هر تعامل باید با یک توافق نامه هزینه کتبی که دامنه کار، ساختار هزینه، روش های صورتحساب و شرایط پرداخت را مشخص می کند، اداره شود (برخی از حوزه های قضایی که برای موارد هزینه ای یا مسائل مربوط به یک آستانه خاص نوشته شده اند)، یک توافق نامه کتبی بهترین ابزار برای جلوگیری از اختلافات است.

هر قرارداد هزینه ای باید شامل

] : فهرست دقیق آنچه که انجام می دهید و همچنین آنچه که انجام نمی دهید.
[FLT: به وضوح نرخ ساعتی، هزینه های مسطح، درصد تخفیف، و یا ترکیبی از ترکیب برای کارهای مختلف، توضیح تجزیه و تحلیل.
افزایش بیلینگ : "همه زمان در 6 دقیقه افزایش (0.1 ساعت) صورتحساب می شود، هر تماس تلفنی یا پاسخ ایمیل که کمتر از 6 دقیقه طول می کشد تا 0.1 ساعت گرد خواهد آمد."
هزینه ها و هزینه ها [FLT 1]: آنچه را که به طور جداگانه پرداخت می کنید و برآورد هزینه های معمول برای نوع ماده.
شرایط پرداخت ؛ هنگامی که فاکتورها به علت (به عنوان مثال، خالص 30)، دیرین بهره پرداخت و روش های پرداخت قابل قبول هستند.
[در این باره]: [و [از این رو] و [از این رو] توبه و بازپرداخت [[[۱]: چگونه هر دو طرف می توانند رابطه را پایان دهند و چه اتفاقی برای هر یک از حامیان بی درآمد رخ می دهد.
ترجیحات ارتباطی : چگونه اغلب مشتری به روز رسانی و فاکتور دریافت می کند.

چگونه توافق نامه را ارائه دهیم

به سادگی یک PDF را ایمیل نکنید و از یک امضای درخواست کنید، یک تماس تلفنی یا جلسه شخصی را برای پیاده روی از طریق خط توافق با خط دعوت به سوالات در هر بند، برخی از شرکت ها یک خلاصه "lay person" را که توضیح می دهد شرایط کلیدی در جملات ساده تقویت می کند که شما باز هستید و شما در مورد درک مشتری مراقبت می کنید.

در نظر داشته باشید که قبل از امضای یک بند، از هر واژه ای در این توافق بپرسید، هیچ سؤالی خیلی کوچک نیست، اگر ترجیح می دهید وکیل دیگری این توافق را بررسی کند، ممکن است این کار را انجام دهید.» چنین زبانی نشان دهنده اعتماد به عدالت خود است و احتمال ادعاهای بعدی که مشتری آن را درک نکرده است را کاهش می دهد.

یک توافق نامه هزینه به خوبی سرقت شده یک سند زنده است اگر دامنه نمایندگی در اواسط مورد تغییر کند، یک افزودنی به روز رسانی شرایط را ارسال کنید.این مانع از "تقسیموسکوپ" می شود که منجر به صدور اختلافات می شود.

۴- به روز رسانی منظم و Intensions Build Trust

مشتریان وقتی در تاریکی هستند، احساس اضطراب بیشتری می کنند و منتظر می مانند تا پایان ماه برای ارسال یک فاکتور بدون هیچ زمینه ای، به جای آن، یک کادر ارتباطی منظم ایجاد کنند که شامل نه تنها لایحه بلکه توضیحی برای پیشرفت نیز می شود.

آناتومی یک Invoice موثر

] توصیف خاص و خاص [ : به عنوان مثال، "10/15 - پاسخ پیش نویس به بازجویان - 1.5 ساعت" از ورودی های مبهم مانند "خدمات حقوقی" اجتناب کنید.
زمان ورودی که به اندازه کافی دقیق هستند تا ارزش خود را نشان دهند، اما اطلاعات ممتاز را آشکار نمی کنند.
[در این میان] [در برابر [و] [از این رو] تعادل [در برابر [و] [به] [و [از این رو] [و [به]] [و [از این رو] [به] [و]]] [و [به]] پاداش و [و [و] پاداش و [و [و] [و [به]] پاداش و [و [و] [و [و [به]] پاداش و [و [و [و] پاداش و [و [و [و [و [و]] پاداش] پاداش و [و [و [و [و [و [به] پاداش] پاداش] پاداش] [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [به] پاداش] پاداش] پاداش] پاداش]]]]]]]] پاداش] پاداش [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [به]]] [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [و [
گام های بعدی توجه داشته باشید : یک پاراگراف مختصر توضیح می دهد که در طول دوره صورتحساب چه اتفاقی افتاد و چه اتفاقی در آینده خواهد افتاد: به عنوان مثال: "در این دوره، ما بررسی اولیه از تمام اسناد کشف شده را تکمیل کردیم. فاز بعدی این است که انتظار دارم که فاکتور بعدی شامل 4 تا 6 ساعت زمان آماده سازی شود. "

استفاده از تکنولوژی برای افزایش شفافیت

بسیاری از سیستم عامل های مدیریت عمل (Clio، Practiceپانتر، My Case) پورتال های مشتری را ارائه می دهند که در آن مشتریان می توانند فاکتورها را مشاهده کنند، پرداخت کنند و وضعیت پرونده 24/7 را ببینند، این باعث کاهش هزینه اداری و استقلال مشتریان می شود. محقق منتشر شده در قانون امروز ، شرکت هایی که ارائه می دهند هزینه های پرداخت آنلاین 30٪ سریع تر و نرخ های پرداخت به طور قابل توجهی پایین تر از شکایات.

اگر از یک پورتال استفاده نمی کنید، صورتحساب ها را از طریق ایمیل با یک روایت کوتاه ارسال کنید، هرگز بدون متن یک فاکتور ارسال نکنید، روایت به مشتری کمک می کند تا دلار را به کار متصل کند، و تقویت می کند که آنها برای تلاش ارزشمند پرداخت می کنند، نه فقط زمان.

۵- دعوت از سوالات و درخواست برای مذاکره

بسیاری از مشتریان تمایلی به درخواست هزینه های سوال دارند، نگران هستند که فشار دادن به عقب، نمایندگی خود را به خطر می اندازد یا آنها را دشوار می کند.به عنوان حرفه ای، شما باید به طور فعالانه فضایی برای مکالمات هزینه ایجاد کنید، زمانی که یک مشتری نگرانی را افزایش می دهد، آن را به عنوان فرصتی برای تقویت رابطه به جای تهدید به درآمد خود ببینید.

پرداخت هزینه های Objections Built

اگر یک مشتری بگوید: "این فاکتور بالا به نظر می رسد"، در برابر تمایل به تدافعی مقاومت می کند، به جای آن بگویید: "اجازه دهید با هم به آن نگاه کنیم، می خواهم دقیقاً درک کنید که چه کاری انجام شده است."

اگر پس از توضیح مشتری هنوز احساس می کند که یک هزینه ناعادلانه است، در نظر بگیرید که یک تنظیم خوب برای آن مورد خاص ارائه دهید، این رابطه را حفظ می کند و نشان می دهد که شما منطقی هستید، اما نرخ ها یا خدمات کلی خود را بدون دلیل صدا تخفیف نمی دهید.

جایگزین های هزینه برای ارائه

استاندارد پرداخت زمان مناسب برای هر مشتری نیست، ارائه گزینه ها انعطاف پذیری را نشان می دهد و می تواند کسب و کار شما را باز کند:

هزینه برای کارهای قابل پیش بینی (simple Wills, uncon Insurance Application)
نمایندگی دامنه (FLT:1) (خدمات غیر پراکنده) که در آن مشتری برخی از وظایف خود را اداره می کند و شما کار حقوقی خاص را اداره می کنید.
برنامه های پرداخت که هزینه های بزرگ را به اقساط ماهانه، اغلب با هزینه خدمات کوچک تقسیم می کند.
مقیاس های کشویی [FLT 1 ] بر اساس درآمد، به ویژه برای قانون خانواده یا برنامه ریزی املاک و مستغلات.
هزینه های موفقیت یا هزینه های مشروط اصلاح شده در مسائل مدنی مناسب.

هر گونه اصلاح توافق نامه هزینه باید در یک افزودنی کتبی امضا شده توسط هر دو طرف ثبت شود، این از شما محافظت می کند اگر بعدا سردرگمی در مورد آنچه توافق شده است وجود دارد.

۶- مشتریان را در فرآیند حقوقی و ارزشی که تحویل می دهید آموزش دهید

مشتریان اغلب هیچ مفهومی از کار که به یک موضوع قانونی می رود ندارند، آنها یک جلسه یک ساعته را می بینند، اما سه ساعت تحقیق و پیش نویس آن را نمی بینند که قبل از آن هزینه های شما باید کار نامرئی را قابل مشاهده کنید.آموزش کلید برای ارزش گذاری درک است.

مواد آموزشی که می توانید ایجاد کنید

یک کتابخانه کوچک از منابع مشتری را که فرآیندهای رایج را در منطقه تمرین شما توضیح می دهد، توسعه دهید، این می تواند فایل های کوتاه، پست های وبلاگ یا حتی دو دقیقه ای باشد.

چه اتفاقی در طول کشف می افتد و چرا وقت گیر است.»
چرا یک بررسی قرارداد شامل بیش از خواندن است.»
"تمام چرخه عمر یک پرونده آسیب شخصی و هزینه های هر مرحله"
"چه چیزی بسته بندی املاک و مستغلات مستلزم و چگونه هزینه آپارتمان پوشش چند زیر وظایف"

این مواد را با مشتریان به اشتراک بگذارید زمانی که آنها شما را حفظ می کنند، در روایت های صورتحساب به آنها اشاره کنید: "همانطور که در راهنمای من به شما بحث شده است، آماده سازی برای رسوب 6 تا 10 ساعت طول می کشد که در این فاکتور منعکس شده است."

ارتباط با ارزش فراتر از قیمت

کمک به مشتریان برای مقایسه هزینه خدمات حقوقی با خطر بدون رفتن.یک هزینه ۲۵۰۰ دلاری برای بررسی قرارداد کامل ممکن است به نظر برسد تا زمانی که توضیح دهید که یک قرارداد ضعیف نوشته شده می تواند منجر به یک بحث ۱۰۰ هزار دلاری شود.

داستان های موفقیت ناشناس را به اشتراک بگذارید: «ماه گذشته ما یک مشتری را با شناسایی معافیت بدهی که در غیر این صورت نادیده گرفته شده بود، نجات دادیم.»

در نهایت، به مشتریان در مورد مدارک تحصیلی و تجربه خود آموزش دهید.اگر گواهینامه تخصصی، سال های تمرین یا سابقه برنده شدن در موارد پیچیده دارید، که نرخ حق بیمه را به مشتریانی که تخصص شما را درک می کنند، می دهد که به احتمال زیاد به خرید تنها در قیمت.

همه چیز را با هم قرار دهید: فرهنگ ارتباطات

ارتباطات موثر هزینه یک عمل یا یک الگو نیست، ذهنیتی است که هر تعامل مشتری را از بین می برد، هنگامی که از جلسه اول شفاف هستید، از زبان ساده استفاده می کنید، همه چیز را در نوشتن قرار می دهید، به روز رسانی های منظم با زمینه، سوالات و مذاکرات را دعوت می کند و به طور فعال به مشتریان در مورد روند و ارزش آموزش می دهید، شما یک رابطه اعتماد ایجاد می کنید که چالش های اجتناب ناپذیر تمرین حقوقی را تحمل می کند.

پیاده سازی این شش استراتژی به طور مداوم، و شما متوجه اختلافات صورتحساب کمتر، پرداخت سریع تر، رضایت مشتری بالاتر و شهرت قوی تر در جامعه خود خواهید شد. بحث هزینه از تبدیل شدن به یک منبع استرس به منبع قدرت در روابط مشتری خود را تغییر خواهد داد.