صندوق های بازداشتی چیست؟

وجوه بازداشتی پیش پرداخت های مشتری به یک وکیل یا شرکت حقوقی قبل از انجام هر گونه خدمات حقوقی است.این وجوه به حساب اعتماد (که اغلب به نام حساب IOLTA) قرار می گیرند و اموال مشتری را تا زمانی که توسط وکیل از طریق کار انجام شده است، حفظ می کنند: وجوه حفظ شده در واقع وکیل امن است - در حالی که آنها پول سپرده گذاری شده است.

هدف یک نگهدارنده دو برابر است.اول، تضمین می کند که وکیل دارای وجوه موجود برای پوشش هزینه ها و هزینه ها به عنوان آنها بوجود می آید، کاهش ریسک جمع آوری، آن را ایجاد تعهد از مشتری، نشان می دهد قصد جدی برای ادامه با نمایندگی قانونی است.

درک ماهیت قانونی حفظ کنندگان بسیار مهم است زیرا اشتباه آنها - مانند جمع آوری با صندوق های عملیاتی قانون - می تواند منجر به اخراج، مسئولیت مدنی یا اتهامات کیفری برای مشتریان، دانستن اینکه پول آنها در حساب اعتماد جدا شده نگه داشته می شود اعتماد به نفس است که شرکت قانون به طور اخلاقی عمل می کند، حفظ وجوه همچنین به عنوان تعهد مالی که هر دو طرف پرداخت امن، و منافع مشتری را در پیش گیری امن است:

چگونه صندوق های بازداشتی در عمل کار می کنند

هنگامی که یک مشتری موافقت می کند تا یک آرایش نگهدارنده، وجوه به حساب اعتماد شرکت قانون سپرده شود.شرکت پس از آن این وجوه را با استفاده از یک دفتر که هر سپرده، اخراج و کسر صورتحساب را ثبت می کند، به طور معمول، وکیل صورتحساب را به صورت ماهانه یا نقطه عطف ارسال می کند، جزئیات خدمات انجام شده و هزینه های مربوطه حفظ تعادل حفظ می شود، کاهش می یابد و به طور معمول، و نشان می دهد که مشتری تعادل را نشان می دهد.

اگر تعادل نگهدارنده پایین باشد، شرکت حقوقی ممکن است درخواست تجدید نظر کند.در برخی از موافقت نامه ها، این به طور خودکار بر روی یک محرک پیش تعریف شده است. وکیل باید کار را متوقف کند اگر نگهدارنده خسته شود مگر اینکه مشتری وجوه اضافی را فراهم کند یا موافقت کند تا با یک روش بازپرداخت مختلف بازپرداخت سریع هر بخش غیر قابل دستیابی در پایان این چرخه تعامل مورد نیاز باشد.

انواع بازداشت شدگان

همه ی نگهدارنده ها یکسان نیستند.نوع توافق نگهدارنده ها نشان می دهد که چگونه وجوه، صورتحساب و به طور بالقوه بازپرداخت می شوند. سه دسته اصلی حفظ کننده های عمومی، نگهدارنده های ویژه و نگهدارنده های امنیتی هستند.

بازداشت عمومی

یک نگهدارنده عمومی هزینه ای است که برای تضمین دسترسی وکیل در یک دوره مشخص شده پرداخت می شود. وکیل موافقت می کند برای هر گونه مسائل حقوقی در یک محدوده تعریف شده در دسترس باشد و مشتری مقدار ثابتی پرداخت می کند - اغلب غیر قابل استرداد است.محافظه کاران عمومی معمولاً پس از دریافت دریافت دریافت دریافت دریافت می شوند زیرا وکیل متعهد به دنبال فرصت های دیگر است، با این حال بسیاری از حوزه قضایی هنوز نیاز به پرداخت هزینه های اخلاقی دارند که حتی قابل بررسی دقیق و غیر قابل استرداد هستند.

بازداشت ویژه

نگهدارنده های ویژه (یا "محافظه کاران واقعی") رایج ترین در دادرسی و کار تراکنشی هستند. سپرده های مشتری به اعتماد سپرده می شود و صورتحساب وکیل در برابر این تعادل به عنوان خدمات انجام می شود. نگهدارنده متعلق به مشتری تا زمانی که به دست آمده است، و هر بخش غیر محرمانه باید با پایان دادن به پایان موضوع یا اگر نمایندگی به پایان می رسد دقیق این نوع از ثبت نام باید به طور کامل پرداخت و یا قانون اخلاقی، اگر آنها را حفظ کنید، اگر آنها را حفظ کنید، باید به قانون پرداخت می کنند.

امنیت بازداشت

یک نگهدارنده امنیتی به عنوان سپرده برای تضمین پرداخت خدمات که قبلا ارائه شده است، بر خلاف یک نگهدارنده خاص، وکیل در برابر آن به طور آینده نگر صورتحساب نمی کند، در عوض، وکیل به طور جداگانه مشتری را به صورت جداگانه پرداخت می کند، و اگر مشتری نتواند پرداخت کند، وکیل ممکن است (با مجوز مناسب و قوانین نوار) برای پاسخگویی به فاکتور امنیتی بدون پرداخت، امنیت کمتری را در قانون مصرف کننده به کار گیرد، اما باید اطمینان بالا را به دست آورد تا زمانی که آنها اعتماد بالا را حفظ کند.

اخلاق صندوق های بازداشتی

قوانین اخلاقی حاکم بر وجوه حفظ شده برای محافظت از مشتریان و حفظ اعتماد عمومی در حرفه حقوقی است. اصل اصلی این است که وجوه مشتری متعلق به مشتری تا زمانی که به دست آمده است، و وکلا به عنوان فیبری عمل می کنند. ABA قانون مدل 1.15 قانون اساسی را تعیین می کند: وکلا باید اموال جداگانه از وکیل خود را حفظ کنند، و سوابق حسابداری کامل با این تغییرات محلی را دارند.

یک تله اخلاقی تکراری وسوسه برای درمان وجوه حفظ نشده به عنوان درآمد شرکت است، حتی اگر مشتری به نظر می رسد بعید به پرداخت صورتحساب آینده، وکیل نمی تواند نگهدارنده های غیر قابل دستیابی به فاکتورهای گذشته بدون رضایت مشتری و توافق روشن را اعمال کند.

چه اتفاقی می افتد وقتی که اخلاق نقض می شود

نقض قوانین حسابداری اعتماد می تواند منجر به عواقب شدید شود. نهادهای انضباطی بار دولتی به طور منظم شکایات مربوط به جمع آوری، سوء استفاده، یا عدم حساب. Penalties از خزندگان خصوصی گرفته تا نقض عمومی، تعلیق و عدم تنظیم پرونده.در موارد شدید، اتهامات جنایی برای سرقت یا تقلب ممکن است ثبت شده باشد شرکت های حقوقی نیز می توانند با مسئولیت قانونی از جمله نقض خسارت های غیر قابل مذاکره کننده، از جمله نقض قوانین، نقض حقوق قانونی مواجه شوند.

مدیریت مناسب صندوق های بازداشتی

وکلا و شرکت های حقوقی باید به پروتکل های سخت گیرانه ای پایبند باشند، زمانی که مدیریت وجوه نگهدارنده، سنگ بنای مدیریت مناسب، حفظ یک حساب کاربری اعتماد (FLT:1) است که هرگز با حساب های عملیاتی شرکت همراه نیست.

IOLTA Accounts

اکثر ایالت ها نیاز دارند که وجوه مشتری نام یا کوتاه مدت در حساب های ذی نفع نگهداری شوند؛ با توجه به برنامه IOLTA دولتی که کمک های حقوقی و سایر ابتکارات خدمات عمومی را به صورت حساب می آورد، سپرده های مشتری بلند مدت یا سپرده های مشتری بلند مدت ممکن است در حساب های غیرLTA مورد علاقه با توجه به مشتری نگهداری شوند، وکلا باید به مشتریان در مورد این گزینه ها مشاوره بدهند و تصمیم گیری های بالقوه برای اجرای قانون IA را در نظر بگیرند.

حسابداری و حسابرسی

حسابداری اعتماد نیاز به دقت دارد، هر سپرده، اخراج و انتقال باید با تاریخ، نام مشتری، ماده و مقدار ثبت شود. آشتی ماهانه دفتر اعتماد در برابر اظهارات بانکی اجباری در اکثر حوزه های قضایی است. بسیاری از میله های دولتی انجام حسابرسی تصادفی از حساب های اعتماد وکلا، و حتی اختلافات جزئی می تواند تحقیقات را ایجاد کند.حتی بدون خطا عمدی - اگر قوانین حسابداری غیر خودکار نشان دهد، بسیاری از شرکت های وابسته به حل و تعدیل تخصصی هستند.

قرض گرفتن و قرض گرفتن از اعتماد

Comming – مخلوط کردن وجوه اعتماد مشتری با صندوق های عملیاتی شرکت – یکی از جدی ترین نقض های اخلاقی است.حتی به طور موقت “مشارکت” از نگهدارنده مشتری برای پوشش هزینه شخصی ممنوع است. وجوه اعتماد باید فقط برای بررسی مسائل مشتری استفاده شود.

لایحه علیه صندوق های بازداشتی

صدور یک نگهدارنده مستلزم هماهنگی دقیق با توافق هزینه و قوانین اخلاقی است.هزینه ها باید معقول و نه بیش از حد باشد.جی. به طور معمول صورتحساب های دوره ای (به صورت ماهانه یا هر نقطه عطف) را ارسال می کند که خدمات دقیق انجام شده، زمان صرف شده و هزینه های متحمل شده است. سپس فاکتور از تعادل حفظ می شود. وکیل باید اطمینان حاصل کند که کسر به خدمات واقعی که انجام شده و دریافت بیانیه واضح از باقی مانده است.

وقتی که فرد خسته می شود

هنگامی که تعادل نگهدارنده به صفر نزدیک می شود، وکیل باید کار را متوقف کند مگر اینکه مشتری حفظ کننده را محکوم کند یا موافقت کند تا با یک قرارداد لایحه مختلف موافقت کند، برخی از حوزه های قضایی قبل از ادامه کار فراتر از وکیل که به کار ادامه می دهند بدون اینکه ریسک کافی برای پرداخت صورتحساب بدون مجوز، موافقت کنند.

بازگشت به حامیان بی فایده

پس از خاتمه نمایندگی (چه توسط مشتری، وکیل یا نتیجه ماده)، هر صندوق حفظ نشده باید به سرعت بازپرداخت شود – به طور معمول در عرض 30 روز، عدم بازپرداخت می تواند به نقض وظایف فیبرود و اقدامات انضباطی منجر شود، حتی اگر این توافق می گوید که حفظ کننده "غیر قابل استرداد" است، بسیاری از دادگاه ها نگهداری کرده اند که نمی تواند به عنوان یک قانون اخلاقی کامل برای حفظ مالیات، به عنوان تضمین شده است.

قرص های معمول و بهترین روش ها

هر دو وکلا و مشتریان با مشکلات تکراری با وجوه حفظ کننده مواجه می شوند.بهترین شیوه های زیر می تواند اختلافات را کاهش دهد و اطمینان حاصل کند.

توافقنامه های هزینه نامه های کتبی

هر ترتیب نگهدارنده باید در یک قرارداد هزینه کتبی امضا شده توسط مشتری، توافق نامه باید مشخص کند: نوع نگهدارنده، چگونه وجوه برگزار می شود، نرخ صورتحساب (بازدید کنندگان)، چه هزینه هایی شامل، چگونه صورتحساب تحویل داده می شود، روند برای پاداش، و شرایط بازپرداخت موافقت نامه Vague منجر به اخلاق مشتری، به طور ایده آل، یا توضیح می دهد که آیا صورتحساب پرداخت می شود و یا خیر، اگر حساب های مورد اعتماد قرار گیرد، چه می شود و چه چیزی باید پرداخت شود.

دقیق و شفاف سازی

وکلا باید از نرم افزار حسابداری اعتماد حرفه ای استفاده کنند که به طور خودکار تعادل مشتری را ردیابی می کند و با مصالحه بانک کار می کند.صفحه های دستی دارای اعتماد هستند و اغلب بررسی حسابرسی را شکست می دهند. مشتریان باید بیانیه های منظمی را دریافت کنند که نشان دهنده تعادل شروع، سپرده های جدید، صورتحساب های پرداخت شده و تعادل فعلی است. شفافیت اعتماد و کاهش اختلافات صورتحساب را ایجاد می کند.

ارتباطات مشتری منظم

مشتریان اغلب در مورد حفظ کنندگان احساس ناراحتی می کنند، زیرا آنها نگران هستند که پول خود را سوء استفاده قرار دهند.ارتباط فعال - به روز رسانی های بالینی در مورد پیشرفت، اطلاعیه تعادل دو هفته یا ماهانه، و اطلاع رسانی فوری هنگامی که نگهدارنده پایین است - اضطراب را کاهش می دهد و تقویت یک رابطه مشترک. برخی از شرکت ها استفاده از پورتال های مشتری که مشتریان می توانند به نظر تعادل زمان واقعی و فاکتور حفظ کنند، نه تنها نشان می دهد که این تعهد اخلاقی است.

رعایت مقررات ایالتی و فدرال

هر ایالت قوانین خود را بر حساب های اعتماد، IOLTA و سیاست های بازپرداخت نگهدارنده دارد. مقررات فدرال همچنین ممکن است اعمال شود اگر شرکت حقوقی قراردادهای دولتی یا مسائل ورشکستگی را اداره کند، وکلا باید با تغییرات فعلی بمانند و یک افسر انطباق یا حسابرس خارجی را برای حسابداری اعتماد منصوب کنند. بسیاری از انجمن های نوار ارائه می دهند یا دوره های حسابداری اعتماد کم هزینه، که می تواند یک منبع ارزشمند برای انطباق با اطمینان باشد.

سازگاری و اخلاق

قوانین مدل ABA رفتار حرفه ای یک چارچوب ملی ارائه می دهد، اما انطباق در سطح دولت اعمال می شود. 1.15 نیاز به وکلا برای جدا نگه داشتن اموال مشتری، نگه داشتن سوابق کامل، و بلافاصله پرداخت و یا تحویل اموال به قانون 1.5.

میله های دولتی اغلب دستورالعمل های دقیقی را در مورد حسابداری اعتماد منتشر می کنند، مانند [FLT:] [FLT:] منابع ABA در حساب های اعتماد ، بسیاری از ایالت ها، از جمله کالیفرنیا و نیویورک، دستورالعمل ادامه آموزش قانونی (CLE) در مورد اعتماد به حساب می آید پرونده های متعدد نقض می تواند منجر به سرزنش، تعلیق، تعلیق، یا اخراج، علاوه بر موارد قانونی، [Faliitment] برای اطلاع از نظر دادن به حساب کاربری های قانونی، در مورد اعتماد به حساب می آید.

تکنولوژی و مدیریت Retainer

روش قانونی مدرن به طور فزاینده ای به تکنولوژی برای مدیریت حفظ کنندگان به طور موثر و اخلاقی متکی است. [۱] سیستم عامل های قانونی مبتنی بر Cloud (به عنوان مثال، Clio، تمرین Panther، My Case) شامل ماژول های حسابداری یکپارچه است که خودکار، ارسال بیانیه های مشتری و تراز پایین پرچم، برخی از سیستم عامل ها ارائه می دهند مشتریان که در آن مشتریان می توانند تعادل تعادل خود را در زمان واقعی حفظ کنند، و کاهش منابع حسابداری برای اطمینان از قبیل:

نوآوری دیگر استفاده از سیستم های حفظ خودکار است، که به طور خودکار درخواست پول اضافی هنگامی که تعادل زیر آستانه پیش تعیین شده، با رضایت مشتری، این کاهش خطر اجرای از وجوه در میان مورد نمونه، با این حال وکلا باید محتاط باشند تا به صورت خودکار صورتحساب را به شیوه ای که مشتری برای بررسی ویژگی های پیش بینی شده از آن، ارائه می دهد، تنظیم کنند، به طور منظم برخی از ابزارهای تجزیه و تحلیل ضروری است.

ارتباطات مشتری و شفافیت

مشتریان اغلب مکانیک وجوه نگهدارنده را درک نمی کنند.یک وکیل که زمان لازم برای توضیح روند حساب اعتماد، چرخه های صورتحساب و سیاست های بازپرداخت نشان می دهد ایمان خوب و کاهش احتمال اختلافات است. بهترین عمل شامل ارسال یک نامه نگهدارنده اولیه است که توضیح می دهد: " نگهدارنده شما از ماده X به حساب اعتماد ما سپرده خواهد شد.شما پرداخت هزینه های ماهانه و باقی مانده بخش بازپرداخت خواهد شد.

هنگامی که اختلافات در مورد استفاده نگهدارنده بوجود می آیند، وکیل باید فوراً یک حسابداری دقیق ارائه دهد. رد کردن حساب برای وجوه حفظ کننده خود نقض اخلاقی است. بسیاری از میله های دولتی خدمات میانجی برای اختلافات هزینه ارائه می دهند، اما پیشگیری از طریق ارتباطات روشن بسیار بهتر است. وکلا همچنین باید یک رکورد از تمام مکاتبات مرتبط با حفظ، از جمله ایمیل ها و یادداشت های ملاقات، برای دفاع از اتهامات بعدی یک استراتژی برای پاسخ دادن به این توافق نامه و تنظیم هر گونه پاسخ کوتاه از طریق هر گونه درخواست های مربوط به هر گونه موافقت نامه و پاسخ دادن به مشتری، حفظ پاسخ دادن به هر گونه شکایت و تنظیم کنند.

نتیجه گیری

وجوه بازداشتی ابزار حیاتی برای هر دو خدمات حقوقی و تضمین شیوه های قانونی اخلاقی است.برای وکلا، حسابداری دقیق اعتماد، موافقت نامه های هزینه های شفاف و لایحه شفاف تعهدات حرفه ای غیر قابل مذاکره برای مشتریان، درک ماهیت حفظ کنندگان توانایی آنها برای نظارت بر هزینه ها و اجرای حقوق خود را با استفاده از اصول ذکر شده در اینجا - و با استفاده از فن آوری در دسترس و تنظیم مقررات قانونی - هر دو می تواند به یک حساب منطقی اعتماد و یا یک حساب کاربری اعتماد باشد.