چگونه از طرح های پرداخت برای مدیریت هزینه های قانونی ساعتی استفاده کنیم

چگونه برنامه های پرداخت می توانند مدیریت هزینه ساعتی قانونی را تغییر دهند

صورتحساب ساعتی یکی از رایج ترین ساختارهای هزینه در صنعت حقوقی است، اما اغلب اصطکاک بین وکلا و مشتریان ایجاد می کند.یک مشتری با یک لایحه حقوقی 10000 دلاری ممکن است در هزینه های پیش رو بالا برود، در حالی که شرکت نیاز به درآمد قابل پیش بینی برای پوشش برنامه های پرداخت هزینه های متمرکز دارد، با اجازه دادن به مشتریان برای گسترش هزینه های ساعت در طول زمان اجرا شده، آنها بهبود روند پول نقد، و کاهش مجموعه خدمات جامع پرداخت برای دسترسی گسترده تر، و خدمات دسترسی تر ارائه می دهد.

مکانیک طرح های پرداخت برای هزینه های ساعتی

یک برنامه پرداخت برای هزینه های قانونی ساعتی با یک قرارداد قسط مسطح متفاوت است.با صورتحساب ساعتی، کل مبلغ بدهکار در ابتدا ناشناخته است. وکلا به طور معمول طرح های را به دو روش قسط تقسیم می کنند: یک مدل مبتنی بر نگهدارنده یا یک مدل زمانبندی تنظیم شده، در یک طرح مبتنی بر نگهدارنده، مشتری یک مقدار ثابت را سپرده گذاری می کند و شرکت در برابر آن به عنوان یک برنامه صورتحساب، اغلب پس از ارسال یک آستانه مشتری، و یا یک جدول زمانی پایین می آورد.

به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است تخمین بزند که یک مورد نیاز به 40 ساعت در 300 دلار در ساعت (معادل 12000 دلار) دارد، به جای درخواست برای کل مبلغ کامل، شرکت می تواند یک برنامه 10 ماهه با پرداخت 1،200 دلار در ماه تنظیم کند، تنظیم شده به عنوان ساعت واقعی شناخته شده است، این انعطاف پذیری نیاز به پیگیری دقیق و ارتباطات ترکیبی دارد: یک حفظ کوچکتر با قسط های دوره ای که در آن زمان واقعی به خوبی تغییر می کند.

مزایای کلیدی برای شرکت های حقوقی و مشتریان

برای شرکت های حقوقی

] جریان نقدی قابل پیش بینی: قسط های منظم چرخه جشن یا-famine رایج در زمان بندی ساعتی. مطالعه توسط تامسون رویترز نشان داد که شرکت های با استفاده از برنامه های پرداخت گزارش شده 30٪ کمتر از حد مجاز مجدد (منبع: Thomson Law Report Financial Health] [F:3 علاوه بر این، به طور متوسط 15 روز فروش قابل توجهی کاهش قابل توجه است.
هزینه جمع آوری کم: مشتریان که متعهد به یک طرح پرداخت هستند کمتر احتمال دارد به پیش فرض از کسانی که با یک لایحه بزرگ مواجه هستند، این کاهش زمانی که وکلا صرف دنبال پرداخت و نیاز به شرکت در سازمان های جمع آوری شخص ثالث.
افزایش جذب مشتری: ارائه طرح پرداخت متمایز یک شرکت از رقبا که خواستار پرداخت کامل پرداخت پیش پرداخت هستند، بسیاری از مشتریان یک شرکت بر اساس پرداخت هزینه انتخاب می کنند و برنامه های پرداخت می تواند یک عامل تصمیم گیری، به ویژه در میان کسب و کارهای کوچک و افراد باشد.
اعتماد و وفاداری بهبود یافته: [FLT 1] یک طرح پرداخت شفاف حسن نیت را می سازد. مشتریان قدردانی می کنند که شرکت وضعیت مالی خود را در بر می گیرد، که منجر به ارجاعات بیشتر و تکرار کسب و کار می شود.

برای مشتریان

] مدیریت بودجه: مشتریان می توانند پرداخت های قانونی را با جریان نقدی شخصی خود هماهنگ کنند، از بدهی کارت اعتباری یا وام ها اجتناب کنند، این امر به ویژه در طلاق یا مسائل مربوط به املاک و مستغلات که در آن هزینه ها در حال حاضر بالا هستند، ارزشمند است.
] دسترسی به نمایندگی کیفیت: مشتریان که ممکن است در غیر این صورت خود نمایندگی می تواند مشاوره با تجربه را حذف کنید.
اضطراب کاهش یافته: دانستن برنامه پرداخت استرس یک لایحه بزرگ غیرمنتظره را حذف می کند.مشتریان احساس می کنند بیشتر در کنترل هستند و احتمالا با وکیل خود در مورد پیشرفت های موردی ارتباط برقرار می کنند.

طراحی یک طرح پرداخت که کار می کند

یک طرح پرداخت موفق نیازمند ساختار است، نه فقط حسن نیت، هر طرح باید در یک توافق کتبی که شامل عناصر زیر است، مستند شود:

] برآورد نمایندگی و هزینه: در حالی که هزینه های ساعتی متغیر هستند، برآورد معقولی بر اساس موضوعات مشابه ارائه می دهد.به روز رسانی برآورد به عنوان مورد پیشرفت می کند. برخی از شرکت ها شامل بهترین مورد، احتمالا مورد، و بدترین سناریو برای تعیین انتظارات.
پرداخت مقدار و تاریخ مقرر: هر مبلغ قسط، تاریخ و روش پرداخت (به عنوان مثال، ACH، کارت اعتباری، چک) روش های پرداخت خودکار باید تشویق به کاهش پیش فرض.
بند بازداشت و پاداش: اگر با استفاده از نگهدارنده، مقدار سپرده اولیه و حداقل تعادل مورد نیاز قبل از مشتری باید دوباره روشن شود، این بند برای اعتماد به انطباق حسابداری ضروری است.
عواقب پرداخت را مشخص کنید به وضوح هزینه های دیر، منافع (در صورت اجازه توسط قانون ایالتی) را تعریف می کند و حق شرکت برای عقب نشینی اگر پرداخت در پشت سر گذاشته شود، در مورد دوره های فیض و حقوق درمان خاص باشید.
سازوکار اصلاح: اجازه برای آشتی دوره ای.به عنوان مثال، اگر ساعت های واقعی از برآورد تجاوز کند، طرح می تواند در نوشتن با رضایت مشتری اصلاح شود.این از مشکلات اخلاقی از شرایط یکجانبه در حال تغییر اجتناب می کند.
] حقوق موقت: [ [FLT 1 ] مشخص کنید که مشتری ممکن است بدون مجازات از پیش پرداخت کند و شرکت ممکن است طرح را بر اساس نقض مواد خاتمه دهد.

طرح پرداخت نمونه

در اینجا یک مثال عملی از چگونگی خواندن یک بند وجود دارد:

"Client موافقت می کند که یک نگهدارنده اولیه را با 3000 دلار پرداخت کند، پس مشتری باید 750 دلار در ماه در روز اول کسب و کار هر ماه پرداخت کند، اگر تعادل حساب اعتماد زیر 500 دلار باشد، مشتری حساب را به 3000 دلار در هر 10 روز مجدداً اعلام کند، همه پرداخت ها غیر قابل استرداد هستند، اما در برابر هزینه های ساعتی که 400 دلار در هر ساعت کاهش می یابد، اعمال می شود و یا ممکن است بلافاصله مبلغ آن را به میزان پرداخت کمتر از 1.5% دلار به طور تقریبی 25 درصد کاهش دهد.

ملاحظات حقوقی و اخلاقی

برنامه های پرداخت برای هزینه های قانونی توسط قوانین نوار دولتی و کدهای رفتاری حرفه ای تنظیم می شود. وکلا باید به دقت برای جلوگیری از نقض اخلاقی گام بردارند.

معقول بودن: کل هزینه (از جمله هر گونه هزینه منافع و یا مالی) باید در زیر قانون مدل ABA 1.5 معقول باشد. نرخ بهره نباید قابل توجه یا غیر قابل قبول باشد.
انطباق حساب کاربری اعتماد: اگر پرداخت برای هزینه های غیر قابل دستیابی (به عنوان مثال، سپرده های نگهدارنده)، آنها باید در حساب اعتماد مشتری نگه داشته شوند و تنها به عنوان به دست آمده پرداخت می شود. مخلوط کردن می تواند به طور مستقیم منجر به عمل انضباطی.
هزینه های غیر قابل استرداد: بسیاری از حوزه های قضایی هزینه های غیر قابل استرداد را ممنوع می کنند اگر آنها یک تخفیف برای وکیل برای خروج از توافق نامه های طرح پرداخت نباید اظهار داشته باشند که قسط ها غیر قابل استرداد هستند مگر اینکه به دست آمده باشد، به جای آن، از اصطلاحاتی مانند "قانون علیه هزینه های به دست آمده استفاده کنید."
ارتباط از شرایط: توافق باید روشن و در نوشتن، مشتریان باید فرصت برای پرسیدن سوال داشته باشند.یک شکست برای افشای همه شرایط می تواند گمراه کننده باشد و ممکن است قانون مدل 1.4 را نقض کند.
مفهوم منافع: اگر طرح پرداخت شامل یک وام دهنده شخص ثالث (شرکت تامین مالی قانونی)، وکیل باید اطمینان حاصل کند که این آرایش قضاوت مستقل را مختل نمی کند و یا تعارض منافع ایجاد می کند.

برای بیشتر در مورد شیوه های لایحه اخلاقی، به قوانین مدل سازی انجمن بار آمریکا (FLT:0) اشاره کنید ، علاوه بر این، انجمن های دولتی اغلب نظرات مشورتی در مورد برنامه های مقدماتی را مطرح می کنند - همیشه صلاحیت خود را بررسی کنید.

تکنولوژی و ابزار برای خودکارسازی طرح های پرداخت

برنامه های پرداخت دستی ناکارآمد و خطا-پروne. نرم افزار مدیریت عمل قانونی مدرن می تواند کل چرخه عمر را خودکار کند - از ایجاد برنامه برای یادآوری پرداخت و آشتی.

ویژگی های کلیدی برای جستجو

Automated intension and Payment Plan: سیستم باید فاکتورهای تکراری برای هر قسط تولید کند و یادآوری را از طریق ایمیل یا SMS ارسال کند.
ادغام حسابداری اعتماد: برای برنامه های مبتنی بر نگهدارنده، نرم افزار باید سپرده ها و خروج در حساب های IOLTA را ردیابی و ایجاد آشتی سه طرفه.
پورتالClient: به مشتریان یک دیدگاه خود خدمات از تاریخ پرداخت خود، تاریخ های آینده و تعادل برجسته ارائه می دهد، این باعث کاهش تماس های تلفن و بهبود رضایت مشتری می شود.
ادغام دروازه پرداخت: کارت اعتباری، انتقال ACH و چک های الکترونیکی را قبول کنید روش های پرداخت خودکار (به عنوان مثال، خودکار) پرداخت های دیرهنگام را کاهش می دهد.
[FLT: 1 ] [FLT: 1 ] [برنامه پیگیری عملکرد برنامه: تعداد مشتریان در برنامه ها، متوسط اندازه قسط، نرخ های پیش فرض و پیش بینی جریان نقدی کمک می کند.

سیستم عامل های پیشرو مانند Directus [FLT 1] می تواند به عنوان یک CMS بی سر برای ساخت پورتال های مشتری سفارشی و داشبورد که با پردازنده های پرداخت و سیستم های حسابداری ادغام شده با استفاده از Directus، یک شرکت حقوقی می تواند یک تجربه سفارشی ایجاد کند که مشتریان وارد آن می شوند، برنامه های پرداخت و روش های پرداخت خود را مشاهده می کنند - همه بدون تکیه بر نرم افزار مستقیم ممکن است نیاز به کنترل داده های مستقیم داشته باشند، برای مثال اتصال داده ها و اتصال داده ها را به طور مستقیم، برای اتصال داده ها داشته باشند.

بهترین روش ها برای مدیریت طرح های پرداخت

غربالگری مشتری و ارزیابی

هر مشتری یک کاندیدای خوب برای یک برنامه پرداخت نیست، قبل از ارائه یک، ارزیابی ثبات مالی مشتری و تمایل به تعهد.پرس برای ارجاعات اعتباری یا اجرای چک اعتباری نرم (با موافقت) برای برنامه های دلار بالا، نیاز به سپرده اولیه بزرگتر است: اولین پرداخت باید حداقل 20 تا 30٪ از هزینه های تخمین زده شده را پوشش دهد، همچنین نوع مشتری مورد در مورد آسیب های جنایی یا آسیب های جنایی را در نظر می گیرد.

بازسازی منظم

یک کادر ماهانه برای آشتی پرداخت در برابر ساعت های ورود تنظیم کنید.اگر ساعت ها از برنامه فعلی تجاوز می کنند، برنامه را تنظیم کنید، فرض کنید که یک مشتری برای 12 پرداخت 1000 دلار امضا شده است، اما پس از شش ماه کل هزینه های به دست آمده به 100.000 دلار (فقط 6000 دلار پرداخت) شما نیاز دارید تا یا قسط های باقیمانده را افزایش دهید یا درخواست یک سند پرداخت دریافت کنید.

مدیریت شکست ها Gracely

با وجود بهترین نیت، مشتریان گاهی اوقات پرداخت را از دست می دهند و سیاست های تشدید کننده ای دارند:

ابتدا پرداخت را از دست داد؛ یادآوری خودکار پس از یک ایمیل شخصی از هماهنگ کننده لایحه.
پرداخت از دست رفته: تلفن تماس بگیرید تا در مورد سختی ها بحث کنید، پیشنهاد یک طرح اصلاح شده در صورت لزوم، برخی از مشتریان فقط به تاخیر کوتاه نیاز دارند.
سوم پرداخت را از دست داد؛ [مشرکان] [مشرکان] [مشرکان] [به] قصد خروج از نمایندگی (در انطباق با قوانین نوار] تنها پس از اخذ مجوز دادگاه اگر دادرسی در حال انتظار ارسال یک حسابداری نهایی و بازگشت هر گونه وجوه اعتماد به دست آمده است.

توجه: با دور زدن از یک مورد به دلیل عدم پرداخت می تواند پیچیده باشد.همیشه با قوانین اخلاقی مشورت کنید و توانایی مشتری برای پیدا کردن مشاوره جدید را در بسیاری از ایالت ها در نظر بگیرید، باید از منافع مشتری با اطلاع از دادگاه و اجازه دادن به زمان برای مشاوره جایگزین محافظت کنید.

قرص های معمول و چگونگی اجتناب از آن

سقوط: بیش از حد و زیان و تسلیم؛ از تضمین هزینه کامل ثابت هنگامی که صورتحساب ساعت به طور قابل توجهی استفاده می شود، اجتناب کنید، و به وضوح صحبت نکنید که طرح در صورت انحراف ساعت ها به طور قابل توجهی تنظیم خواهد شد.
سقوط: نادیده گرفتن قوانین حسابداری اعتماد درمان پرداخت های قسطی به دست نیامده به عنوان درآمد به دست آمده می تواند منجر به کاهش بودجه بدون درآمد پارک در حساب اعتماد.
سقوط: ارائه برنامه بدون فرآیند داخلی بدون یک سیستم اختصاصی، کارکنان فراموش می کنند که فاکتور ارسال کنند یا در اوایل اتوماسیون سرمایه گذاری کنند.حتی یک صفحه گسترده ساده با یادآوری می تواند بهتر از هیچ چیز باشد، اما نرم افزار بسیار قابل اعتماد است.
سقوط: شکست در برقراری ارتباط با تغییرات اگر پرونده طولانی تر از انتظار می رود، مشتری را قبل از تاریخ بعدی غافلگیر کننده اعتماد را از بین می برد.
سقوط: بررسی مقررات خاص دولتی برخی از ایالت ها برنامه های قسط برای هزینه های پذیرش را محدود می کنند یا قوانین حسابداری اعتماد خاصی دارند.

استراتژی های پیشرفته برای بهینه سازی برنامه پرداخت

فراتر از اصول، شرکت های حقوقی می توانند رویکردهای پیچیده تری را برای به حداکثر رساندن مزایای برنامه های پرداخت اتخاذ کنند:

طرح های پرداخت مبتنی بر ریسک

مشتریان را به ریسک پایین، متوسط و بالا تقسیم کنید. مشتریان کم خطر (به عنوان مثال، کسب و کار های تاسیس شده با اعتبار خوب) می توانند شرایط طولانی تری را با سپرده های پایین تر دریافت کنند. مشتریان با ریسک بالا ممکن است نیاز به سپرده اولیه بزرگتر و دوره بازپرداخت کوتاه تر داشته باشند.از امتیازات اعتباری یا سابقه پرداخت گذشته برای اطلاع از این کراوات ها استفاده کنید.

Dynamic Paymentulations

Link قسط به ساعت های واقعی که هر ماه به جای پرداخت ثابت ماهانه، پرداخت می شود، مشتری درصد کل هزینه های مورد نیاز را پرداخت می کند.به عنوان مثال، این طرح می تواند به عنوان 50 درصد از فاکتور های ماهانه به دلیل 30 روز ساختار یافته و 50 درصد باقیمانده در طول سه ماه آینده گسترش یابد.

تخفیف های اولیه برای Early Payoff

تخفیف در هزینه های باقی مانده را ارائه دهید اگر مشتری زودتر از برنامه پرداخت کند، تخفیف 5٪ در تعادل باقی مانده می تواند جریان نقدی را تسریع کند و سربار اداری را کاهش دهد، اطمینان حاصل کنید که تخفیف قوانین تقسیم هزینه را نقض نمی کند اگر شامل یک وام دهنده شخص ثالث باشد.

مطالعات موردی: طرح های پرداخت در عمل

شرکت حقوق خانواده در تگزاس

یک شرکت حقوقی متوسط در تگزاس را در نظر بگیرید که از درخواست کامل نگهدارنده ها برای ارائه برنامه های پرداخت مناسب، قبل از تغییر، نگهداری متوسط آنها 5000 دلار بود؛ بسیاری از مشتریان بالقوه پس از اجرای برنامه های پرداخت با سپرده اولیه 2000 دلار و ماهانه، آنها 40٪ افزایش در مصرف مشتری جدید را مشاهده کردند.

تمرین دفاع کیفری در نیویورک

یک وکیل دفاع کیفری انفرادی در نیویورک از برنامه های پرداخت برای رسیدگی به پرونده های DUI با هزینه های متوسط 3،500 دلار در هر مورد استفاده کرد، بسیاری از مشتریان نمی توانستند پرداخت کنند. وکیل یک برنامه سه ماهه با قسط های برابر ارائه داد، و اولین پرداخت را قبل از ظهور دادگاه اولیه پرداخت کرد.این نیاز به حفظ یک کارمند را حذف کرد و هیچ نشان دهنده ای را کاهش داد که مشتری به طور خودکار از طریق جمع آوری های آنلاین استفاده می کند و همچنین به مشتریان قابل دسترسی دسترسی دسترسی دسترسی دسترسی دسترسی را افزایش داد.

ادغام طرح های پرداخت با مدیریت مالی کلی

یک طرح پرداخت یک تاکتیک مجزا نیست – باید بخشی از یک استراتژی مالی گسترده تر باشد.

بودجه برای مشتریان: [FLT 1] ارائه یک صفحه گسترده ساده و یا ابزار که نشان می دهد که چگونه پرداخت متناسب با بودجه ماهانه خود را.
ترتیبات هزینه های جایگزین: برای برخی از مسائل خاص، ترکیبی از هزینه ثابت و ساعت ممکن است بهتر کار می کنند طرح پرداخت می تواند به هر دو اعمال شود، به عنوان مثال، هزینه ای مسطح برای پیش نویس ساده به علاوه ساعت برای حضور در دادگاه می تواند به قسط تقسیم شود.
[FLT: 1 ] تشویق مشتریان به پرداخت هزینه های اولیه (به عنوان مثال، 5٪) در هزینه های باقی مانده است.
تجزیه و تحلیل داده: ردیابی که مناطق عمل بیشتر از برنامه های پرداخت بهره مند می شوند، قانون خانواده و دفاع کیفری اغلب بالاترین پذیرش را می بینند.استفاده از داده ها برای اصلاح بازاریابی و مصرف مشتری همچنین، نظارت بر سود: آیا مشتریان در برنامه های پرداخت سودآورتر هستند؟ در بسیاری از موارد، افزایش حجم جبران هر تخفیف یا هزینه.

شاخص های عملکرد کلیدی برای نظارت

نرخ پذیرش برنامه: درصد از مشتریان که یک طرح پرداخت را قبول می کنند، هدف برای مسائل بیش از 5000 دلار است.
[[۱] [۱۰] نرخ خطا: [[۱۰] [۱۰] درصد از برنامه هایی که پیش فرض می کنند، کمتر از ۱۰ درصد از طریق یادآوری دقیق و فعال نگه دارید.
زمان پرداخت هزینه: روز از فاکتور به پرداخت باید کاهش یابد.
امتیاز رضایت بخش: [FLT 1] مشتریان را به صورت سه ماهه بررسی کنید تا اندازه گیری کنید که چگونه برنامه های پرداخت بر ادراک آنها از شرکت تأثیر می گذارد.

نتیجه گیری

برنامه های پرداخت نشانه ای از ناامیدی مالی نیست؛ آنها یک رویکرد مدرن و مشتری محور برای صورتحساب است که هر دو شرکت حقوقی و مشتریان خود را به کار می برد.با ترسیم برنامه های دقیق، بهره برداری از قوانین اخلاقی، استفاده از اتوماسیون، و برقراری ارتباط شفاف، متخصصان حقوقی می توانند به نوبه خود به طور ساعتی بزرگترین مشکل - غیر قابل پیش بینی، هزینه های پایدار - برای مدیریت یک طرح پول نقد و یا بازخورد مستقیم به عنوان یک محصول، می تواند به عنوان یک برنامه های پرداخت مستقیم به عنوان یک مشتری پرداخت پول نقد و یا یک محصول، پرداخت، پرداخت مستقیم به عنوان یک برنامه های مشتری، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، به عنوان یک زمان دقیق، پرداخت، پرداخت، به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به عنوان یک برنامه های کلیدی، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به نوبه خود را به عنوان یک ساعت به عنوان یک زمان پرداخت، پرداخت هزینه های پرداخت، پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت، پرداخت،