چگونه از داده های قانونی برای برنامه ریزی استراتژیک استفاده کنیم

درک اطلاعات قانونی: متریک های کلیدی و منابع

داده های لایحه قانونی اغلب به عنوان یک دارایی استراتژیک نادیده گرفته می شود، اما کلید بهبود کارایی عملیاتی، سودآوری مشتری و رشد بلند مدت را در اختیار دارد. بسیاری از شرکت ها از سوابق صورتحساب صرفا برای اظهار نظر و مجموعه استفاده می کنند، اما تجزیه و تحلیل سیستماتیک نشان می دهد روند بازار و فرصت های تخصیص منابع.این راهنما نشان می دهد که چگونه به تبدیل داده های لایحه خام به یک پایه برای برنامه ریزی استراتژیک با مراحل عملی و نمونه های عملی.

شاخص های Core

• ساعت های قابل پرداخت – کل زمان ثبت شده در برابر مسائل مشتری، این متریک به طور مستقیم با پتانسیل درآمد و استفاده از ظرفیت ارتباط دارد.
• ] نرخ بیلینگ - نرخ ساعتی شارژ (استاندارد، تخفیف، یا مخلوط) مقایسه نرخ های استاندارد برای تحقق نرخ های کاهش و قدرت قیمت گذاری.
• نرخ واقعیت سازی - درصد زمان قابل پرداخت که در واقع فاکتور است. نرخ پایین ممکن است نشان دهنده زمان نامناسب، ثبت بیش از حد نوشتن، یا مسائل انضباط قیمت گذاری.
• نرخ انتخاب - درصد از مقادیر صورتحساب شده که در نهایت پرداخت می شود، این متریک جریان نقدی را تحت تاثیر قرار می دهد و کیفیت اعتباری مشتری را نشان می دهد.
• [DSO] فروش (DSO) - میانگین زمان بین صدور فاکتور و پرداخت. بالا DSO نشان می دهد مشکلات جمع آوری و یا شرایط پرداخت نامطلوب که جریان نقدی را تحت فشار قرار می دهد.
• مدت زمان - طول زمان از باز کردن تا بستن یک ماده، مدت زمان طولانی تر به منابع متصل، افزایش کار در ارتقاء، و ممکن است سود کلی کاهش.

منابع داده های بیلینگ

داده های بیلینگ معمولا از سه منبع اصلی تشکیل می شوند که باید برای تجزیه و تحلیل جامع یکپارچه شوند:

• سیستم های ردیابی زمان - ابزارهایی مانند Clio یا My Case ثبت نام زمان دقیق با توصیف، تاریخ و وضعیت قابل پرداخت.
• ] [ارائه و حساب کاربری] ماژول های قابل قبول (AR) - این مقدار فاکتور رکورد، تخفیف، نوشتن و تاریخ پرداخت، تشکیل پایه برای تجزیه و تحلیل جریان نقدی.
• ژنرال لجر (GL) و سیستم های حسابداری [FLT 1] - زمینه مالی برای هزینه ها، تخصیص هزینه ها و سودآوری در هر ماده یا مشتری را فراهم می کند.

ادغام این منابع به یک انبار داده یا پلت فرم اطلاعات کسب و کار (BI) حیاتی است. بسیاری از شرکت ها از Directus به عنوان یک CMS بدون سر برای یکپارچه سازی و مدیریت این داده ها برای داشبورد های سفارشی و گزارش، اجازه می دهد دید زمان واقعی به معیارهای کلیدی.

تحلیل الگوهای بیلینگ برای بینش استراتژیک

با داده های پاک و جمع آوری شده، گام بعدی تجزیه و تحلیل الگوهای در طول زمان برای شناسایی آنچه کار می کند و در کجا باید تلاش های استراتژیک را متمرکز کنید.

شناسایی روند Over Time

بررسی روند ماهانه، فصلی و سالانه در معیارهای کلیدی.

• ] نوسانهای Fluctuation - بسیاری از شرکت ها در سه ماهه چهارم به عنوان مشتریان عجله برای بستن مسائل.برنامه ریزی و بازاریابی بر اساس آن می تواند چرخه درآمد صاف و اجتناب از ظرفیت crunches.
• الگوی صعود - آیا نرخ های شما با تورم و معیارهای بازار همگام هستند؟ اگر میانگین نرخ افزایش در زیر 5 تا 5 درصد در سال است، شما ممکن است درآمد خود را بر روی میز قرار دهید.
• رشد منطقه یا خط لوله [FLT 1] - کدام مناطق ساعت های قابل پرداخت یا نرخ های بالاتر را نشان می دهند؟ در مقابل، که رکود می کنند؟ از این داده ها برای اطلاع از استخدام، هزینه بازاریابی و تصمیم گیری سرمایه گذاری استفاده کنید.

تحلیل سود مشتری

همه مشتریان به همان اندازه سودآور نیستند.

• درآمد کل در مقابل کل هزینه [FLT 1] - شامل زمان مستقیم، تخصیص سربار و هزینه های جمع آوری.یک مشتری با درآمد بالا اما مکرر نوشتن ممکن است کمتر ارزشمند از یک مشتری کوچکتر که پرداخت می کند نرخ کامل در زمان.
• پیچیدگی و مصرف زمان [FLT 1] - برخی از مشتریان بسیاری از مسائل کوچک را تولید می کنند که بدون سود متناسب از سربار اداری استفاده می کنند.
• ] تاریخ پرداخت - مشتریان با پرداخت های مداوم بالا DSO یا جزئی ممکن است نیاز به شرایط سخت تر، موافقت نامه های حفظ کننده و یا برنامه های پرداخت خودکار.

قانون ۸۰-۲۰ را اعمال کنید: ۲۰ درصد از مشتریان را با مشارکت سود و تلاش های مدیریت روابط متمرکز در آنجا شناسایی کنید. ۲۰ درصد پایین، نرخ های مذاکره مجدد را در نظر بگیرید، به ترتیب های جایگزین هزینه یا جدا کردن با مهربانی برای آزاد کردن منابع.

تمرین عملکرد منطقه

حذف داده های صورتحساب توسط منطقه تمرین برای ارزیابی:

• نرخ تحقق سهام - لیژینگ اغلب دارای پست های بالاتر به دلیل فشار مشتری است، در حالی که کار شرکت یا معامله ممکن است تحقق بهتر باشد.
• مخلوط - آیا شما به شدت به یک منطقه واحد برای درآمد متکی هستید؟ تنوع کاهش خطر از تغییرات بازار و یا تغییرات نظارتی.
• بهینه سازی برای هر شریک یا همکار [FLT 1] - مقایسه هزینه زمان وکیل در برابر درآمد تولید شده است. Associates با تحقق کم اما هزینه بالا ممکن است نیاز به آموزش اضافی، نظارت، و یا تغییر در وظایف با ارزش بالاتر.

بهره وری و کارایی

داده های بیلینگ می توانند الگوهای عملکرد فردی را برجسته کنند:

• ساعت های قابل اجرا در هر دوره [FLT 1] - تفاوت های گسترده نشان می دهد فرصت های مربیگری برای پیش نویس و خطر فرسودگی برای بیش از حد پیش ازین استفاده از داده ها برای تعادل حجم کار.
• نرخ نوشتن توسط دادستان [FLT 1] - برخی از وکلا به طور معمول تخفیف زمان و یا شکست در ثبت تمام فعالیت های قابل پرداخت.این ممکن است نشان دهنده نیازهای آموزشی، شکاف های سیاست گذاری صورتحساب، یا مسائل مربوط به رابطه مشتری.
• نسبت های وابستگی - مقایسه ساعت های صرف شده در برابر ارزش کار.در مسائل ثابت، بهره وری برای سودآوری حیاتی است.

استفاده از داده های بیلینگ برای بهینه سازی منابع Allocation

بینش از تجزیه و تحلیل صورتحساب به طور مستقیم اطلاع می دهد که چگونه شما گران ترین منابع خود را به کار می برید: زمان وکیل.

تنظیم کارکنان و برنامه ریزی ظرفیت

پیش بینی کار بر اساس الگوهای صورتحساب تاریخی برای تصمیم گیری دقیق تر استخدام و کارکنان:

• سلام فعالانه - اگر داده های صورتحساب نشان می دهد افزایش ثابت در یک منطقه خاص تمرین بیش از 12-18 ماه، شروع به استخدام قبل از شما به تاخیر انداختن درآمد از دست رفته و همکاران سوخته.
• وکلای آموزش و پرورش [FLT 1] - اگر تقاضا بین مناطق تمرین نوسان می کند، یک مجموعه از وکلا را ایجاد کنید که می توانند در چندین زمینه کار کنند، این به شما امکان می دهد بدون اضافه کردن سر حساب، ظرفیت خود را تغییر دهید.
• از وکلای موقت یا قراردادی [FLT 1] استفاده کنید - برای قله های فصلی یا مسائل بزرگ یک، استعداد قرارداد اهرم به جای متعهد به استخدام تمام وقت.

تنظیم نرخ و استراتژی های قیمت گذاری

داده های بیلینگ نشان می دهد که بازار چه خواهد کرد و از آن برای تعیین نرخ هایی که رقابتی و سودآور هستند استفاده می کند:

• نرخ موثر - نرخ استاندارد شما ممکن است 500 دلار در ساعت، اما پس از تخفیف و نوشتن، نرخ موثر ممکن است 420 دلار باشد.
• [هزینه قیمت گذاری با منطقه تمرین - تخصص های با تقاضای بالا (به عنوان مثال، دادرسی مالکیت معنوی) می تواند نرخ های حق بیمه (به عنوان مثال، اراده های ساده) را به نرخ پایین تر برای رقابت.
• قیمت گذاری مبتنی بر ارزش را [FLT 1] - برای مشتریان با الگوهای پیش بینی صورتحساب، در نظر گرفتن هزینه های ثابت و یا مدل های اشتراک.این کاهش هزینه های اداری و بهبود پیش بینی جریان نقدی.

تکنولوژی و سرمایه گذاری اتوماسیون

داده های بیلینگ می توانند سرمایه گذاری در تکنولوژی حقوقی را توجیه کنند که به سرعت برای خود هزینه می کنند:

• ضبط زمان خودکار - ابزارهایی مانند Toggl Track یا TimeSolv زمان از دست رفته را کاهش می دهند.اگر ساعت های متوسط قابل پرداخت شرکت شما زیر معیارهای صنعت هستند، اتوماسیون می تواند به طور قابل توجهی درآمد را افزایش دهد.
• - تولید و تحویل خودکار فاکتور (به عنوان مثال، از طریق قانون پرداخت یا Clio مدیریت) می تواند DSO را کاهش دهد و هزینه های صورتحساب را پیگیری کند.
• سرمایه گذاری در داشبورد BI - پلتفرم هایی مانند Directus یا Tableau داشبوردهای زمان واقعی را ایجاد می کنند که معیارهای کلیدی صورتحساب را دنبال می کنند. شرکا می توانند قبل از تبدیل شدن به بحران، مانند افت ناگهانی در میزان تحقق برای یک مشتری کلیدی، مسائل را تشخیص دهند.

افزایش روابط مشتری از طریق Billing Insights

داده های بیلینگ فقط داخلی نیست – می تواند روابط مشتری را در هنگام استفاده از افکار تقویت کند.

خدمات اجاره ای بر اساس تاریخ بیلینگ

تجزیه و تحلیل نمایه صورتحساب هر مشتری برای درک نیازهای خود:

• ترکیب - مشتری که تنها مسائل کوچک استخدام را ارسال می کند ممکن است یک کاندید برای یک بسته اشتراک بسته باشد.
• رفتار پرداخت - مشتریانی که پرداخت زود هنگام ممکن است از تخفیف کوچک برای پرداخت سریع قدردانی کنند.
• ترجیحات ارتباطی - برخی از مشتریان می خواهند فاکتور های دقیق؛ دیگران می خواهند بیانیه خلاصه شده است.

جایگزین هزینه های (AFAs)

داده های بیلینگ مبنای هزینه های تاریخی برای طراحی AFAs های موفق را فراهم می کند:

• هزینه های بسته - برای مسائل با ساعت های قابل پیش بینی و تنوع کم، ارائه یک هزینه ثابت.استفاده از داده های تاریخی برای تعیین قیمت که پوشش هزینه و ارائه یک حاشیه سود معقول.
• نرخ های بی پایان - برای مشتریان با کار مداوم، یک نرخ ترکیبی ساده تر صورتحساب و تشویق همکاری شریک زندگی.
• هزینه های موفقیت یا رضایت [FLT 1 ] - برای مسائل با ارزش بالا، استفاده از داده های صورتحساب برای مدل سازی احتمال موفقیت و بازیابی بالقوه، داده های ناشناس را به اشتراک می گذارد که نشان می دهد که چگونه ساختار پیشنهادی هر دو طرف را به نفع خود می برد.

هنگام ارائه AFAs، شفافیت اعتماد را ایجاد می کند.به مشتریان نشان دهید که چگونه این آرایش منصفانه و مبتنی بر داده های عملکرد واقعی است.

بهبود مجموعه ها و جریان نقدی

داده های بیلینگ می توانند تنگناهای جمع آوری را برجسته کرده و جریان نقدی را بهبود بخشند:

• پرداخت کنندگان مزمن دیر پرداخت کنندگان [FLT 1] - از معیارهای DSO برای پرچم مشتریان که بیش از 60 یا 90 روز استفاده می کنند، استفاده کنید.
• - ارسال فاکتور بلافاصله پس از نقاط عطف ماده، نه ماهانه. برخی شرکت ها پرداخت 30٪ سریعتر با صدور نقطه عطف نقطه عطف را مشاهده می کنند، زیرا مشتریان به طور همزمان ارزش و فاکتور دریافت می کنند.
• گزینه های پرداخت آنلاین - کارت اعتباری و پرداخت ACH کاهش اصطکاک. داده ها نشان می دهد شرکت هایی که پرداخت آنلاین را ارائه می دهند، صورتحساب ها را تا 25 درصد سریعتر پیگیری می کنند.

پیاده سازی استراتژی Data-Driven

برای حرکت از تجزیه و تحلیل یک جانبه به برنامه ریزی استراتژیک پایدار، شما نیاز به زیرساخت و فرهنگ مناسب دارید.

تکنولوژی Infrastructure

ساخت یک سیستم که جمع آوری، فروشگاه ها و تجسم داده های صورتحساب:

• از یک پلت فرم مدیریت عمل استفاده کنید؛ ابزارهای مدرن مانند Clio، My Case یا Practiceپانتر ارائه می دهند صورتحساب و گزارش داخلی، اطمینان حاصل کنید که تمام نقاط داده (در زمان ورود، هزینه ها، پرداخت ها) را به طور مداوم ثبت می کنید.
• با یک ابزار BI - برای تجزیه و تحلیل عمیق تر، صادرات داده ها به ابزار مانند Tableau، Power BI، یا یک راه حل سفارشی ساخته شده با Directus.این اجازه می دهد گزارش های متقابل، خطوط روند و داشبورد سودآوری به روز شده در زمان واقعی.
• استخراج داده های خودکار - استفاده از API ها یا صادرات برنامه ریزی شده برای تازه سازی داده های شبک. Stale ارزش تصمیمات استراتژیک را کاهش می دهد.

ساخت فرهنگ داده محور

تکنولوژی به تنهایی کافی نیست. فاستر فرهنگی است که داده های صورتحساب به طور منظم مورد بحث قرار می گیرد و بر آن عمل می کند:

• شرکای و همکاران - کارگاه های سه ماهه را در مورد گزارش های خواندن و معیارهای تفسیر هدایت کنید.بر بینش های عملی تمرکز کنید نه اصطلاحات فنی.از نمونه های واقعی از داده های شرکت استفاده کنید.
• اهداف شرکت در سراسر جهان - به عنوان مثال، افزایش میانگین میزان تحقق به میزان 2٪ در طول شش ماه، و یا کاهش DSO از 55 به 45 روز پیشرفت در جلسات ماهانه و جشن نقاط عطف.
• موفقیت های مشترک - هنگامی که یک شریک مذاکره مجدد نرخ مشتری بر اساس داده های صورتحساب، به اشتراک گذاری این داستان در طول جلسات همه جانبه ارزش نشان دادن تشویق به پذیرش در سراسر شرکت.

چرخه های بررسی و گزارش منظم

فرآیند بررسی را برای اطمینان از اطلاع رسانی داده های صورتحساب به طور مداوم:

• ] بررسی صورتحساب ماهانه - رهبران گروه بررسی معیارهای برای تیم های خود را. بحث در مورد اختلاف نظر از بودجه و برنامه اقدامات اصلاحی.استفاده از داشبورد برای برجسته کردن عملکرد بالا و پایین.
• جلسات استراتژیک چهارجانبه [FLT 1] - رهبری شرکت بررسی سود مشتری، روند منطقه تمرین و تخصیص منابع.استفاده از این جلسات برای به روز رسانی برنامه استراتژیک شرکت بر اساس روند داده ها.
• معیاری که معیاری است - معیارهای خود را با استانداردهای صنعت با استفاده از منابع مانند شرکت حقوقی اطلاعات مالی مقایسه کنید.

غلبه بر چالش های مشترک

انتقال به برنامه ریزی استراتژیک مبتنی بر داده شامل موانعی است که می تواند به طور فعال مورد توجه قرار گیرد:

• ] مسائل کیفیت داده - ورودی زمان شرکت کنندگان، مسائل یتیم و تاریخ پرداخت از دست رفته تجزیه و تحلیل را تضعیف می کند.
• مقاومت شرکت کننده - برخی از شرکا مشاهده داده های صورتحساب به عنوان نظارت و یا اعتماد به شهود. نشان می دهد که چگونه داده ها یک مسئله سودآوری پنهان را کشف کردند که غریزه روده با یک پیروزی کوچک شروع می شود.
• اضافه کردن حجم - معیارهای بسیار زیادی می تواند تصمیم گیری را فلج کند.بر روی 5-7 شاخص عملکرد کلیدی (KPIs) که با اهداف استراتژیک هماهنگ می شوند، بیشتر به عنوان تیم بالغ می شوند و با داده ها راحت می شوند.
• [FLT: 1] حق و محرمانه بودن [FLT 1] - داده های صورتحساب مشتری حساس است.اطمینان حاصل کنید که دسترسی محدود به اطلاعات مجاز تنها در هنگام به اشتراک گذاری اطلاعات یکپارچه برای ساخت فرهنگ.

نتیجه گیری

داده های قانونی بسیار بیشتر از یک رکورد از آنچه مشتریان بدهکار هستند، هنگامی که به طور سیستماتیک استخراج و تجزیه و تحلیل می شوند، الگوهایی را نشان می دهد که تخصیص منابع دقیق تر، روابط مشتری قوی تر و سودآورتر را هدایت می کنند. [شرکت هایی که در تکنولوژی مناسب سرمایه گذاری می کنند، فرهنگ اطلاع رسانی را پرورش می دهند و چاپ منظم را به فرآیند برنامه ریزی استراتژیک خود تبدیل می کنند، بهتر است تا مشتریان را جذب کنند، و با انتخاب منابع دقیق تر از زمان و زمان دقیق، و زمان دقیق تر، با انتخاب کنند.