بینش حقوقی در مورد شامل وظایف داوران و سیاست های پاسخگوی مدنی

چرا وظایف داوری و سیاست های مسئولیت مدنی مهم است

تقسیم سیاست ها در وظایف هیئت داوران و مسئولیت های مدنی یک جزء ضروری از حکومت سازمانی است.این سیاست ها تعریف می کنند که چگونه یک شرکت از کارکنان خود در انجام تعهدات حقوقی مانند خدمات هیئت منصفه، رای گیری و سایر وظایف مدنی حمایت می کند.یک سیاست به خوبی ساختار یافته از کارفرما و کارمند با ایجاد انتظارات روشن، اطمینان از انطباق قانونی و پرورش فرهنگ شهروندی فعال که با ارزش های نیروی کار مدرن هماهنگ است.

بسیاری از کارکنان از حقوق خاص خود در مورد زمان برای وظیفه هیئت منصفه یا رای گیری بی اطلاع هستند، به طور همزمان، بسیاری از کارفرمایان تحت فرضیات مبهم به جای استانداردهای قانونی صریح عمل می کنند، و خود را در معرض خطر قابل توجهی قرار می دهند، سازمان ها ممکن است به طور غیرمستقیم قوانین فدرال یا ایالتی را نقض کنند.پروانه ای این مقررات را به کتابچه کارمند نشان می دهد تعهد به پایبندی به مسئولیت قانونی و اجتماعی، که به طور مستقیم اعتماد به کسب و معیارهای تعامل کارکنان، و کارمندان و کارمندان، و اطمینان است.

در عصری که ارزش های شرکتی به شدت بر جذب و حفظ استعداد تأثیر می گذارد، سیاست رسمی در مورد مشارکت مدنی نشان می دهد که سازمان به حقوق فردی احترام می گذارد و به طور فعال از مشارکت اجتماعی حمایت می کند، این فقط یک تمرین انطباقی نیست؛ این یک سرمایه گذاری استراتژیک در شهرت شرکت و رابطه آن با نیروی کار آن است.

چارچوب حقوقی برای Leave Jury Duty

وظیفه هیئت داوران یک تعهد مدنی اجباری است و تقریباً هر حوزه قضایی، حفاظت قانونی را برای کارکنانی که برای خدمت فراخوانده می شوند، فراهم می کند.قانون اصلی فدرال قانون بهبود سیستم شتاب دهنده (JSIA) [FLT 1] که برای خدمات پایه فدرال اعمال می شود و کارفرمایان را از بی کاری، تهدید، یا کارمندان همکار منع می کند، زیرا در حال گسترش مقررات اساسی هستند، اغلب این پیش نویس های اساسی آن ها، اما این طرح های اساسی آن ها را به طور گسترده ای از آن ها، حمایت می کنند.

محافظت های قانونی کلیدی معمولا شامل موارد زیر است:

حمایت از استخدام: [FLT 1] ممنوعیت شدید در برابر بی کاری، تهدید، و یا اجبار یک کارمند به دلیل خدمات هیئت منصفه.
حق مالکیت را رها کنید: یک الزام برای ارائه مرخصی بدون پرداخت یا پرداخت، بسته به دولت، برخی از ایالت ها حکم می کنند که کارفرمایان برای چند روز اول وظیفه هیئت منصفه دستمزد منظم پرداخت می کنند (به عنوان مثال، کالیفرنیا، نیویورک، ماساچوست).
عدم سرمایه گذاری: کارکنان نباید با اقدامات نامطلوب اشتغال مواجه شوند، مانند کاهش تغییر، بررسی عملکرد منفی یا فرصت های ارتقاء از دست رفته، برای استفاده از حق خود برای خدمت.
کارفرمایان ممکن است اسناد خدمات هیئت منصفه را درخواست کنند، اما تحمیل یک بار اداری بدون سر و صدا بر کارمند دلسرد شده و می تواند به عنوان یک تاکتیک تلافی جویانه تفسیر شود.

نقطه شروع عالی برای درک حقوق کارمندان پایه (FLT:0) راهنمای رسمی هیئت داوران ایالات متحده است.

الزامات اعلان و مستندات

سیاست ها باید به وضوح تعریف کنند که چگونه کارکنان باید به سرپرست یا بخش منابع انسانی خود پس از دریافت احضار اطلاع دهند.بهترین عمل به کارمند نیاز دارد تا به محض عملی، به محض عملی، به طور معمول در عرض 48 ساعت از دریافت، به سازمان اجازه می دهد تا برنامه ریزی برای عدم وجود و بررسی گزینه ها و یا بهانه اگر نقش کارمند برای یک پروژه حساس یا سیاست های ایمنی عمومی ضروری است، بلافاصله گزارش دهد مگر اینکه کارکنان باید بلافاصله کار را رد کنند.

اسناد پس از خدمات، مانند گواهی حضور یا نامه ای از کارمند دادگاه، یک الزام معقول برای تأیید روزهای خدمت است، با این حال، فرآیندهای تأیید بیش از حد دقیق یا مشکوک می توانند تجربه کارمند منفی ایجاد کنند و به طور بالقوه از ادعای تلافی جویانه حمایت کنند.

پرداخت در مقابل پرداخت نشده

در طول وظایف هیئت منصفه یکی از جنبه های قانونی این سیاست ها است.قانون فدرال رزرو را نمی کند؛ این قانون فقط خاتمه یا تلافی را ممنوع می کند، با این حال، تقریبا دو سوم از دولت ها قوانینی را تصویب کرده اند که کارفرمایان برای ارائه جبران خسارت برای تعداد مشخصی از روزها نیاز دارند.

کارفرمایانی که در چندین ایالت فعالیت می کنند باید سیاستی را اتخاذ کنند که با سخاوتمندانه ترین الزامات دولتی قابل اجرا برای نیروی کار خود مطابقت دارد.یک استراتژی انطباق مشترک این است که برای کل دوره ی وظیفه ی هیئت منصفه دستمزد کامل پرداخت کنند و به کارمند اجازه دهند هر گونه پرونده ی قضایی را به طور جایگزین حفظ کند، برخی از سیاست ها به کارمند نیاز دارند تا پرداخت دادگاه را به کارفرمایان بازگرداند.

همچنین مهم است که در نظر بگیرید که چگونه وظیفه هیئت داوران با قانون استاندارد منصفانه کار (FLSA) در مورد کارکنان معافیت به طور کلی، اگر کارمند معافیت هر گونه کار در طول یک هفته کاری که در آن آنها همچنین به هیئت منصفه خدمت می کنند، آنها باید حقوق کامل خود را دریافت کنند، با این حال، یک کارفرما ممکن است پرداخت کامل روز برای وظیفه هیئت منصفه را کاهش دهد اگر کارمند انجام دهد که هیچ کار در آن روز نیست که مدیران اجرایی می توانند معافیت کامل را ارائه دهند.

حفاظت از ضد مالی

کافی نیست که به سادگی اجازه ترک را بدهد؛ کارفرمایان باید به طور فعال محیط کار را آزاد از اجبار مربوط به وظایف مدنی حفظ کنند. Retaliation می تواند ظریف باشد، مانند به استثنای کارمند از جلسات بحرانی، انکار ارتقاء، یا ارائه یک بررسی عملکرد منفی به زودی پس از درخواست هیئت منصفه سیاست باید یک رویکرد صفر به تحمل برای تلافی و ارائه کانال های روشن برای گزارش بدون ترس از شکایت از شکایت.

بررسی مشاوره حقوقی به شدت توصیه می شود تا اطمینان حاصل شود که سیاست با کار در حال تکامل قوانین دولتی هماهنگ می شود. جامعه برای مدیریت منابع انسانی (SHRM) نمودارهای به روز شده ردیابی قوانین خاص هیئت منصفه، که یک منبع ارزشمند برای بررسی سیاست سالانه است.

مسئولیت های مدنی فراتر از وظیفه داوران

در حالی که وظیفه هیئت داوران یک تعهد قانونی است، مسئولیت های مدنی دیگر، به ویژه رای گیری، حقوق اساسی هستند که کارفرمایان فعال باید از آن حمایت کنند. بسیاری از کشورها قوانینی دارند که کارفرمایان به کارفرمایان اجازه می دهند زمان را به رای دادن اختصاص دهند، اغلب با شرایط خاص در مورد اطلاع از پیش و نظرسنجی ساعت ها.

سیاست های ترک

از منظر قانون گذاری فعلی، تقریبا نیمی از کل کشورها به کارفرمایان نیاز دارند تا زمان پرداخت شده یا بدون حقوق رای گیری را ارائه دهند.این قوانین معمولا زمانی اعمال می شوند که برنامه کاری یک کارمند مانع از رأی دادن آنها در طول ساعات نظرسنجی می شود.

دو تا چهار ساعت مرخصی پرداخت شده، معمولاً تنها در صورتی قابل اجرا است که کارمند زمان کافی در خارج از ساعات کاری برای رای دادن نداشته باشد.
یک الزام که کارکنان از قبل درخواست مرخصی می کنند، معمولا بین یک تا هفت روز قبل از روز انتخابات.
درخواست حمایت از مجازات یا کسر دستمزد برای زمان رای گیری

کارفرمایان باید با کنفرانس ملی Legislatures دولتی (NCSL) مشورت کنند منابع برای خلاصه دقیق قوانین رای گیری و حتی در ایالت هایی که نیازی به قانونی ندارند، ارائه چند ساعت زمان پرداخت شده برای رای دادن یک حرکت کم هزینه و با تاثیر بالا است که ارزش های دموکراتیک و رضایت کارکنان را تقویت می کند.

تشویق مشارکت مدنی گسترده تر

سازمان های پیشرو در حال گسترش سیاست های مسئولیت مدنی خود هستند تا شامل زمان داوطلبانه (VTO) برای طیف گسترده ای از فعالیت ها شوند.این می تواند شامل خدمت به عنوان یک کارگر انتخاباتی، شرکت در هیئت مدیره دولتی محلی، یا مشارکت در پروژه های خدمات اجتماعی باشد.برای مثال، برخی از شرکت ها به طور سالانه 16 ساعت از VTO برای واجد شرایط فعالیت های مدنی ارائه می دهند.

هنگام تدوین این سیاست های گسترده، شامل تعاریف روشن از فعالیت های واجد شرایط، یک روند تایید ساده و کلاه های معقول در ساعت ها می شود.مهم است که از ترک مدنی به معیارهای عملکردی یا اهداف بهره وری اجتناب کنید – هدف آن حمایت از شهروندی است، نه ایجاد یک اهرم عملکردی دیگر.علاوه بر این، آگاه باشید که برخی از کشورها قوانین خاصی دارند که از کارکنانی که به عنوان مقامات انتخاباتی خدمت می کنند، محافظت می کنند و اغلب نیاز به جدا کردن از مقررات هدف دارند.

بخش با سایر سیاست های ترک

وظیفه هیئت داوران و مرخصی مدنی در خلاء وجود ندارد، آنها اغلب با انواع دیگر از مرخصی، مانند قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA)، زمان پرداخت شده (PTO)، مرخصی بیمار و سیاست های کوتاه مدت باید روشن کند که وظیفه هیئت منصفه یک حق جداگانه است و نباید از بانک PTO کارمند کسر شود مگر اینکه داوطلبانه درخواست کند تا از قانون کار خود استفاده کند، و اگر به کارفرما پرداخت نشده باشد، اجازه ندهد که به کارفرما اجازه دهد تا به طور داوطلبانه درخواست کند تا به کارفرما پرداخت کند.

به طور مشابه، مرخصی مدنی برای رای دادن یا خدمات اجتماعی باید تحت یک کد اختصاصی در سیستم حقوق و دستمزد، به طور کامل جدا از مرخصی بیمار یا تعطیلات ردیابی شود، این تضمین می کند که کارکنان برای انجام وظایف مدنی مجازات نمی شوند و حسابرسی انطباق را ساده می کند.

ریسک های قانونی و بهترین روش ها برای رعایت

عدم رعایت وظایف هیئت داوران و قوانین مسئولیت مدنی، سازمان را در معرض خطر قابل توجهی قرار می دهد. Penalties توسط دولت متفاوت است، اما معمولا شامل پرداخت، تجدید نظر، جریمه های قانونی، و، در موارد فاحش، خسارت های تنبیهی برای ناراحتی عاطفی است. شرکت ها با شکایت های طبقاتی یا تحقیقات اداره کار هماهنگ شده در هنگام این شکست های سیستمیک هستند.

مشکلات انطباق مشترک شامل:

درخواست یا به صراحت کارکنان را از خدمت با ایجاد موانع برنامه ریزی خسته کننده محروم می کند.
تجدید نظر در برابر کارکنان با عملکرد بالا که درخواست زمان برای وظایف مدنی.
مجبور کردن کارکنان به استفاده از تعطیلات یا روزهای شخصی برای خدمات هیئت منصفه در کشورهایی که مرخصی پرداخت شده به صورت قانونی مجاز است.
اعمال سیاست های متناقض در نقاط مختلف، ادارات یا تغییرات، ایجاد یک خطر درمانی متفاوت.

برای کاهش این خطرات، انجام حسابرسی دوره ای از سیاست های خود را در برابر قوانین فعلی فدرال و ایالتی [۱] مشاوره استخدام برای بررسی زبان سیاست و اطمینان از آن که منعکس کننده آخرین تغییرات قانونی است.علاوه بر این، ارائه آموزش سالانه برای مدیران در مورد چگونگی رسیدگی به وظایف هیئت منصفه و درخواست های مدنی ترک با بی طرفی و احترام.

اجرای و برقراری ارتباط با سیاست شما

یک سیاست تنها در صورتی موثر است که کارکنان بدانند که چگونه از آن استفاده کنند و درک کنند، موثرترین رویکرد این است که به طور برجسته از وظایف هیئت داوران و مقررات مسئولیت مدنی در کتابچه راهنمای کارکنان استفاده از بخش های متمایز برای هر نوع ترک استفاده کنند.استفاده مستقیم، زبان ساده که از گیج کننده اصطلاحات قانونی اجتناب می کند، شامل اطلاعات تماس خاص برای نماینده HR یا مدیر مسئول اثبات این درخواست ها است.

این مراحل پیاده سازی را برای یک رول یکپارچه در نظر بگیرید:

داوری و نقد: [FLT 1] سیاست را با ورودی از مشاوره حقوقی و رهبری HR ایجاد کنید.
ثبت نام: سیاست در کتابچه دستی کارمند و در پورتال اصلی اینترانت شرکت را منتشر کنید.
مدیران نظارت: جلسات آموزش متمرکز برای مدیران در مورد چگونگی پاسخ به درخواست، تاکید بر بی طرفی، انطباق و ممنوعیت تلافی جویانه.
تغییرات ارتباطی: اعلام سیاست های جدید یا به روز شده به همه کارکنان از طریق ایمیل، جلسات تیم، و یا یک اعلام در سراسر شرکت، توضیح منطق و روند درخواست مرخصی.
بررسی روزانه: یک چرخه بررسی سالانه تکراری برای به روز رسانی سیاست در راستای قوانین جدید، به ویژه در ایالت های با تنظیم بالا مانند کالیفرنیا، نیویورک و ایلینوی.

برای نیروی کار از راه دور یا هیبریدی، مهم است که روشن کنیم که چگونه صلاحیت تعیین می شود. کارکنان از راه دور بر اساس محل اقامت خود احضار می شوند، نه محل مرکزی شرکت باید با اتخاذ یک استاندارد عمومی سخاوتمندانه یا با ایجاد افزودنی های خاص دولتی، الزامات دولتی مختلف را در نظر بگیرند.

گسترش یک نیروی کار مدرن و چند دولتی

کارفرمایان با یک نیروی کار توزیع شده با یک چالش انطباق متمایز مواجه هستند: یک سیاست تک، یکنواخت ممکن است به طور ناخواسته نقض قانون دولتی اگر آن را تحمیل الزامات سخت تر و یا عدم اعطای مزایای مجاز است.یک استراتژی موثر این است که اتخاذ یک سیاست "طبقه" است که با سخاوتمندانه ترین شرایط هر دولت که در آن شرکت کار می کند، در حالی که یک ارائه روشن است که سیاست مطابق با قانون جایگزین، به ویژه برای اضافه کردن دولت خاص، اجرا می شود.

فناوری می تواند نقش مهمی در مدیریت این پیچیدگی ایفا کند.سیستم های اطلاعات مدرن HR (HRIS) می توانند به وظیفه هیئت منصفه پرچم پیکربندی شوند و درخواست ها رای گیری بر اساس محل کار اعلام شده کارمند و به طور خودکار سیاست صحیح و الزامات پرداخت را اعمال کنند.این باعث کاهش بار اداری در کارکنان HR و تضمین پردازش سازگار در سراسر سازمان می شود.

نتیجه گیری: ایجاد فرهنگ مشارکت مدنی

وظیفه هیئت منصفه خوب و سیاست های مسئولیت مدنی بیشتر از اطمینان از رعایت قانونی است - آنها به طور فعال منعکس کننده تعهد سازمان برای حمایت از کارکنان خود به عنوان شهروندان کامل است.با وضوح حقوق و مسئولیت های برجسته، محافظت در برابر تلافی جویی و تشویق فعالانه مشارکت در فرایندهای دموکراتیک، کارفرمایان ایجاد پایه ای از اعتماد و وفاداری است که به طور مستقیم به موفقیت کسب و کار طولانی مدت کمک می کند.

بررسی های منظم سیاست، ارتباطات شفاف و آموزش مدیران ثابت، سنگ بنای یک برنامه موثر است.در یک بازار استعداد رقابتی که کارکنان به طور فزاینده ای خواستار آن هستند که کارفرمایان بر ارزش های اعلام شده خود عمل کنند، یک سیاست مسئولیت مدنی قوی یک مزیت رقابتی معنی دار است.این نشان می دهد که شرکت به کل فرد و نقش خود در جامعه گسترده تر احترام می گذارد، که یک محرک به طور فزاینده قدرتمند برای جذب و حفظ استعداد بالا است.

برای هدایت و زبان نمونه معتبر بیشتر، با وزارت امور خارجه ایالات متحده و سیاست های نمونه (FLT:2SHRM نمونه هیئت منصفه مشورت کنید این منابع پایه عالی برای توسعه سیاست های طراحی شده است که هر دو نیازهای سازمانی و جوامع که در آن کارکنان زندگی می کنند و کار می کنند، خدمت می کنند.