چرا درک رویکرد مدیریت پرونده وکیل اهمیت دارد

انتخاب وکیل مناسب شامل بیش از اعتبار نامه ها و نرخ های برنده است.چگونه یک وکیل سازماندهی، اولویت بندی، و پیگیری ماده حقوقی خود را به طور مستقیم بر جدول زمانی، هزینه ها و کیفیت نمایندگی تاثیر می گذارد. یک سیستم مدیریت پرونده به خوبی ساختار یافته تضمین هیچ چیز از طریق ترک، در حالی که یک سازمان یافته می تواند منجر به از دست دادن مهلت های ارتباطی، تجزیه و تحلیل استرس و سوال در طول مشاوره اولیه، آیا شما نیاز به یک کار هدف و یا یک وکیل می تواند یک پیش بینی شما را از دست دهد.

انجمن بار آمریکا تاکید می کند که مدیریت پرونده موثر یک صلاحیت اصلی برای عمل مدرن است، ترکیب مهارت های حقوقی سنتی با نظم و انضباط اداری. منابع ABA در فن آوری حقوقی و مدیریت عمل برجسته می کند که چگونه رویکرد های سیستم سازی شده کاهش خطر و بهبود رضایت مشتری را نشان می دهد.

سوالات کلیدی برای کشف جریان کار وکیل

چگونه پرونده ها را سازماندهی و اولویت بندی کنید؟

این سوال بنیادی نشان می دهد که ظرفیت وکیل برای رسیدگی به چندین مشتری به طور همزمان به موارد خاص: آیا آنها از یک سیستم tickler استفاده می کنند ، مدیران کار دیجیتال یا تقویم های دستی؟ به دنبال نشانه های اولویت بندی بر اساس فوریت، مهلت دادگاه و نیازهای مشتری باشید.

اولویت بندی موثر همچنین شامل مسائل مربوط به سه گانه است، به عنوان مثال، یک وکیل که به آسیب شخصی رسیدگی می کند، ممکن است تحقیقات مسئولیت را از اسناد پزشکی و مذاکرات حل و فصل جدا کند.پرسید چگونه آنها مهلت های رقابتی را در چندین مشتری متعادل می کنند. برخی وکلا از سیستم های کدگذاری شده رنگ و یا یادآوری خودکار استفاده می کنند؛ دیگران به عنوان یک درگیری های هفتگی به طور معمول به آنها اعتماد می کنند.

با پرسیدن اینکه چگونه آنها تشخیص می دهند که چه چیزی نیاز به توجه فوری در برابر کسانی که می توانند صبر کنند، یک سیستم قوی باید از (FLT:0) مهلت های مهلتی کودکان جدا شود از وظایف روزمره بپرسید که آیا آنها از یک فرایند سه گانه مصرف کننده مورد استفاده می کنند که مسائل پرخطر را در اوایل نشان می دهد.

چه ابزار یا تکنولوژی برای مدیریت پرونده استفاده می کنید؟

شرکت های حقوقی مدرن اغلب از نرم افزار مدیریت عمل مانند Clio، My Case یا Practiceپانتر برای متمرکز کردن اسناد، تقویم ها و ارتباطات استفاده می کنند، بپرسید که آیا وکیل از چنین ابزارهایی استفاده می کند و آیا مشتریان (FLT:0 پورتال امن [FLT 1 برای آپلود اسناد، مشاهده وضعیت پرونده یا امضای اسناد الکترونیکی فناوری دریافت می کنند: به روز رسانی های خودکار، تقویم و ردیابی ریسک انسانی.

فراتر از نرم افزار، در مورد سیستم های مدیریت اسناد، سیستم عامل های کشف الکترونیکی و کانال های ارتباطی (به عنوان مثال، ایمیل رمزگذاری شده، پورتال های مشتری) سوال کنید، یک وکیل فنی و زرنگ به احتمال زیاد خدمات کارآمد ارائه می دهد، با این حال، اطمینان حاصل کنید که ابزار استفاده از اطلاعات اضافی برای شما، به ویژه اگر شما در مورد آموزش و یا پشتیبانی آنلاین نیست، آنها یک برنامه سریع در مورد استفاده از سیستم های پشتیبان گیری اولیه خود ارائه می دهند.

زاویه دیگر: از ادغام داده ها بپرسید آیا ابزارهای آنها رویدادهای تقویم را با ایمیل شما همگام می کنند؟ آیا می توانید اسناد را به طور مستقیم به سیستم ارسال کنید؟ یک پشته ابزار قطع شده - مانند استفاده از برنامه های جداگانه برای صورتحساب، تقویم و اسناد - اغلب منجر به خطاهای ورود داده ها می شود.به دنبال یک شرکت که از یک پلت فرم یکپارچه که در آن صورتحساب مشتری، و اسکن تلفن همراه استفاده می کند، همچنین ممکن است به یک جریان الکترونیکی تکیه کنند؛ اگر آنها بسته به یک فکس غیر ضروری است.

من اغلب به روز رسانی در مورد پرونده خود را دریافت می کنم؟

انتظارات واضحی را برای فرکانس ارتباطات و فرمت تنظیم کنید.برخی وکلا خلاصه ایمیل هفتگی را ارسال می کنند؛ دیگران تماس های تلفنی را در نقاط عطف ترجیح می دهند، از شما بپرسند که آیا به روز رسانی ها فعال یا واکنشی هستند یا باید به دنبال اطلاعات باشید یا تیم حقوقی به طور منظم دسترسی پیدا کند؟ پاسخ محکم شامل یک روش ایمیل (FLT:1) و ایمیل کوتاه (مانند هر هفته) است.

همچنین روشن کنید که چه چیزی یک گزارش وضعیت کامل را تشکیل می دهد، یک جمله در مورد هیچ تغییری یا تنها پیشرفت های عمده؟ دانستن این مانع از سرخوردگی بعد از آن می شود. برای درخواست دعوی بالا، روزانه یا هفتگی نقاط تماس ممکن است لازم باشد؛ برای مسائل کندتر از برنامه ریزی وضعیت، ماهانه کافی است: از چه کسی به روز رسانی می فرستد - آن وکیل ارشد، و یا مدیر عامل قانونی است که شما را بررسی کند، چه زمانی را می توانید ببینید؟

در مورد سیاست شرکت در مورد شرایط اضطراری بعد از ساعت سوال کنید، آیا راهی برای رسیدن به کسی دارید که در یک آخر هفته یک مسئله حساس به زمان ایجاد شود؟ وکیلی که یک شماره سلولی واحد را فراهم می کند و وعده می دهد که پاسخ در عرض چند ساعت متفاوت از کسی است که فقط در طول ساعات کاری تماس می گیرد.

چه کسی پرونده من را اداره خواهد کرد؟

بسیاری از موارد شامل یک تیم است. شریک اصلی ممکن است بر استراتژی نظارت کند، در حالی که یک همکار تحقیق و پیش نویس را اداره می کند، و یک پرونده مدیریت قانون را بررسی می کند.پرسید که نقطه اصلی تماس شما خواهد بود و اطمینان حاصل می کند که آنها (FLT:0 دسترسی پذیر و با تجربه مشارکت مستقیم وکیل سرب را در تصمیمات کلیدی، ظاهر دادگاه و برخی از کارکنان را به شدت می تواند بر کیفیت و کارکنان جوان تاثیر بگذارد.

درخواست یک نمودار سازمانی یا حداقل نام و نقش همه کسانی که بر روی موضوع شما کار می کنند.اگر شما برای زمان شریک زندگی ارشد پرداخت می کنید، اطمینان حاصل کنید که سطح توجه را دریافت می کنید، یک تیم به خوبی نظارت می کند - اگر یک شرکت را بدون قربانی کردن کیفیت، از شرکت بپرسید.

از در مقابل زمان غیر قابل قبول بپرسید برای اعضای تیم، اگر شریک با قیمت ۸۰۰ دلار در ساعت حساب می کند، اما تنها ۱۰ درصد از کل ساعت را صرف پرونده خود می کند، ممکن است برای کار انجام شده توسط کارکنان جوان پرداخت کنید. برخی از شرکت ها نرخ های ترکیبی یا هزینه های مسطح را ارائه می دهند که کار را به طور شفاف تر پوشش می دهند که به شما کمک می کند.

رویکرد شما به مهلت ها و تاریخ های دادگاه چیست؟

مهلت های قانونی بی رحم هستند، یک پرونده یا نتیجه در تحریم ها می تواند شکایت در مورد شرکت سیستم ثبت نام را رد کند؛ آیا آنها از روش های چک دوگانه استفاده می کنند؟ پیش از شروع به آماده سازی برای حضور در دادگاه؟ در مورد چگونگی آنها مقابله با درگیری های غیرمنتظره (به عنوان مثال، با توجه به تقویم های مفصل دیگر) توضیح دهید و هشدار های تماس های داخلی آنها.

در نظر داشته باشید که یک مثال از یک خطای نزدیک و چگونگی حل آن را در نظر بگیرید. [۲] شرکت های شفاف اهمیت حق بیمه را تصدیق می کنند و ممکن است سیاست های خود را بدون افشای اطلاعات محرمانه به اشتراک بگذارند، در مورد [FLT:] ادغام کالری، : آیا آنها با تقویم مشتری همگام سازی می کنند؟ آیا آنها به شما نسخه های مهم از دستورات دادگاه و تغییرات زمانی را ارائه می دهند که در نهایت از اعضای گروه دیگر درخواست می کنند، چه زمانی که می توانند از مهلت های دیگر را از دست بدهند و یا از آنها را از دست بدهند؟

از آنها بپرسید که چگونه مهلت های زمانی را محاسبه می کنند، برخی دادگاه ها در مقابل "روزهای کاری" استفاده می کنند؛ شرکتی که به طور خودکار محاسبه صحیح را اعمال می کند، خطاهایی را کاهش می دهد که از تقویم لوله کشی متمرکز شده (FLT:0) استفاده می کنند.[۱۰] FLT ۱:۱ که همه کارکنان می توانند به آن دسترسی پیدا کنند یا اگر هر وکیل یک تقویم جداگانه را حفظ کند، کاهش خطر یک مهلت زمانی که کسی از طریق ترک های اداری از بین می رود.

چگونه می توان مدیریت بیلینگ و ردیابی بودجه؟

در حالی که همیشه به عنوان مدیریت پرونده طراحی نشده است، شیوه های صورتحساب به طور مستقیم منعکس کننده نظم و انضباط سازمانی است.پرسش کنید که آیا شرکت (FLT:0) برآوردهای بودجه را ارائه می دهد قبل از شروع کار و اینکه چگونه آنها اغلب پیش بینی هزینه های خود را به روز می آورند. برخی از وکلا صورتحساب ماهانه را با جزئیات سطح کار ارسال می کنند؛ اما برخی دیگر فقط در نقاط عطفی که چگونه می توانید هزینه های بودجه را در برابر بودجه خود نظارت کنید.

از نرم افزار خود برای ردیابی زمان و هزینه ها سوال کنید آیا آنها از ابزارهای یکپارچه استفاده می کنند که به طور خودکار زمان را به رویدادهای موردی متصل می کنند؟ آیا می توانید تعادل فعلی خود را از طریق یک پورتال مشتری مشاهده کنید؟ یک شرکت که به طور منظم بررسی داده های صورتحساب در برابر پیشرفت پرونده احتمال دارد که در بودجه باقی بماند، همچنین در مورد سیاست خود برای Write-offs] سوال کنید یا اگر انتظار می رود که در مورد اعتماد و در پایان کار کند.

بررسی زیرساخت پشت پاسخ

چگونه کنترل و ذخیره سازی نسخه های مستند را مدیریت می کنید؟

در دادخواست پیچیده، اسناد به سرعت ضرب می شوند.پرسید که چگونه شرکت تضمین می کند که همه از آخرین نسخه از یک قرارداد، پاسخ کوتاه یا کشف کار می کنند، آیا از یک سیستم مدیریت (FLT:0document) استفاده می کنند [FLT 1] با چک کردن / بررسی ویژگی های، یا وابسته به پیوست های ایمیل؟ ADMS با نسخه تاریخچه جلوگیری از سردرگمی و اطلاعات رمزگذاری شده در پروتکل های دسترسی به طور جدی استفاده می کنند.

از آنها بپرسید کنوانسیون های نام گذاری و ساختار پوشه.A سیستم هاوکزارد (به عنوان مثال، فایل های به نام "draft 3 نهایی نهایی.docx") دعوت از خطا. یک شرکت به خوبی سازمان یافته می تواند هر سند را در ثانیه بازیابی کند.

فرآیند شما برای برنامه ریزی موردی و ردیابی Milestone چیست؟

قبل از شروع کار، یک شرکت حقوقی خوب مدیریت باید یک طرح مورد یا جدول زمانی دادرسی را آماده کند، بپرسید که آیا آنها یک طرح پروژه با نقاط عطف کلیدی ایجاد می کنند (به عنوان مثال، کشف قطع، تاریخ های رسوب، مهلت حرکت) و به اشتراک گذاری آن با مشتری کمک می کند تا شما درک کنید که چه اتفاقی می افتد و چه زمانی نیز درخواست می شود که همه چیز را بررسی کند.

از شناسایی ریسک بپرسید، آیا آنها در ابتدا تنگناهای بالقوه را نشان می دهند (به عنوان مثال، پاسخ های کشف شخص ثالث کند)؟ یک طرح پرونده خوب شامل بافرهای احتمالی است که برخی از شرکت ها از نمودارهای Gantt یا نرم افزار مدیریت پروژه مانند Trello یا Asana برای ردیابی وابستگی ها استفاده می کنند اگر وکیل نتواند برنامه کتبی را نشان دهد، چرا تاریخ های کلیدی و موارد ساده را می پرسد.

چگونه بازخورد مشتری و کنترل کیفیت را مدیریت می کنید؟

مدیریت پرونده موثر شامل بررسی های دوره ای از رابطه مشتری است.پرستان می کند که آیا شرکت (FLT:0) را در جلسات یا نظرسنجی های میان موردی برای ارزیابی رضایت انجام می دهد یا خیر، برخی از وکلا یک بررسی 90 روزه برای بحث در مورد ارتباطات، صورتحساب و استراتژی ارائه می دهند، این نشان می دهد که آنها به بهبود مستمر ارزش می دهند، همچنین بپرسید که چگونه شکایات یا خطا را انجام می دهند - آیا به دنبال بررسی دقیق تر از مشاوره های بزرگ هستند؟

از ایشان بپرسید: آیا پس از پایان کار، به خوبی از این کار بهره مند می شوند؟ آیا آنها پس از پایان کار، از شرکت هایی که به خوبی پیش رفته اند و چه چیزی می تواند بهبود یابد، بهتر است برای موارد آینده آماده شوند. برخی حتی درس هایی را که با مشتریان آموخته اند به اشتراک بگذارند تا از مشکلات قانونی در جاده جلوگیری کنند.

امنیت داده ها و محرمانه بودن

مدیریت پرونده شامل رسیدگی به اطلاعات بسیار حساس است.پرس چه گواهینامه های امنیتی نرم افزار خود را دارد (به عنوان مثال SOC 2 ISO 27001) و اینکه آیا آنها از رمزگذاری برای تمام ارتباطات استفاده می کنند - آیا آنها یک سیاست امنیتی نوشته شده دارند؟ چگونه آنها کار از راه دور را انجام می دهند؟ با بسیاری از وکلا که در حال حاضر از خانه کار می کنند، خطر نقض داده ها در مورد ذخیره سازی چند منظوره افزایش می یابد - و همچنین نمی توانند از طریق ایمیل های دسترسی به طور کافی جلوگیری کنند.

پرچم های قرمز برای تماشای

  • پاسخ های محرمانه: اگر وکیل نتواند سیستم خود را به وضوح توضیح دهد، ممکن است آنها را برای خاص ها - اگر آنها هنوز هم پرخاش، حرکت در.
  • اضافه کردن: [FLT 1] مراقب وکلا باشید که زمان های نتیجه خاص یا هزینه های پایین را بدون درک جزئیات پرونده شما تضمین می کنند.
  • [در این باره] اگر دیر یا زود به سراغشان بیاید، یا به آن ها احترام بگذارید.
  • وابستگی شدید به کارکنان جوان بدون نظارت: در حالی که هیئت طبیعی است، عدم نظارت مستقیم می تواند کیفیت را به خطر اندازد.پرسید که چگونه بسیاری از موارد هر شریک به طور مستقیم مدیریت می کند و اغلب آنها محصول کار را بررسی می کنند.
  • هیچ گونه استفاده از تکنولوژی: حتی یک تمرین کننده انفرادی می تواند از نرم افزار اساسی بهره مند شود؛ امتناع ممکن است نشان دهنده یک سیستم کاغذی بدون پشتیبان گیری دیجیتال به ویژه در مورد آن باشد.
  • پاسخ های غیرمشرکانه: اگر وکیل یک پاسخ را بدهد، اما کارکنان بعدا با آن مخالفت می کنند (به عنوان مثال، در مورد فرکانس به روز رسانی)، به الگویی که مشاهده می کنید اعتماد کنید.
  • از سیاست های نوشته شده: اگر آنها نمی توانند چک لیست مصرف مشتری، اطلاعیه حریم خصوصی، و یا یک روش بسته بندی، آنها ممکن است به کار گرفته شده است.
  • [در این باره] هیچ طرح پشتیبان گیری ای وجود ندارد: [اگر کارکنان کلیدی بیرون بیایند، چه کسی را پوشش می دهد؟ شرکتی که نمی تواند توصیف کند که چگونه تعطیلات را اداره می کنند یا مرخصی بیمار را ترک می کنند، فصل آنفولانزا را از فاجعه دور می کند.

نتیجه گیری: انتظارات قانونی برای یک مشارکت موفق

پرسیدن این سوالات در مورد آزمایش هوش وکیل نیست – در مورد اطمینان از هماهنگی بین سبک عملیاتی و نیازهای شما است.یک مورد به خوبی مدیریت شده استرس را کاهش می دهد، نتایج را بهبود می بخشد و اعتماد ایجاد می کند. وکیل مناسب کنجکاوی شما را خوش آمد می آورد و پاسخ های روشن و مطمئن را ارائه می دهد.از بینش های فوق برای ساختار مشاوره بعدی خود استفاده کنید و به یاد داشته باشید که شفافیت یک مشتری آگاه است.

برای مطالعه بیشتر در مورد آنچه که قبل از استخدام یک وکیل، انجمن بار آمریکایی در مورد انتخاب یک وکیل ارائه می دهد دیدگاه های اضافی نیز بررسی مرکز ملی برای منابع دولتی در مدیریت جریان پرونده [[۳] [F3] برای درک استانداردهای صنعت برای بررسی عمیق تر نوآوری های مدیریت در حال حاضر مشکل است: [۳]