چگونه از نرم افزار قانونی برای خودکارسازی وظایف روتین استفاده کنیم

نرم افزار قانونی صورتحساب تبدیل به یک سنگ برای شرکت های حقوقی مدرن به دنبال ساده سازی عملیات لایحه دستی فرآیندهای - ردیابی زمان بر روی کاغذ، تولید فاکتور با دست، و دنبال پرداخت - ساعت های مصرفی هر هفته که می تواند صرف کار مشتری، اتوماسیون تبدیل این وظایف روزمره، برش سربار اداری، کاهش خطا و سرعت جریان پول نقد.

نرم افزار قانونی Billing Software چیست؟

نرم افزار قانونی صورتحساب یک ابزار تخصصی است که برای رسیدگی به لایحه منحصر به فرد، صدور زمان، و نیازهای مدیریت مشتری شرکت های حقوقی بر خلاف سیستم عامل های حسابداری عمومی، سیستم های قانونی مطابق با دستورالعمل های انجمن بار، پشتیبانی حسابداری اعتماد (IOLTA)، و تطبیق ساختارهای هزینه پیچیده مانند ساعت، هزینه تخت، هماهنگی، و ترتیبات حفظ.

فراتر از بیان اساسی، این سیستم عامل ها اغلب با ابزارهای مدیریت تمرین، اتوماسیون سند و دروازه های پرداخت ادغام می شوند.با تمرکز بر داده های اداری، آنها تکراری را کاهش می دهند و دید زمان واقعی را به امور مالی شرکت ارائه می دهند.برای بسیاری از شرکت ها، تغییر از صفحات گسترده یا دفترهای دستی برای اختصاص دادن نرم افزار صورتحساب اختصاصی (F:0cut زمان صورتحساب تا 50٪ یا بیشتر [F:1 در حالی که دقت به شدت بهبود می یابد.

ویژگی های کلیدی که Automate Routine Tasks

سیستم عامل های قانونی مدرن طیف وسیعی از ویژگی های اتوماسیون را که هر مرحله از چرخه عمر صورتحساب را لمس می کنند، بسته بندی می کنند. درک این قابلیت ها اولین گام برای تبدیل نرم افزار به یک موتور بهره وری واقعی است.

دانلود بازی Time Tracking

ضبط زمان اغلب خسته کننده ترین کار صورتحساب است. نرم افزار صورتحساب قانونی این را با تایمر های داخلی، برنامه های تلفن همراه و ادغام تقویم ساده می کند. وکلا می توانند زمان را شروع و متوقف کنند زیرا آنها بر روی یک ماده کار می کنند و سیستم به طور خودکار ساعت های صورتحساب را با تمبر و شرح تاریخ وارد می کند. برخی از ابزارها حتی از آی وی آی وی برای پیشنهاد ورود به رویدادهای یا فعالیت ایمیل، نیاز به یادآوری کتابچه راهنمای در پایان روز.

هنگامی که تایمر ها از دست رفته اند، اکثر سیستم عامل ها اجازه می دهند که ورود سریع دستی با زمینه های پر شده از ورودی های قبلی داشته باشند، این انعطاف پذیری تضمین می کند که هیچ دقیقه قابل پرداخت از دست رفته است. (FLT:0) ساعت های قابل پرداخت را که توسط 15 تا 30 درصد جذب می شوند افزایش می دهد. [FLT 1] زیرا وکلا زمان را در زمان واقعی ثبت می کنند و نه اینکه به حافظه بعدی متکی باشند.

هوشمند در نسل

هنگامی که ساعت ها و هزینه ها ثبت می شوند، تولید فاکتورها باید بی تلاش باشد.نرم افزار صورتحساب قانونی به شما اجازه می دهد تا قالب های فاکتور قابل تنظیم را ایجاد کنید که با نام تجاری شرکت شما هماهنگ شده و شامل افشای های مورد نیاز مانند توصیف هزینه، کدهای کار و شرایط پرداخت خودکار می شود: به عنوان مثال، هنگامی که یک ساعت های قابل پرداخت ماده به آستانه می رسند، در پایان هر ماه یا یک تاریخ خاص.

بسیاری از سیستم ها همچنین از تولید فاکتور های عمده برای شرکت هایی که دارای موضوعات با حجم بالا هستند، پشتیبانی می کنند. پیش از آنکه پیش از ارسال این جریان کار (FLT:0) ورودی داده های دستی را حذف کرده و خطر خطا را کاهش می دهد مانند محاسبات نادرست یا زمان مفقود شده].

پردازش پرداخت بدون درز

پرداخت سریع تر یک مزیت مستقیم اتوماسیون است.نرم افزار صورتحساب حقوقی با دروازه های پرداخت آنلاین (کارت های اعتباری، ACH، echecks) ادغام می شود، بنابراین مشتریان می توانند صورتحساب ها را با یک کلیک از لینک فاکتور پرداخت کنند، برخی از سیستم عامل ها حتی برنامه های پرداخت خودکار را ارائه می دهند، صورتحساب تکراری برای حفظ مسطح و کارت اعتباری در عملکرد فایل خودکار یادآوری می تواند به مشتریان ارسال شود که نیاز به ارسال پیام های دستی دارند، کاهش تماس های دستی برای کاهش تماس های دستی برای کاهش تماس های دستی برای کاهش تماس های دستی دارند.

با آسان کردن پرداخت هزینه برای مشتریان، شرکت ها به طور معمول میانگین حساب های خود را به طور متوسط چرخه قابل قبول را تا 30-50٪ کاهش می دهند، علاوه بر این، بسیاری از راه حل ها مطابق با قوانین حسابداری اعتماد، اطمینان از وجوه به درستی بین حساب های عملیاتی و اعتماد اختصاص داده می شوند.

مدیریت هزینه های Autopilot

شرکت های حقوقی هزینه های ثبت نام، سفر، خبرنگاران دادگاه و شهود متخصص را در نظر می گیرند. نرم افزار صورتحساب قانونی به کارکنان اجازه می دهد تا هزینه های را در زمان واقعی از یک دستگاه تلفن همراه یا پورتال وب ثبت کنند. Receipts می تواند از طریق عکس آپلود شود و سیستم به طور خودکار هزینه ها را طبقه بندی می کند (به عنوان مثال، ثبت هزینه ها، سفر، کپی،).

پس از تصویب، هزینه ها را می توان به طور مستقیم به فاکتورهای مشتری تحمیل کرد.این امر ورود داده های دوگانه را از بین می برد و خطر فراموش کردن هزینه های قابل پرداخت را به طور خودکار از بین می برد. سود حاصل از هر هزینه مرتبط با مشتری به دست می آید و بلافاصله پرداخت می شود

مدیریت مشتری را ساده کنید

نرم افزار صورتحساب حقوقی به عنوان یک منبع واحد از حقیقت برای داده های مشتری عمل می کند.جدید مشتری فرم های جذب جزئیات تماس، تنظیمات صورتحساب و بررسی های درگیری خودکار می تواند ایمیل های خوش آمدید، پرداخت های نگهدارنده درخواست کند و پروفایل های ماده را تنظیم کند، همانطور که رابطه تکامل می یابد، سیستم تاریخ ارتباطات، وضعیت پرداخت و تعادل برجسته را هنگامی که یک مشتری تماس می گیرد، بلافاصله کارکنان کل صورتحساب خود را می بینند - و یا کابینت های گسترده تر را حفر می کنند.

بسیاری از سیستم عامل ها همچنین پورتال های مشتری خود سرویس را ارائه می دهند که در آن مشتریان می توانند فاکتورها، پرداخت ها را مشاهده کنند و بیانیه های حساب را دانلود کنند.این بار اداری پاسخ دادن به سوالات صورتحساب را کاهش می دهد و شفافیتی را فراهم می کند که اعتماد را ایجاد می کند.

گزارش و Analytics

گزارش های خودکار داده های لایحه خام را به بینش عملی تبدیل می کنند.گزارش های استاندارد شامل پیری قابل اعتماد حساب ها، درآمد از طریق منطقه عمل، بهره وری هر وکیل و نرخ تحقق (سناز زمان صورتحساب که در واقع جمع آوری شده است) به روز رسانی داشبورد در زمان واقعی، بنابراین رهبران شرکت می توانند روند، شناسایی تنگناها، و تصمیم گیری آگاهانه بدون جمع آوری دستی.

برخی از سیستم های پیشرفته حتی تجزیه و تحلیل پیش بینی شده را برای پیش بینی جریان نقدی و حساب های پرچم در معرض خطر عدم پرداخت قرار می دهند.با خودکار کردن این اطلاعات، شرکت ها (FLT:0) داده های صورتحساب را به یک دارایی استراتژیک به جای سابقه تاریخی ارسال می کنند.

مراحل پیاده سازی اتوماسیون در شرکت شما

انتقال از کتابچه راهنمای به صورت خودکار صورتحساب نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد تا این مراحل را برای تنظیم نرم افزار قانونی خود برای حداکثر بهره وری تنظیم کنید.

۱- نرم افزار مناسب را انتخاب کنید

همه سیستم عامل های قانونی برابر نیستند.ارزیابی گزینه ها بر اساس اندازه شرکت، منطقه عمل و بودجه، به دنبال ویژگی هایی مانند اعتماد به حسابداری، پورتال مشتری، برنامه تلفن همراه و ادغام با ابزار مدیریت عملی موجود خود را.خواندن بررسی های مستقل و نسخه های درخواست برای دیدن ویژگی های اتوماسیون در انتخاب های محبوب شامل [F:1، [F:2] [F:2.

۲- تنظیمات شرکت و Preferences

قبل از زندگی، داده های اصلی شرکت خود را وارد کنید: نام تجاری، آدرس، شناسه مالیاتی، شرایط پرداخت و روش های پرداخت پذیرفته شده، نمودار حساب خود را تنظیم کنید، پارامترهای حساب اعتماد و دسته های ماده را فراهم می کند - استفاده از آنها به طور کامل توجه ویژه به محرک های اتوماسیون: تصمیم بگیرید که چه زمانی باید فاکتورها تولید شوند، چگونه یادآوری ارسال می شوند و چه کارهایی باید به طور خودکار وارد شوند.

۳- استاندارد سازی زمان و Invoice Templates

ایجاد یک کتابخانه از توصیف های ورود به زمان استاندارد و کدهای کاری که با دستورالعمل های رایج صورتحساب (به عنوان مثال، کدهای UTBMS برای دادخواهی) هماهنگ می شوند، قالب های فاکتوری را ایجاد کنید که شامل تمام عناصر مورد نیاز است: آرم شرکت، نام مشتری، شماره، نرخ ساعتی، جزئیات آیتم خط و دستورالعمل های پرداخت. صرفه جویی در قالب برای انواع مختلف ماده - به طور منظم، هزینه های مسطح، شما می توانید فرمت صحیح را اعمال کنید.

آموزش تیم خود را در جریان های کاری اتوماسیون

اتوماسیون تنها زمانی کار می کند که تیم شما از آن به درستی استفاده کند جلسات آموزشی که چگونگی شروع و توقف تایمر ها را پوشش می دهد، از طریق تلفن همراه، پیش از بسیج ها وارد هزینه ها می شود و از پورتال مشتری استفاده می کند، مزایای را به طور دقیق تقویت می کند: کار دستی کمتر، خطاهای کمتر و پرداخت سریع تر. ارائه ورق های تقلب و طراحی یک کاربر قدرت که می تواند به سوالات برنامه ریزی پاسخ دهد.

تست اتوماسیون با یک خلبان ماده

قبل از اتمام کامل، یک خلبان را با یک یا دو موضوع فعال اجرا کنید.زمان پیگیری، فاکتورها، پرداخت های فرآیند و گزارش های بررسی را تولید کنید. بررسی کنید که یادآوری های خودکار به درستی ایجاد می شوند، که اعتماد به معاملات پس از دقیق و ادغام با ابزار دیگر (به عنوان مثال، نرم افزار حسابداری، مدیریت اسناد) به راحتی استفاده می شود.

Live و Monitor

هنگامی که شما در تنظیمات مطمئن هستید، سوئیچ را با مشتریان در مورد فرآیندهای صورتحساب جدید ارتباط برقرار کنید، به ویژه اگر شما یک پورتال مشتری یا پرداخت های تکراری را معرفی می کنید، اقدامات خودکار را روزانه برای گرفتن هر گونه مسائل بررسی کنید.در طول زمان، به گزارش های خودکار تکیه کنید تا معیارهای کلیدی مانند زمان متوسط برای صورتحساب، نرخ جمع آوری و استفاده از بینش ها به طور مداوم گردش کار را بررسی کنید.

بهترین روش ها برای بهینه سازی اتوماسیون

برای دریافت بیشترین استفاده از نرم افزار قانونی، این عادت ها را اتخاذ کنید:

ثبت زمان در زمان واقعی [FLT 1] - تشویق وکلا به شروع یک تایمر در لحظه ای که آنها شروع به کار می کنند.
استفاده از اتوماسیون برای کارهای تکراری - تنظیم صورتحساب ماهانه اجرا، دریافت پرداخت خودکار و گزارش های برنامه ریزی شده است.
پورتال های مشتری (FLT:1) - کاهش تماس های تلفنی اداری توسط هدایت مشتریان به پورتال برای صدور صورتحساب، وضعیت پرداخت و دسترسی به سند، بسیاری از شرکت ها شاهد کاهش 40٪ در سوالات مربوط به صورتحساب هستند.
پیش از تغییر به طور کامل [FLT 1] - حتی با اتوماسیون، بررسی انسان خطاهایی مانند زمان توزیع شده یا نرخ های نادرست را دریافت می کند.استفاده از ویژگی های پیش از زایمان برای تایید فاکتورها قبل از ارسال نهایی.
با ابزارهای دیگر [FLT 1] همکاری کنید، نرم افزار صورتحساب خود را با تقویم، CRM، مدیریت سند و پلت فرم حسابداری برای حذف ورود داده های تکراری متصل کنید.
[FLT: 1] اعتماد به حساب کاربری نزدیک [FLT 1] - اتوماسیون هرگز نباید انطباق حساب اعتماد را به طور منظم و اطمینان از نرم افزار شما پشتیبانی از آشتی سه طرفه.

غلبه بر چالش های اجرایی مشترک

تعویض به صورتحساب خودکار همیشه صاف نیست، در اینجا موانع معمول و چگونگی رسیدگی به آنها وجود دارد:

تغییر - وکلا و کارکنان ممکن است روش های قدیمی را ترجیح دهند، صرفه جویی در زمان مشخص را از یک خلبان نشان دهند.در اوایل پیروزی مانند نسل سریع تر فاکتور.
خطای مهاجرت داده - هنگامی که وارد مشتری تاریخی و داده های مهم، دقت با بررسی نقطه، در نظر بگیرید که صورتحساب موازی برای یک ماه برای مقایسه نتایج.
بیمه نامه ها - اگر نرم افزار صورتحساب شما به طور یکپارچه با بسته حسابداری شما همگام نیست، شما ممکن است نیاز به یک ابزار واسطه یا اتصال API سفارشی کار با تیم پشتیبانی فروشنده خود را.
آموزش منحنی - ارائه آموزش و مستندات مداوم، انتخاب نرم افزار با یک رابط بصری برای به حداقل رساندن ناامیدی. بسیاری از فروشندگان ارائه می دهند وبینندگان رایگان و پایگاه های دانش.
سردرگمی حسابداری اعتماد - اتوماسیون نباید مقررات اعتماد را نقض کند، اطمینان حاصل کنید که نرم افزار شما دارای ویژگی های خاصی برای مدیریت IOLTA است و کارکنان درک می کنند که چگونه از آنها استفاده کنید.

ادغام لایحه حقوقی با Tech Stack

برای اتوماسیون نهایی واقعی، نرم افزار صورتحساب شما باید با سایر ابزارها در شرکت شما ارتباط برقرار کند.

نرم افزار مدیریت (FLT:1) - جزئیات ماده، وظایف و تقویم ها با صورتحساب برای جلوگیری از ورود داده های تکراری.
نرم افزار شمارش - پلتفرم هایی مانند QuickBooks یا Xero می توانند به صورت خودکار فاکتور و داده های پرداخت را دریافت کنند، ساده سازی حسابداری و آماده سازی مالیات.
سیستم های مدیریت اصلاح [FLT 1] - فاکتورهای لینک و مکاتبات صورتحساب مربوط به مسائل در DMS برای بازیابی آسان در طول حسابرسی و یا مجموعه.
مشتریان ایمیل - ایمیل های خودکار به عنوان ارتباطات قابل پرداخت و آنها را به زمان ورودی متصل کنید.
دروازه های پرداخت - تسهیل پرداخت فوری با ادغام Stripe، Square یا LawPay به طور مستقیم با فاکتورهای خود را.
سیستم های CRM - اطلاعات تماس مشتری همگام برای از بین بردن به روز رسانی های دستی و بهبود بررسی تعارض.

یک پشته فناوری یکپارچه تضمین می کند که یک عمل در یک سیستم به طور خودکار دیگران را به روز می کند، ایجاد اطلاعات دستی تا 80٪ ، اکثر سیستم عامل های قانونی ارائه می دهند یکپارچگی های پیش ساخته شده یا API برای اتصالات سفارشی.

اندازه گیری موفقیت: شاخص های عملکرد کلیدی

پس از اجرای اتوماسیون، این KPI ها را برای اندازه گیری تاثیر دنبال کنید:

[در این باره]: [[۱]] [۱۰] زمان برای فاکتور [۱۰] [۱۰]-] چه سریع فاکتورها پس از زمان ثبت شده اند؟ هدف برای یک روز یا روز بعد.
] نرخ انتخاب - درصد از مقادیر صورتحساب شده در واقع جمع آوری اتوماسیون باید این را با کاهش خطاهای صورتحساب و پرداخت سرعت بهبود بخشد.
فروش برجسته (DSO) - میانگین تعداد روز برای جمع آوری پرداخت. A پایین DSO نشان می دهد که جریان نقدی بهتر با عمل متفاوت است، اما کمتر از 30 روز عالی است.
] ساعت های قابل پرداخت - مقایسه ساعت های قبل و بعد از اتوماسیون انتظار می رود افزایش 10 تا 20٪ به دلیل پیگیری زمان واقعی.
[FLT: 1 ] زمان بر روی صورتحساب صرف شده - کارکنان بررسی در ساعت های صرف شده در هفته در کارهای صورتحساب خودکار باید این را حداقل به نصف کاهش دهد.

به طور منظم این معیارها را در داشبورد گزارش نرم افزار خود بررسی کنید.از بینش ها برای اصلاح قوانین اتوماسیون و شناسایی مناطق برای بهبود بیشتر استفاده کنید.

آینده در اتوماسیون قانونی

چشم انداز لایحه حقوقی به سرعت در حال تحول است.نگاه بر این پیشرفت ها که وظایف روزمره را خودکار تر می کند:

[FLT: 1 ] هوش مصنوعی و یادگیری ماشین[ - AI به طور فزاینده ای ارائه می دهد زمان ورودی، نقض دستورالعمل لایحه پرچم، و پیش بینی رفتار پرداخت. برخی از ابزارها در حال حاضر از پردازش زبان طبیعی برای تجزیه و تحلیل توصیف زمان و توصیه کدهای کار مناسب استفاده می کنند.
[FLT: 1 ] بلاک چین و قراردادهای هوشمند [FLT 1 ] - دفترهای قابل استفاده می توانند به طور خودکار به حسابداری اعتماد کنند و صورتحساب چند حزبی را در اقدامات طبقاتی یا ارث ساده کنند.
[FLT: 1] - وکلا ممکن است به زودی زمان ورود از طریق دستیاران صوتی را دیکته کنند، با این نرم افزار به طور خودکار کار را تایپ می کنند.
گزینه های پرداخت بدهی [FLT 1] - Cryptocurrency، انتقال سریع بانک و پیوندهای پرداخت از طریق پیام متنی رایج تر می شوند، انعطاف پذیری مشتریان در حالی که اطمینان از پرداخت های سریع تر.

آگاه ماندن به شما کمک خواهد کرد تا ویژگی های جدید را به عنوان آنها در دسترس قرار دهید، حفظ رقابت شرکت خود را.

نتیجه گیری

نرم افزار صورتحساب قانونی بیش از یک دفتر دیجیتال است - یک مرکز اتوماسیون قدرتمند است که می تواند تغییر دهد که چگونه شرکت شما وظایف اداری را مدیریت می کند، با پذیرش زمان خودکار، گزارش هوشمند، پردازش پرداخت یکپارچه و مدیریت هزینه یکپارچه، شما آزاد کردن ساعت های ارزشمند برای کار قانونی و خدمات مشتری. کلیدهای موفقیت در انتخاب پلت فرم مناسب، درک آن به طور آگاهانه، آموزش و نظارت بر مشتریان خود را به طور مداوم افزایش می دهد، و یا به عنوان یک شرکت ساعت خود را تماشا کنید.